Mode opératoire. Dossier CPF du demandeur d emploi

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1 Mode opératoire Dossier CPF du demandeur d emploi CPF - Gestion Version 6 Mars 2016

2 Sommaire Page La création du dossier de formation 4 Le choix de la formation 5 Le contenu du dossier de formation 11 L onglet «le titulaire» 13 L onglet «la session» 16 L onglet «le financement» 17 La validation du dossier 20 La clôture du dossier 22 Annexe : les niveaux d habilitation dans le SI CPF 27 J y vais J y vais J y vais J y vais J y vais J y vais J y vais J y vais J y vais 2

3 La création du dossier de formation Le dossier de formation permet de gérer toute information utile concernant une formation dont souhaite bénéficier un titulaire au titre de son compte personnel de formation. Il est possible d initier plusieurs dossiers de formation. La création d un dossier de formation est autorisée en fonction des droits accordés* par l administrateur principal aux gestionnaires. Si les droits ne sont pas accordés*, le bouton «Créer un dossier de formation» n apparaît pas. * cf annexe p 23, «Les niveaux d habilitation dans le SI CPF» 3

4 Le choix de la formation : première étape du dossier Le dossier de formation peut être initié en renseignant un code de formation éligible au compte personnel de formation (CPF) 2 grâce au moteur de recherche des formations éligibles. 4

5 À noter Le choix de la formation : utilisation d un code «CPF» 1 Si vous possédez déjà le code CPF de la formation souhaitée, saisissez-le directement dans le champ prévu puis cliquez sur «Rechercher». Message d alerte en cas d utilisation du code d une formation éligible expirée : «Aucune formation éligible ne correspond aux critères sélectionnés : veuillez effectuer une nouvelle recherche.» 5

6 Le choix de la formation : le moteur de recherche Le moteur de recherche intègre les listes de formations élaborées par les branches professionnelles, au niveau national interprofessionnel, ainsi que par les Régions. Il est possible de trouver une formation en effectuant une recherche par critères. Pour cela, renseignez les informations demandées, puis appuyez sur «Rechercher». L utilisation des mots-clés est facultative mais combinée à des critères avancés, elle vous permettra d optimiser votre recherche. 2 Les mots-clés sont importants pour affiner les résultats liés à la liste nationale interprofessionnelle. Cette dernière reprend l ensemble des formations à l échelle nationale, soit plusieurs milliers de formations. 6

7 Le choix de la formation : le résultat La liste des formations correspondant au «code CPF» ou aux critères renseignés, apparait alors en bas de page. Détail de chaque formation en appuyant sur le «+» Dès la page de résultats, le nom de l éditeur qui a rendu cette formation éligible est affiché : en cas de doublon, cette information facilite le choix. Une fois la formation identifiée, appuyez sur l onglet «Choisir cette formation» pour la sélectionner. 7

8 À noter Le choix de la formation : la sélection En choisissant une formation, son intitulé est automatiquement généré dans le champ prévu à cet effet et le code CPF est précisé. Vous pouvez voir la case «dossier confidentiel». Si la case est cochée : L intitulé peut être modifié pour préciser la formation et personnaliser le titre. Le détail de la formation, y compris les critères d éligibilité, peuvent être consultés en cliquant sur la loupe. 8

9 Le choix de la formation : ouvrir un dossier «en cours d élaboration» Il est possible de modifier, pour le compléter, un dossier à l état «en cours d élaboration». Message d alerte en cas d ouverture d un dossier lorsque la formation sélectionnée est expirée : «La formation choisie ne correspond plus à une formation pouvant donner lieu à un dossier de formation. Veuillez effectuer une nouvelle recherche.» 1 ce message s affiche sur un fond bleu, le dossier peut encore être validé car cette formation est expirée depuis moins de trois mois. 2 ce message s affiche sur un fond rouge, le dossier ne peut plus être validé : une nouvelle certification doit être sélectionnée. 9

10 Le dossier de formation : Le contenu Le dossier de formation se présente sous la forme de 3 onglets : Le titulaire : caractéristiques du titulaire (notamment reconnaissance BOETH*) et, le cas échéant, de son employeur, La session : la durée, la session et l organisme formateur Le financement : coût pédagogique, heures DIF / CPF mobilisées et abondements * Bénéficiaire de l obligation d emploi de travailleur handicapé 10

11 Le dossier de formation : Le contenu Les étapes clés d un projet de formation se traduisent par 3 statuts successifs. Le statut du dossier est affiché au-dessus de l intitulé de la formation. Une description de ces statuts est présente au bas de chaque onglet «En cours d élaboration» : Le projet de formation n'est pas finalisé : Toutes les données peuvent encore être modifiées et le dossier peut être supprimé. Le titulaire est libre de créer, renseigner, modifier ou supprimer le projet de formation. «Validé» : L ingénierie financière du projet de formation est validée et le titulaire a donné son accord. Le dossier de formation ne sera modifiable qu à l étape finale : la clôture. Les heures DIF et CPF prévues sont réservées. L action de valider le dossier de formation n est pas disponible pour le titulaire. «Clos» : La formation est indiquée comme réalisée totalement, partiellement ou pas du tout, avec un impact possible sur le financement qui peut alors être revu. Les heures DIF et CPF réellement consommées sont débitées des soldes disponibles du titulaire. L action de clore le dossier de formation n est pas disponible pour le titulaire. 11

12 L onglet «Le titulaire» La case «BOETH» peut être cliquée par le titulaire ou par le CEP 12

13 Cas particulier : le statut «CSP» (1) 1 - Impact au niveau de la recherche Sélectionner le statut «En contrat de sécurisation professionnelle» dans la recherche d une formation entraîne la saisie des champs : «Ma région de résidence» «Ma branche professionnelle» Ainsi, la recherche s effectue sur la base de : la liste COPANEF, la liste COPAREF demandeur d emploi de son lieu de résidence, la liste CPNE de branche de son ancien employeur. Les formations éligibles de droit : VAE + CléA Comme pour le statut «Salarié», le périmètre de la recherche peut être limité à la branche professionnelle. 13

14 Cas particulier : le statut «CSP» (2) 2 - Impact au niveau du dossier de formation Données identiques à celles demandées pour un demandeur d emploi Donnée spécifique à une personne en CSP 14

15 À noter L onglet «La session» Durée de la formation : Seules les heures hors période en entreprise doivent être prises en compte*. Dates de la formation : En cas de sessions multiples : Du : date de début de la première session, Au : date de fin de la dernière session. * La saisie des heures se fait en heures pleines arrondies au nombre entier inférieur, exception faite pour les formations de moins d une heure (saisir 1) 15

16 Onglet «Le financement» : la saisie Données obligatoires : la date d accord du titulaire La durée totale Le coût pédagogique total 2 Saisi dans l onglet «La session» Le total du financement afférent aux heures mobilisées par le titulaire est saisi. 2 - La saisie de l organisme financeur est obligatoire. Lorsqu aucune heure DIF/CPF n est mobilisée, préciser l organisme qui finance l abondement FPSPP, soit Pôle emploi, soit la Région. 16

17 L onglet «Le financement» : ajouter un abondement Sélectionnez un financeur Abondement FPSPP 2015 Accord Etat Accord de branche Liste complète des Accord de région Accord d entreprise financeurs OPCA OPACIF Employeur Pôle Emploi AGEFIPH Titulaire Autres Région Alsace Région Aquitaine Région Auvergne Région Basse Normandie Région Bourgogne Région Bretagne Région Centre Région Champagne-Ardenne Région Corse Région Franche-Comté Région Guadeloupe Région Guyane Région Haute-Normandie Région Ile de France Région Languedoc-Roussillon Région Limousin Région Lorraine Région Martinique Région Midi-Pyrénées Région Nord-Pas-de-Calais Région Pays de la Loire Région Picardie Région Poitou-Charentes Région Provence-Alpes-Côte d'azur Région Réunion Région Rhône-Alpes 17

18 Onglet «Le financement» : Utilisation de l abondement FPSPP 2015 En cas d utilisation de l abondement FPSPP 2015 pour le financement du dossier de formation, des contrôles sont effectués, au moment de la validation. Ils permettent de vérifier que : - le cumul entre le nombre d heures dans le compte d heures DIF du titulaire et l abondement FPSPP n est pas supérieur à la durée totale de la formation, dans la limite de 100 heures, - l abondement FPSPP n a pas déjà été utilisé, même partiellement. Si un dossier de formation comprenant un abondement FPSPP a été validé en non réalisé, un abondement FPSPP peut être utilisé dans un nouveau dossier. Exemples de messages d erreur : Compte DIF : 70 h Durée de la formation : 120 h Saisie Abondement FPSPP : 50 h Compte DIF : 0 h Durée de la formation : 150 h Saisie Abondement FPSPP : 120 h Le titulaire a déjà bénéficié d un abondement FPSPP, même inférieur à 100 h. 18

19 À noter La validation du dossier Les indicateurs de validité sont actionnés dès lors que les données obligatoires sont renseignées. Lors de la validation, une confirmation est nécessaire. Les heures DIF et CPF sont réservées et donc inutilisables pour tout autre dossier de formation. Voir également l option «Rejeter», p 28 19

20 Le dossier validé Après validation du dossier de formation, celui-ci apparaît dans la liste des dossiers de formation, avec pour indication : l intitulé de la formation, les dates prévisionnelles de formation, les heures DIF et CPF réservées, les références de l organisme et des gestionnaires intervenus. Un bouton «Actions» regroupe les fonctionnalités encore disponibles selon votre niveau d habilitation et le statut du dossier de formation. 20

21 La clôture du dossier 1 / 4 Pour consulter les informations du dossier de formation du titulaire, cliquez sur «Consulter». Pour saisir les informations liées à la «vérification du service fait», cliquez sur «Clore». Le dossier de formation est alors accessible pour mentionner la réalisation et le financement définitif.! «Si votre niveau d habilitation* ne permet pas de clore les dossiers de formation, le bouton Clore» n est pas présent à l écran (cf rubrique «Les habilitations») *cf annexe p 26, «Les niveaux d habilitation dans le SI CPF» 21

22 La clôture du dossier 2 / 4 L onglet «Financement» présente les données telles qu elles ont été validées. Dans un premier temps, les informations saisies ne sont pas modifiables. En premier lieu, il est nécessaire de répondre aux questions relatives à la formation en termes de réalisation et de financement. 22

23 La clôture du dossier 3 / 4 Les champs «durée totale» et «coût pédagogique» doivent être mis à jour selon que la formation a été : réalisée, réalisée partiellement, non réalisée. Dans les cas de non réalisation ou réalisation partielle, un motif doit être indiqué. Désormais, des motifs sont proposés dans une liste déroulante. 23

24 La clôture du dossier 4 / 4 Si le financement n est pas identique à celui initialement prévu, les zones de saisie deviennent accessibles. Toutes les rubriques peuvent alors être modifiées à la hausse ou à la baisse, voire remises à zéro à l exception des valeurs saisies dans les champs «nombre d heures mobilisées», DIF et CPF, qui ne peuvent pas être augmentées*. A noter : les données saisies initialement apparaissent, pour mémoire, à côté du champ à modifier et sont sauvegardées dans le dossier «Clos». Après modification, clore le dossier. Une confirmation est demandée. Les indicateurs de validité étant actionnés dès lors que les données obligatoires sont renseignées, la clôture est effectuée sans contrôle de validité du financement. * Au cas où un autre dossier de formation utiliserait le solde d heures DIF/CPF 24

25 Le dossier clos Après clôture du dossier de formation, celui-ci apparaît dans la liste des dossiers de formation, avec pour indication : l intitulé de la formation, les dates réelles de formation, les heures DIF et CPF utilisées, les références de l organisme et des gestionnaires intervenus. 25

26 Annexe : Les niveaux d habilitation dans le SI CPF En fonction du niveau d habilitation, des boutons d action sont disponibles : Tous niveaux Niveau 2 et supérieurs Niveaux 3 et 4 Niveaux 3 et 4! Niveaux 3 et 4 Niveaux 3 et 4 Niveau 4 Si ces boutons n apparaissent pas alors que votre activité nécessite ces actions, contactez votre administrateur principal ou délégué. Un dossier «En cours d élaboration» peut désormais être rejeté lorsque sa validation n est pas possible. L utilisation du bouton «Rejeter» implique la saisie d un motif dans une liste déroulante. 26

27 En cas de difficulté l équipe CPF-Gestion vous accueille au : votre hotline «organismes» 27