Captation vidéo de conférences au salon international de l agriculture. 21 février au 1er mars 2015 CAHIER DES CHARGES

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1 Captation vidéo de conférences au salon international de l agriculture 21 février au 1er mars 2015 CAHIER DES CHARGES 1

2 DESCRIPTION DE L INRA L Institut National de la Recherche Agronomique (INRA), est un établissement public à caractère scientifique et technologique, placé sous la double tutelle des ministères chargés de la Recherche et de l'agriculture, regroupant environ 8500 agents. Premier institut de recherche agronomique en Europe, deuxième dans le monde, l'inra mène des recherches finalisées pour une alimentation saine et de qualité, pour une agriculture compétitive et durable, et pour un environnement préservé et valorisé. Il a pour mission de produire et de diffuser des connaissances scientifiques et des innovations dans ces domaines et de contribuer à l'expertise, à la formation, à la promotion de la culture scientifique et technique, et au débat science/société. L INRA AU SALON INTERNATIONAL DE L AGRICULTURE Le Salon International de l Agriculture (SIA) aura lieu du 21 février au 1er mars 2015, au Parc des expositions, porte de Versailles, dans le 15 ème arrondissement de Paris. La présence de l'inra au SIA revêt un caractère institutionnel, en même temps qu'elle illustre son devoir de transparence des résultats scientifiques vis-à-vis du public. L'Inra communique sur ses 3 grands axes de recherche «Alimentation, Agriculture, Environnement», à partir d un exemple développé sous forme «d atelier découverte» destiné au grand public et à travers un espace conférence pouvant accueillir environ 60 personnes où sont organisées des rencontres institutionnelles et partenariales. Ces rencontres sont composées d exposés d une vingtaine de minutes et d interactions questions/réponses avec la salle. PRESTATIONS ATTENDUES L Unité Cabinet Présidence Communication de l Inra souhaite faire appel à un prestataire pour la captation vidéo des rencontres organisées par l Inra sur son stand. Le prestataire devra prendre en charge le repérage technique en coordination avec l Inra et le standiste, l installation, les tests nécessaires avant chaque rencontre, l exploitation, le personnel technique et la livraison des masters au quotidien. Des interviews de chercheurs sont à prévoir en équipe légère entre les conférences. Une coordination technique et logistique précise est à prévoir avec le standiste en charge de l élaboration de l espace conférence : réunion de préparation sur plans, placement caméras et haut parleurs, pont lumière, passage de câble avant le montage du stand. Un soin particulier est demandé sur l intégration des matériels d exploitation pour des raisons de sécurité et esthétiques. LES RENCONTRES DE L INRA DU LUNDI 23 AU VENDREDI 27 FEVRIER, HALL 4 (10 CONFERENCES) Conférences de 60 personnes, d une durée de deux heures environ. Salle de 75m 2 sur le stand Inra. Deux à trois conférences par jour. Horaires maximum : 9h à 19h (Le nombre de conférences et les horaires seront confirmés et précisés fin janvier). Deux à trois signatures de conventions de partenariats sont programmées chaque jour en fin d après midi, prévoir leur captation en option dans les mêmes conditions techniques que les conférences et assurer leur montage dans la foulée pour livraison d un master prêt à une diffusion web. 2

3 Une régie de 7 m 2, adjacente à la salle des rencontres, est mise à disposition. 1 Plateau 2 caméras studio 16/9 + une caméra sur tourelle pilotable en régie - Viseurs - Reports de commandes - Intercoms - Pied de caméras - Prévoir le passage des câbles nécessaires aux caméras + son en coordination avec le standiste dans les différents ateliers scientifiques du stand pour la réalisation d interviews. Prévoir en option la possibilité de pouvoir déplacer la caméra tourelle sur un rail de manière télécommandée. Baie de réalisation - Réalisation en direct avec intégration des diapositives des intervenants - Mélangeur de direct - Convertisseur - Centrale Intercom - Ecrans de contrôle Station de montage légère (en option à chiffrer) - Ordinateur Mac avec Final Cut Pro pour montage signatures conventions Streaming vidéo des conférences (En option qui sera à confirmer par l Inra) Les conférences feront l objet d une diffusion stream en direct sur inra.fr Les modalités techniques et fonctionnelles, Iframe, taille de la vidéo etc devront faire l objet d une coordination avec l équipe Web Inra Enregistrement vidéo - 1 enregistreur DVCAM en 16/9 (dont 1 en sécurité) référence TC horaire - Prévoir l identification des cassettes sur jaquettes - 1 enregistreur HDD (KeyPro, Blackmagic ) en ProRes 422 SD ou H264 SD 16/9 Diffusion vidéo - Ecran plasma 155cm + pied - 1 retour LCD retour scène 24 pouces - 2 ordinateurs portables (1 pupitre + 1 en régie) Sonorisation - Captation tribune et micros HF et diffusion salle - 2 micros col de cygne pour pupitre plexi à fournir - 5 micros HF pour les questions - console numérique, amplificateurs et enceintes à fixer au mur (pas de pieds) 3

4 - Perche pour prise de son lors des interviews Eclairage - Projecteurs LED, console, totems ou pont lumière dans la structure du plafond de l espace conférence (repérage en coordination avec l Inra et le standiste) Personnel d exploitation (prévisionnel) - 2 cadreurs - 1 réalisateur - 1 assistant (vidéo + son) - 1 technicien pour le streaming en option Montage et démontage Montage le vendredi 20 février et démontage le dimanche 1er mars après la fermeture du salon (19h). Il est prévu des RDV de chantier avec le standiste afin de prévoir le passage des câbles sous le parquet du stand, installation de la caméra tourelle et la disposition des éclairages et sonorisation. LOGISTIQUE Le prestataire aura en charge le transport, le montage et le démontage de l ensemble du matériel nécessaire. Prévoir un repérage des espaces. Des plateaux repas sont prévus pour le personnel au déjeuner. Prévoir de nous communiquer l immatriculation des véhicules pour accès Parc des expositions avant l ouverture au public. MODALITES DE CONSULTATION Règlement de consultation Critère d évaluation des offres Les offres proposées seront examinées selon les critères suivants : - qualité et pertinence de technique de l offre proposée par rapport aux besoins exprimés dans le cahier des charges - prix - choix du matériel et références dans des prestations similaires Questions relatives à la consultation Les questions techniques relatives à cette consultation doivent être adressées par mail, à l adresse suivante : au moins 72 h avant la date de remise des offres. 4

5 Procédure de réponse au cahier des charges Présentation des offres Les offres devront comprendre les éléments suivants : - Un descriptif du matériel technique - Un devis détaillé par poste - Une liste de références dans des prestations similaires Remise des offres Les offres devront être adressées par courrier au plus tard le 21 janvier 2015, avant 16 h à : INRA Mission Communication Caroline Thomas 147, rue de l Université Paris cedex 07 ET conjointement adressées par mail à et 5

6 Espace Rencontres SIA 2013 Bertrand Nicolas Inra Bertrand Nicolas Inra 6

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