IdProgress SARL. Planiféo, Logiciels de gestion pour les professionnels du tourisme: Agences de voyages Tours opérators Réceptifs

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1 IdProgress SARL Planiféo, Logiciels de gestion pour les professionnels du tourisme: Agences de voyages Tours opérators Réceptifs 1

2 PRESENTATION 3-4 Sommaire LES FONCTIONNALITES L accès au site Planiféo. La gestion des prospects et clients Les devis et modèles de devis. Suivi des ventes. Revente TO Dossier Billetterie Le dossier voyage. Le dossier GIR Le dossier groupe Achats voyages Banques Frais généraux Front office Planiféo Comptabilité Aide, Formation et Support Technique Développé en partenariat avec des agences de voyages, facile à utiliser, Planiféo vous accompagne dans toutes les opérations nécessaires à une bonne gestion. Du client à l export pour le cabinet comptable, que vous soyez mono site ou multi points de vente. 2

3 Présentation Planiféo se place au cœur de votre agence de voyage. Il propose un accès simple mais complet aux différentes entités qui composent une agence de voyage. Planiféo vous permet la gestion de vos dossiers clients avec de nombreux paramètres : - Adresses clients et prospects, contacts, notes, - Historique des relations commerciales. - Habitudes de voyages. - Suivis des devis et ventes. - Encaissements, soldes dus, relances. - Réservations fournisseurs, contrôles des achats, marges. - Éditions des documents, BI, factures, vouchers. - Enquête de satisfaction. - Tableaux de bord et statistiques. - Mailings, ings, étiquettes adresses. 3

4 Planiféo vous assure le suivi des fournisseurs et un bon contrôle des achats : - Gestion des adresses fournisseurs, type de fournisseurs (frais généraux, voyages, BSP ), notes. - Saisie des factures, suivi des échéances, imputations comptables - Paiement des factures (partielles ou totales), ventilations sur les dossiers clients, vérification des marges - Édition de tableaux de bord et statistiques. Planiféo vous facilite le contrôle de vos comptes en banque et suivi des caisses espèces : - Gestion des banques, adresses, numéros de comptes. - Édition des remises banques (chèques et cartes), suivi des extraits de comptes. - Suivi des opérations de caisses et remises espèces - Virements entres différents comptes Planiféo vous offre de nombreuses fonctionnalités de gestion courante : - Gestion de la force de vente et des droits d accès. - Export comptable vers Ciel, Sage, EBP, et autres logiciels. - Export des donnés vers le tableur Excel. - Des éditions au format PDF. - L envoi d . - Une interface de paramétrage conviviale. Planiféo vous épargne les tâches fastidieuses : - Des sauvegardes régulières. - La mise à jour automatique et régulière de l outil. - La maintenance de vos bases de données. - Une assistance téléphonique gratuite (hors coût d appel). Bien sûr Planiféo reste compatible sur de nombreux environnements (Windows, Macintosh ). Découvrez sans plus attendre une présentation complète des fonctionnalités. 4

5 L accès du site Planiféo Planiféo s utilise depuis un navigateur Internet, l accès au site s effectue via une adresse sécurisée (https), l ensemble des données sont cryptées et sécurisées. L accès au site demande un identifiant et un mot de passe commun à l ensemble de l agence, puis un code vendeur personnel qui identifie l utilisateur. Toutes ces actions sont donc tracées et permettent de suivre les différentes interventions du vendeur dans le système. Une fois enregistré, l opérateur peut accéder aux différentes fonctionnalités de Planiféo, selon les droits d accès attribué par l administrateur. Un rappel des messages et taches à effectuer lui est automatiquement proposé. 5

6 La gestion des prospects et clients Planiféo permet la gestion des adresses clients et prospects. Doté d un système de recherche multicritères (exemple : Nom + Ville), il permet une sélection rapide parmi plusieurs milliers d enregistrements. Un simple clic de souris permet d accéder à différentes fonctionnalités. La fiche prospect contient de nombreux critères, chaque prospect ayant fait l objet d un dossier devient automatiquement client. Planiféo est rapide et permet depuis la sélection du prospect ou client, d accéder à tous les éléments de ce dernier. 6

7 Un historique des devis en cours, la gestion du relationnel (envois de catalogues, courriers, visites, appels ou autres événements), sont classés par ordre chronologique pour voir les éléments les plus récents en premier. Un récapitulatif des dossiers et soldes dus vous rappel la situation exacte du compte client. Planiféo vous relance automatiquement pour vous rappeler les tâches en cours, exemple : rappel de client suite à une offre Planiféo vous permet également de créer des Mailings sous de nombreux formats (éditions d étiquettes adresses, courriers personnalisés ). Exemples de requête: - Liste des adresses selon différents critères de sélection. - Sélection selon les habitudes de voyages, type de client - Sélection par chiffre d affaire, dernière commande, absence de commande sur une période. - Par secteur commercial. Les données sont extraites via de puissantes requêtes prédéfinies qui en facilitent l exploitation. Bien sûr un export vers Excel est possible en vue d une utilisation extérieure (exemple fusion sous Word ). - Par vendeur, par point de vente Un module d envoi d automatique vous permet d être à la pointe de la technologie. En très peu de temps vous pouvez faire parvenir à vos clients et prospects les dernières promotions, les informer de l arrivée des catalogues ou envoyer une lettre d information. Planiféo permet également l édition de courrier ou type depuis l historique commercial. Planiféo est un outil pratique et d une grande assistance au quotidien. 7

8 Les devis et modèles de devis Un devis pour un voyage à la carte, un voyage de noces ou un modèle de devis en vu de la constitution d un GIR, Planiféo vous permet d aller plus loin que la gestion du dossier. Création d un modèle de devis Passage en devis client Vous souhaitez créer un modèle de devis afin de l utiliser ultérieurement sur d autre client? Rien de plus simple et de plus rapide puisque ce dernier et transformable à volonté en devis client et directement en dossier. Transfert en dossier Ne perdez pas de temps inutilement à ressaisir ce qui existe déjà. Tous les devis sont bien sûr transformables en dossier, mais les dossiers peuvent également être clonés (dupliqués) entre eux. La constitution d un GIR devient un jeu d enfant. Un ensemble innombrable de possibilités s offrent à vous! Les tâches qui vous semblaient alors impossibles deviennent des plus simples. 8

9 Suivi des ventes Le suivi des ventes est un point essentiel de Planiféo, parce que c est là le cœur de l activité, Planiféo permet tout en restant simple d aller au fond des choses. Demande client Création du dossier Suivi de la vente Enquête de satisfaction De la demande du client à l enquête de satisfaction, toutes les opérations de gestion du dossier sont incluses dans Planiféo. De nombreux tableaux de bord sont disponibles pour vous accompagner dans le suivi de l activité. Des statistiques avec graphiques permettent d avoir très rapidement une vision globale de l activité. Découvrez ci après le détail de la gestion des dossiers. 9

10 Revente TO Planiféo possède une interface simple et rapide spécialement dédié à la revente des TO. Dans ce dossier Express vous retrouverez toutes les étapes absolument nécessaire à la revente TO Facturation Encaissements Pax Liste Itinéraire Infos Gain de temps: Les saisies sont simplifiées, par exemple dans la facturation il est inutile de saisir les prix d achat puisque Planiféo les calcule automatiquement grâce aux taux de commission paramétrés pour chaque fournisseur. A chaque étape de la saisie du dossier express vous avez la possibilité de revenir aux étapes précédentes grâce aux flèches de retour présentes tout au long de la saisie. 10

11 Dossier Billetterie Le dossier billetterie peut être utilisé par les agences IATA ou les agences non IATA qui vendent des vols secs. Un module de gestion des billets facilite grandement le suivi des dossiers. GDS Emission du billet Reprise dans Planiféo Dossier Billetterie Planiféo est interfaçable avec le GDS. Cela vous apporte donc un réel gain de temps pour les ventes de vols secs. Rapprochement Facture BSP Planiféo vous permet: - Un suivi des émissions de billets - Un contrôle des relevés BSP - Un contrôle des factures du fournisseur émetteur du billet 11

12 Dossiers voyage La gestion du dossier voyage est un point central de Planiféo. Réparti en différents onglets, le dossier permet l accès à de nombreuses fonctionnalités de Planiféo. Présentation générale du dossier Le menu est toujours accessible pour un accès rapide aux autres fonctions du site Le rappel des éléments généraux sur l ensemble des fenêtres permet de toujours avoir à l écran les éléments majeurs du dossier. Accès rapide aux fonctions du dossier. Le rappel des coordonnés du client évite le passage sur de multiples fiches et permet un grand gain de temps. Synthèse financière du dossier. Rappel de tous les éléments enregistrés dans le dossier La fenêtre de présentation générale permet d établir en une fois la synthèse des éléments présents dans le dossier. D une seule vue le détail du dossier est rappelé à l écran pour vous permette de gagner du temps. 12

13 Une composante importante du dossier est la facturation. Qu il s agisse de la récupération des éléments issue d un devis ou du clonage d un autre dossier depuis la saisie des ventes, l ensemble des éléments saisis se répercutent automatiquement dans les différentes fonctionnalités du logiciel. Création du décompte Suivi des encaissements La gestion des droits et niveaux d accès permettent de définir les autorisations (ajout d éléments, modification, suppression) par vendeur et trace les enregistrements. Édition de la facture et du BI Récupération des données vers: Un contrôle des marges prévisionnelles et des achats est effectué pour tout nouvel élément ajouté au dossier. achats fournisseur, BSP remises banque statistiques comptabilité Planiféo peut être relié avec un site Internet front office. La gestion des produits, stocks et des ventes, vient incrémenter les bases de données de votre outil de gestion. Un gain de temps et une nouvelle cible de clientèle s offre à vous. 13

14 Planiféo vous permet d aller plus loin qu une simple gestion des factures. En effet il s agit d un outil complet. La gestion du pax liste, édition de rooming-list, liste de ramassage Il est possible d exporter vers Excel, Word, ou XML l ensemble de la liste des participants, pour un envoi par à vos prestataires. Bien sûr, il est également possible d importer depuis Excel vos listes pour éviter la ressaisie. Pax liste exporté sous Excel Pax liste exporté sous Word 14

15 Planiféo vous permet de créer des vouchers à remettre à vos clients. Ces derniers peuvent être dupliqués à volonté et réutilisés d un dossier vers un autre. Planiféo émet des alertes pour tous les éléments de vie du dossier: - émission des billets - envoie de rooming list - édition des documents de voyage... Planiféo intègre également la liste des formalités santé et autres informations sur différents pays. Il est paramétrable en fonction de vos besoins. Des notes internes, et à destination de vos clients sont disponibles sans limitation de taille. Planiféo permet également de créer et de gérer des enquêtes de satisfaction clients. Elles sont entièrement paramétrables depuis une interface simple et intuitive. Planiféo possède un module (optionnel) pour permettre à vos clients de participer aux enquêtes et visualiser leur dossier voyage depuis votre site internet. Planiféo propose de nombreux tableaux de bord pré paramétrés: - liste des soldes dus, soldes dus par client - liste des dossiers par date de départ, date de retour, date de saisie. - liste des dossiers par vendeur, point de vente, secteurs commerciaux - liste des pax par date de départ ou retour (classées par nom, chambre) - liste des prestations par fournisseurs, par type de prestation - liste des encaissements par période, par type d encaissement (caisse, chèque, carte, VAD ). 15

16 Planiféo permet également une gestion complète et adaptée aux spécificités du GIR (Groupe Individuel Réunis). Le dossier GIR reprend les fonctionnalités du dossier voyage classique et contient en plus des fonctionnalités supplémentaires et spécifiques au dossier GIR. La saisie du dossier GIR permet: - La gestion des places dans les transport, dans les chambres, - L édition de contrat individuel (par inscrit) - L édition des documents de voyage nécessaires: liste de ramassage, rooming list, courrier d accompagnement, convocations, vouchers (individuels, groupés ou par chambre)... Ventilation automatique des factures sur les dossiers afin d obtenir la marge par dossier. Edition d un état récapitulatif spécifique pour un voyage GIR. Egalement, Planiféo vous simplifie la constitution d un dossier GIR avec: - La création de modèles de devis transformables à volonté en devis ou directement en dossier. - Le clonage des devis, des modèles de devis et des dossiers. 16

17 Dossier Groupe Planiféo possède un module complet et parfaitement approprié aux voyages en groupe (comités d entreprises, associations, amicales, ). Ce module simplifie grandement la gestion caractéristique du voyage en groupe. Le dossier groupe est basé sur les éléments communs du dossier voyage ( décompte, encaissements, suivi des marges, achats, ), il possède également des fonctionnalités propres à la gestion d un voyage en groupe: - Saisie des achats et des factures fournisseurs avec équivalence en devise - Un contrat de vente complet et adapté aux particularités des groupes ACHATS Envoie des demandes d option et/ou de réservation Planiféo gère les demandes, les annulations et les confirmations de demande d option. Confirmation du fournisseur et mise à jour du dossier FOURNISSEURS De plus, Planiféo permet l édition de la pochette de voyage et tous les documents de voyage ainsi que de nombreuses éditions de gestion : - Rooming list, liste de ramassage, liste de présence... - Courrier d accompagnement, vouchers... - Convocations aéroport... - Vouchers... 17

18 Achats voyages Planiféo assure le suivi des fournisseurs et un bon contrôle des achats. Des champs de recherche rapide sont immédiatement accessibles depuis la liste des fournisseurs. La liste des résultats est triable selon différents critères. Les onglets permettent un accès rapide aux informations essentielles en un seul clic. Il est possible pour chaque fournisseur d établir différentes fiches contact afin de retrouver très rapidement les coordonnées du service réservation, du service groupe ou de votre commercial Des notes internes permettent d ajouter de nombreuses annotations pour pouvoir y indiquer une foule d autres renseignements. Chaque fournisseur peut se voir affecter un ou plusieurs profils (GIR, groupe, destination ) afin de pouvoir les classifier selon différents thèmes. 18

19 Planiféo gère l ensemble des factures fournisseurs et met automatiquement à jour les listes des achats non facturés, marges dossiers, ventils, paiements à effectuer Il est également possible d enregistrer des acomptes et paiements fournisseurs. Planiféo met à jour les comptes bancaires et le suivi des échéances. Dossier de vente client détection de l achat et ajout dans la rubrique «achats non facturés». mise à jour des marges et ventils. mise à jour des achats facturés et non facturés. enregistrement de la facture sur le compte fournisseur Fournisseurs ajout du paiement sur le compte fournisseur. Facture du fournisseur mise à jour des soldes dus par facture et du compte fournisseur. Paiement ou acompte au fournisseur ajout sur le compte bancaire et suivi de la banque. Banque De nombreux états de contrôle et de gestion courante vous assistent pour vous permettre d avoir une vue d ensemble rapide. 19

20 Banques Planiféo vous facilite le contrôle de vos comptes en banque (adresses, numéros de comptes). Les différents éléments renseignés depuis les encaissements client ou les paiements fournisseur permettent de créer les remises banques. Ces dernières sont des supports pour les remises de chèques rappelant la liste des règlements non remis en banque et gérer l édition de la remise pour la dépose ou l envoi des chèques à la banque. Planiféo vous assiste dans le suivi des extraits de compte et vous permet de connaître instantanément les soldes des comptes. Que vous ayez une ou plusieurs banques les opérations sont triées par compte. Des éditions pratiques permettent d éditer vos extraits de comptes et des recherches vous assistent dans votre suivi. 20

21 Frais généraux Bien plus qu un simple outil de facturation client, Planiféo vous permet le suivi des opérations de gestion courante. Un module de gestion des frais généraux, séparé des achats voyages, permet une bonne maîtrise des dépenses liées à l exercice de votre activité. Les fournisseurs des frais généraux sont identifiés à part des fournisseurs voyages et la gestion des droits utilisateur en restreint l accès aux seules personnes autorisées. Les frais généraux peuvent être saisis via une interface simplifiée avec un plan comptable adapté à votre activité et entièrement paramétrable. Comme pour les achats voyages la saisie des éléments (factures, règlements) sont automatiquement récupérés dans la banque. De nombreuses éditions et tableaux de bord sont disponibles. 21

22 Front office Planiféo Parce que le web est de plus en plus présent, Planiféo possède un module Front Office. Exemple de site web Planiféo est également accessible depuis un module Front Office. Offrez à vos clients la possibilité de visualiser leur dossier voyage, participer à une enquête de satisfaction, demander des renseignements depuis notre module Front Office. Il est possible si vous avez déjà un site web d y insérer des liens en marque blanche vers le moteur Front Office de Planiféo. Vos clients restent dans votre site et visualisent leur dossier. 22

23 Exemple d une consultation d un dossier depuis front office Planiféo. Entièrement paramétrable il est facile d utilisation et très intuitif. Vous choisissez les options disponibles et gérez simplement les liens depuis votre site. Vous souhaitez être sur le web? Planiféo vous propose également d ajouter à votre outil une base de données produits avec un moteur de recherche. Pour de plus amples renseignements contactez nous! 23

24 Comptabilité Planiféo gère vos dossiers de façon très pointu tout en permettant une comptabilité simple, accessible à tous et compatible avec les logiciels de comptabilité du marché. Planiféo vous permet d exporter toutes vos données vers des logiciels de comptabilité (Ciel, EBP,SAGE ) Avec Planiféo, vous pouvez effectuer vos exports comptables soit au format Excel ou au format texte. Une fois vos écritures exportées en comptabilité, Planiféo bloque automatiquement les saisies exportées pour une sécurité maximale. Pour quelles raisons utiliser un logiciel comptable standard? - Vous y trouverez un gain en formation et vous serez standardisé avec vos partenaires économiques (URSSAF, TVA ) - Cela vous laissera une plus grande liberté d action et de choix avec votre comptable (travailler avec le même logiciel que votre comptable) - Cela permet de choisir le plan comptable que vous souhaitez 24

25 Aide, Formation et Support Technique Un module complet d aide en ligne est directement accessible depuis Planiféo. Ce site d aide est régulièrement mis à jour. Les aides sont classées par rubriques avec en plus une foire aux questions qui reprend les questions les plus posées par nos clients. - Les fiches d aide sont directement imprimables sous format PDF. - Des aides sont également visibles en vidéo ce qui permet une meilleure interactivité. Des formations personnalisées avec un formateur compétant vous permettront de bien connaître et de bien manipuler Planiféo pour une meilleure productivité. - Nos formations sont agréées O.P.C.A. - Notre formateur s adapte aux besoins et aux particularités de chaque agence ainsi qu à son mode de travail. 25

26 CONTACTEZ-NOUS IdProgress SARL rue du Maréchal Leclerc ORAINVILLE Tél. : +33 (0) Fax : +33 (0) RCS LAON code APE 722A - SARL au capital de

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