COMITE TECHNIQUE REUNION DU 27 MARS 2017

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1 COMITE TECHNIQUE REUNION DU 27 MARS 2017 CABINET DU PRESIDENT PROPOSITION D ORGANISATION DE LA DIRECTION DE LA COMMUNICATION ET DES RELATIONS PUBLIQUES APRES PREFIGURATION RAPPORT POUR AVIS La Direction de la Communication et des Relations Publiques (DCRP) résulte de la fusion de la Direction de la Communication, du Protocole (Lille) et de la Direction de la Communication, Edition, Multimédia (Amiens). Rattachée au cabinet du président, la DCRP propose et met en œuvre la stratégie de communication institutionnelle valorisant l action de la collectivité dans l exercice de ses missions et permettant de renforcer la connaissance de l institution auprès du public. A ce titre, elle mobilise les différents supports de communication, notamment numériques. Elle a également la responsabilité de la stratégie de relations publiques et de sa mise en œuvre, dans toutes ses dimensions (relations presse, marketing territorial, mécénat, évènementiel). La DCRP bénéficie par ailleurs d un rattachement à la Direction Générale des Services, sur les champs administratifs et financiers ainsi que sur la gestion des ressources humaines. LA METHODE DE PREFIGURATION En préalable aux séminaires de préfiguration, chaque agent a été reçu par le directeur préfigurateur. Ces entretiens visaient à écouter les agents sur leur parcours et leur vécu professionnel et à leur présenter l esprit de la préfiguration, tel que décrit ci-après, en leur permettant de réagir à chaud. Ce temps, indispensable pour faire connaissance avec les agents, a aussi permis de penser une réorganisation qui tienne compte des situations individuelles, des aspirations personnelles et des dynamiques collectives à préserver. Il est notable que beaucoup d agents ont sollicité d autres entretiens individuels aux momentsclés de la préfiguration, dans la foulée des séminaires, ce qui porte le nombre de ces rendezvous sur la période à plus d une centaine. A ces entretiens individualisés se sont ajoutés des questionnaires collectifs, les baromètres de la direction. Cet outil, dont les résultats ont été transmis intégralement aux agents et analysés en séminaire, permettait de prendre le pouls du collectif, d identifier les points de vigilance et de favoriser l expression des agents moins à l aise pour s exprimer en public ou dans le bureau du directeur (les questionnaires étaient entièrement anonymes). Parallèlement à ces travaux, des réunions thématiques ont eu lieu, avec l équipe protocole, les équipes éditoriales (vidéo, web, presse, magazine) et l équipe des chargés de communication, pour travailler sur les procédures, les relations avec les autres directions et les relations à l interne. Nous avons ainsi pu nous doter d une charte éditoriale et d une charte graphique, de procédures administratives partagées d une procédure générale de saisine de la DCRP par des tiers, qu il s agisse de directions ou de vice-présidents. Trois séminaires de direction ont été organisés. Le premier, le 10 octobre 2016 à Lille, a permis de présenter l esprit de la préfiguration et de s essayer, le temps d une réunion, à la revue de projets, exercice prévu dans la réorganisation 1

2 à venir. Ce premier temps de lancement en plénière, sans être parfaitement concluant en termes de cohésion d équipe, a néanmoins permis à des agents - qui pour certains collaboraient depuis plus d un an - de se rencontrer. Le séminaire intermédiaire (18 novembre 2016, Amiens) a, de l avis général, permis à notre direction de franchir un cap, de transcender l opposition Amiens-Lille et d expérimenter le mode projet en grandeur réelle, à travers des ateliers riches et conviviaux. Il s agissait de mener à bien un projet en petits groupes, dont chaque membre représentait une «famille» de la direction. L intérêt résidait autant dans les difficultés rencontrées par chaque groupe, qui témoignaient de la nécessité d approfondir une procédure ou de mieux définir une fonction, que dans la possibilité pour des agents qui ne se connaissaient pas ou peu de se découvrir. La matinée avait été consacrée à une discussion autour d un projet d organigramme, en compagnie de notre référente RH. Les questions relatives à l attribution des postes ont ainsi pu être évoquées, même si la méthode n était pas encore tout à fait stabilisée en cette minovembre. Le séminaire conclusif (15 décembre 2016, Lille) visait à présenter un organigramme-cible stabilisé et à élucider les zones d ombre dans les relations de la DCRP avec d autres directions avec lesquelles nous avons vocation à être en dialogue permanent. A cette occasion, les directeurs concernés avaient été invités à venir rencontrer les agents et dialoguer avec eux. Cela n a pas été possible pour certains d entre eux, mais rendez-vous a été donné lors de la prochaine plénière de la direction, au mois de février Les ateliers de l après-midi étaient consacrés à un travail sur les définitions et les périmètres d action de chaque fonction de la direction et à un travail sur les procédures. Si la présentation de l organigramme, le matin, a permis l expression de questionnements avant tout personnels et l interpellation des RH et de la Direction sur les modalités d accès aux postes, l après-midi a été marquée par une grande convivialité et la confirmation de l émergence d un esprit d équipe, tel qu il était apparu lors du séminaire intermédiaire. L ESPRIT DE LA PREFIGURATION Devenir une agence intégrée Dans un contexte de forte contrainte budgétaire, la nécessité d acter l internalisation des moyens s impose. Si les deux directions de la communication disposaient en leur sein d agents formés aux différents métiers de la communication, leur configuration n était pas toujours propice à cette approche intégrée. Le principal objectif de la préfiguration, en termes d organisation générale, a été de développer un mode de fonctionnement inspiré des agences de communication. Pour atteindre cet objectif, trois principes ont été identifiés : La spécialisation (développer ou valoriser les compétences des agents pour répondre à de nouveaux enjeux, remplir de nouvelles missions). Sans écarter la notion de polyvalence, indispensable à la continuité du service public, cette spécialisation implique la création de fonctions nouvelles, qui réclameront un travail d imprégnation ou de formation pour permettre aux agents d exercer au mieux leurs missions. - La formation (acquérir de nouvelles compétences pour permettre à la direction de s adapter à ce nouveau contexte) 2

3 - La polyvalence (assurer une continuité de service au sein des équipes, en étant impliqués et solidaires) Outre la recherche de l efficience, ce principe de fonctionnement avait l avantage de fonder une organisation nouvelle, qui ne soit pas une simple adaptation de l organisation d une «ancienne direction» qui aurait été plaqué sur une équipe élargie. L objectif de cette préfiguration, partagé avec les agents, était bien de créer une nouvelle direction. Des familles de métiers pour valoriser l apport de chacun Chaque entité de la DCRP porte un nom qui valorise son apport dans l atteinte des objectifs collectifs, son rôle dans l organisation, son métier. - La Direction, qui traduit de façon opérationnelle les orientations stratégiques données par le cabinet et veille à la bonne application du plan de communication ; elle contient la fonction nouvelle de planning stratégique. Elle comprend également un directeur adjoint qui peut être amené à se substituer au directeur dans ses missions d animation des équipes et de représentation. Il peut être amené à évaluer les chefs de service et les chargés de communication. - Les chargés de communication qui, à l interface de l ensemble des équipes de la direction, en lien avec les délégués des vice-présidents et conformément à la stratégie développée par le cabinet du président, mobilisent des moyens et co-conçoivent des messages ; cette activité, combinée à leur rattachement au directeur, en fait de véritables consultants internes à la Région. - La Ressource, incarnée par le Service administratif et financier, qui intervient sur les questions administratives à l interface des fonctions supports de la Région (informatique, juridique, commande publique, finances) ; plus qu un opérateur des fonctions de gestion, la Ressource est un acteur à part entière de la vie de la direction, intégré de manière systématique aux groupes projets. - Le Studio, qui propose des créations pour l ensemble des campagnes de la Région ; il est aussi chargé des travaux d exécution de l ensemble de la communication institutionnelle et de l achat média. C est donc toute la chaîne «publicitaire» qui est rassemblée dans un même service. - La Rédaction, qui réalise et diffuse l ensemble des contenus éditoriaux ; afin de garantir la cohérence éditoriale, elle réunit quatre services : le plurimédia, le web, la vidéo et la presse. - La Marque, qui prend en charge la visibilité et l image de marque de la Région, notamment dans la dimension évènementielle de son expression ; c est la Marque qui prend en charge la stratégie de marketing territorial, dont les salons professionnels et les partenariats sont deux vecteurs majeurs. ORGANIGRAMME La Direction se compose de 88 postes dont 2 par redéploiement. Elle a pour particularité de regrouper de nombreux métiers différents, particularité renforcée par le projet de préfiguration, qui vise à structurer la direction de la communication comme une véritable agence de communication interne à la Région Hauts-de-France. Au-delà de l objectif de réduction des dépenses, cette organisation vise à reconnaître et valoriser le travail des agents. Cette 3

4 reconnaissance, que les agents appellent de leurs vœux, implique une spécialisation, visible sur l organigramme présenté ci-après. Organisation hiérarchique La DCRP se compose de 4 services indépendants : Le service administratif et financier (8 postes dont 1 Responsable de service, 1 Responsable de service adjoint-e, 6 Assistant-es de gestion / Assistant-es administratif-ives et financierères) Le service «Marque» (20 postes dont 1 Responsable de service, 1 Responsable de service adjoint-e, 2 Chefs de projet, 5 Chargé-es de mission,, 1 chargé-e de communication, 2 Agents techniques, 1 Responsable de secteur (A), 3 Chargé-es d évènement, 1 Régisseur général (A), 2 Gestionnaires du protocole et des manifestations, 1 Agent technique (C)) Le service «Studio» (16 postes dont 1 Responsable de service, 1 Chargé-e de mission, 3 Assistant-es de communication, 2 journalistes, 1 web designer, 1 Info Graphiste, 1 Concepteur-rice illustrateur-rice PAO et multimédia, 3 Assistant-es PAO, 3 Photographes dont 1 par redéploiement) D une équipe de direction (16 postes dont 1 Directeur-rice, 1 Directeur-rice adjoint-e, 1 Chef de projet, 2 Assistant-es de direction ainsi que la cellule directement rattachée au directeur, rassemblant 9 Chargé-es de communication, 2 Assistant-es de communication (B)) D un département, la Rédaction, comprenant 4 services : le plurimédia, le web, la vidéo, la presse (28 postes dont 1 Responsable de département, 4 Responsables de service, 4 Journalistes plurimedia dont 1 par redéploiement, 1 Secrétaire de rédaction, 1 Chargé-e de communication, 2 Développeur-ses Web, 4 Community managers / Chefs de projet, 1 Journaliste, 4 Attaché-es de presse, 2 Journalistes, 4 Photographes) Mode projet Chaque action majeure du plan de communication fait l objet de groupes projets composés d au moins un membre des entités évoquées plus haut, en s assurant que des agents Lille et Amiens soient présents. Si les chargés de communication ont vocation à travailler prioritairement en mode projet et à conduire des groupes, les travaux en séminaire de préfiguration ont montré que certains groupes projets pouvaient être animés par des agents issus d autres entités de la DCRP. LES RELATIONS ENTRE LES DIFFERENTES EQUIPES DE LA DIRECTION Inscrire le fonctionnement en agence de communication internalisée au cœur de sa démarche de préfiguration a pour conséquence directe, outre la reconnaissance des métiers que reflète le nouvel organigramme, l érection du mode projet en principe organisationnel majeur. Chaque groupe projet est composé de la manière suivante 1 : - Un chef de projet - Un chargé de communication - Un membre de la Marque - Un membre du Studio 4

5 - Un membre de la Rédaction - Un membre de la Ressource Chaque projet fait donc l objet d au moins trois réunions. - Une réunion inaugurale de présentation du projet au cours de laquelle la fiche projet est partagée et amendée. La Direction participe au lancement de cette réunion, de manière à conforter le chef de projet dans l animation de son groupe. - Une ou plusieurs réunions intermédiaires qui servent à vérifier l avancée des travaux ou valider collectivement les livrables qui seront soumis à arbitrage. - Une réunion finale consacrée au débrief et à l évaluation. Comme évoqué plus haut, chaque projet fait l objet d un passage en plénière, lors de la séquence de revue de projet. Un espace de stockage de documents partagé est également mis à la disposition des agents, dans lequel un dossier est réservé aux projets : on y retrouve tous les documents qui se rapportent aux projets en cours (fiche projet, comptes rendus, livrables, etc.). La vie éditoriale de la direction, dont la maîtrise d œuvre revient aux équipes de la Rédaction, s articule autour de l Outil, un logiciel de workflow éditorial. Entièrement conçu et maintenu à l interne, l Outil permet aux chargés de communication une saisie unique de leurs sujets. Ils peuvent ainsi exprimer leurs besoins en un point, y faire les mises à jour nécessaires, sans avoir à multiplier les messages aux différents interlocuteurs. Les équipes de la Rédaction y indiquent leurs propositions de traitement des différents dossiers et l attribution des sujets aux agents. Ce fonctionnement n exclut pas les réunions dédiées pour les évènements qui nécessitent un traitement approfondi ou particulier. 5

6 DIRECTION DU PROTOCOLE ET DES RELATIONS PUBLIQUES 1 Directeur/trice (A) 1 Chargé/e de mission expert/e (A) 1 Assistant/e de Direction (B) CT DU 27/03/2017 NORD PAS DE CALAIS ORGANIGRAMME SOURCE Total des supports autorisés : 18 postes Dont 4 postes concernés par la Direction de la Communication et des Relations Publiques 1 Secrétaire-Assistant/e (C) MANIFESTATIONS ET PROTOCOLE SERVICE ADMINISTRATIF ET FINANCIER ET PROMOTION PAR L OBJET 1 Chef de Service (A) 1 Gestionnaire des Supports de promotion régionale (B) 2 gestionnaires du protocole et des manifestations (B) 1 Secrétaire Assistant/e (C) FICHIER INSTITUTIONNEL 1 Assistant/e de gestion administrative (B) 1 Agent/e de gestion (C) 1 Agent/e d accueil et de ventes (C) GESTION DES INVITATIONS DU PRESIDENT 1 Agent/e de gestion (C) 1 Chef de Service (A) 4 Agent/e/s de gestion de données (C) 6

7 DIRECTION DE LA COMMUNICATION NORD PAS DE CALAIS CT DU 27/03/2017 ORGANIGRAMME SOURCE CHARGÉ/E/S DE COMMUNICATION 9 Chargé/e/s de Communication thématiques (A) 1 chargé/e de communication projets (A) 1 Directeur/rice Adjoint/e (A) 1 Chargé/e de mission Expert (A) 2 Assistant/e/s de direction (B) 1 Chargé/e de mission (A) Total des postes autorisés : 50 SERVICE ADMINISTRATIF ET FINANCIER 1 Gestionnaire Administratif/ive et financier/ère (B) 2 Assistant/e/s Administratif/ive et Financier/ère (B) SERVICE ÉVÉNEMENTIEL 3 Chargé/e/s de communication (A) SERVICE COMMUNICATION INSTITUTIONNELLE 1 Chargé/e de communication expert/e/s (A) 1 Concepteur/trice-illustrateur/trice PAO et multimédia (A) SERVICE IMAGE 1 Chef de service 1 Chef de service adjoint/e (A) 2 Photographes (B) 1 Chargé/e de Communication (A) SERVICE RELATIONS PRESSE 1 Attaché/e/s de presse (A) SERVICE PUBLICATIONS 2 Journalistes (A) SERVICE WEB 3 Chargé/e/s de Communication (A) 3 Assistant/e/s PAO (B) 1 Monteur/euse Audiovisuel (B) 1 Gestionnaire technique (B) 3 Vidéastes (B) 2 Assistant/e/s de communication (B) 7

8 DIRECTION DE LA GESTION FINANCIERE 1 Chargé/e de Mission «Ingénierie et gestion Financières des Fonds Européens» (A) 1 Directeur/trice (A) 1 Directeur/trice Adjoint/e (A) 1 Cadre Administratif/ive (A) 1 Gestionnaire Administratif/ive (B) NORD PAS DE CALAIS CT DU 27/03/2017 ORGANIGRAMME SOURCE Total des postes autorisés : 27 Dont 1 poste concerné par la Direction de la Communication et des Relations Publiques MISSION MECENAT 1 Conseiller/e Technique (A) PILOTAGE BUDGETAIRE EXECUTION COMPTABLE 1 Chef de Service (A) Secteur Financements 1 Chargé/e de Mission expert en charge de la Dette et de la Trésorerie (A) 1 Chargé/e de Mission Gestion de la dette et de la trésorerie (A) Secteur Moyens Institutionnels 2 Comptable/s (B) VISA FINANCIER Secteur «Système d information - Gestion Financière» 1 Responsable de Secteur (A) 1 Cadre Administratif/ve (A) Secteur Recettes 1 Responsable de Secteur (A) 1 Assistant/e Administratif/ive et Financier/e (B) Secteur Maîtrise d ouvrage sur politiques 1 Cadre Administratif/ve et Financier/e (A) Secteur 3 Comptables A (B) 1 Cadre Administratif/ive et Financier (A) 1 Assistant/e 2 Agents Administratif/ve comptables (B) et Financier/e (B) Secteur B 1 Cadre Administratif/ve et Financier (A) 4 Agents comptables (B) Secteur Subvention sur politiques Secteur C 1 Cadre Administratif/ve et Financier/e (A) Cadre Administratif et Financier (A) 2 Agents 3 comptables Comptable/s (B) (B) 1 Assistant/e Administratif/ve et Financièr(e) (B) 1 Chef de Service (A) 1 Cadre Administratif/ive et Financier/e (A) 1 Assistant/e Administratif/ive et Financier/e (B) 8

9 DIRECTION DE LA COMMUNICATION PICARDIE CT DU 27/03/2017 ORGANIGRAMME SOURCE Cellule budgétaire et administrative 1 Responsable de service administratif et financier (A) 1 Directeur/trice (A) * Total des supports autorisés : 31 postes 3 agents sur 2 ½ postes 1 Assistant/e de gestion (B) 1 Assistant/e administratif/ive et financier/ère (C) Equipe Promotion économique Equipe thématique Equipe édition, création Equipe protocole, événements 1 Responsable de service(a) 1 Responsable de service (A) * 1 Responsable de département(a) * 1 Responsable adjoint/e de département(a) * 1 Responsable de département (A) 2 Chargé/e de mission Salons professionnels (A) 4 Chargé/e de communication (A) 1 Assistant/e (B) Agir en Picardie 1 rédacteur/trice en chef adjoint/e (A) * 1 Secrétaire de rédaction (A) Audiovisuel Création 1 Directeur/trice artistique (A) 1 Infographiste (A) 1 Webdesigner (A) 1 Régiseur (A) 1 Chargé/e des relations publiques (A) 1 responsable (A) * 2 journalistes reporters d image (A) Web 1 Chef de projet community manager (A) 2 journalistes (A) Presse 1 Responsable de secteur(a) 1 Chargé/e des relations presse (A) 1 Assistant/e logistique (C) 1 Agent technique (C) 9

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