e.sedit RH Guide pratique Mise en place du SEPA Mise en place du SEPA en RH esdit Les étapes de préparation Activer le mode SEPA Version 2013.

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1 e.sedit RH Guide pratique Mise en place du SEPA Version Mise en place du SEPA en RH esdit Les étapes de préparation Activer le mode SEPA Copyright Août 2013 Berger-Levrault - 1/20

2 Table des matières Mise en place du SEPA (Single Euro Payment Area) 3 Règlementation 3 Echéances 3 Références réglementaires 3 Mise en œuvre dans e.sedit RH 4 Les étapes de la migration SEPA 4 Activer le protocole SEPA 12 Fichiers HOPAYRA 13 ANNEXES 14 Gestion des fichiers HOPAYRA 14 Les domiciliations bancaires dans le dossier agent 16 Le code BIC des banques 17 GLOSSAIRE & structure du fichier HOPAYRA 18

3 Mise en place du SEPA (Single Euro Payment Area) Règlementation Le projet SEPA Le projet SEPA (Single Euro Payment Area) émane d'une volonté de la Communauté Européenne de créer un espace harmonisé des paiements permettant aux consommateurs d'effectuer des règlements selon des conditions techniques, juridiques et tarifaires identiques. Cette réglementation simplifie les paiements des entreprises et des particuliers, tout en réduisant leurs coûts : il n'y aura plus de différence entre transactions nationales et transactions au sein de la zone SEPA. En pratique : Dans le cadre de cette homogénéisation, le RIB français, comme les identifiants nationaux de chaque pays, sont remplacés par une codification internationale des numéros de comptes (IBAN, International Bank Account Number) et une codification internationale des établissements bancaires (BIC, Bank Identifier Code). Mise en œuvre L'application RMH d'émission de virements doit évoluer pour être conforme à la nouvelle norme européenne. Le fichier d'interface de l'application PAYMEN doit également être mis à niveau de la nouvelle réglementation européenne. Cela implique : La conversion des données du RIB en codes BIC et IBAN. L'évolution du protocole Hopayra de RMH pour intégrer les codes BIC et IBAN. Echéances Au 1er Septembre 2013 L'application RMH sera en mesure de prendre en charge le nouveau fichier d'interface PAYMEN. Au 1er Février 2014 L'ancien format de fichier (RIB) ne sera plus accepté par l'application RMH. La mise à niveau doit en effet être effective au 01/02/2014, date imposée par la réglementation européenne n 260/2012 du 14 mars 2012 pour la fin de la migration informatique. Références réglementaires Ministère du Budget - DGFiP - Instruction n E-K-M du 23 novembre 2011 relative à l'amélioration de l'indentification des virements SEPA dans le secteur public local Note de service du 24 octobre 2012 de la Direction générale des finances publiques L EVOLUTION DE L APPLICATION REGLEMENT MAGNETIQUE HOPAYRA (R.M.H.) NOR : BUDE N Section Gestion comptable publique n Copyright Août 2013 Berger-Levrault - 3/20

4 Mise en œuvre dans e.sedit RH Les étapes de la migration SEPA Les étapes 1. Le référentiel FGDSF est intégré dans l application Ce fichier recense l ensemble des banques françaises atteignables SEPA (correspondance code banque-code guichet / BIC). Il est établi par la DGFIP à destination des collectivités territoriales à partir du Fichier des guichets domiciliataires (FGD). 2. Utilisez l'option de migration SEPA : bureau métier Dossier agent, bloc Editions et traitements, option Migration SEPA pour effectuer les vérifications ou modifications nécessaires au changement de protocole. 3 N'oubliez pas, à la fin du processus de mise à jour des IBAN et des codes BIC de renseigner la date à partir de laquelle vous souhaitez fonctionner avec le protocole SEPA (bureau métier Paie, bloc Paramétrage, option Paramétrage de l'organisme, Divers, option Passage au SEPA). C'est seulement à partir de cette date que tous les états ainsi que le fichier HOPAYRA sur lesquels figurent les RIB seront modifiés pour faire apparaître le code IBAN à la place. Copyright Août 2013 Berger-Levrault - 4/20

5 Migration SEPA Accès : bureau métier Dossier agent, bloc Editions et traitements, option Migration SEPA Une page d'accueil vous présente les différentes étapes à suivre pour mener à bien cette migration. La migration est à faire une seule fois dans l'ordre des étapes. 1. Mettre à jour les banques : importer les codes BIC des banques dans votre logiciel. 2. Contrôler les données en vérifiant cet import. 3. Calculer l'iban des domiciliations bancaires. 4. Contrôler les domiciliations bancaires. L'enregistrement des codes BIC et IBAN dans votre logiciel doit être effectué : - avant le 01/09/2013 si vous souhaitez utiliser le nouveau protocole dès septembre 2013, - impérativement avant le 01/02/2014 (échéance réglementaire). 1. Mettre à jour les banques Le code BIC de chaque banque enregistrée dans votre logiciel doit être présent sur la fiche de la banque. Les codes BIC peuvent être automatiquement récupérés grâce à l'import du Fichier des Guichets Domiciliataires. Copyright Août 2013 Berger-Levrault - 5/20

6 Cliquez sur le bouton Simuler la mise à jour pour tester l'import des données dans votre application. Le résultat de cette simulation s'affiche et vous informe des éventuelles erreurs : Cliquez sur le bouton Lancer la mise à jour pour mettre à jour vos banques : les nouvelles banques sont ajoutées ; les codes BIC viennent compléter chaque banque ; les adresses sont ajoutées si elles sont renseignées dans le fichier, mais cette information n'est pas obligatoire. A chaque mise à jour des banques, une sauvegarde de vos données est faite. Il est possible de récupérer cette sauvegarde précédente en cliquant sur le bouton Restaurer les banques. Copyright Août 2013 Berger-Levrault - 6/20

7 2. Contrôler les banques Cette action liste toutes les banques référencées en base de données et vous permet de contrôler leur mise à jour après l'intégration du fichier de la DGFIP : La colonne Code BIC doit être renseignée ; modifiez ou complétez ces codes BIC. Utilisez les filtres pour affiner la liste des banques et facilement repérer les banques : sans code BIC (banque avec BIC non renseigné) ; les banques étrangères sans le pays renseigné ; sans code BIC ou sans pays renseigné pour avoir toutes les erreurs. A l'issue de ce contrôle, aucune banque ne doit rester sans code BIC. Cette étape sera obligatoire pour la génération du fichier HOPAYRA, mais n est pas indispensable pour calculer les IBAN. Une fois la liste complète, cliquez sur le bouton Enregistrer les banques. 3. Calculer IBAN des domiciliations bancaires L'écran suivant s'affiche : Choisissez une date de validité pour les domiciliations bancaires qui fixera le calcul de l'iban. Par défaut la date est le 1er septembre Le calcul va chercher toutes les domiciliations bancaires valides à la date sélectionnée pour calculer l'iban de ces domiciliations bancaires. Copyright Août 2013 Berger-Levrault - 7/20

8 Cliquez sur le bouton Lancer la migration. Le résultat s'affiche à la fin du traitement : L outil vous indique que les domiciliations bancaires valides à partir de la date de migration ont été traitées. Soient toutes les domiciliations bancaires ouvertes à la date de migration : agent présent ou non, payé ou non. 4. Contrôler les domiciliations bancaires Onglet Mise à jour des domiciliations bancaires En phase de contrôle, il est possible de saisir les codes IBAN s'ils n'ont pas été calculés. Une fois la liste des codes IBAN conforme, cliquez sur le bouton Enregistrer les IBAN. Les agents listés ici sont ceux actifs (situation ouverte à la date du jour) Copyright Août 2013 Berger-Levrault - 8/20

9 Ouvrez l'onglet Contrôle des domiciliations bancaires pour finaliser la migration SEPA. Onglet Contrôle des domiciliations bancaires Ce contrôle se présente sous forme de liste personnalisée, paramétrable grâce au bouton Personnalisation de la liste. Consultez le guide l'ergonomie pour plus de détails sur les listes personnalisées, accessible depuis la page d'accueil de l'aide (touche F1 de votre clavier), rubrique Guides et manuels. Par défaut, cette liste affiche tous les agents qui ont une domiciliation bancaire. D'autres présentations dites "standards" sont proposées en cliquant sur le bouton Personnalisation de la liste : IBAN non renseigné : liste les agents avec un RIB mais sans IBAN. Utilisez cette présentation pour rechercher les agents sans code IBAN. Il ne doit y avoir aucun agent sans IBAN à la fin du contrôle. IBAN renseigné : affiche ceux qui ont un code IBAN renseigné. Corrigez ou complétez les codes IBAN dans l'onglet Mise à jour des domiciliations bancaires si nécessaire puis cliquez sur le bouton Enregistrer les IBAN. Copyright Août 2013 Berger-Levrault - 9/20

10 Publisposter Il est possible d'élaborer un courrier type qui sera envoyé aux agents pour les informer de la mise en place du protocole SEPA. Pour cela, cliquez sur le bouton Personnalisation de la liste : Cette option affiche un sous-menu de 3 options : Liste des signets : Cliquez sur cette option pour afficher la liste de tous les signets disponibles pour constituer le courrier : Publipostage de ma personnalisation : Utilisez cette option si vous souhaitez envoyer un courrier uniquement aux agents affichés sur votre présentation personnalisé (avec vos filtres, vos tris, etc.). Publipostage complet de ma liste : Utilisez cette option pour réaliser un publipostage pour toutes les données de la liste. Copyright Août 2013 Berger-Levrault - 10/20

11 Définir mon publipostage Après avoir cliqué sur l'option Publipostage de ma personnalisation ou Publipostage complet de ma liste, l'écran suivant s'affiche : Vous pouvez utiliser un Modèle de fusion qui servira de base commune pour tous les courriers : cliquez sur le bouton Attacher. Exemple : Choisissez le Format de fusion (Word, Open Office, PDF, etc.) dans la liste déroulante. Choisissez : 1 fichier unique pour l'ensemble des documents : vous obtenez une seule impression avec tous les courriers imprimés les uns à la suite des autres. 1 fichier par document : vous imprimez document par document autant de fois qu'il y a d'agents. Une fois les paramètres de publipostage définis, cliquez sur le bouton Valider pour lancer le traitement. Copyright Août 2013 Berger-Levrault - 11/20

12 Activer le protocole SEPA Date d'application du protocole Afin de fonctionner avec le nouveau protocole RMH SEPA, vous devez configurer votre logiciel pour choisir la date d'application. Ce protocole est obligatoire à partir du 01/02/2014 (l'ancien ne sera plus accepté à partir de cette date). Cependant, vous pouvez basculer à tout moment à partir du 01/09/2013 dès lors que les codes BIC utiles et les IBAN seront tous renseignés. Marche à suivre Accès : bureau métier Paie, bloc Administration, option Paramétrage, Paramétrage de l'organisme Dans le bloc Divers, renseignez la date de mise en œuvre du protocole SEPA dans votre logiciel dans la zone Passage à SEPA : A la date saisie, tous les états sur lesquels sont édités les RIB ainsi que le fichier HOPAYRA seront mis à jour pour faire figurer le code IBAN à la place. Après cette date, les RIB ne seront plus visibles sur les documents. Cette date doit être supérieure ou égale à la date de migration des domiciliations bancaires (étape 3 de la migration SEPA - voir page 4). Vous devez basculer SEPA après la date de calcul des domiciliations bancaires : Dans cette option, vous choisissez une date de validité pour les domiciliations bancaires qui fixera le calcul de l'iban. Par défaut la date est le 1er septembre Dans ce cas, votre bascule SEPA dans l organisme doit être supérieure ou égale au 01/09/2013. Vous pouvez également préciser ici, le format d affichage des références bancaires des agents (dans le dossier de l agent et les assistants). Si vous sélectionnez «BIC IBAN», seul le couple BIC / IBAN sera affiché et modifiable. Si vous sélectionnez «RIB», alors le code banque, le code guichet, le numéro de compte et la clé RIB seront affichés et modifiables. Si vous sélectionnez «Les deux», alors toutes les informations précédentes seront affichées et modifiables. Copyright Août 2013 Berger-Levrault - 12/20

13 Fichiers HOPAYRA Migration des fichiers modèles HOPAYRA Accès : bureau métier Paie A l ouverture du module Paie, si vous avez dépassé la date à partir de laquelle vous souhaitez fonctionner avec le protocole SEPA (bureau métier Paie, bloc Paramétrage, option Paramétrage de l'organisme, Divers, option Passage au SEPA) et que vous n'avez pas paramétré la gestion des fichiers HOPAYRA, un message vous proposant la migration du paramétrage pour les fichiers s'affiche. Si vous souhaitez procéder à la migration immédiatement cliquez sur le bouton Oui, commencer la migration. Une fenêtre affichant l'ensemble des paramétrages des fichiers HOPAYRA apparait. Une fois la ligne renseignée et contrôlée, cliquez sur le bouton Migrer. Tant que tous les anciens fichiers n'auront pas été migrés au nouveau format SEPA le message de migration paramétrage HOPAYRA apparaitra à l'ouverture du module Paie Remarque : La migration de ces fichiers : - Renomme l ancien modèle HOPAYRA - Crée un nouveau modèle de fichier HOPAYRA avec le code fichier affiché (et non modifiable dans la liste) - Le nouveau modèle de fichier sera le modèle utilisé dans les procédures de paie (en lieu et place de l ancien) La migration de ces fichiers est nécessaire et suffisante pour que la génération des fichiers HOPAYRA contenant les virements de paie des agents soit au format SEPA. Vous devez donc migrer la totalité des modèles de fichiers que vous utilisez avant la génération des fichiers mensuels de virement. Copyright Août 2013 Berger-Levrault - 13/20

14 ANNEXES Gestion des fichiers HOPAYRA Accès : bureau métier Paie, bloc Administration, option Paramétrage, bloc Paramètres généraux, option Gérer les fichiers hopayra Présentation Cette option a pour but de lister tous les fichiers hopayra qui ont été migrés au nouveau format RMH SEPA pour pouvoir les mettre à jour. Marche à suivre Sélectionnez obligatoirement le Plan de paie. Effectuez les modifications que vous souhaitez apporter aux fichiers. Cliquez sur le bouton Enregistrer. Si vous souhaitez créer un nouveau format de fichier, cliquez sur le bouton Dupliquer. En cas de duplication, vous devrez aller dans les procédures de paie de l'application C/S pour pouvoir utiliser le nouveau format en suivant la procédure indiquée dans le paragraphe ci-dessous. Modifier le nom du modèle HOPAYRA dans la chaine de paye après duplication de fichier Cette procédure n est nécessaire qu en cas de duplication d un modèle de fichier HOPAYRA Afin que le nouveau modèle HOPAYRA que vous venez de créer soit pris en compte lors de la phase du traitement HOPAYRA, il est nécessaire de renseigner le nouveau modèle pour chaque collectivité dans la chaine de paye : Copyright Août 2013 Berger-Levrault - 14/20

15 Ouvrez l écran Paie / Les paramètres généraux / Les processus de paie / Données / Procédures / HOPAYRA. Cliquez ensuite sur la procédure HOPAYRA à modifier, puis sur le détail de la procédure afin d afficher les paramètres du programme. Cliquez sur le paramètre «Modele» afin de modifier dans le champ valeur le code du nouveau modèle à prendre en compte. Copyright Août 2013 Berger-Levrault - 15/20

16 Les domiciliations bancaires dans le dossier agent Accès : bureau métier Dossier agent, ouvrir le dossier d'un agent, option Modifier les données administratives, onglet C. bancaires L'IBAN est obligatoire dans les coordonnées bancaires de l'agent. Si vous avez lancé la migration SEPA, tous les codes IBAN sont mis à jour dans les dossiers agents existants. Dans le cas d'un recrutement d'un agent, lors de la saisie de ses coordonnées bancaires, vous devez saisir le couple code BIC / code IBAN : Si vous saisissez directement le code IBAN, en cliquant sur le bouton Calculer le RIB, le code guichet, le numéro de compte et la clé RIB seront automatiquement calculés et affichés. Si vous saisissez en premier le code guichet, le numéro de compte et la clé RIB, en cliquant sur le bouton Calculer l'iban, le code IBAN sera automatiquement calculé et affiché. L affichage ci-dessus dépend du paramètre spécifié dans le paramétrage de l organisme. Copyright Août 2013 Berger-Levrault - 16/20

17 Le code BIC des banques Accès : bureau métier Dossier agent, ouvrir le dossier d'un agent, option Modifier les données administratives, onglet C. bancaires, bouton Créer banque ou Sélectionner Le code BIC est obligatoire. Si vous avez lancé la migration SEPA, tous les codes BIC des banques existantes sont mis à jour. Si vous recherchez une banque, il est possible d'utiliser le code BIC comme critère de recherche : Dans le cas de l'ajout d'une nouvelle banque, lors de la saisie de ses coordonnées, vous devez saisir le code BIC : S'il s'agit d'une banque étrangère, cochez la case correspondante. Dans ce cas, vous devez sélectionner un Pays par le bouton de sélection qui s'affiche : Copyright Août 2013 Berger-Levrault - 17/20

18 Choisissez le pays. Le code ISO représente les 2 premiers caractères de l'iban. Cliquez sur le bouton Enregistrer. GLOSSAIRE & structure du fichier HOPAYRA SEPA RMH PAPYMEN HOPAYRA RIB BIC IBAN Single Euro Payment Area Projet de la Communauté Européenne pour créer un espace harmonisé des paiements. Règlement Magnétique Hopayra Application destinée à l'émission de virements pour la paie des agents territoriaux et hospitaliers. Fichier d'interface de l'application RMH Protocole d'échange de RMH Relevé d'identité Bancaire Bank Identifier Code International Bank Account Number Copyright Août 2013 Berger-Levrault - 18/20

19 Zone Pos début Pos fin Lg Oblig. Commentaires Divers N de département O N codique du poste Code Collectivité O Code Collectivité actuel de RMH N Train de Virement F En cas d absence, valorisation par «000» Code Nature de la dépense O Référentiel national : Mettre «PAY» Matricule O Matricule de l agent Code Monnaie O Mettre «E» Montant O Numérique en centimes non signé précédé par des ZEROS Exercice du mandat F Ne rien mettre (juste 4 ) Bordereau F Ne rien mettre (juste 7 ) N du mandat F Ne rien mettre (juste 8 ) Domiciliation O Référence bancaire BIC O Nouvelle zone BIC IBAN O Nouvelle zone IBAN Nom et Prénom du titulaire du compte O Nom et Prénom de l agent séparé par un blanc Adresse Titulaire F Ne rien mettre (juste 140 ) Pays Titulaire O si l adresse est renseignée Ne rien mettre (juste 2 ) Identification F Ne rien mettre (juste 35 ) Nom et Prénom du bénéficiaire final F Ne rien mettre (juste 70 ) Adresse Bénéficiaire final F Ne rien mettre (juste 140 ) Copyright Août 2013 Berger-Levrault - 19/20

20 Zone Pos début Pos fin Lg Oblig. Commentaires Divers Pays Bénéficiaire final O si l adresse est renseignée Ne rien mettre (juste 2 ) Identification F Ne rien mettre (juste 35 ) Libellé de l opération F Ne rien mettre (juste 140 ) Libellé complémentaire F Ne rien mettre (juste 26 ) Filler O Ne rien mettre (juste 200 ) Copyright Août 2013 Berger-Levrault - 20/20