Classification des écarts en audits ICOP & COFRAC. Classification des écarts en audits ICOP & COFRAC
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- Céline Lefrançois
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1 0 / Classification des écarts en audits ICOP & COFRAC Classification des écarts en audits ICOP & COFRAC
2 1 / Classification des écarts en audits ICOP & COFRAC Bilan des écarts COFRAC & ICOP en 2013 selon l'en COFRAC ICOP Programme d audit Exigence d accréditation Structure de certification Durée d audit Équipe d audit Nonconformités CR & conclusion de l audit OASIS Exigences pour les organismes certifiés
3 2 / Classification des écarts en audits ICOP & COFRAC Bilan des écarts COFRAC en 2013 selon l'iso
4 3 / constatés constatés
5 4 / INTRODUCTION Dans ce module, nous avons identifié des points d amélioration à apporter durant les audits à partir des non conformités émises en 2013 par le COFRAC et les OP assesseurs ICOP durant les audits de surveillance, qu ils soient conjoints ou non. Chaque point abordé identifie la non conformité, un rappel de l exigence, et des messages que les industriels du CBMC souhaitent faire vis à vis des auditeurs et vis à vis des organismes de certification L objectif étant de ne pas retrouver les mêmes nonconformités en
6 5 / constatés Partie 1: Préparation de l audit
7 6 / Planification des audits de renouvellement avant échéance du certificat dans OASIS Non-conformité constatée: La date du certificat était expirée avant le renouvellement du certificat suivant Rappel de l exigence (ISO ): Les actions correctives doivent impérativement clos (actions correctives clôturées pour la recertification d une entreprise) pour pouvoir recertifier Intérêts pour l industrie : Messages aux auditeurs Il n y a pas d inconvénient à faire l audit un peu en avance car le certificat redémarre 3 ans après le précédent certificat Rappel au client des conséquences liées au fait que son certificat ne soit pas renouvelé dans les délais Si le certificat précédent a expiré => l audit de renouvellement devient un audit initial = Etape 1 + Etape 2
8 7 / Le choix des structures Non-conformité constatée : Manque de justification concernant la structure de certification choisie Rappel de l exigence: ( e) L Organisme de certification doit évaluer la structure de certification et se mettre d accord avec son client sur le choix de la structure L organisme de certification doit justifier la durée d audit déterminée et garder des enregistrements du calcul Intérêts pour l industrie: Messages aux auditeurs Confirmer le choix de la structure auditée en réunion d ouverture ( b, EN ISO/IEC 17021) La structure de certification a un impact sur le nombre de jours d audits et sur le certificat
9 8 / Revue des non conformités émises entre Suivi 1 et Suivi 2 Non-conformité constatée: Certains auditeurs ne vérifient pas systématiquement la clôture des NCR entre les audits de suivi (recouvrement de la Conformité) Rappel de l exigence (EN ISO/IEC l) : Les actions suite aux non conformités des audits précédents doivent être revues à chaque audit de surveillance Intérêts pour l industrie: Messages aux auditeurs Planifier le temps de vérification si nécessaire; rappeler en réunion d ouverture Les audits se mesurent également à l efficacité des actions mises en place Messages aux certificateurs L organisme audité doit avoir mis en place et vérifié les actions correctives d un audit de suivi à l autre La mesure de l efficacité d une action corrective peut dépasser 60 jours mais doit être vérifiée lors de l audit suivant
10 9 / Changement/Modification de l entreprise Non-conformité constatée : Un changement significatif d organisation a été constaté le jour de l audit étape 2 Rappel des exigences ( d, EN ISO/IEC ): Le domaine d audit, la durée équivalente à l activité, les effectifs doivent refléter la réelle activité de l entreprise au moment de l audit Intérêts pour l industrie: Messages aux auditeurs Confirmer que le périmètre de l audit n a pas changé en réunion d ouverture Informer le certificateur du constat des changements pour prendre les mesures nécessaires (revue de contrat, temps d audit, changement de structure ) Messages aux certificateurs S assurer que le client comprend bien l exigence d information vis à vis de l OC Refaire une revue de contrat documentée si nécessaire L audit sur site permet de vérifier la pertinence de la structure choisie
11 10 / PREPARATION STAGE 1 : % de l activité client Non-conformité constatée : Non-conformité sur le pourcentage d activité des clients par rapport au plan d audit Rappel des exigences (EN m) : Représentativité de l échantillonnage de l audit en fonction des clients et de leur pourcentage d activité avec l audité Les industriels utilisateurs du schéma ICOP sont intéressés par ces audits, dans la mesure également où leurs produits sont audités pendant les audits Intérêts pour l industrie: Messages aux auditeurs S assurer que le temps d audit prévu par rapport au produit/client correspond au pourcentage d activité formalisé Attention au risque de n auditer que les industriels majeurs
12 11 / constatés Partie 2: Processus d audit
13 12 / La réunion d ouverture Non-conformité constatée : Tous les points exigés ne sont pas abordés i.e. pas de point mentionnant la revue des NCRs des audits précédents, pas de présentation des observateurs ICOP Rappel de l exigence : (EN ISO/IEC , ) EN ISO/IEC 17021: A à P: assurer une réunion complète: tous les items du de l ISO sont applicables présentation des participants, confirmation du statut des NC précédentes, confirmation de restriction d accès pour raisons de sécurité Intérêts pour l industrie: Messages aux auditeurs La revue de l efficacité de la surveillance des NC ne doit pas être oubliée La présentation de tous les acteurs permet une meilleure compréhension du schéma
14 13 / Enregistrement des constats d audit : PEAR/QMS Matrix Non-conformité constatée : Manque d indicateurs Note des processus pas conformes Rappel de l exigence ( App C, ) : L information relative aux processus doit être enregistrée dans les fiches PEAR et chargée dans OASIS Intérêts pour l industrie : Messages aux auditeurs Les fiches PEAR représentent la base du rapport d audit depuis les normes série 9100 Pour bien comprendre les non conformités, les fiches PEAR doivent être lisibles Avoir des fiches PEAR bien renseignées, c est aider les industriels IAQG
15 14 / Profondeur de l audit Non-conformité constatée : Certains processus n ont pas été assez investigués Rappel de l exigence Objectif (EN ): S assurer que l audit est complet, que les évidences ont été collectées de façon suffisante, que chaque processus a été audité suivant le planning déterminé en stage 1 et que les questions ont été posées et répondues de façon satisfaisante et systématique, que le risque produit a bien été évalué Intérêts pour l industrie: Messages aux auditeurs Dès que c est intrigant => remonter vers le risque industriel, et la répétabilité potentielle des occurrences Le plan d audit doit laisser le temps aux investigations à faire Un bon audit = un bon rapport d audit = Efficacité et utilité pour l industriel IAQG
16 15 / La réunion de clôture Non-conformité constatée : Restitution des NCR / NCR pas décrites durant la réunion de clôture Rappel de l exigence (EN ISO/IEC ): Suivre le processus d audit: toutes les NCR qui seront dans le rapport d audit doivent être présentées en réunion de clôture Intérêts pour l industrie: Messages aux auditeurs L objectif est que l audité comprenne et accepte la NC constatée Les exigences ISO doivent être respectées La réunion de clôture doit être bien préparée Les non conformités sont comprises et acceptées par le client => les actions correctives sont plus efficaces
17 16 / constatés Partie 3 : Les non conformités
18 17 / Classification des non conformités Non-conformité constatée : Certaines non-conformités sont classifiées comme des «pistes d amélioration» Rappel de l exigence ( ) : L équipe d audit doit rapporter toutes les non-conformités (définitions dans 9101) Intérêts pour l industrie : Messages aux auditeurs S assurer que le niveau d écart est bien mesuré par l auditeur (risque produit, ) Ne pas oublier que les industriels IAQG utilisent les rapports d audits stockés dans OASIS Bien relire les définitions des non conformités majeures et mineures Messages aux certificateurs S assurer des remarques de la commission de décision En cas d un mauvais constat d écart ou non suivi des Actions Correctives, l organisme de certification peut être suspendu c
19 18 / Délai de clôture des non conformités : Non-conformité constatée : Un certificat a été renouvelé sans que toutes les actions correctives n aient été fermées Rappel des exigences ( b, ) : La (re)certification se fait sur la base des actions correctives appliquées, revues, acceptées et vérifiées par l OC Intérêts pour l industrie : Message aux auditeurs Etre vigilant sur le suivi des NCR des clients et les délais Rappeler des délais en réunion de clôture Le suivi des non conformités est essentiel dans le processus de certification, le suivi des actions correctives est disponible dans OASIS pour les industriels IAQG
20 19 / Preuves pour la clôture des non conformités Non-conformité constatée : Des NC validées sans que les actions correctives ne soient complètement menées par l organisme, et les NC acceptées malgré un manque de preuve Rappel de l exigence: (EN ISO/IEC ) : La remise en conformité doit être assurée Intérêts pour l industrie: Messages aux auditeurs L auditeur doit s appuyer sur des éléments factuels pour clôturer les non conformités Les éléments de preuve doivent être disponibles Le client a 60 jours pour remettre la situation en conformité, les évidences sont à soumettre à l auditeur
21 20 / Exigences sur les actions correctives Etape 2 = Audit OC Toutes les AC verifiées efficaces avant la certification or recertification Si action de confinement nécessaire Dernier jour d audit Plan d action envoyé Plan d action accepté Plan d action accepté Conformité reétablie * <7 jours <14 jours calendaires < 30 jours < 60 jours depuis la date d émission de la NC *sinon: processus de suspension est initié
22 21 / Exigences sur les actions correctives Dans les cas d audit de certification / recertification, après l audit et l émission des non conformités: Un plan d action doit être soumis par l organisme audité et accepté par l auditeur dans un maximum de 30 jours après le dernier jour d audit (EN ) Si une action de confinement immédiate est nécessaire: Le plan d action doit être envoyé dans les 7 jours et accepté par l auditeur dans les 14 jours suivants (EN ) Les actions correctives doivent être acceptées et validées par l auditeur avant l émission d un certificat. Suite à toute non conformité constatée, la conformité doit être rétablie dans les 60 jours suivant la date de la NC (EN ) Si la conformité n est pas rétablie dans les 60 jours: Le processus de suspension doit être initié Aucun transfert de certificat n est possible si un certificat est suspendu (EN )
23 22 / constatés Partie 4 : OASIS
24 23 / Mise à jour des documents dans la base OASIS Non-conformité constatée : Information entrée dans OASIS non à jour Rappel de l exigence ( ) : Le contenu d OASIS doit être à jour en permanence. Les données doivent être exactes Intérêts pour l industrie : Messages aux auditeurs Les industriels IAQG utilisent ces données: leur lisibilité, clarté, accessibilité est primordiale Messages aux certificateurs La qualité des données entrées dans OASIS doit être surveillée par le CB Mettre des données fiables dans OASIS c est aider les entreprises qui utilisent le schéma ICOP
25 24 / L administrateur OASIS Non-conformité constatée : Pas d administrateur OASIS / Administrateur OASIS désactivé chez certains industriels Rappel de l exigence ( i, 8.5.f, 14.1.a, 18.1) Les organismes de certification doivent s assurer que leurs clients ont un administrateur OASIS pour gérer les personnes ayant accès et les feedbacks Les feedbacks des industriels ou des Organismes de Certification doivent être pris en compte et répondus Intérêts pour l industrie: Message aux auditeurs Vérifier l administrateur OASIS pendant l audit, ainsi que son statut (actif) et, ou le réactiver. Votre client peut même inscrire 2 administrateurs OASIS (Help & Guidance facile accessible dans OASIS) Vérification de la clôture des feedbacks pendant l audit prévu par le schéma Avoir un administrateur OASIS: c est assurer à ses clients Aeronautique Spatial et Defense l accès aux données disponibles dans OASIS
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