FICHE DE POSTE : CADRE DE PHARMACIE - STERILISATION. Métier : Encadrant d'unité de soins et d'activités paramédicales

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1 FICHE DE POSTE : CADRE DE PHARMACIE - STERILISATION Famille : MANAGEMENT DES ORGANISATIONS DES SOINS Métier : Encadrant d'unité de soins et d'activités paramédicales Quotité du poste : 100% Rédacteur(s) : C.MOUSSIER (CSS) M.EMONET (Chef de service) Visa DRH Validé Visa Direction des soins Validé Date de validation :Mars 2016 Version n 3 LIEU D EXERCICE Rattachement au Centre Hospitalier de Blois Pharmacie et stérilisation sous-sol LOCALISATION ET RATTACHEMENT DU POSTE RATTACHEMENT HIERARCHIQUE : Cadre supérieur de santé du pôle 5 «Activités transversales» AUTORITE TECHNIQUE Chef de service de la Pharmacie à Usage Intérieur (PUI) RELATIONS FONCTIONNELLES PRINCIPALES Trio de pôle activités transversales Pharmaciens/internes PUI Cadres des unités de soins Partenaires de santé extra-hospitaliers, fournisseurs externes, GCS/CERAP, responsables des services administratifs, logistiques, techniques et de la qualité DESCRIPTION DU POSTE DEFINITION (MISSION) DU POSTE Le cadre de pharmacie stérilisation avec l'appui du PPH coordonnateur est garant de la qualité de mise à disposition des produits de santé pour les patients du centre hospitalier. Pour cela : - Il organise et coordonne l'activité médico-technique dans une démarche qualité, en lien avec les pharmaciens responsables des différents secteurs ; - Il anime l'équipe pluri-professionnelle de la PUI (agents médico-technique, soignants et administratifs) - Il coordonne la mise en disposition des moyens en adéquation avec l'activité - Il développe les liens avec les autres services de l'établissement, services clients et services supports. ACTIVITES PRINCIPALES Planification et gestion des activités du service Organiser, avec l'appui du PPH coordonnateur, le travail des agents et coordonner le travail de collaboration entre les professionnels pour assurer la continuité de l'activité auprès des services de soins Définir les priorités de travail avec le chef de service, en lien avec le projet de service lui même issu des feuilles de routes réglementaire, du contrat de pôle et du projet d'établissement. Décliner ses priorités sur le terrain. Mettre en adéquation activité et effectif à la recherche de l'efficience avec anticipation et adaptation au contexte Contribuer au suivi des indicateurs de service et de pôle et participer à leur analyse Assurer le lien et le suivi avec les équipes des services clients et des services supports Page 1 sur 5

2 Assurer la continuité de service Organisation et suivi opérationnel des activités/projets, coordination avec les interlocuteurs internes et externes Suivre le plan d'action de la PUI Participer aux revues de pilotage internes et aux revues avec les services clients Collaborer aux projets pilotés par les pharmaciens Conduire les projets d'amélioration continue de l'activité au sein de la PUI Gestion des ressources humaines Suivre l'organisation des secteurs avec l'appui du PPH coordonnateur Identifier les compétences de l'équipe nécessaires à l'activité du secteur et à son organisation, les évaluer Suivre les habilitations des agents de stérilisation et des PPH sur les secteurs à risque Maintenir et développer les compétences individuelles et collectives par la formation Organiser et accompagner l'intégration des nouveaux professionnels Planifier le temps de travail en tenant compte des imprévus Gérer les conflits et mettre en place des actions de prévention et de médiation Prospecter et conduire les entretiens de recrutement Organiser, accompagner et proposer des évolutions professionnelles et de mobilité en fonction des projets professionnels Gestion de l'information, ascendante, descendante et transversale Relayer et porter les décisions du chef de service de la PUI et des pharmaciens adjoints, du trio de pôle au personnel médico-technique et administratif de la PUI Organiser la communication : recueillir, traiter, diffuser et archiver l'information relative au service, au pôle, à l'institution Gestion des ressources matérielles allouées Organiser les besoins en matériel et en équipement au regard des différents projets Organiser la maintenance préventive / curative du matériel en lien avec les pharmaciens Organiser la maintenance des locaux et en garantir l'entretien Suivre l'évolution des consommations et des stocks des consommables de la PUI Gestion administrative et comptable spécifique au domaine d'activité Gérer les budgets alloués à la PUI Optimiser les achats d'équipements (recueil des besoins, priorisation, planification des achats) Contribuer au suivi budgétaire et analytique des dépenses de gestion des ressources humaines Implication dans l'institution S'impliquer dans les projets institutionnels, dont le GHT, et «polaire» en relation avec les projets de la pharmacie-stérilisation Participer aux réunions institutionnelles concernant les cadres Conduire des projets Élaborer et participer au bilan d'activité de la PUI Gestion de la qualité, de la sécurité et des risques Maintenir la démarche de certification ISO à la stérilisation et contribuer à la mise en place d'une démarche d amélioration de la qualité à la pharmacie consolider la gestion des risques a posteriori (inciter au signalement des non conformités et/ou événements indésirables) et a priori Contrôler l'application des procédures, des protocoles ainsi que les bonnes pratiques professionnelles Participer à la mise à jour du système documentaire interne selon l'organisation définie Contrôler la bonne utilisation des outils, de la traçabilité de la réalisation des prestations Veiller au respect des règles d'hygiène et de sécurité Accompagner les professionnels dans la démarche qualité Page 2 sur 5

3 Veille et transmissions des savoirs Mettre à jour les connaissances liées à l'exercice des métiers Maintenir son niveau de compétence et suivre l'évolution de la profession, de l'hôpital et de la politique de santé Participer aux jurys du concours préparateur en pharmacie Organiser l'encadrement des stagiaires avec les instituts préparant au diplôme de préparateur en pharmacie EXIGENCES DU POSTE COMPETENCES REQUISES (ensemble des savoirs, savoir-faire et savoir-être nécessaires à la réalisation des activités du poste) SAVOIR-FAIRE Analyser des données, des tableaux de bord et justifier des résultats relatifs aux activités de son domaine Elaborer un rapport d'activité Arbitrer et/ou décider entre différentes propositions, dans un environnement donné Analyser différentes propositions à l'aide d'outils pertinents Choisir et assumer les conséquences d'un choix Définir des priorités en tenant compte des ressources mobilisables et à mobiliser Concevoir, formaliser et adapter des procédures/protocoles/modes opératoires/consignes relatives à son domaine de compétences Initier et/ou participer à la rédaction/mise à jour des procédures/protocoles/modes opératoires/consignes Concevoir, piloter et évaluer un projet, relevant de son domaine de compétences Initier et/ou conduire un projet (institutionnel, pôle, service) Etablir /évaluer/optimiser un budget relatif à son domaine de compétences Concevoir et/ou utiliser un outil de production / suivi de données Analyser et rendre compte aux parties prenantes Evaluer, développer et valoriser les compétences de ses collaborateurs Identifier les compétences individuelles et collectives Adapter les ressources humaines et les qualifications à la nature des activités Favoriser la motivation et la participation aux formations Accompagner les projets professionnels des agents Fixer des objectifs, mesurer les résultats et évaluer les performances collectives et/ou individuelles Mener les entretiens professionnels Initier et mettre en oeuvre des EPP et/ou démarche qualité en lien avec la politique institutionnelle Assurer le suivi des insatisfactions et plaintes et conduire des actions correctives Participer aux audits et enquêtes de satisfaction Organiser une unité, un service en fonction de différents critères (mission, stratégie, moyens) Organiser et contrôler la réalisation des prestations Formaliser la délégation de tâches Piloter, animer /communiquer: favoriser la motivation d'une ou plusieurs équipes Fédérer l'équipe autour d'un ou plusieurs projets Favoriser l'instauration et le maintien d'un climat de confiance Organiser la communication entre les membres de l'équipe Planifier, organiser, répartir la charge de travail et allouer les ressources pour leur réalisation Gérer les ressources humaines (planning) conformément aux règles institutionnelles Anticiper les variations prévisibles (congés, grèves, formation...) Réajuster les effectifs en fonction des imprévus Travailler en équipe / en réseau Coopérer avec les différents partenaires, s'inscrire dans les projets GHT S'impliquer dans les projets institutionnels, transversaux, Créer, entretenir et/ou s'intégrer dans un réseau professionnel Participer aux réunions régionales et aux commission Page 3 sur 5

4 SAVOIRS (CONNAISSANCES ASSOCIEES) DESCRIPTION Animation d'équipe Techniques de conduite de réunion Techniques d'animation de groupe Communication/relations interpersonnelles Différents circuits de l'information Notion de dynamique de groupe Communication et relation d'aide Technique de communication Réglementation et législation Législation des métiers : arrêté du 26 avril 2001 portant création du diplômer de préparateur en pharmacie Arrêté dit «RETEX» du 6 avril 2011 Droit du travail Loi HPST du 21 juillet 2009 portant réforme de l'hôpital et relative aux patients, à la santé et aux territoires Guide des bonnes pratiques de pharmacie hospitalière, CBUM... Management Différents modes de management : situationnel, participatif, directif... Notions relatives aux compétences et à l'évaluation (GPMC) Politiques institutionnelles : formation, mobilité, qualité, EPP, APP... Méthodologie d'analyse de situation Outils de régulation : gestion analytique, tableaux de bord,... Outils d'analyse stratégique : cube, méthodes telles que QQOQCP, Ishikawa, modèle de Reason Organisation du travail Applications fonctionnelles : AGILETIME, GMAO, KALIWEB, PHARMA, HEXAGONE, Logiciel stérilisation, intranet Pharmacie Missions de la PUI Parcours de soins et de santé incluant les réseaux et la territorialité Protocoles spécifiques au service Gestion des flux / stocks produits Connaissance en approvisionnements et en logistique Hygiène Stérilisation Stratégie et organisation / conduite du changement Conduite du changement Méthodologie de conduite de projet Méthodologie de recherche Gestion comptable et budgétaire Connaissance des différents postes de dépenses budgétaires Budgets : T2A, EPRD, DAF, et Convention tripartite, enveloppes MIGAC... DEGRE Page 4 sur 5

5 Qualité Indicateurs qualité et principes de la démarche qualité : manuel qualité, procédure des procédures Connaissance de la norme ISO 9001version 2015 Audit Évaluation de la charge de travail Connaître les problématiques et spécificités des principales prestations SPECIFICITES DU POSTE ET CONDITIONS D EXERCICE Horaires Sujétions ou contraintes Autres À la pharmacie: Forfait cadre Cadre pharmacie-stérilisation appuyé par un PPH coordonnateur à 100% MOYENS MIS A DISPOSITION Bureau, équipement et accès informatiques, téléphone DIPLÔME(S) PROFESSIONNEL(S) et FORMATION(S) REQUIS OU SOUHAITE(S) ou à envisager Diplôme de cadre de santé (de préférence issu de la filière médico-technique) Formation en Qualité et/ou Gestion des risques Page 5 sur 5