e-seal Instructions d utilisation pour les partenaires externes e-seal_2_8_11_0096_ume Auteur : Date : Signature : Alex Reiner Auteur Approbation

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1 e-seal e-seal_2_8_11_0096_ume Instructions d utilisation pour les partenaires externes Auteur : Date : Signature : Alex Reiner Auteur Approbation Ralf Kästingschäfer Gestionnaire de projet Marc Reitenspiess Chef, Qualité des projets Novartis Template IT V / 13 e-seal_2_8_11_0096_ume_f_1.0.doc

2 Historique du document : Version Date Auteur Commentaires Alex Reiner Version initiale Novartis Template IT V / 13 e-seal_2_8_11_0096_ume_f_1.0.doc

3 1 Objectifs Préalables Restrictions Utilisation appropriée Utilisation hors ligne Instructions Inscription à e-seal Vous recevez un avis d inscription et vous devez ensuite vous inscrire Activation de votre compte par un associé de Novartis Réception et envoi de courriels sécurisés Envoi d un courriel sécurisé par un associé de Novartis Réponse au moyen de la fonction de réponse sécurisée Envoi d un courriel sécurisé à un associé de Novartis Rédaction d un courriel à l aide du client Web de rédaction sécurisé Procédure à suivre en cas d oubli du mot de passe Prise en charge des gros fichiers Mise à jour de votre profil Annulation de l inscription au système e-seal Téléchargement du certificat S/MIME ou OpenPGP Réinscription Novartis Template IT V / 13 e-seal_2_8_11_0096_ume_f_1.0.doc

4 1 Objectifs Le système e-seal permet d échanger, en toute sécurité, des courriels et des fichiers avec les associés de Novartis ainsi que toutes ses sociétés affiliées. Ce document fournit des instructions et des lignes directrices à suivre pour exécuter ces opérations. 2 Préalables Pour pouvoir utiliser le système e-seal vous avez besoin des éléments suivants : une adresse de courriel et un client de courriel configuré pour accéder à la boîte aux lettres associée à l adresse; un navigateur Web récent prenant en charge les applets Java et le langage JavaScript. 3 Restrictions 3.1 Utilisation appropriée - Le système e-seal ne doit être utilisé que pour les activités commerciales. - Les utilisateurs des pays suivants ne sont pas autorisés à utiliser le système e-seal : Cuba, Iran, Iraq, Libye, Syrie, Corée du Nord et Soudan 3.2 Utilisation hors ligne Vous ne pouvez pas utiliser le système e-seal hors ligne. Si vous désirez envoyer un courriel sécurisé rédigé hors ligne, enregistrez-le dans le dossier Draft et envoyez-le de façon sécuritaire lorsque vous avez de nouveau accès au réseau. 4 Instructions 4.1 Inscription à e-seal Vous recevez un avis d inscription et vous devez ensuite vous inscrire. - Le premier courriel sécurisé envoyé par un associé de Novartis déclenche l envoi d un avis d inscription. Vous n avez qu à vous inscrire une seule fois pour pouvoir utiliser le système de courriel sécurisé e-seal. - Pour ce faire, il suffit de suivre les instructions accompagnant l avis d inscription. Novartis Template IT V / 13 e-seal_2_8_11_0096_ume_f_1.0.doc

5 1. Cliquez sur le lien Click here to register dans le courriel d avis. 2. Entrez votre nom (champs First Name et Last Name). 3. Entrez votre mot de passe dans le champ Password (8 caractères au moins). 4. Entrez une question dans chacune des cases Forgot Password Question et une réponse dans chacun des champs Answer (4 caractères au moins). 5. Lisez les conditions d utilisation (Terms of Use). 6. Téléchargez le certificat S/MIME ou PGP si vous désirez envoyer et recevoir des courriels cryptés S/MIME ou PGP, respectivement. 7. Entrez une phrase secrète dans le champ Pass Phrase. 8. Confirmez les données entrées en cliquant sur I accept and register. Novartis Template IT V / 13 e-seal_2_8_11_0096_ume_f_1.0.doc

6 4.1.2 Activation de votre compte par un associé de Novartis - Pour que votre compte devienne actif, il doit être activé par un associé de Novartis. - L associé de Novartis confirme les données de compte et ce dernier est ensuite activé. Le compte est annulé si les données ne concordent pas. 4.2 Réception et envoi de courriels sécurisés Envoi d un courriel sécurisé par un associé de Novartis - Pour lire un courriel, ouvrez le fichier joint (securedoc.html) du courriel que vous avez reçu : - Une fois entré le mot de passe défini lors de l inscription, le courriel original est décrypté et affiché : Novartis Template IT V / 13 e-seal_2_8_11_0096_ume_f_1.0.doc

7 4.2.2 Réponse au moyen de la fonction de réponse sécurisée - Pour répondre à un courriel sécurisé, vous pouvez utiliser la fonction Secure Reply. Vous pouvez rédiger un message et y ajouter des pièces jointes à partir de la page Web de réponse sécurisée : - Comme dans votre programme de courriel standard, vous pouvez utiliser les fonctions Forward et Reply to All, selon le cas. 4.3 Envoi d un courriel sécurisé à un associé de Novartis Rédaction d un courriel à l aide du client Web de rédaction sécurisé. - Ce site Web sécurisé permet d envoyer un courriel sécurisé à un associé de Novartis. La page Web permet de rédiger un courriel et d y ajouter des pièces jointes : 1. Ouvrez une session sur le site Web de rédaction sécurisé du système e-seal à l adresse (Login) en utilisant votre adresse de courriel et votre mot de passe d inscription. 2. Cliquez sur Compose Entrez les destinataires et l objet, au besoin, et entrez le texte dans le champ Message. Novartis Template IT V / 13 e-seal_2_8_11_0096_ume_f_1.0.doc

8 4. Pour ajouter des pièces jointes, cliquez sur Attachments. Cliquez sur Browse pour rechercher, dans votre répertoire, le fichier à joindre et cliquez sur Attach pour ajouter le fichier au courriel. Cliquez sur Done lorsque vous avez terminé. 5. Cliquez sur Send (coin supérieur droit) pour envoyer le courriel. 6. N oubliez pas que le texte de l objet du courriel n est pas encrypté. 4.4 Procédure à suivre en cas d oubli du mot de passe Tant que votre compte n a pas été bloqué en raison d un trop grand nombre de tentatives infructueuses d ouverture de session dans le système e-seal, il est possible de modifier un mot de passe oublié comme suit : 1. Accédez à la page du site Web e-seal à l adresse 2. Cliquez sur Login. 3. Cliquez sur Forgot Password? 4. Entrez votre adresse de courriel. 5. Répondez aux questions. Novartis Template IT V / 13 e-seal_2_8_11_0096_ume_f_1.0.doc

9 6. Modifiez votre mot de passe. 7. Accédez à la page d ouverture de session. 8. Utilisez le nouveau mot de passe pour ouvrir une session ou ouvrir une enveloppe. 4.5 Prise en charge des gros fichiers Les fichiers dépassant la taille maximale autorisée pour les pièces jointes aux courriels peuvent être transférés comme suit : 1. Ouvrez une session sur le site Web de rédaction sécurisé du système e-seal à l adresse (Login) en utilisant votre adresse de courriel et votre mot de passe d inscription. 2. Créez un courriel (en remplissant les sections de destinataire, copie conforme, copie conforme invisible, objet et corps du texte) : Novartis Template IT V / 13 e-seal_2_8_11_0096_ume_f_1.0.doc

10 3. Cliquez sur Attachments. 4. Lorsqu un fichier joint dépasse 5 Mo, le fichier n est pas inclus dans le courriel mais stocké sur le serveur. Dans le courriel, le fichier proprement dit est remplacé par une pièce jointe en format html. Novartis Template IT V / 13 e-seal_2_8_11_0096_ume_f_1.0.doc

11 5. Le destinataire reçoit un courriel comme d habitude, mais lorsqu il ouvre la pièce jointe html, il est invité à télécharger le fichier directement à partir du serveur. 6. Les fichiers sont éliminés automatiquement du serveur après sept jours (aucune sauvegarde n est effectuée). Novartis Template IT V / 13 e-seal_2_8_11_0096_ume_f_1.0.doc

12 4.6 Mise à jour de votre profil 1. Ouvrez une session sur le site Web de rédaction sécurisé du système e-seal à l adresse (Login) en utilisant votre adresse de courriel et votre mot de passe d inscription. 2. Cliquez sur Edit Profile. 3. Effectuez les mises à jour nécessaires. (Remarque : Vous ne pouvez pas modifier l adresse de courriel dans un profil existant. Pour mettre à jour l adresse de courriel, vous devez vous réinscrire.) Remarque : Pour pouvoir modifier votre adresse de courriel, vous devez fermer votre compte et vous réinscrire. Pour accéder aux courriels à partir de votre ancienne adresse de courriel, utilisez cette ancienne adresse ainsi que le mot de passe qui y est associé. Pour accéder aux courriels postérieurs à la modification, utilisez votre nouvelle adresse ainsi que le mot de passe correspondant. Novartis Template IT V / 13 e-seal_2_8_11_0096_ume_f_1.0.doc

13 4.7 Annulation de l inscription au système e-seal 1. Ouvrez une session sur le site Web de rédaction sécurisé du système e-seal à l adresse (Login) en utilisant votre adresse de courriel et votre mot de passe d inscription. 2. Cliquez sur Edit Profile. 3. Cliquez sur Deregister si vous n avez plus besoin d accéder au système de courriel sécurisé : 4.8 Téléchargement du certificat S/MIME ou OpenPGP 1. Accédez au site Web sécurisé à l adresse 2. Cliquez sur Edit Profile. 3. Cliquez sur Browse (avec Optional: Upload S/MIME or OpenPGP certificate). 4. Choisissez le certificat voulu dans votre répertoire. 5. Cliquez sur OK. N oubliez pas qu à titre de partenaire externe avec S/MIME ou OpenPGP, vous ne pouvez pas envoyer de courriels encryptés aux personnes autres que les associés de Novartis. Pour transmettre des courriels à ces personnes, envoyez vos courriels à votre personne-ressource chez Novartis pour que celle-ci l achemine au destinataire voulu. 4.9 Réinscription Après une annulation d inscription, toutes les données d utilisateur sont supprimées du système e-seal. Pour se réinscrire, il faut suivre la procédure d inscription décrite ci-dessus. Autrement dit, un associé de Novartis doit vous envoyer un courriel sécurisé pour déclencher de nouveau le processus d inscription (voir 4.1). Novartis Template IT V / 13 e-seal_2_8_11_0096_ume_f_1.0.doc

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