GUIDE DE RENSEIGNEMENTS

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1 RÉPUBLIQUE DE GUINÉE ÉQUATORIALE Ministère des Affaires Etrangères et Coopération IVème Sommet AFRIQUE- MONDE ARABE Ensemble pour un Développement Économique Durable GUIDE DE RENSEIGNEMENTS Malabo, Guinée Équatoriale, Novembre *********** 1

2 Table des Matières INTRODUCTION PROGRAMME... 4 Évènements en marge du Sommet... 4 ENREIGISTREMENT PROTOCOLE LOGEMENT... 6 TRANSPORT Rois, Émirs, Chefs d État et de Gouvernement... 7 Premières Dames... 7 Représentants des Chefs d État / de Gouvernement... 7 Ministre, Chef de Délégation... 7 SECURITÉ FORMALITÉS POUR LE VISA MÉDIA SERVICES DE SANTÉ ANNEXE I ANNEXE II ANNEXE III ANNEXE IV

3 INTRODUCTION. Les renseignements fournis dans ce guide sont destinés aux participants du Quatrième Sommet Afrique-Monde Arabe qui aura lieu du 17 au 23 Novembre 2016 à Malabo, Capitale de la Guinée Equatoriale. Le gouvernement de la République de Guinée Équatoriale met à disposition de toutes les délégations ainsi que les invités officiels tous les renseignements nécessaires dans le but d assurer une coordination efficace de toutes les activités en relation avec l organisation du Sommet Afrique-Monde Arabe. Le Gouvernement de la République de Guinée Équatoriale estime que c est un grand honneur et un privilège d organiser le Sommet Afrique-Monde Arabe en vue d approfondir la coopération entre les Etats Africains et les Pays Arabes. Afin d assurer de manière satisfaisante tous les préparatifs de cet évènement capital, le Gouvernement de la République de Guinée Équatoriale a créé le Secrétariat du Sommet pour accomplir les tâches de contrôle et de supervision des préparatifs du Sommet. Coordonnées du Secrétariat du Sommet: Secrétariat du Sommet Afrique-Monde Arabe Ministère des Affaires Etrangères, Guinée Équatoriale Malabo II S/N Téléphone:

4 PROGRAMME Dates Évènements 16 Novembre 2016 Réunion de la Commission d Organisation. 17 Novembre 2016 Réunion de la Commission de Coordination. 18 Novembre 2016 Forum Économique. 19 Novembre 2016 Réunion des Hauts Fonctionnaires. 20 Novembre 2016 Rédaction Finale des Documents et Arrivée des Ministres. 21 Novembre 2016 Réunion Ministérielle Mixte (Affaires Etrangères, Finances et Économie) 22 Novembre 2016 a) Arrivée des Rois, Émirs, Chefs d État et de Gouvernement. b) Cérémonie de la Remise du Prix Koweit pour l Exploit Scientifique. 23 Novembre 2016 Sommet Afrique-Monde Arabe. 24 Novembre 2016 Départ des Rois, Émirs, Chefs d État et de Gouvernement. Évènements en marge du Sommet Le Ministre des Affaires Etrangères et Coopération va accueillir les invités lors d une Réception de Bienvenue le 21 Novembre 2016 dont les détails seront communiqués ultérieurement. Son Excellence le Président de la République de Guinée Équatoriale va recevoir les invités lors d un déjeuner officiel le 23 Novembre 2016 dans la Salle de Conférences Internationale de Sipopo. D autres évènements auront lieu en marge du Sommet. 4

5 ENREIGISTREMENT. Le Secrétariat Général du Sommet devra recevoir la liste officielle des membres des différentes délégations ainsi que celle des invités officiels au plus tard une semaine avant leur arrivée. PROTOCOLE. Les Rois, Émirs, les Chefs d États et de Gouvernement seront reçus par la Commission d Honneur à leur arrivée et raccompagnés par cette Commission à leur départ. De plus, des Agents désignés par la Sous- Commission de Protocole accompagneront les autres délégués tout au long du Sommet. Les délégations voyageant en aéronefs privés devront transmettre tous les détails de leurs appareils afin qu elles obtiennent les autorisations de survol et atterrissage du Secrétariat Général Permanent du Bureau National de Coordination à travers les coordonnées fournies ci-dessous : Coordonnées du Service Chargé du Protocole: Responsable de la Sous-Commission Telephone: Responsable-Adjoint Telephone:

6 LOGEMENT La Commission de Logement s occupera de la réservation des chambres d hôtel pour tous les délégations participant au Sommet ainsi que les invités spéciaux dans les villes de Malabo et Sipopo. Par courtoisie du Gouvernement de la Guinée Équatoriale, les invités suivants sont exempts de frais de logement: Les Rois, Émirs, Chefs d Etat et de Gouvernement avec leurs épouses:une Villa Présidentielle. o Si le Chef de Délégation est un Vice-Président, le logement lui sera fourni. Ministre des Affaires Etrangères: Une suite VIP dans un hôtel. Invité Spécial: Une chambre d hôtel. Pour le reste des membres des différentes délégations, les frais de réservation des chambres d hôtel et de logement seront entièrement à leurs frais. En cas de besoin, nous recommandons aux Délégations de prendre contact avec la Commission Chargée du Logement. Coordonnées de la Commission Chargée du Logement: Responsable de la Sous-Commission Téléphone: Responsable de la Sous-Commission Téléphone:

7 TRANSPORT. Le transport des délégations sera fourni par courtoisie du Pays Hôte avec les caractéristiques suivantes: Rois, Émirs, Chefs d État et de Gouvernement Un motocycle d escorte. Un véhicule du Protocole. Deux Mercedes Benz (VIP + réserve). Un véhicule pour les Agents de Sécurité. Un véhicule pour les bagages. Premières Dames Un motocycle d escorte. Un véhicule du Protocole. Un véhicule VIP Un véhicule pour les Agents de Sécurité. Représentants des Chefs d État / de Gouvernement Un véhicule de Police. Un véhicule VIP. Un véhicule du Protocole. Ministre, Chef de Délégation Un véhicule pour le Ministre. Afin de faciliter le transport des délégués durant le Sommet, le Pays Hôte va fournir un service de navette de bus. Nous encourageons tous les délégués d utiliser ce moyen simple et efficace pour leurs déplacements entre les hôtels, le lieu de la Conférence et l aéroport. Coordonnées du Service Chargé du Transport: Responsable de la Sous-Commission Téléphone: /

8 SECURITÉ. Le Gouvernement de Guinée Équatoriale prendra toutes les dispositions nécessaires sur les mesures de sécurité durant la 4ème Sommet Afrique-Monde Arabe. Dans un souci de respecter les mesures de Défense et de Sûreté, les délégations doivent fournir les renseignements détaillés sur leurs Agents de Sécurité porteurs d armes ainsi que leurs licences au Secrétariat du Sommet au plus deux (2) semaines avant le Sommet. Les Agents de Sécurité assurant la garde rapprochée pour les VIPS à travers des appareils de communication par fréquence radio doivent posséder une licence pour leur utilisation.pour ceux qui souhaiteraient utiliser des radios ASN, nous les suggérons de faire la demande de la licence conforme auprès des Autorités Locales par le biais du Ministère des Affaires Etrangères et Coopération. Nous soulignonsque chaque délégation présidentielle a uniquement droit de ramener cinq (5) armes à feu en Guinée Équatoriale. Nous préconisons à toutes les délégations d envoyer tous les renseignements nécessaires pour octroyer les autorisations requises pour les Services de Sécurité en remplissant le formulaire de l Annexe 1 Coordonnées du Service Chargé de la Sécurité: Responsable de la Sous-Commission Téléphone:

9 FORMALITÉS POUR LE VISA. Les membres de délégation ayant des passeports diplomatiques, officiels ou de service ainsi que des passeports ONU/UA de pays n ayant pas de représentation diplomatique de Guinée Équatoriale, recevront un visa d entrée de courtoisie à leur arrivée à Malabo après avoir envoyé la liste officielle de la délégation avec les noms et les copies de leurs passeports. Pour les détenteurs de passeports ordinaires ou originaires d un pays n ayant pas de représentation diplomatique de Guinée Équatoriale, ils devront obtenir leur visa auprès de l Ambassade de Guinée Équatoriale dans le pays le plus proche de leur lieu de résidence. Les passeports doivent avoir une validité minimale de six (6) mois par rapport à la date d entrée et avoir 2 pages vierges au moment de la demande de visa. Les délégations résidant dans des pays où la Guinée Equatoriale possède une mission diplomatique ou consulaire devront obtenir leur visa avant de se rendre en Guinée Équatoriale. Les délégations résidant dans des pays où la Guinée Equatoriale ne possède pas de mission diplomatique ou consulaire devront fournir les justificatifs nécessaires afin qu un visa d entrée leur soit accordé à leur arrivée en Guinée Équatoriale. Coordonnées du Service Chargé des Formalités pour le Visa: Secrétariat du Sommet Afrique-Monde Arabe Ministère des Affaires Etrangères et Coopération, Guinée Équatoriale Malabo II S/N Téléphone:

10 MÉDIA. Tous les membres des médias officiels du 4ème Sommet Afrique- Monde Arabe ainsi que ceux des autres médias ayant effectué une demande d accréditation au préalable auront la possibilité de couvrir le déroulement du Sommet. La Commission va envoyer les informations concernant les médias au Gouvernement de la Guinée Équatoriale une fois le formulaire de demande reçu (joint à ce guide Annexe IV). Chaque État participant qui envoie une équipe de presse officielle a droit à 2 personnes maximum par délégation et ces derniers doivent être enregistrés comme membre de la délégation officielle. Seul le photographe / caméraman seront autorisés à couvrir certaines sessions de la Conférence (pas toutes). L équipe officielle de photographie et de presse vont détenir une identification spéciale afin d accéder à certaines sessions officielles de la Conférence (pas toutes). Des cartes d identification seront exigées pour couvrir les réunions bilatérales entre des pays tiers. Le bureau de liaison de la presse va orienter les médias au cas où un évènement aurait lieu dans une zone restreinte. Les journalistes ne sont pas autorisés à faire la publicité du programme distribué aux médias ou de l utiliser comme source d information. Coordonnées du Service Chargé des Medias: Coordinateur de la Sous-Commission Téléphone:

11 SERVICES DE SANTÉ. Le Gouvernement de la République de Guinée Équatoriale fournira tous les services de santé et d urgence qui s occupera des urgences médicales et seront disponibles au cours du 4ème Sommet Afrique-Monde Arabe. Il y aura des services médicaux de premiers soins et d urgence (cliniques et ambulances) pour les délégués sur les lieux de la Conférence. Un centre hospitalier moderne est situé à proximité de la Salle de Conférences. Coordonnées Service Chargé de la Sante: Coordinateur de la Sous-Commission Téléphone: Fin duivème Sommet ARIQUE MONDE ARABE ******************** ************** ******* 11

12 ANNEXE I FORMULAIRE POUR LES BADGES DE SÛRETÉ - 4 ème SOMMET AFRIQUE MONDE ARABE À MALABO DU 17 AU 23 NOVEMBRE NOMS PRÉNOMS NUMÉRO DE CARTE D IDENTITÉ/PASSEPORT PAYS/ORGANISME SIGNATURE DE L INTERESSÉ CATÉGORIE DES BADGES: Ministre Délégué Agent de Sécurité armé Agent de Sécurité désarmé Protocole Invité Spécial Première Dame Commission de l UA Chauffeur Commission de l UNASUR Agent de Service Mobile Presse Observateur Commission Nationale d Organisation et Coordination des Conférences (CNODC) PS:Joindre à la Note Verbale ÉCRIRE EN LETTRES CAPITALES. 12

13 ANNEXE II FORMULAIRE : BADGES DE SECURITÉ POUR LES VÉHICULES DE LOCATION - 4 Ème SOMMET AFRIQUE MONDE ARABE À MALABO DU 17 AU 23 NOVEMBRE NOM DE L ENTREPRISE / DU PARTICULIER COORDONNÉES TÉLÉPHONIQUES MARQUE ET MODELE DU VÉHICULE NUMÉRO D IMMATRICULATION NOMS DU CHAUFFEUR PRÉNOMS DU CHAUFFEUR NUMÉRO DE TÉLÉPHONE DU CHAUFFEUR PERMIS DE CONDUIRE/DATE DE DELIVRANCE PERMIS DE CONDUIRE /DATE D EXPIRATION PS: Joindre à la Note Verbale ÉCRIRE EN LETTRES CAPITALES. 13

14 ANNEXE III FORMULAIRE D ENREIGISTREMENT POUR LES ARMES À FEU- 4 Ème SOMMET AFRIQUE MONDE ARABE À MALABO DU17 AU 23 NOVEMBRE NOMS PRÉNOMS NATIONALITÉ SEXE POSITION NUMERO DE PASSEPORT TYPE D ARME À FEU MARQUE MODÈLE ET CALIBRE NUMÉRO DE SÉRIE QUANTITÉ DE MUNITIONS ACCESSOIRES SPECIFIQUES SIGNATURE PS: Joindre à la Note Verbale ÉCRIRE EN LETTRES CAPITALES. 14

15 ANNEXE IV FORMULAIRE D ACCRÉDITATION POUR LA PRESSE - 4 Ème SOMMET AFRIQUE MONDE ARABE À MALABO DU17 AU 23 NOVEMBRE PRÉNOMS (M./MME/MLLE) NOMS NATIONALITÉ SEXE AGENCE DE PRESSE NUMÉRO DE PASSEPORT NUMÉRO D IDENTIFICATION PROFESSIONNELLE NUMERO D ENREIGISTREMENT DU MATÉRIEL Travaux à effectuer à Malabo. JOURNALISTE CAMÉRAMAN PHOTOGRAPHE TECHNICIEN AUTRES (SPECIFIEZ) 15

16 ADRESSE NUMÉRO DE TÉLÉPHONE NUMÉRO DE FAX COURRIEL DATE ET HEURE D ARRIVÉE NUMÉRO DE VOL SIGNATURE DATE PS: Joindre à la Note Verbale ÉCRIRE EN LETTRES CAPITALES. 16