ABTOF - REGLES QUI REGISSENT L ASSOCIATION

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1 ABTOF - REGLES QUI REGISSENT L ASSOCIATION "L ABTOF travaille au nom des professionnels du tourisme programmant la France. Le but essentiel de l association est de conseiller et d influencer les actions du gouvernement, des entreprises et des médias jouant un rôle dans la promotion des voyages et du tourisme britannique en France ". TOUR OPERATEURS LES CATEGORIES D ADHERENTS ET LEUR ELEGIBILITE Les entreprises basées au Royaume-Uni et/ou les marques ou appellations commerciales* rattachées, dont l activité, en lien avec le secteur du tourisme, est de promouvoir et de vendre un nombre significatif de séjours, tout compris, en France. Ceci en accord avec les réglementations de 1992 «The Package Travel, Package Holidays and Package Tours Regulations» *Lorsqu un membre de l association possède des marques ou des appellations commerciales qui ne rentrent pas dans le cadre de son adhésion il est alors nécessaire de procéder à un enregistrement supplémentaire et de payer pour la catégorie appropriée afin que ses marques ou appellations commerciales soient reconnues par l ABTOF. Avantages des membres actifs et droit de vote. TRANSPORTEURS Ferry, compagnies aériennes, compagnies de chemin de fer, fournissant des services entre le Royaume-Uni et la France. Avantages des membres actifs et droit de vote.

2 AGENCES DE VOYAGES Entreprises et/ou marques ou appellations commerciales fournissant des hébergements ou tous autres services en lien avec la France (excepté les transports) à destination du public. Cette activité doit être exercée en tant qu agent et les services proposés ne doivent pas être pris en compte par les réglementations de 1992 «The Package Travel, Package Holidays and Package Tours Regulations» Les membres de cette catégorie peuvent participer à la conférence et aux autres réunions, mais ne possèdent pas le droit de vote et ne peuvent être élus en tant que membre du comité des adhérents. Enfin, les membres de cette catégorie ne sont pas autorisés à prendre part aux campagnes publicitaires ou aux campagnes en ligne de l ABTOF, destinées à promouvoir les voyages en France. MEMBRES AFFILIES Toutes entités qui ne sont pas comprises dans les catégories citées ci-dessus, fournissant des services d un intérêt commercial pour d autres membres de l association. Possède le droit d assister aux réunions, de communiquer avec les membres de l ABTOF et de recevoir les informations émises par l ABTOF. Les membres de cette catégorie ne peuvent pas prendre part aux campagnes publicitaires ou aux campagnes en ligne, destinées à promouvoir les voyages en France. Ne possède pas le droit de vote.

3 CODE DE CONDUITE COMPOSITION ET ELECTION DU COMITE Le comité est composé de 7 Tour-opérateurs, membres de l association, élus par les adhérents. Chaque membre du comité est élu pour une période de 2 ans. Cependant un membre du comité peut être réélu, à la fin de son mandat, aux côtés d autres candidats. Un des membres du comité doit représenter les activités touristiques en lien avec le ski en France. Le comité doit désigner un trésorier parmi les adhérents de l association. Le poste de trésorier ne fait pas l objet de rémunération et la durée de ses fonctions n est pas limitée dans le temps. Le trésorier ne peut voter lors des délibérations du comité, sa mission est de s assurer que les affaires financières de l association soient gérées de manière satisfaisante et que les comptes annuels soient scrupuleusement préparés et vérifiés. Les élections des membres du comité se déroulent chaque année, en juillet. Le secrétariat envoie à tous les Tour-opérateurs membres de l association une notification des nominations, au moins 4 semaines avant la date des élections. Chaque tour operateur représente une voix et les candidats avec le plus grand nombre de votes sont désignés pour faire partie du comité. Les membres du comité, le président y compris, peuvent rester à leurs postes pour une durée maximum de 4 ans, après laquelle ils doivent céder leurs places. Cependant, si lors des élections annuelles, le ratio est de moins de 1,5 candidats se présentant pour une place dans le comité, alors les membres titulaires dont les obligations se terminent, peuvent se présenter aux élections pour une période supplémentaire de 2 ans. Le président est élu au sein du comité existant. Si toutefois un ou plusieurs membres du comité souhaitent contester le président désigné, alors les personnes concernées doivent en aviser le directeur par écrit dans une période d un mois suivant l élection annuelle du comité. Une nouvelle élection serait alors menée parmi les membres actifs de l association, laquelle se déroulerait dans les deux mois suivant l élection du comité. Le candidat ayant le plus grand nombres de voix serait, dans ce cas, élu. Si moins de sept membres éligibles de l association se présentent aux élections du comité, ou si le comité souhaite intégrer de nouveaux membres, quelle qu en soit la raison, le comité peut, à sa seule discrétion, donner son accord à condition d un vote majoritaire au sein du comité luimême. Les membres du comité ainsi élus, s ils sont intéressés par les fonctions, doivent se présenter aux élections auprès des membres actifs de l association lors des prochaines élections du comité. Le comité a le pouvoir de demander la formation de sous-comités. Ces sous-comités sont formés selon les termes et conditions décidées par le comité principal. Un rapport écrit doit être fourni au comité après chaque réunion de travail de ses sous-comités.

4 Les membres du comité (ainsi que les éventuels sous-comités créés) ne peuvent recevoir aucune rémunération en relation avec leur engagement dans l association. Ils sont, cependant, autorisés à participer gracieusement aux réunions officielles ainsi qu aux différents événements organisés pas l association. Le président peut prétendre à des frais d un montant raisonnable, lesquels doivent être validés par le comité à chacune de ses réunions. Ces frais doivent rentrer dans le cadre des fonctions exercées par le président, au nom de l association. RESPONSABILITES ET AUTORITES DU COMITE Le comité est tenu pour responsable de la gestion courante de l association et de la promotion des objectifs de l ABTOF, comme cela est mentionné dans les articles et le mémorandum de l association. Le comité peut utiliser les fonds disponibles de l association afin d en promouvoir les buts et objectifs. Les fonds de l association doivent être utilisés selon les conditions stipulées dans la section comptable de ce document. Le comité se réunira au moins 4 fois par an à l endroit de son choix. Si toutefois il n est pas possible de réunir au moins 4 membres du comité, la réunion devra être reportée. Dans le cas où un membre du comité est dans l impossibilité d assister à plus de deux réunions par an, alors le comité peut exiger la fin de son mandat. Le comité peut programmer les réunions qu il juge appropriées, avec les personnes en charge des affaires administratives, afin de mettre en place les politiques de l association. Le comité peut, s il le juge nécessaire et à sa seule discrétion, convoquer une assemblée générale extraordinaire. De telles assemblées peuvent être également convoquées à la simple demande de la majorité des membres actifs de l association. Le comité proposera une assemblée générale annuelle à un intervalle ne dépassant pas 15 mois. Les membres actifs sont les seuls autorisés à y participer. Au moins 21 jours à l avance une note manuscrite et un agenda seront distribués aux participants. Un compte rendu de la réunion sera fourni aux membres actifs. Le président présidera toutes les réunions du comité et de l association. En son absence le président désignera un suppléant afin de le remplacer dans ses fonctions. Si un vote est requis, alors il devra être reporté et organisé ultérieurement en présence de tous les membres du comité. Les réunions du comité seront retranscrites par écrit et les comptes rendus de réunion seront validés avant d être signés par le président. Le compte rendu citera toutes les personnes présentes ainsi que toutes les résolutions prises durant la réunion.

5 Les membres du comité doivent déclarer s ils ont un lien, de quelle nature que se soit, avec les sujets abordés lors des réunions de l association. Si un membre du comité est jugé avoir un intérêt matériel en lien avec un des sujets abordés lors des discussions, alors le comité déterminera si le membre en question est autorisé à voter sur ce sujet. Un membre du comité peut quitter son poste pour les raisons suivantes : (1) Dépôt de bilan/faillite (2) Problèmes d ordres judicaires (the Company Director s Disqualification Act 1986) 3) Problèmes d ordres psychologiques, maladie ou blessure qui rendrait le membre du comité incapable d administrer ses affaires (4) Intérêt direct ou indirect dans un contrat en lien avec l association dans lequel le membre du comité aurait omis de mentionner la nature de ses intérêts. (5) Sur la demande d autres membres du comité, avec une majorité des 2 tiers des personnes présentes. Ce vote doit se dérouler lors d une des réunions du comité et être annoncé sept jours à l avance par une note écrite mentionnant les raisons motivant cette décision. Si un membre du comité est prié de quitter son poste, il peut faire appel et sera dans ce cas jugé par 5 membres actifs de l association, le verdict doit être voté par les 5 membres ainsi désignés.

6 LES COMPTES * Un trésorier, nommé par les membres du comité, est à la charge des comptes de l association et de leur conservation. * Les comptes annuels de l association font l objet d un contrôle. * Les données comptables seront gardées au siège de l association, ou dans tous autres endroits jugés appropriés par le comité. Les comptes sont consultables par les membres du comité après avoir reçu l accord du président, du trésorier et des autres membres actifs de l association. Les demandes doivent être émises 14 jours à l avance. * Le trésorier fournira toutes les informations comptables et la documentation comme précisé dans la loi à tous les membres actifs de l association lors de l assemblée générale annuelle. * L association doit avoir un fond de roulement équivalent à une année de frais de fonctionnement de l association. Cette somme (les fonds de roulement dégagés) est déterminée chaque année avant la fin de l année en cours pour l année à venir. Ni le comité, ni l association n a le droit d utiliser ces fonds sans demander l accord des Tour-opérateurs membres de l association. L usage des fonds doit être accepté et validé par deux tiers des Tour-opérateurs membres de l association * Afin de protéger la confidentialité des accords convenus avec les sponsors, les détails financiers des partenariats resteront confidentiels au sein du comité. * Le trésorier (ou en son absence le directeur) fournira une présentation générale de la situation financière actuelle de l association à chaque réunion du comité.

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