Documentation relative à l utilisation de la Messagerie Sécurisée de TéléSanté Aquitaine

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1 Réf. CPSURE/LL/DOC01 Version : 0.5 Date : 27/05/2008 Documentation relative à l utilisation de la Messagerie Sécurisée de TéléSanté Aquitaine SOMMAIRE I. VUE GENERALE DE LA MESSAGERIE... 2 II. DESCRIPTION DES PRINCIPALES FONCTIONS... 3 A. PRESENTATION GENERALE... 3 B. LECTURE DES MESSAGES REÇUS Liste des messages Ouverture des messages reçus... 5 C. REDACTION ET ENVOI DES MESSAGES Carnet d adresses Option de sécurité... 7 D. RECHERCHE DE MESSAGES... 7 E. GESTION DES DOSSIERS DE MESSAGES Création d un dossier de classement des messages Autres actions sur les dossiers... 9 III. OPTIONS ET PARAMETRES PERSONNELS A. OPTIONS GENERALES B. OPTIONS DE MESSAGE C. LES OPTIONS DE SECURITE Options S/MIME Gestion des modes de connexions et d authentification D. AUTRES OPTIONS... 11

2 I. Vue générale de la messagerie L'écran de votre messagerie se décompose en trois blocs : - Le bloc 1 et le bloc 2 sont des menus permanents qui vous permettent de naviguer dans la messagerie. - Le bloc 3 est variable : les différents écrans sont accessibles via les menus des blocs 1 et 2. Le Bloc 1 : Il vous permet d'accéder à : - votre boîte de réception - l'interface de rédaction d'un nouveau message - l'interface de gestion des dossiers (création et suppression) - un formulaire de recherche de message - vos options (réception des résultats de laboratoire entre autres) - un formulaire pour signaler un problème - la déconnexion de la messagerie Le Bloc 2 : Ce menu dynamique vous permet d'accéder à : - la gestion de vos filtres - l'interface de rédaction d'un nouveau message - un formulaire de recherche de message - votre boîte de réception - vos brouillons - votre corbeille - vos messages émis - la liste des messages indésirables - vos carnets d'adresses (annuaire régional+mon annuaire) - vos options - la déconnexion de la messagerie GIE TéléSanté Aquitaine, 180 rue Guillaume Leblanc Bordeaux - tél : fax : /11

3 II. Description des principales fonctions La messagerie sécurisée de TSA dispose de toutes les fonctions d'un client de messagerie standard. Il permet, entre autre, les fonctions suivantes : L envoi et la réception de messages sécurisés (chiffré et/ou signé), La gestion de paramètres d envoi par défaut, La gestion de la boite aux lettres : o classement des messages o archivages o la création de dossiers privés au sein de la boite aux lettres de messagerie o recherche o etc L accès à un carnet d adresses privé, L accès à des carnets d adresses publics. A. Présentation générale La page d accueil du Webmail est semblable à tout logiciel de messagerie standard. L accès aux différentes fonctions ce fait à l aide d une barre d outil d accès rapide disposée en haut de l écran ou grâce à un menu dynamique placé à gauche qu il est possible de désactiver. GIE TéléSanté Aquitaine, 180 rue Guillaume Leblanc Bordeaux - tél : fax : /11

4 B. Lecture des messages reçus 1. Liste des messages La liste des messages est accessible par le bouton «Boite de réception» prévu à cet effet. Cet écran permet : - La visualisation rapide de la liste des messages et de leurs propriétés : o L icône indique que le message est sécurisé, o L icône indique que le message n a pas été encore lu, o L icône indique qu une réponse a été effectuée pour ce message, o L icône indique que le message vous a été personnellement adressé, o L icône indique qu une pièce a été jointe au message. - La suppression d un message Sélectionner le message grâce à la case à cocher en début de ligne puis cliquer sur le lien «Supprimer» - La copie ou le déplacement d un message dans un dossier classement de votre boite aux lettres. 1. Sélectionner le message grâce à la case à cocher en début de ligne. 2. Choisir le répertoire destination, puis cliquer sur le lien «Déplacer» ou «Copier» - L impression de la liste des message 1. Sélectionner le message grâce à la case à cocher en début de ligne. 2. Cliquer sur «Imprimer la liste» - La sélection des messages par type. Cliquez sur «sélectionner» et choisir un type dans la liste pour tirer les messages GIE TéléSanté Aquitaine, 180 rue Guillaume Leblanc Bordeaux - tél : fax : /11

5 - Le marquage des messages. 1. Sélectionner le message grâce à la case à cocher en début de ligne. 2. Cliquer sur «Marquer comme» et choisir le type de marquage. Chaque marque entraîne une visualisation colorée différente des messages : Message haute priorité Message non vu Message ouvert Message répondu 2. Ouverture des messages reçus L écran de consultation des messages est représenté par l écran suivant : Il est possible sur cet écran de réaliser toutes les manipulations habituelles telles que : - la réponse directe à l émetteur, - le transfert du message, - l impression, - la mise en liste blanche de l émetteur, GIE TéléSanté Aquitaine, 180 rue Guillaume Leblanc Bordeaux - tél : fax : /11

6 C. Rédaction et envoi des messages Pour rédiger un nouveau message, l accès au formulaire de saisie se fait à partir d un bouton de la barre d outil : On peut, dans ce formulaire : - Envoyer le message - Sauvegarder le message pour un usage ultérieur dans le répertoire Brouillon, - Annuler la création du message - Saisir les nom et adresse des destinataires ou les choisir dans les contacts : o À : destinataire, Cc : destinataire en copie, Cci : destinataire en copie cachée aux autres - Enregistrer une copie dans le répertoire des messages émis - Demander un accusé de lecture - Choisir une option de chiffrement et/ou de signature électronique, - Ajouter une ou plusieurs pièces jointes, sans aucune restriction sur la nature de la pièce jointe, Le texte du message peut être réalisé en texte brut (pas de barre d outils de mise en forme disponible) ou en texte HTML enrichi. GIE TéléSanté Aquitaine, 180 rue Guillaume Leblanc Bordeaux - tél : fax : /11

7 1. Carnet d adresses Pour saisir l adresse du ou des destinataires, il est possible de saisir directement dans les champs A, Cc, Cci ou d utiliser le carnet d adresse du Webmail. Pour y accéder, il suffit de cliquer sur le lien : La fenêtre suivante apparaît : Pour afficher la liste des utilisateurs de messagerie sécurisée, choisir un annuaire parmi ceux proposés dans la liste (mon annuaire, Annuaire général, annuaire du GIP-CPS), puis cliquer sur le bouton «Recherche». Pour ajouter un destinataire, sélectionner son nom dans la liste et cliquer sur le bouton À, CC ou Cci suivant si vous souhaitez qu il soit en destinataire principal, en copie, ou en copie cachée. Puis cliquez sur OK pour valider vos destinataires. 2. Option de sécurité Par défaut les options de sécurité sont le chiffrement et la signature des messages. Ces paramètres par défaut sont modifiables dans les options de la boite aux lettres. Si un message est envoyé avec l option «chiffrer» ou «chiffrer/signer» à un destinataire qui n a pas de certificat référencé dans l annuaire du webmail ou du GIP-CPS, alors le message d erreur apparaît. Le message ne peut donc pas être chiffré. Si vous souhaitez tout de même envoyer ce message, il est nécessaire de modifier les options et choisir «Aucun chiffrement» ou «Signer» pour uniquement signer le message. D. Recherche de messages Les fonctions de recherche de messages sont complètes. Il est possible d effectuer des recherches par différents critères mais aussi «plein texte». GIE TéléSanté Aquitaine, 180 rue Guillaume Leblanc Bordeaux - tél : fax : /11

8 E. Gestion des dossiers de messages Le webmail permet de gérer les messages reçus ou émis dans différents dossiers que l utilisateur peut créer. Les messages peuvent être déplacés, supprimés ou stockés sur le poste de travail de l utilisateur. Pour accéder aux fonctions de création et de gestion des dossiers, cliquer sur le bouton «Dossiers» de la barre d outils. L écran suivant apparaît : 1. Création d un dossier de classement des messages Sélectionner dans un premier temps, avec la case à cocher en début de ligne, le dossier qui contiendra le nouveau dossier. GIE TéléSanté Aquitaine, 180 rue Guillaume Leblanc Bordeaux - tél : fax : /11

9 Choisir dans la liste «Créer un dossier» comme indiqué dans la figure ci-dessous : Saisir le nom que vous souhaitez donner au dossier, puis cliquer sur le bouton «OK» 2. Autres actions sur les dossiers Pour réaliser d autres types d actions sur les dossiers, procéder de manière identique en utilisant les autres choix de la liste d actions. Les principales actions sont : - Renommer un dossier, - Détruire (c'est-à-dire supprimer) un dossier, - Télécharger un dossier complet sur votre poste de travail pour l archiver. Si le dossier est trop volumineux, il est possible de le télécharger compressé au format ZIP. GIE TéléSanté Aquitaine, 180 rue Guillaume Leblanc Bordeaux - tél : fax : /11

10 III. Options et paramètres personnels Cpsure Webmail donne la possibilité aux utilisateurs de gérer leurs paramètres personnels àl aide de l icône suivante : A. Options générales Ces options permettent : - d effectuer un changement des données personnelles de nom, d adresse et de signature des messages, - de modifier la police ou le style de la boite aux lettres, - de modifier la configuration du serveur de courriel et des dossiers, - de définir les tâches à effectuer lors de la connexion. B. Options de message Ces options permettent : - de définir les options d envoi des messages, - de configurer l'affichage des messages, - de choisir les préférences pour les déplacements et la destruction des messages, - de régler la vérification de l'arrivée de nouveaux messages, et des alertes, - le paramétrage de la récupération de courrier depuis d'autres comptes de messagerie (Hôpital, personnelle, etc.). GIE TéléSanté Aquitaine, 180 rue Guillaume Leblanc Bordeaux - tél : fax : /11

11 C. Les options de sécurité 1. Options S/MIME - Activation S/MIME, - Import/ Export de clé de confidentialité. ATTENTION : La gestion de ces options doit être faite par un utilisateur averti, car une modification peut entraîner le disfonctionnement de votre boîte aux lettres sécurisée. 2. Gestion des modes de connexions et d authentification L accès au compte de messagerie est sécurisé par des mécanismes d authentification forte. Plusieurs moyens d authentification sont possibles : - carte CPS du professionnel de santé, - clés USB d authentification (type i-key) contenant des certificats numériques, - plus généralement, tous certificats numériques de type X509, - mode urgence ou «brise glace» (login - mot de passe). Ces différents modes d authentification peuvent être activés (ou pas) par l utilisateur dans ses paramètres personnels. Ces options se modifient dans le menu de gestion des modes de connexion. Un mode de connexion s active ou se désactive en sélectionnant/désélectionnant les cases à cocher correspondantes. D. Autres options Ces options permettent : de changer les préférences d'affichage telles que le thème, le nombre de messages affichés par page et comment ils sont triés, de créer des règles de filtrage pour organiser les arrivées de messages, les trier dans des dossiers, et éliminer les spams, de sélectionnez les carnets d'adresses à utiliser pour l'ajout ou la recherche d'adresses. GIE TéléSanté Aquitaine, 180 rue Guillaume Leblanc Bordeaux - tél : fax : /11

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