REGLEMENT INTERIEUR DU DEPARTEMENT D INFORMATION MEDICALE

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1 REGLEMENT INTERIEUR DU DEPARTEMENT D INFORMATION MEDICALE Membres du Groupe de Travail : Dr Sophie Beaufigeau-Pulci (Hôpital Bagatelle, Talence) Dr David Crenn (Hôpital Robert Boulin, Libourne) Dr Gilles Desmaison (polyclinique Francheville, Périgueux) Dr Véronique Gilleron (CHU, Bordeaux) Dr Xavier Jacquelin (Hôpital Robert Boulin, Libourne) Groupe de travail CRIMA Version du 20/02/06

2 2 REFERENCES CIRCULAIRE DH/PMSI n 303 DU 24 JUILLET 1989 relative à la généralisation du Programme de Médicalisation des Systèmes d'information (PMSI) et à l'organisation de l'information médicale dans les hôpitaux publics, Loi n du 27 janvier 1993 modifiant le code de la santé publique (article L.710-5); Décret n du 27 juillet 1994 relatif aux systèmes d informations médicales et à l analyse de l activité des établissements de santé publics et privés et modifiant le code de la santé publique ; Arrêté du 20 septembre 1994 relatif au recueil et au traitement des données d activité médicale et de coût, visées à l article L du code de la santé publique, par les établissements de santé publics et privés visés aux articles L , L715-5 du code de la santé publique et aux articles L , L et L du code la sécurité sociale et à la transmission aux services de l Etat et aux organismes d assurance maladie d informations issues de ces traitements ; Loi n du 1er juillet 1994 relative au traitement des données nominatives ayant pour fin la recherche dans le domaine de la santé et modifiant la loi n du 6 janvier 1978 relative à l informatique, aux fichiers et aux libertés ; Décret n du 9 mai 1995 pris pour l application du chapitre V bis de la loi n du 6 janvier 1978 relative à l informatique, aux fichiers et aux libertés et modifiant le décret n du 17 juillet 1978 ; Articles et du nouveau code pénal ; Décret n du 6 septembre 1995 portant code de déontologie médicale : en particulier les articles 11 et 12 ; Ordonnance n du 24 avril 1996 portant réforme de l'hospitalisation publique et privée; Arrêté du 29 juillet 1998 relatif au recueil, au traitement des données d activité médicale, visé à l article L du code de la santé publique, par les établissements de santé publics et privés financés par dotation globale visé par l article L du même code, et à la transmission visé à l article L du code de la santé publique, aux agences régionales de l hospitalisation et à l Etat, d informations issues de ce traitement; Loi n du 4 mars 2002 relative aux droits des malades et à la qualité du système de santé; Décret n du 29 avril 2002 relatif à l'accès aux informations personnelles détenues par les professionnels et les établissements de santé en application des articles L et L du code de la santé publique; Arrêté du 25 juin 2003 relatif au recueil et au traitement des données d activité médicales des établissements de santé publics ou privés ayant une activité en soins de suite ou de réadaptation et à la transmission d informations issues de ce traitement, dans les conditions définies aux articles L et L du code de santé publique; Arrêté du 31 décembre 2003 publié au bulletin officiel hebdomadaire du ministère des affaires sociales, du travail et de la solidarité n 2004/5 ( ministère de la santé,de la famille et des personnes handicapées ). Les annexes II, III et IV seront publiés au bulletin officiel du ministère, sous les références respectives n 2003/7bis, 2004/2bis et 2004/3bis. Circulaire DHOS\E3 n 187 du 22 avril 2004 relative à la mise en place d une plateforme de service e-pmsi

3 3 LE DEPARTEMENT D INFORMATION MEDICALE (DIM) Article 1 : DEFINITION DU DIM Le Département d Information Médicale (DIM) constitue un service médico-technique. Le médecin chargé de l information médicale effectue le traitement des données médicales nominatives nécessaires à l analyse de l activité. Il veille à la qualité des données qui lui sont transmises et conseille les structures médicales et médico-techniques quant à leur production. Il est informé de l objectif des traitements de l information qui lui sont demandées et participe à l interprétation de leurs résultats. Article 2 : STRUCTURE DU DIM En raison des informations médicales nominatives qu il manipule, ainsi que des exigences de validité et de confidentialité qui s y rapportent, le DIM est sous responsabilité médicale, Le DIM est une structure transversale, En raison des tâches spécifiques qu'il assure et de la nature de l'information traitée, le DIM doit disposer d'un matériel informatique suffisant qui lui soit propre, Le responsable médical du DIM est assisté d un personnel affecté au DIM, dûment informé de ses obligations vis-à-vis du secret médical. Article 3 : FONCTIONS GENERALES DU DIM 3-1 : Recueil et traitement de l information médicale Collige l ensemble des Résumes d Unité Médicale (RUM). afin de constituer les Résumés de Sortie Standardisés (RSS), Met en œuvre le groupage des RSS en Groupe Homogène de Malades (GHM) et en Groupe Homogène de Séjour (GHS), Constitue des fichiers de Résumés de Sortie Anonymes (RSA), Vérifie la cohérence entre les fichiers de RSS. et les données administratives, Assure l analyse et la diffusion des données auprès du Président de la Commission Médicale d Etablissement (CME.), des praticiens et de la Direction de l établissement dans des conditions garantissant la confidentialité et l anonymat des patients, Assure la télétransmission des données PMSI via un réseau internet sécurisé (e-pmsi) et réalise les traitements de fichiers de manière automatique dans le respect de la réglementation en vigueur, Participe à la validation des données PMSI dans le respect de la procédure interne de validation définie par l établissement, Participe au nouveau dispositif de contrôle externe de la production des informations médico-administratives dans le cadre du nouveau mode de financement des établissements de santé publics et privés fondé sur la tarification à l activité (T2A), Est responsable de la conservation des fichiers de RUM et de RSS constitués dans le respect de la réglementation en vigueur.

4 3-2 : Conseil et expertise 4 Participe à l élaboration du Système d Information Hospitalier (SIH), Contribue à la cohérence de l information médicale, Participe à la conception et à l'amélioration du dossier patient, Participe à l élaboration et à la mise en place d indicateurs de qualité et d outils d évaluation, Assure un conseil méthodologique auprès des services médicaux et médico-techniques dans la production de l information médicale. Le praticien ayant dispensé les soins est garant, pour ce qui le concerne, de l exhaustivité et de la qualité des informations transmises au médecin responsable de l information médicale, Est informé de l objectif des traitements de l information qui lui sont demandées et participe à l interprétation de leurs résultats, Coordonne la formation de l ensemble des personnels concernés par la production de ces informations, 3-3 : Gestion de la confidentialité S assure que les traitements automatisés des données nominatives ont fait l objet, avant leur mise en oeuvre, d une demande d avis ou d une déclaration ordinaire auprès de la Commission Nationale de l Informatique et des Libertés (C.N.I.L.), Permet au patient un droit d accès et de rectification sur ses données médicales, selon les dispositions mises en place par l établissement, Veille au respect de l intégrité, de la disponibilité et de la confidentialité des données médicales recueillies ; et s assure que seuls les utilisateurs habilités ont accès aux informations nominatives, A accès aux données médicales nominatives dans le respect du secret médical partagé (article L du code de la santé publique) ; Article 4 : A L INTERIEUR DE l ETABLISSEMENT Le DIM joue, pour tout ce qui concerne l information médicale, un rôle d interface entre les différentes composantes de l établissement ; Le DIM est une structure indépendante ; Le DIM participe à la mise en place et à l évaluation d indicateurs d'activité ou de qualité ; Le DIM joue un rôle d expert dans l utilisation de l information médicale produite par l établissement ; Le DIM travaille en liaison avec le service informatique et la direction du système d information. Il participe à la gestion des droits d accès des données médicales informatisées du SIH. Le personnel du DIM peut bénéficier à sa demande, d une formation en vue d acquérir ou d approfondir une compétence en documentation médicale, en science de l information (statistiques, informatique, épidémiologie), en économie de la santé et en organisation.

5 4-1 : Modalités de collecte des informations et de transmission au DIM 5 Chaque DIM décrit l organisation du recueil de l information médico-administrative au sein de son établissement (recueil identité, mouvements, saisie et codage des diagnostics ou actes etc.). 4-2 : Modalités de production des informations au sein du DIM Suivi de la cohérence entre informations administratives, médicales et éventuellement de facturation Exhaustivité Groupage des séjours Suivi qualité (résultats fonction groupage, DAtIM ) Retour d information, au praticien responsable du séjour, des erreurs détectées afin de lui permettre d effectuer les corrections nécessaires 4-3 : Modalités d utilisation et d analyse des informations au sein de l établissement par le DIM Rapport d activité Retour d information aux praticiens Diffusion de données agrégées Analyse de données suivant une procédure définie par le DIM Article 5 : A L EXTERIEUR DE L ETABLISSEMENT 5-1 : Transmission aux autorités de tutelle La direction, ou par délégation le Médecin responsable du DIM de l établissement communique à la tutelle régionale ou à l'agence régionale de l'hospitalisation, par une méthode de télétransmission agréée par les services de l état concernés, le fichier trimestriel de séjours dans un délai préférentiel de un mois après la fin du trimestre considéré. 5-2 : Transmission à d autres structures extérieures Les études menées à des fins épidémiologiques, socio-économiques en collaboration avec des structures extérieures à vocation de recherche sans but lucratif, font l objet d un cahier des charges précis, d une convention et sont soumises aux dispositions réglementaires concernant la loi informatique et libertés. Dans les conditions prévues à l article L du code de la santé publique,les médecins inspecteurs de la santé publique et les praticiens-conseils des organismes d assurances maladie ont accès, par l intermédiaire du médecin chargé de l information médicale, aux fichiers des résumés de séjours. Ce règlement intérieur a été élaboré le par le Dr médecin responsable du D.I.M. Approuvé par la CME le Approuvé par le CA de l établissement le

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