PROCÈS-VERBAL DE LA RENCONTRE TÉLÉPHONIQUE DU CONSEIL D ADMINISTRATION DU LUNDI 17 FÉVRIER 2014

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1 PROCÈS-VERBAL DE LA RENCONTRE TÉLÉPHONIQUE DU CONSEIL D ADMINISTRATION DU LUNDI 17 FÉVRIER 2014 Présentes : Dominique Boudreau Élisabeth Toussaint Karine Poirier Kelly Brennan Lise Laberge Lyne Bouchard Nathalie Maltais Absentes : Claire Page Marie-Josée Poirier Secrétaire : Sara Lamothe 1-VÉRIFICATION DES PRÉSENCES ET DU QUORUM Sept personnes sur neuf sont présentes à l ouverture de l assemblée. Le quorum est atteint à 11 h ADOPTION DE L ORDRE DU JOUR Ajouter le point «Demande de communication à nos membres» sous la rubrique Divers. CA L ordre du jour est donc adopté comme suit : 1. Vérification des présences et du quorum 2. Adoption de l ordre du jour 3. Adoption et suivis du procès-verbal de la rencontre du 3 février Colloque Dépliant et programme 4.2. Avancement de la vente de commandites 4.3. Rémunération pour les grandes conférences 5. Revue Vision Infirmière 6. Trésorerie 6.1. Rencontre avec Maurice Chiasson, CPA, CA 7. Divers 7.1. Symposium en santé mentale du Congrès de l OIIQ (Dominique) 7.2. Demande de communication à nos membres 8. Prochaines rencontres 8.1. Séance de travail du 3 mars 2014 : Colloque 2015 et Planification stratégique 8.2. Prochain CA le 17 mars Rencontre avec le CO à St-Jean-sur-Richelieu le 14 avril

2 3-ADOPTION DU PROCÈS-VERBAL DE LA RENCONTRE DU 3 FÉVRIER 2014 Aucune modification à apporter au PV. La présidente demande une proposition pour l adoption du procès-verbal du 3 février CA Proposition adoptée à l unanimité des membres présents. SUIVIS Conférence grand public : Élisabeth présentera une autre candidature au courant des prochaines semaines. La page Facebook a été ouverte et la tâche est complétée. Lise demande qui devrait être nommé administrateur de la page. Il est décidé qu Élisabeth, à titre de responsable, et Dominique, à titre de secrétaire, soient ajoutées. Nathalie demande d ajouter des administrateurs pour le Twitter également. Dominique, comme secrétaire, et Nathalie, comme membre du CA, sont désignées. Pour l appellation des bourses d études, Mme Ricard a énoncé qu elle préférerait que son nom soit donné à la bourse plutôt qu au prix Émérite, nous reportons donc toute décision sur ce sujet pour l instant. CA Proposition adoptée à l unanimité des membres présents. 4-COLLOQUE Dépliant et programme o Karine demande que l Activité Jeunesse du jeudi midi soit plus exposée, plus apparente Elle propose de mettre le tout dans un encadré, tout comme ce qui a été réalisé pour l activité On bouge pour la cause. o Enlever les synthèses des séances d affichage pour sauver de l espace; o Enlever le mot synthèse qui apparait partout; o Tenter de faire ressortir le code-barres dans l œuvre de la page couverture; o Inscriptions : il faudra ouvrir les inscriptions sur le site internet, en parallèle du formulaire d inscription sur le dépliant; o Logos : les logos ne seront pas ajoutés au dépliant, mais les commanditaires confirmés à ce jour devront être avisés. Sara demande à tous les membres du CA d acheminer leurs commentaires avant lundi, 17 h. Le dépliant sera réacheminé finalisé d ici mardi 17 h, et l approbation finale de Lise devra être reçue pour mercredi midi. 4.2 Avancement de commandites Nous en sommes à $ de confirmés. Pfizer : $ Lundbeck Otsuka : Ils nous ont confirmé une contribution de $ : 2

3 1) S assurer que cela n a pas rien à voir avec le colloque 2) Leur charger la commandite de l atelier à 750$, mais en leur offrant un kiosque. Cette commandite a donc une valeur de $, mais nous leur offrons en guise de notre reconnaissance pour l achat de la commandite annuelle de $. Mylan : $ Novartis : $ Eli Lilly : 1 500$ En attente de confirmation : Janssen Bristol Myers Squibb Fondation ECHO Bell On cause pour la cause Sara : Contacter Marie-Claude Jourdain, concernant la commandite de Lundbeck Otsuka. 4.3 Rémunération pour les grandes conférences Lise propose aux membres du CA d établir une politique pour statuer définitivement pour les grands conférenciers. Nathalie propose de prévoir une section propre à ce sujet dans le code d éthique. Lyne indique qu il ne serait financièrement pas viable d offrir systématiquement un cachet d honoraire, alors que la majorité des conférenciers ne demande pas de cachets, car le fait d offrir des conférences fait partie intégrante de leur charge de travail. Il est discuté de respecter les lignes directrices suivantes : o Si la personne reçoit déjà une rémunération dans le cadre de son travail pour faire cette conférence, on lui offrira de rembourser ses dépenses ainsi qu une nuitée d hébergement. o Si la personne n est pas rémunérée par son employeur, nous lui offrirons de lui rembourser ses dépenses, une nuitée d hébergement et lui proposerons un cachet d un montant maximal de 400 $. o Dans le cas d un panel : nous offrirons aux panélistes une nuitée d hébergement ainsi que le remboursement de leurs dépenses. L approbation de cette politique est reportée au prochain CA. 3

4 5-REVUE VISION INFIRMIÈRE Claire étant absente, Lise passe en revue le tableau de Claire sur les pièces manquantes. - Sara : Fournir les modifications à la grille tarifaire pour l achat de publicité dans la Revue Vision Infirmière. - Mylène : Mettre avis de renouvellement annuel du membership dans la Revue. (Encart) 6-TRÉSORERIE 6.1 Rencontre avec Maurice Chiasson, CPA, CA Sara propose que les postes de Charges d exploitation du colloque soient plus détaillés, afin d être en mesure de générer des états des résultats par projet plus exhaustifs. Sara indique que M. Chiasson à suggérer de déplacer la fin d année financière au 31 août, afin d éviter que le colloque annuel chevauche 2 années fiscales, ce qui augment la complexité de la tenue de livres. Par contre, selon les règles gouvernementales, l Assemblée générale annuelle de tout OBNL doit être tenue dans les 90 jours suivants la fin de son année fiscale. Cela impliquerait que l AGA de l AQIISM devrait être déplacée à l automne, et ne plus être tenue dans le cadre du colloque annuel de mai. Lise demande de remettre le sujet à l ODJ du 17 mars. 7-DIVERS 7.1 Symposium en santé mentale du Congrès de l OIIQ Dominique a eu une discussion avec France Laflamme sur la potentielle implication de l AQIISM dans le symposium pour les années à venir. Mme Laflamme, après réflexion, a indiqué à Dominique que l OIIQ n est pas ouvert à ce genre de partenariats. Elle indique qu il serait uniquement possible pour l AQIISM de soumettre des sujets de formation, pour analyse et approbation de la part de l OIIQ. Elle a de plus indiqué à Dominique qu il se pourrait que le symposium ne se renouvelle pas. Dominique a alors exprimé à Mme Laflamme l importance que revêt de maintenir cette activité, qui répond à un besoin certain des infirmières et infirmiers œuvrant en santé mentale. Dominique propose l écriture d une lettre leur proposant une collaboration en bonne et due forme. Lise mentionne qu il serait important de proposer une idée concrète et concise dans cette lettre. Tous les membres s entendent à dire que la première étape serait de s assurer de la tenue d un symposium en Dominique : vérifier la tenue du symposium en 2014 et ensuite préparer lettre à l OIIQ concernant un éventuel partenariat 7.2 Demande de communication à nos membres Nous avons reçu deux demandes la semaine dernière concernant des demandes de diffusion d informations. Il est proposé que ce genre de demande soit traité des façons suivantes : 4

5 o 250 $ pour affichage sur le site pour un mois et pour un envoi aux membres, lorsque c est pour une entreprise ou pour une cause à but lucratif. o Babillard : tous les membres OBNL peuvent afficher gratuitement sur la section Babillard du site web, ainsi que sur la page Facebook (avec lien vers le site internet afin de générer du trafic). La section Babillard serait gratuite pour des messages à caractère non-lucratif, mais payante pour des annonces à but lucratif. (à raison de 250 $) o Pour ce qui est des affichages dans la Revue Infirmières, il faut se rapporter à la grille tarifaire en vigueur. o Pour tous : possibilité d afficher sur Facebook et Twitter gratuitement. 8-PROCHAINES RENCONTRES 8.1. Colloque 2015 et plan stratégique 3 mars, 11 h 30 : Groupe de travail, Téléconférence : / Poste 3110 / Code CA 17 mars, 11 h 30 : Conseil d administration, Téléconférence : / Poste 3110 / Code CO du Colloque 14 avril : Comité organisateur colloque St-Jean-sur-Richelieu La réunion est levée à 13 h 30. Tableau des suivis Date Action Statut Responsable Contacter Marie-Claude Jourdain, concernant la commandite de Lundbeck Otsuka. Sara Fournir les modifications à la grille tarifaire pour l achat de publicité dans la Revue Vision Infirmière. Mettre avis de renouvellement annuel dans la Revue. (Encart) Préparer lettre à l OIIQ concernant un éventuel partenariat et la tenue du symposium Confirmer l intérêt de Mme Reny envers notre offre d échange de partenariats Prévoir une discussion concernant les règlements généraux Code d éthique. Coordonner l affichage du colloque dans la revue Perspective ainsi qu au secrétariat du SIDIEF Créer le Google docs pour les inscriptions au colloque En attente d une réponse En cours Sara Mylène Dominique Élisabeth Lise Claire Sara 5