Writer Séquence 1 Étape 3

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1 SÉQUENCE 1 : RÉDACTION D UNE LETTRE Étape 3 : Salutations Fonctions : Autotextes Insertions d image à partir d un fichier Objectif opérationnel : Savoir manier (créer, organiser, utiliser, supprimer) les AutoTextes et savoir insérer une image dans un document en en maîtrisant l ancrage. QCM : 1. Un AutoTexte ne peut être qu un paragraphe? 2. Puis-je utiliser le glisser/déplacer pour les organiser? 3. L ancrage de l image à la page est-il le plus stable? Un traitement de texte comporte beaucoup d automatismes qui permettent de gagner du temps. Les AutoTextes sont l un de ceux-ci. Nous allons les aborder par l une de leur utilisation, l insertion de salutations, mais ils en comportent bien d autres. Nous traiterons également des insertions d objet dans le document, pour le moment une image, afin d en étudier l ancrage et ses conséquences dans le positionnement sur la page. 1 Les AutoTextes Dans les documents que nous produisons, il arrive fréquemment qu on utilise les mêmes formules, qu elles soient de politesse ou encore d introduction ou de conclusion d un rapport par exemple. Les AutoTextes vont donc permettre d enregistrer ces portions de textes que vous rappellerez à l aide d un raccourci clavier. Création de l AutoTexte Nous allons créer l'auto-texte de formules de salutations que nous devons mettre à la fin de la lettre. 1. Saisissez la phrase de salutation que vous souhaitez en y mettant le style de paragraphe (espacement par exemple) et le style de caractère voulu 2. Sélectionnez le texte que vous venez de saisir 3. Appelez la boîte de dialogue d'autotexte, soit en appuyant sur la combinaison de touche Ctrl+F3, soit en choisissant Éditer>AutoTexte 4. Dans la fenêtre qui s'ouvre, reprise dans l illustration 1, donnez un nom à cette insertion automatique. Remarquez qu'un raccourci s'est automatiquement inscrit à droite du nom que vous venez de donner 5. Cliquez sur la catégorie Standard, elle contient d ailleurs déjà des salutations, puis sur le bouton AutoTexte à droite et choisissez Nouveau. 6. Si vous cochez la case Aperçu, le contenu de l'autotexte, tel que vous l'avez sélectionné apparaît dans la fenêtre. 1

2 Illustration 1: Fenêtre de création de l'autotexte Vous pourrez maintenant insérer cette portion de texte partout où vous le souhaitez dans vos documents, nous verrons plus loin comment procéder. Édition de l'autotexte Cette option est disponible pour modifier le contenu de l'autotexte. Lorsque vous cliquez sur le bouton AutoTexte, après avoir sélectionné l'entrée à modifier, choisissez l'option Édition. L'AutoTexte s'ouvre alors dans une nouvelle fenêtre Writer. Modifiez-le et cliquez sur l'icône d'enregistrement, ou choisissez Fichier>Enregistrer. Fermez ce document, la modification est maintenant prise en compte, vous pouvez le vérifier dans la fenêtre d aperçu. Supprimer l'autotexte Pour supprimer cet AutoTexte, rappelez la boîte de dialogue que nous venons d'ouvrir, soit par le menu Éditer>AutoTexte, soit en appuyant sur Ctrl+F3. 1. Déployez la catégorie dans laquelle est situé l'autotexte, en cliquant sur la petite croix située juste devant, et sélectionnez-le. Pour notre exemple, nous déployons la catégorie Standard et sélectionnons Bonne réception, 2. En cliquant sur le bouton AutoTexte, à droite de la fenêtre, le bouton propose maintenant le sous menu suivant : Copier, Renommer, Remplacer, Supprimer, Édition, Macro. 3. Vous pouvez donc copier, renommer ou supprimer simplement cette entrée en sélectionnant l'un des choix, ou encore la remplacer par une autre sélection. L option qui apparaît avec (texte seulement) permet d enregistrer l AutoTexte sans les formatages et les styles que vous auriez pu ajouter. Intéressante lorsque vous insérez des AutoTextes dans des documents ne répondant pas à la même charte graphique! 2

3 Illustration 2: Le sous-menu du bouton Auto-texte Insérer l'autotexte Maintenant que nous avons vu comment manier la création des AutoTextes, nous allons voir comment les utiliser dans nos documents. Lorsque vous avez créé l'autotexte, un raccourci s'est automatiquement inscrit à côté du nom que vous donniez, reprenant la première lettre des mots du nom attribué. Pour notre exemple, un «BR» pour «Bonne réception». 1. Positionnez votre curseur à l'endroit de votre document où vous souhaitez insérer l'autotexte, 2. Saisissez le raccourci «BR» et appuyez sur F3. La phrase de salutation s insère, telle que vous l avez enregistrée! Vous direz qu'il est sans doute difficile de se rappeler tous les raccourcis lorsque l'on utilise beaucoup cette fonctionnalité. Dans ce cas : 1. Affichez la barre d'outils Insérer (vous la trouverez dans le menu Afficher, sous l'entrée Barre d'outils). 2. L'icône munie d'une petite baguette magique comporte un sous menu regroupant toutes les catégories d'autotexte, et affiche tous les raccourcis ainsi qu'une partie des entrées, pour vous permettre de les retrouver facilement, comme le montre l illustration 3. Illustration 3: Liste des entrées d'autotexte 3

4 Les Auto-Textes peuvent représenter plusieurs pages ou un seul mot. Cela en fait une fonction très puissante du traitement de texte et vous permet de gérer de nombreuses lettres types, ou encore des paragraphes types à partager dans tous vos documents. Créer une nouvelle catégorie d'autotexte Nous avons placé l AutoTexte que nous avons créé dans la catégorie standard, mais en fait cette catégorie regroupe déjà beaucoup d insertions et nous souhaiterions que les formules aient leur catégorie propre. 1. Appelez de nouveau la fenêtre de dialogue d'autotexte, soit en cliquant sur le menu Éditer, soit en utilisant Ctrl+F3 2. Dans la fenêtre qui s'ouvre, cliquez sur le bouton Catégories à droite 3. Une nouvelle fenêtre s'ouvre, donnez un nom à la catégorie que vous souhaitez créer. Pour notre exemple nous créons la catégorie Formules de politesse. 4. Cliquez sur le bouton Nouvelle, la catégorie que vous venez de créer apparaît maintenant dans la fenêtre, au côté des autres catégories, et le chemin où seront stockées les entrées d'autotexte apparaît également à côté. 5. Appuyez sur le bouton OK pour refermer cette fenêtre de dialogue et retourner à la précédente. Illustration 4: Création de la nouvelle catégorie Déplacer une entrée d'autotexte Nous souhaitons maintenant placer l'entrée d'autotexte que nous avons créée dans la bonne catégorie. C'est très simple : sélectionnez l'entrée et sans relâcher le doigt de la souris, faites-la glisser vers la catégorie souhaitée. Le curseur se transforme d'abord en sens interdit tant que vous êtes dans la même catégorie, puis une ligne vous aide à positionner l'entrée sur la catégorie cible. Relâchez le bouton de la souris, l'entrée est maintenant à sa place. Il ne vous reste qu à ranger correctement les insertions pré-enregistrées, mais pas très bien classées, de la catégorie Standard. 4

5 Illustration 5: Déplacement de l'insertion dans une autre catégorie Modifier le chemin d'une catégorie ou d'une entrée Vous pouvez à tout moment modifier le chemin où est enregistré l'autotexte ou encore celui de la Catégorie dans laquelle il est enregistré. Pour cela, sélectionnez la Catégorie,ou directement l'entrée, et cliquez sur le bouton Chemin de la boîte de dialogue. Une fenêtre vous permet de naviguer et d'indiquer le nouveau chemin d'enregistrement ou celui à ajouter. 2 Les Insertions d'image Pour finaliser votre courrier, vous voudrez sans doute insérer le logo de votre société, que ce soit dans l entête ou ailleurs dans la page, suivant votre charte graphique. Bien comprendre le comportement de l image par rapport à sa position dans la page est important, cela vous évitera de la voir quitter l emplacement que vous lui avez assigné sans vous consulter! Insérer l'image à partir d un fichier 1. Activez la boîte de dialogue d'insertion d'image par le menu Insérer>Image>A partir d'un fichier. 2. Naviguez jusqu'au fichier contenant l'image à insérer et cliquez sur le bouton Ouvrir, l'image s'insère à l'endroit du curseur dans le document. Notez que, dans la fenêtre de dialogue, vous pouvez activer une fenêtre d'aperçu de l'image, vous vous assurerez ainsi que c est le bon fichier que vous avez sélectionné. Si vous cochez la case lien, l'image sera liée au document et non insérée dans celui-ci, ce qui rendra votre document bien plus léger s'il contient beaucoup d'images. Mais si vous déplacez le répertoire où sont enregistrées les images, celles-ci n apparaîtront plus dans le document! Il faudra alors modifier le chemin dans le document, ce que nous apprendrons très prochainement. Vous pouvez rompre ces liens à travers le menu Éditer>Liens>Déconnecter. 5

6 Illustration 6: Fenêtre d'insertion de l'image Ancrer l image Comme dit plus haut, l ancrage va déterminer le comportement de l image dans la page lorsque vous y apporterez des modifications. Par défaut l image est ancrée au paragraphe, cela veut dire qu elle est considérée comme appartenant au paragraphe en cours. L ancrage est matérialisé par un petit carré gris lorsque vous sélectionnez l image. L image apparaît alors entourée de petits carrés verts et l ancre est positionnée suivant l ancrage, comme l illustre la figure 7. Illustration 7: Marques de sélection de l'image et ancrage Pour modifier l ancrage, faites un clic droit sur la sélection pour obtenir le menu contextuel et choisissez l entrée de menu Ancrage. Vous pouvez également utiliser l icône de la barre d outils d image qui s affiche lorsque vous sélectionnez l image. La figure 9 vous montre le sous menu de cette icône déployé avec tous les ancrages possibles. 6

7 Illustration 8: Choix des ancrages La façon la plus stable d ancrer un objet est de l attacher Comme caractère. Il est alors considéré comme un caractère et quels que soient vos ajouts ou déplacements, l image restera dans le corps du paragraphe. Vous pouvez également déterminer un style de paragraphe qui tienne compte de la taille de l image et de l emplacement qu elle doit avoir par rapport aux autres éléments. Voilà, insérez maintenant le logo de votre société, ou l image que vous souhaitez voir illustrer votre courrier, à l endroit désiré de votre document. 3 En résumé Nous savons maintenant manipuler les AutoTextes, de trois mots, comme pour une salutation, ou d une dizaine de pages, c est une fonction importante qui nous fera gagner du temps dans la saisie des documents répétitifs ou dans les lettres types nécessaires à notre production. Nous avons inséré le logo de notre entreprise, en sachant qu il ne bougera pas de l endroit où nous l avons placé puisque nous maîtrisons la façon de l ancrer. Appendice Ce document est placé sous licence Creative Commons Attribution-ShareAlike 3.0 Unported License d après le document de Sophie Gautier

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