FaxBox.com. Livre Blanc Microsoft / Microsoft Online Services (MOS) VERSION B JEAN-MICHEL BERGER VENDREDI 23 JUILLET 2010

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1 FaxBox.com Livre Blanc Microsoft / Microsoft Online Services (MOS) VERSION B JEAN-MICHEL BERGER VENDREDI 23 JUILLET 2010 Allée Charles Victor Naudin Sophia Antipolis France leads@rte.fr SAS au capital de RCS B code NAF 722 C

2 I. Suivi des versions Version Date Objet de la mise à jour ab 19/07/2010 Version initiale Validation du document Version Auteur Valideur Date b JMB SEL 15/07/ b JMB CJ 16/07/2010 Documents de référence et documents annexes N Objet du document Version Correspondants RTE Partenariat Nom Sarah EUGENE-L EXACT Téléphones Sarah.lexact@rte.fr Produit & Avant-Vente Nom Jean-Michel BERGER Téléphones Jean-michel.berger@rte.fr Marketing Nom Caroline JOUSSEMET Téléphones Caroline.joussemet@rte.fr RTENetwork-FaxBoxCorporate-Livre Blanc b.docx Indice 3 - Page : 2/14

3 TABLE DES MATIERES I. SUIVI DES VERSIONS... 2 II. FAXBOX.COM: LES CONCEPTS... 4 II.1 INTRODUCTION... 4 II.2 DEFINITION GENERALE... 4 La gamme FaxBox.com :... 4 II.3 AVANTAGES DE LA SOLUTION FAXBOX.COM... 4 II.3.1 Gains en qualité et efficacité... 4 II.3.2 Gains en Sécurité / Confidentialité / Pérennité... 5 II.3.4 Gains économiques... 5 II.3.4 Respect de l environnement... 6 II.4 CONTRAT DE «SERVICE PREMIUM»... 6 II.5 SECURITE, PERENNITE ET CONFIDENTIALITE... 6 II.5.1 Infrastructure... 6 II.5.2 Continuité de service... 6 II.5.3 Sécurité... 7 II.5.4 Confidentialité... 7 II.5.5 Pérennité et intégrité des données... 7 II.5.6 Gestion du cycle de vie de l offre... 7 II.5.7 Méthodologie de développement... 8 III. INTEGRATION AU SEIN DES ENVIRONNEMENTS MICROSOFT... 9 III.1 SYSTEME D EXPLOITATION... 9 FaxBox.com... 9 RTE FAX... 9 III.2 GESTION DES UTILISATEURS... 9 FaxBox.com... 9 RTE FAX... 9 III.3 MESSAGERIE... 9 FaxBox.com... 9 RTE FAX... 9 III.4 BUREAUTIQUE...10 FaxBox.com...10 RTE FAX...10 III.5 STOCKAGE ET EXPOSITION...10 FaxBox.com...10 RTE FAX...10 III.6 INTEGRATION A MICROSOFT ONLINE SERVICE...10 III.6.1 Mode Outlook Web Accès...11 III.6.2 Mode connecté via l application de connexion Microsoft Online Services...12 CONFIGURATION OUTLOOK ASSOCIEE :...14 IV. CONCLUSION...14 RTENetwork-FaxBoxCorporate-Livre Blanc b.docx Indice 3 - Page : 3/14

4 II. FaxBox.com: Les concepts II.1 Introduction FaxBox.com représente le cumul du savoir faire d un éditeur de logiciels de communication (Fotowin, RTE FAX, RTE SMS) et d un hébergeur de solutions à très forte valeur ajoutée et à très haute disponibilité ( ) reconnues et utilisées par les acteurs majeurs du marché des produits blancs (électroménager). II.2 Définition générale FaxBox.com représente LA solution FAX et SMS hébergée (mode SaaS). Cette solution s adresse à toute entreprise, quelle que soit sa taille, ses implantations et ses métiers et ne nécessite aucune installation matérielle ou logicielle. Les clients disposent d autant de numéros de fax que nécessaire, en France et en Europe, avec les indicatifs régionaux de leur choix. FaxBox.com FAX & SMS est adaptée à tous les systèmes d information qu ils soient installés ou opérés. FaxBox.com FAX & SMS est adaptée à toutes les infrastructures téléphoniques qu elles soient locales traditionnelles ou IP ou opérées de type IP Centrex. NB : RTE Network édite également la solution RTE FAX 2009, solution sélectionnée par les plus grandes entreprises pour s intégrer à leur système d information et leur infrastructure téléphonique. RTE FAX 2009 s intègre idéalement au sein des environnements Windows que ce soit vis-à-vis des systèmes d exploitation (Win 2008 / Win 2003 / Windows Seven / Windows Seven), de l infrastructure Active Directory (AD/ADAM/ADLS,) de la solution collaborative Exchange server ou encore de la base de données SQL (SQL Server / SQL Express). La gamme FaxBox.com : La gamme FaxBox.com est composée de 3 offres correspondant à un découpage du marché en fonction de la taille des entreprises. FaxBox Mono utilisateur : s adresse aux personnes et aux TPE désireuses d ouvrir un compte FaxBox.com sous la forme d un abonnement avec paiement en ligne et gestion autonome des consommations. FaxBox Corporate : s adresse aux entreprises petites et moyennes ayant une utilisation classique de FaxBox.com. FaxBox Premium : s adresse aux grandes entreprises et aux entreprises ayant une utilisation avancée de FaxBox.com (différents moyens de connexion, personnalisation, SLA, VPN, etc ) II.3 Avantages de la solution FaxBox.com FaxBox.com offre de nombreux bénéfices aux utilisateurs tels que : Productivité, qualité, efficacité, mobilité Confidentialité, sécurité Disponibilité, Qualité de service Economie Ecologie II.3.1 Gains en qualité et efficacité Le déploiement d une solution Fax informatisée apporte de nombreux avantages. Parmi ceux-ci, on peut citer : RTENetwork-FaxBoxCorporate-Livre Blanc b.docx Indice 3 - Page : 4/14

5 Pas d attente devant les télécopieurs (des accusés d envoi, des émissions ou des réceptions confidentielles) Réception des Fax dans les boites des utilisateurs : o Réception des fax en temps réel sans attente de distribution o Confidentialité absolue o Moins d impression des fax reçus o Les fax suivent le chemin des s (mobilité accrue) o Gain en efficacité pour retrouver très rapidement un fax Envoi de FAX ou SMS à partir du poste de travail o Gain de temps : pas de déplacement des utilisateurs jusqu au télécopieur o Pas d impression des fax à émettre o La NON utilisation du scanner approximatif d une machine fax évite la dégradation du document (vitre rayée, mauvaise linéarité du guidage, rouleaux usagés) o L utilisation des fonctions automatiques, semi automatiques ou des carnets d adresses o collaboratifs, diminue les erreurs potentielles de saisie Automatisation ou semi-automatisation des envois à partir de la fonction de recherche du numéro de fax dans le document / l état actif via l imprimante virtuelle. Automatisation des envois des FAX et de SMS via des applications métier utilisant divers protocoles tels que SMTP, http, WS, FTP. Travail collaboratif : Les fax émis et reçus sont stockés dans un espace sécurisé et partagé par les collaborateurs d un service. II.3.2 Gains en Sécurité / Confidentialité / Pérennité La sécurité au sens confidentialité/pérennité fait partie intégrante des caractéristiques de FaxBox.com. Cette confidentialité est obtenue notamment via : Un hébergement hautement sécurisé des plateformes Un accès restreint aux plateformes La possibilité d envoyer des fax 100% confidentiels (fonction SecureFax ) La politique de sécurité de RTE Network est détaillée ci-dessous dans le paragraphe «Sécurité, pérennité et confidentialité». II.3.4 Gains économiques Les gains économiques sont multiples. On peut citer : Productivité accrue des utilisateurs Moins de temps passé par les équipes à gérer ou utiliser le parc des télécopieurs Vos investissements réseaux, systèmes et télécoms ne sont plus impactés par la fonction fax Sans investissement matériel, atteinte d un niveau de haute disponibilité Moins d impressions papier et d utilisation de consommables. Economie par suppression ou diminution du nombre de télécopieurs Suppression des abonnements téléphoniques Auto-adaptation des plateformes aux besoins réels de l entreprise Suppression des serveurs relatifs à l installation locale de serveurs fax o Gain de place o Suppression de la consommation énergétique o Suppression de la production calorifique (moindre sollicitation des climatisations) RTENetwork-FaxBoxCorporate-Livre Blanc b.docx Indice 3 - Page : 5/14

6 II.3.4 Respect de l environnement FaxBox.com permet de dématérialiser le fax en entreprise : en émission, il n est plus nécessaire d imprimer un document avant de le faxer et en réception, les fax arrivent directement par . Avec FaxBox.com, les impressions liées aux fax sont donc réduites de plus de 90% ce qui contribue à la protection des forêts. L archivage papier est remplacé par l archivage numérique, ce qui est plus écologique. Les parcs de fax machines peuvent être supprimés et recyclés. Il n est pas nécessaire d acheter de nouveaux matériels. II.4 Contrat de «Service PREMIUM» La solution FaxBox.com peut englober des prestations de service PREMIUM. Ces prestations sont les suivantes : Conditions générales de vente + Contact ingénieur référent + Support Niveau 2 + Maitrise du contexte client + Traitement prioritaire des incidents + Assistanat technique, aide aux migrations La souscription d un contrat service PREMIUM est indépendante des options choisies. II.5 Sécurité, Pérennité et confidentialité II.5.1 Infrastructure FaxBox.com est exploitée à travers 6 plateformes situées en Europe (France, Royaume Uni, Belgique, Italie). Les plateformes sont sécurisées et surveillées tant sur le plan de la protection des lieux que sur le plan de l intégrité des données. Les plateformes FaxBox sont installées dans des Datacenter spécialisés. Ces Datacenters ont également été sélectionnés par de grands opérateurs Télécom pour y installer leurs infrastructures. De ce fait, FaxBox bénéficie d un lien direct avec les «backbone» de ces opérateurs aussi bien pour les connexions Internet que pour les connexions téléphoniques. II.5.2 Continuité de service La continuité de service est stipulée dans nos conditions générales de vente. C est l une des principales raisons d être d une solution dématérialisée. Les principales caractéristiques liées à la continuité de service sont les suivantes : Infrastructure haute disponibilité : serveurs redondants, salles blanches, disponibilité 24h/24. o Pour assurer la continuité de service une infrastructure redondée est déployée. Que ce soit sur le plan des équipements (routeurs, équipements réseau, serveurs de traitement, serveur de base de données) ou sur le plan des ressources (services SMTP, Services de conversion, services d émission/réception, service de stockage) tous est redondé. Il n y a donc pas de Single Point of Failure. Double Archivage et consolidation de l ensemble du trafic fax Contrôle en temps réel du trafic par : o Des automates de simulation de trafic qui s attachent au bon fonctionnement des services et à leurs disponibilités o Des outils de supervisions : SCOM de Microsoft : cet outil de supervision surveille à la fois les services représentatifs des éléments fonctionnels et les compteurs de performances RTENetwork-FaxBoxCorporate-Livre Blanc b.docx Indice 3 - Page : 6/14

7 o exposés par FaxBox. La corrélation de ces indicateurs permet la génération d alertes envers les équipes «Delivery» en charge de la continuité de service. Par ailleurs un autre automate injecte régulièrement des flux fax dans l infrastructure testant ainsi régulièrement (toutes les 15 minutes) une boucle composée d une sollicitation STMP, d une émission réelle de fax, d une réception réelle de fax et enfin d un routage SMTP vers l automate. Des Ingénieurs en veille permanente Options SLA/GTR : Les options de type SLA/GTR font l objet d un contrat de Service PREMIUM. Elles ont pour objet d engager l entreprise vis-à-vis de ses clients les plus exigeants dans un processus de qualité induisant d éventuelles pénalités en cas de défaillance. (Voir Conditions Générales de Service Premium) II.5.3 Sécurité La sécurité physique des plateformes est assurée par les organismes assurant l hébergement. Des audits de sécurité sont menés par des tiers ainsi que des tests d intrusion via l extranet y compris par des utilisateurs disposant d un compte FaxBox. II.5.4 Confidentialité La confidentialité peut s entendre selon plusieurs aspects. Emission/réception : FaxBox Corporate s interface avec le système d information client selon plusieurs protocoles (SMTP, FTP, WS). Le transport de l information se fait par défaut via Internet. Certaines entreprises souhaitent augmenter la confidentialité durant le transport mais aussi durant le stockage des données au sein des plateformes FaxBox. RTE Network est sensibilisé à ces problématiques et propose la mise en place d un VPN entre le Système d information Client et FaxBox.com (VPN-IPSec ou autre). Consultation par les utilisateurs: Le site Extranet de consultation n autorise que des connexions HTTPS mettant en œuvre un jeu de certificat assurant le cryptage des données pendant leur transport sur Internet Dépôt par Web Services : Les services Web peuvent être joints via protocole sécurisé. On peut aussi considérer la confidentialité au sein des infrastructures FaxBox vis-à-vis des collaborateurs RTE Network. D une part, un nombre restreint de personnes a accès aux données des clients, d autre part, l ensemble des collaborateurs susceptibles de consulter des données clients sont soumis à une clause de confidentialité faisant partie de leur contrat de travail. Enfin certains utilisateurs (ou applications) peuvent utiliser la fonction «SecureFax» qui a pour conséquence le NON-archivage des fax émis par ces utilisateurs au sein des plateformes FaxBox. Ainsi, même si un administrateur du client est en capacité de confirmer qu un fax a été émis tel jour à telle heure, vers tel numéro. Il ne pourra en voir le contenu, puisqu il n est pas archivé. II.5.5 Pérennité et intégrité des données Les données sont stockées au sein d un cluster SQL server sur une infrastructure matérielle elle-même sécurisée (disques, alimentations). Par ailleurs, ce Cluster est répliqué en temps réel dans un autre serveur SQL distant de plusieurs kilomètres du premier. La durée de conservation est décrite aux conditions générales de vente. II.5.6 Gestion du cycle de vie de l offre Les plateformes FaxBox ne font pas l objet de release majeure pouvant nécessiter l arrêt complet du service. RTE Network procède à des micro Mise En Production (MEP) qui n altèrent pas la continuité de service. En RTENetwork-FaxBoxCorporate-Livre Blanc b.docx Indice 3 - Page : 7/14

8 ce qui concerne les MEP plus importantes, elles se font machine par machine. Ce qui peut éventuellement ralentir le service mais pas l arrêter. En ce qui concerne les Serveurs SQL, les MEP se font de manière indépendante. Nous disposons de plusieurs serveurs SQL. Les MEP importantes sont réalisées en dehors des heures / jours ouvrés. Cette méthodologie garantit un très haut niveau de continuité de service. II.5.7 Méthodologie de développement La R&D RTE Network utilise les outils et les technologies Microsoft, notamment Visual C-studio. Les développements sont réalisés selon la méthode «Test Driven Development» qui passe par la génération de tests automatiques visant à repérer les bugs avant même les tests grandeur nature et les montées en charge réelles. RTENetwork-FaxBoxCorporate-Livre Blanc b.docx Indice 3 - Page : 8/14

9 III. Intégration au sein des environnements Microsoft III.1 Système d exploitation FaxBox.com FaxBox.com n a pas d adhérence avec les systèmes d exploitation «serveur». FaxBox.com est compatible avec l ensemble des moyens d émission et de réception de message SMTP. De plus, l imprimante virtuelle FaxBox peut être avantageusement déployée sur les postes de travail Windows Seven et Windows Vista pour disposer de toutes les fonctions de FaxBox.com. RTE FAX La partie «serveur» de RTE FAX fonctionne en environnement Windows 2008 et Windows 2003 ainsi qu en environnement virtualisé. RTE FAX est compatible avec l ensemble des moyens d émission et de réception de message SMTP. De plus, l imprimante virtuelle RTE FAX peut être avantageusement déployée sur les postes de travail Windows Seven et Windows Vista pour disposer de toutes les fonctions de RTE FAX. III.2 Gestion des utilisateurs FaxBox.com FaxBox.com assure une gestion des utilisateurs via une architecture Active Directory. Cet annuaire s alimente de plusieurs façons, les plus courantes étant via une interface web ou un fichier d échange. Sur étude, la synchronisation avec l annuaire Active Directory du client est étudiée et elle est basée sur les hypothèses suivantes : Win2008 et Windows Communication Foundation Synchro ADLS Synchro ADAM VPN sur l AD du client RTE FAX RTE FAX assure la gestion des utilisateurs de plusieurs manières, la plus répandue se faisant via la connexion à un annuaire accessible via le protocole LDAP sur un annuaire de type Active Directory. III.3 Messagerie FaxBox.com FaxBox.com est compatible avec l ensemble des messagerie SMTP du marché. Au sein d Exchange 2003/2007 & 2010 la déclaration d un connecteur SMTP portant le «type adresse» FAX permet de rendre actif et utilisable le champ «Télécopie Bureau» des dossiers contacts Outlook 2003/2007/2010 et permet également l usage de la syntaxe [Fax : numerofax]. RTE FAX RTE FAX est compatible avec l ensemble des messageries SMTP du marché. Au sein d Exchange 2003/2007 & 2010, la déclaration d un connecteur SMTP portant le «type adresse» FAX permet de rendre actif et utilisable le champ «Télécopie Bureau» des dossiers contact Outlook 2003/2007/2010. Elle permet également l usage de la syntaxe [Fax : numerofax]. RTENetwork-FaxBoxCorporate-Livre Blanc b.docx Indice 3 - Page : 9/14

10 III.4 Bureautique FaxBox.com Le déploiement de l imprimante virtuelle permet également l activation du champ «télécopie bureau» ainsi que la mise à disposition de menus permettant la personnalisation des fax. De plus, le déploiement de l imprimante virtuelle permet l utilisation de la fonction «télécopie par Internet» de Microsoft Office 2003 et FaxBox.com est compatible avec les environnements «Web Accès» comme Outlook Web Acces alors que l imprimante virtuelle est utilisable en mode client léger. RTE FAX Le déploiement de l imprimante virtuelle permet également l activation du champ «télécopie bureau» ainsi que la mise à disposition de menus permettant la personnalisation des fax. De plus, le déploiement de l imprimante virtuelle permet l utilisation de la fonction «télécopie par Internet» de Micorsoft Office 2003 et RTEFAX est compatible avec les environnements «Web Acces» comme Outlook Web Acces alors que l imprimante virtuelle est utilisable en mode client léger. III.5 Stockage et exposition FaxBox.com L ensemble du trafic FAX & SMS est archivé au sein de bases de données SQL Server. L exposition des données est quant a elle assurée par des serveurs Web IIS. RTE FAX L ensemble du trafic FAX & SMS est archivé au sein de bases de données SQL (Server ou Express). L exposition des données est quant a elle assurée par des serveurs Web IIS. III.6 Intégration à Microsoft Online Service Ce paragraphe s adresse principalement aux utilisateurs FaxBox Mono Utilisateur, FaxBox Corporate et FaxBox Premium. On distingue deux modes d utilisation : 1. En mode Outlook Web Accès 2. En mode connecté via l application Connexion Microsoft Online Services o RTENetwork-FaxBoxCorporate-Livre Blanc b.docx Indice 3 - Page : 10/14

11 III.6.1 Mode Outlook Web Accès Envoyer / recevoir un fax revient à envoyer / recevoir des s. L envoi d un fax se résume à envoyer un message vers une adresse du type numerofax@faxbox.com (ex : @faxbox.com ). Une fois le fax envoyé, l utilisateur reçoit un accusé de remise mettant clairement en évidence le résultat de l envoi. Cet accusé de remise au destinataire final contient dans le corps du message un onglet vert (succès) ou rouge (échec), les deux premières pages du fax envoyé. Il, est accompagné d une pièce jointe représentative du fax émis et d un rapport synthétique d envoi. La réception d un fax se traduit par la réception d un message incluant dans le corps du message un onglet bleu et les deux premières pages du fax reçu. Il est accompagné d une pièce jointe PDF contenant la totalité du fax. Ce fichier peut-être protégé par un mot de passe (dans ce cas, le message ne contient de pré affichage). RTENetwork-FaxBoxCorporate-Livre Blanc b.docx Indice 3 - Page : 11/14

12 III.6.2 Mode connecté via l application de connexion Microsoft Online Services L application de connexion «Microsoft Online Services Connexion» permet d automatiser les phases de connexion entre un poste de travail et l environnement MOS. Elle permet également l usage d un client Outlook installé sur le poste en conjonction avec MOS. L expérience utilisateur sera la même que celle rencontrée avec Outlook Web Accès décrite ci-dessus avec en plus : L usage des dossiers Contact Outlook et l utilisation du champ «Télécopie Bureau» L usage d une imprimante virtuelle FaxBox apportant de nombreuses fonctionnalités RTENetwork-FaxBoxCorporate-Livre Blanc b.docx Indice 3 - Page : 12/14

13 Imprimante virtuelle FaxBox Dans ce cadre d exploitation, il est possible et même recommandé d installer et d utiliser l imprimante virtuelle FaxBox. L usage de cette imprimante virtuelle comporte de nombreux avantages parmi lesquels on peut citer : Conversion sur et par le poste de travail de toutes les pièces jointes et états d impression imprimables. Compatibilité avec toutes les applications utilisées et toutes les polices utilisées. Diminution de la résistance au changement puisqu il est naturel pour un utilisateur d imprimer le document qu il souhaite faxer avant de se déplacer vers le télécopieur. Personnalisation plus facile du fax à travers le choix aisé de la page de garde. Utilisation aisée d options avancées : SecureFax, CertiFax, compte de facturation, fax mailing, Page de garde, réappels, stratégie de réception des Accusés de Remise, réception des Accusés de Remise sur une adresse duplicata permettant ainsi l impression automatique des accusés de remise Automatisation des processus par recherche sémantique avancée du Numéro de fax du destinataire (avec ou sans mot clé, avec des exclusions) Réalisation très aisée de Fax mailing ou d envoi en masse de document personnalisés ou non tout en optimisant le trafic et donc la bande passante consommée. Interface conviviale et simple de l imprimante virtuelle. Accès aux carnets d adresses contextuels par le bouton «adresses» et connexion à une base de données «ODBC» par le bouton «Adresses ODBC» Options de l imprimante virtuelle FaxBox RTENetwork-FaxBoxCorporate-Livre Blanc b.docx Indice 3 - Page : 13/14

14 Une fois l application de connexion installée puis configurée, le poste de travail est synchronisé avec Microsoft Online Services. Configuration Outlook associée : Liste des comptes de messagerie gérés par le client Outlook Paramètres de compte et de connexion IV. Conclusion La solution FaxBox est un complément pertinent à l offre Microsoft Online Service. Que se soit à partir de l interface Outlook Web Access ou depuis un client Outlook connecté à Microsoft Online Service, il est possible d émettre et recevoir des FAX et des SMS. FaxBox s inscrit pleinement dans la stratégie SaaS de Microsoft.. RTENetwork-FaxBoxCorporate-Livre Blanc b.docx Indice 3 - Page : 14/14