La dématérialisation des procédures concerne plusieurs documents et plusieurs aspects :

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1 DEMATERIALISER LES PROCEDURES COMPTABLES ET FINANCIERES La dématérialisation des procédures comptables et financières s inscrit dans l évolution actuelle des collectivités locales car elle permet de gagner en réactivité, de valoriser son image et de satisfaire à toutes les obligations de la réglementation de plus en plus complexe. Définition La dématérialisation consiste en la transformation d un traitement de documents réels en traitement numérique, mais c est avant tout une technique à laquelle est reconnue une valeur juridique. Autrement dit, c est la transmission d un document électronique conforme à l arrêté ou à la délibération archivée. Elle est signée électroniquement pour en garantir l intégrité et en certifier le caractère exécutoire. Caractéristiques La dématérialisation des procédures concerne plusieurs documents et plusieurs aspects : - La signature électronique permet de signer à distance. Elle constitue un avantage considérable car la signature des parapheurs papier est un processus lourd, aujourd'hui fortement consommateur de temps pour les élus. Elle peut être utilisée à plusieurs niveaux : o En interne : les entretiens d évaluation, les demandes de congés, les notes internes, la gestion des petites fournitures, demande de remboursement des frais de déplacement o En externe : les actes administratifs dématérialisés, les messages électroniques, les marchés publics, les factures électroniques, les actes de naissance, les casiers judiciaires, les allocations familiales, les formulaires d assurance maladie - La délibération électronique permet de réduire de manière significative les volumes de papier car chaque réunion élus donne lieu à une décision, un arrêté ou une délibération faisant l'objet d'un ou plusieurs actes soumis dans certains cas au contrôle de légalité. - La réception de supports comptables (titres et mandats) et de pièces justificatives dématérialisées permet de diminuer la charge de travail, de papier et de stockage de ces documents. - La simplification des achats : cartes d achat et cartes affaire. - La dématérialisation des pièces relatives aux marchés publics. Le MINEFI a publié un vade-mecum juridique sur la dématérialisation des marchés publics. - Les états de paye mensuels. Conditions de mise en œuvre - Faire l objet d un engagement officiel car la démarche réclame un investissement en temps important ; - Analyser le contexte et l existant afin d évaluer l opportunité, les conditions de faisabilité et les impacts du projet ; - Mener la réflexion à partir des agents utilisateurs. Etapes pour la mise en œuvre de la dématérialisation :

2 1. En amont de la décision : - Compiler les informations : lecture des guides pratiques du Minefi, prise de contact avec le réseau du Trésor public et les collectivités pionnières en la matière, étude des avantages et des inconvénients des différents systèmes proposés sur le marché - Etudier le contexte pour évaluer l existant et analyser les avantages et les processus en réalisant un audit interne pour chaque thème de la dématérialisation. 2. Définir le périmètre d application Pour que le projet soit mis en œuvre de manière efficace, il importe de déterminer précisément le périmètre de la mise en œuvre progressive de la dématérialisation en deux étapes. Il est souhaitable dans un premier temps de référencer tous les actes de la collectivité pouvant être dématérialisés, puis dans un second temps d opérer une sélection par familles d actes en définissant un programme. 3. Adapter l organisation interne de la collectivité Intégrer les nouvelles fonctions au profil de poste. Avantages Améliorer la gestion quotidienne de la collectivité en la modernisant et en simplifiant les procédures et les formalités administratives, les délais de recouvrement, de paiement et de remboursement vis-à-vis des fournisseurs sont, par exemple, réduits ; Optimiser les missions des services : la simplification de la chaîne d achat permet, par exemple, un recentrage des services sur leurs activités de base et une optimisation des missions car toutes les données se trouvent sous forme numérique ; Dégager des gains de temps en raison de l allégement des tâches administratives car les actes sont signés plus rapidement, les procédures d achat simplifiées, il n est plus nécessaire d imprimer tous les documents et le volume de courrier est diminué ; Dégager des gains de place grâce aux plates formes de stockage. Le volume de papier à conserver, parfois en de multiples exemplaires, est amoindri ; Permettre des gains financiers grâce aux gains de temps et de place dégagés ; Responsabiliser les agents : la collectivité en accordant une délégation de commande octroie une délégation de confiance aux utilisateurs de la carte d achat, par exemple. Précautions - Le passage du monde de l'écrit et du papier au monde de l'électronique et du virtuel constitue cependant un profond bouleversement culturel et se fera pas à pas, en fonction de l'intérêt qu'y trouveront les acteurs impliqués. - L archivage doit être fiable c est-à-dire intégral, confidentiel et pérenne et le processus sécurisé, via l'utilisation de «certificats», d habilitation individuelle, de cryptage - La dématérialisation nécessite quelques pré-requis incluant la formation, les conseils, les supports, la maintenance et un minimum d'assistance afin d'être convenablement déployée. - Elle doit être adaptée aux besoins spécifiques de la collectivité. - Les nouveaux outils logiciels doivent pouvoir être facilement utilisés par les agents. - La dématérialisation ne doit pas se transformer en une dématérialisation de la transmission c est-à-dire que l acte transmis reste doublé d une copie papier. - La dématérialisation doit concerner l ensemble des données comptables entre l ordonnateur et le comptable du trésor et se faire de bout en bout de la chaîne. - Apporter des réponses aux éventuelles ruptures de la continuité entre les deux services car le moment ou le périmètre de la transmission peuvent différer.

3 Exemples Dès à présent, des logiciels sont à la disposition des collectivités locales, parmi lesquels il est possible de citer : Le Trésor Public soutient les initiatives de dématérialisation des pièces de dépense et de recette pour aller vers le "moins de papier". Ainsi, la charte nationale de dématérialisation en concertation avec tous les organes de représentation des collectivités et établissements publics locaux (EPL) a été signée avec les représentants des partenaires locaux le 7 décembre Elle propose les actions majeures de dématérialisation à conduire, et dicte les principales normes que les conventions de dématérialisation devront prendre en compte (indexation, sécurité, stockage, format, supports, etc.). A la multiplicité des applications informatiques de gestion actuellement utilisées par les comptables du Trésor Public pour le secteur public local se substitue progressivement une application unique dénommée «Hélios» qui offre : la possibilité, pour le Trésor public, de proposer des services mieux adaptés aux besoins spécifiques de chaque collectivité ou établissement public local ; des avancées notables dans la voie de la dématérialisation des titres de recette, des mandats de paiement et des pièces justificatives ; la généralisation des moyens modernes de paiement (prélèvement ou TIP) pour le recouvrement des recettes locales ; la possibilité donnée aux ordonnateurs de consulter via Internet, en mode sécurisé, les informations budgétaires, financières et comptables détenues pour leur compte par leur comptable. FAST Fournisseur d Accès Sécurisé Transactionnel est une offre de services adaptable à toutes les collectivités et à tous les modes d organisation administrative, permettant une dématérialisation évolutive, modulable et pérenne. FAST est développé par la société CDC Confiance Electronique Européenne (CDC CEE) en étroite collaboration avec le secteur des professionnels de l informatique dédié aux collectivités locales. FAST propose la dématérialisation du contrôle de légalité mais également des services en matière de comptabilité publique et expérimente plusieurs autres services comme celui de l état civil.

4 L edélibérations est une application intégrée et adaptée aux modes de production en vigueur au sein de chaque collectivité. Elle permet : le paramétrage multi-collectivités, multi-établissements, la gestion de la séance et des délibérations, la gestion des délibérations full XML, génération automatique des flux, en cours d'habilitation par le ministère. Désormais, le nouvel outil de gestion des délibérations permet de gérer leur rédaction et leur classement avec Microsoft InfoPath, puis de traduire les décisions en langage XML avant l'envoi au contrôle de légalité. L'outil s'appuie sur le moteur de base de données Microsoft SQL Server Desktop Engine. Soucieux d'accompagner la dématérialisation, Exakis, avec le soutien de Microsoft, et en collaboration avec plusieurs collectivités regroupées au sein de l'adep, Association pour le Développement des e-procédures, a développé un parapheur électronique. La ville de Cannes La ville de Cannes a mis en place la carte d achat, elle en fait la présentation suivante.

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