REGISTRE DES POLITIQUES, PROCÉDURES ET RÈGLEMENTS

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1 REGISTRE DES POLITIQUES, PROCÉDURES ET RÈGLEMENTS CODE D ÉTHIQUE ET DE DÉONTOLOGIE DES COMMISSAIRES DE LA COMMISSION SCOLAIRE LESTER-B.-PEARSON Code : Règlement 5/05 Date d entrée en vigueur : Ébauche (adoption de principe) : Période de consultation (minimum 30 jours) Adoption : 27 juin 2005 Nombre de pages : 15 Origine : Conseil juridique Endroit d application et d entreposage : Conseil juridique Catégorie Historique : Résolution (25 janvier 1999) Résolution (29 mars 2005 Résolution (27 juin 2005) C

2 Table des matières Page couverture... 1 Table des matières... 2 Référence, Titre, Juridiction, Obligations des commissaires Déclaration de conflit d intérêts... 5 Comité d examen Accès à ce code... 7 Date d entrée en vigueur... 7 Annexe A: Définitions... 8 Annexe B: Affirmation solennelle de respect de la confidentialité Annexe C: Déclaration de conflit d intérêt (formulaire) Annexe D: Règles et procédures Page 2 sur 15 Règlement 5/05

3 RÈGLEMENT 5/05 CODE D ÉTHIQUE ET DE DÉONTOLOGIE DE LA COMMISSION SCOLAIRE LESTER-B.-PEARSON S APPLIQUANT À TOUT COMMISSAIRE AU SENS DE LA LOI SUR L INSTRUCTION PUBLIQUE 1. Référence La Loi sur l'instruction publique (L.R.Q., Chapitre I-13.3, articles à 176) ( a) référence au présent code. sert de 2. Titre Ce règlement est intitulé Code d éthique et de déontologie de la Commission scolaire Lester-B.-Pearson. 3. Juridiction Sauf indication contraire, ce règlement s applique à tous les commissaires (i) au sens de la Loi sur l'instruction publique. 4. Obligations des commissaires 4.1 Discrétion Un commissaire doit démontrer la plus parfaite discrétion pendant et après son mandat et doit garder pour lui tout renseignement personnel ou confidentiel auquel il aura accès du fait de son poste, particulièrement les renseignements communiqués pendant les réunions à huis clos mais sans exclure les autres. Un commissaire doit présenter une Affirmation solennelle de respect de la confidentialité, en utilisant le formulaire type (voir annexe B) dans les dix jours de sa prestation de serment d entrée en fonction. ( a ) Loi sur l'instruction publique, L.R.Q., ch. I-13.3, art à 176 Page 3 sur 15 Règlement 5/05

4 4.2 Respect des règlements, des politiques et des procédures Un commissaire doit respecter les règlements et les politiques adoptées par la Commission. 4.3 Accès aux biens et services de la commission scolaire Un commissaire ne doit pas se servir de son poste pour obtenir pour lui-même ou pour d autres des services auxquels ils n auraient pas droit normalement. 4.4 Transparence Un commissaire ne peut utiliser l information obtenue pendant son mandat pour obtenir des avantages indus pour lui-même ou pour d autres, avant, pendant ou après des négociations ou la signature de contrats ou d entente par la commission scolaire. Un commissaire doit dénoncer tout abus de privilège dont il serait témoin. 4.5 Conflit d intérêts Un commissaire doit respecter les dispositions de l article de la Loi sur l instruction publique. 4.6 Comportement Un commissaire doit, en tout temps, agir dans le meilleur intérêt de la commission scolaire. Un commissaire doit, en tout temps, se comporter de manière irréprochable en accord avec ses fonctions, afin de protéger la crédibilité de la commission scolaire. Un commissaire doit, en tout temps, se comporter de manière professionnelle et respectueuse. 4.7 Interaction avec l Administration Un commissaire ne doit pas accaparer le temps de l Administration pour ses intérêts personnels. Toute demande de renseignements doit provenir du président du Conseil ou des présidents des comités sanctionnés par le Conseil. Page 4 sur 15 Règlement 5/05

5 4.8 Présence aux séances Code d éthique et de déontologie Séances du Conseil des commissaires La présence des commissaires aux séances du Conseil est régie par la Loi sur l'instruction publique Appartenance aux comités permanents, aux comités consultatifs et aux comités ad hoc Un commissaire qui fait officiellement partie d un comité et qui est absent, sans préavis au président, de trois séances consécutives est réputé avoir annulé son appartenance au dit comité Séances des conseils d établissement Un commissaire invité à participer aux séances d un conseil d établissement doit y assister régulièrement. Un commissaire peut être nommé comme remplaçant peut assister aux séances du conseil d établissement à la place du commissaire désigné pour une école en particulier. 5. Déclaration de conflit d intérêts 5.1 Sans limiter la portée des obligations et des mesures stipulées à l article de la Loi sur l instruction publique, dans les trente (30) jours après son élection, un commissaire doit produire une déclaration écrite, selon le libellé type (voir le formulaire à l annexe C), concernant toute situation ou toute relation créant un conflit d intérêt (ou un conflit potentiel). 5.2 La déclaration de conflit d intérêt est produite en novembre de chaque année. 5.3 Une modification de la déclaration de conflit d intérêts doit être produite chaque fois que survient un nouveau conflit d intérêts (ou un conflit potentiel). 5.4 Toutes les déclarations écrites sont soumises aux commissaires avant d être déposées au Service des affaires juridiques, et une copie de toutes les déclarations est disponible pour examen en tout temps. 5.5 Dans toute délibération du Conseil ou au sein d un comité, lorsqu un commissaire a un conflit d intérêt, qu il soit réel, potentiel ou perçu, le commissaire déclare le conflit, se retire de la séance pendant que la question est discutée ou votée, et il évite d influencer la discussion d aucune façon. Page 5 sur 15 Règlement 5/05

6 6. Comité d examen (ii) Code d éthique et de déontologie 6.1 Formation du comité d examen Chaque année, le Conseil des commissaires établit un comité d examen formé du président de la commission scolaire et de deux (2) commissaires. Deux remplaçants sont nommés de façon à pouvoir remplacer un membre en cas d absence ou dans l éventualité où une allégation d infraction (iii) relative au code d éthique soit logée à l endroit d un des commissaires membres du comité d examen. Le vice-président remplace le président de la commission scolaire s il arrive qu une plainte soit logée contre le président. 6.2 Fonctions et pouvoirs dévolus au comité d examen Le comité est responsable de l application de ce code. Le comité est responsable d étudier ou d enquêter sur toute allégation de comportement pouvant contrevenir au présent code, transmise au comité d examen par le Conseil des commissaires, selon les Règles et procédures (voir annexe D). Le comité d examen présente un rapport écrit de ses activités de l année au Conseil, qui doit être inclus dans le Rapport annuel de la commission scolaire. Si le comité d examen ne s est pas réuni au cours de l année, un rapport déclarant ce fait doit être produit quand même. 6.3 Fonctionnement Le quorum du comité est fixé à deux commissaires. Le comité établit lui-même ses règlements internes. 6.4 Mesures disciplinaires La Loi a prévu les cas où des procédures peuvent être entreprises pour exclure un commissaire fautif. Dans d autres cas, le Conseil peut décider de réprimander le commissaire qui aurait contrevenu au présent code d éthique et de déontologie. Le Conseil peut prendre des mesures dans le but de mettre fin à une situation contraire au présent code. Page 6 sur 15 Règlement 5/05

7 Les sanctions que peut prendre le comité d examen ou le Conseil des commissaires pourraient être, sans s y limiter, une ou plusieurs des mesures suivantes : une admonestation une censure l expulsion d un comité ou révocation du privilège d assister aux séances le retrait des services de la commission scolaire (courrier, services électroniques, téléphone, etc.) une période de probation la surveillance une réprimande publique une suspension des séances du Conseil ou toute autre mesure prévue à l article 176 de la Loi sur l'instruction publique 7. Accès au code d éthique Le code d éthique et de déontologie de la Commission scolaire Lester-B.-Pearson est disponible sur le site Internet de la CSLBP, de même que sur demande au bureau du secrétaire général. 8. Date d entrée en vigueur Le présent règlement entre en vigueur à la date de l avis publique annonçant son adoption. Secrétaire général Page 7 sur 15 Règlement 5/05

8 Annexe A DÉFINITIONS (i) Comité d examen : Un comité d examen formé du président du Conseil et de deux (2) commissaires nommés par le Conseil des commissaires, en vertu de la Loi, pour faire enquête au sujet des allégations d infraction déposées contre les commissaires. (ii) Commissaire : Une personne élue par voie de scrutin ou par acclamation en raison de l application de la Loi régissant les élections scolaires, ou une personne élue par voie de scrutin ou par acclamation pour représenter le Comité des parents au Conseil. (iii) Allégation d infraction Une plainte déposée par écrit contre un commissaire alléguant que le présent Code d éthique et de déontologie a été enfreint. Page 8 sur 15 Règlement 5/05

9 Annexe B Code d éthique et de déontologie Affirmation solennelle de respect de la confidentialité Le Conseil des commissaires est investi par la loi (article 143 de la Loi sur l'instruction publique) de la responsabilité d administrer la Commission scolaire Lester-B.-Pearson. Il s agit d une lourde responsa-bilité, mais elle est partagée et assumée par un groupe, et non par des individus. Afin de mener à bien cette mission, le Conseil a créé un certain nombre de comités de travail, y compris un caucus de tous les commissaires et de la haute direction. Dans la conduite des affaires de la Commission scolaire, les commissaires prennent connaissance d une grande variété de renseignements et de documentation, souvent communiqués de manière confidentielle et privée. Comme la CSLBP n est pas soumise à un régime de partis, chacun des commissaires du Conseil comptant 23 membres partage le même accès et la même responsabilité en ce qui a trait aux renseignements confidentiels et nominatifs requis pour la supervision du fonctionnement, des actions et du personnel dans le contrôle quotidien de la gestion de la Commission scolaire. Si la majorité des membres du Conseil sont d avis que l un des commissaires a manqué au respect de la confidentialité, le groupe peut prendre des mesures disciplinaires appropriées, telles que présentement discutées par le comité d examen (Code d éthique). De plus, la Commission dans son ensemble est soumise au Règlement 3 qui confère au conseiller juridique les pouvoirs et l autorité relatifs à la Loi sur l accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels. Une poursuite peut être intentée contre toute personne ayant contrevenu à cette loi. Dans ce contexte, les membres du Conseil des commissaires désirent affirmer solennellement leur engagement envers le respect de la confidentialité, selon l esprit et la lettre de la loi, mais également par respect pour leurs pairs. Je,, commissaire, soussigné, affirme solennellement que je ne divulguerai pas de renseignements confidentiels tel que : Les discussions tenues au sein du caucus ou lors des périodes non publiques des ateliers, comités ou autres séances auxquels j assiste en tant que commissaire; L information confidentielle (ainsi identifiée) fournie avec les ordres du jour et les trousses de documentation; Toute discussion, tout document, ou tout renseignement personnel, tout renseignement concernant les élèves ou le personnel, en relation avec les affaires internes de la CSLBP qui ne doivent pas être divulguées en vertu des dispositions de la Loi sur l accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels. Page 9 sur 15 Règlement 5/05

10 Si je ne suis pas certain(e) du degré de confidentialité d un renseignement ou d un document en particulier protégé par la loi, je le vérifierai auprès du conseiller juridique et du Président ou du directeur général de la Commission scolaire. Si je suis incertain(e) des conséquences de la divulgation en public de toute information partagée par les membres du Conseil à titre confidentiel, je vérifierai auprès du président du Conseil la pertinence d une telle divulgation. Si la divulgation est délibérée et a, de l opinion du Conseil, un impact négatif, je reconnais que le Conseil peut imposer les mesures disciplinaires recommandées par le comité d examen. Signature : Date : Page 10 sur 15 Règlement 5/05

11 Annexe C FORMULAIRE DE DÉCLARATION DE CONFLIT D INTÉRÊTS En vertu de l article de la Loi sur l'instruction publique (L.R.Q., ch. I-13.3) tout membre du Conseil des commissaires doit soumettre une déclaration écrite décrivant tous les intérêts personnels directs ou indirects qu il ou elle a dans tout contrat signé ou devant être signé avec la Commission scolaire, ou toute personne morale ou entreprise passant un contrat avec la Commission scolaire. Je,, en ma qualité de commissaire de la Commission scolaire Lester-B.-Pearson, déclare par les présentes : Que je et C est pourquoi je m abstiendrai de participer à toute discussion et à toute décision de la Commission scolaire à ce sujet afin d éviter tout conflit d intérêts. Date Commissaire Page 11 sur 15 Règlement 5/05

12 Annexe D Règles et procédures Ces règles et ces procédures sont destinées à guider le Conseil des commissaires (ciaprès désigné sous le nom de Conseil) et le comité d examen dans le cas où une plainte serait déposée contre un membre du Conseil, de même qu à établir un processus pour déterminer si une infraction au Code d éthique et de déontologie s appliquant au Conseil des commissaires s est produite. Les règles et les procédures sont également conçues pour fournir à tout membre du Conseil contre qui une plainte a été déposée la possibilité de se faire entendre en toute équité. 1) Procédure relative aux plaintes a) Toute allégation d infraction faite à l encontre d un commissaire doit être soumise par écrit (signée) et transmise au président du Conseil (ci-après désigné sous «président») (au vice-président si c est le président qui soumet une allégation d infraction ou s il est lui-même l objet d une telle allégation). L allégation d infraction doit préciser les faits et inclure, le cas échéant, toute documentation justificative. Aucune allégation d infraction présentée de manière anonyme ne sera acceptée. L allégation d infraction ne sera pas prise en considération si une poursuite judicaire est déjà engagée. b) Le président avise le commissaire au sujet duquel une allégation d infraction a été déposée et lui fournit une copie de l allégation d infraction. Le commissaire mis en cause aura la possibilité d y répondre par écrit dans un délai d une semaine après la réception de l allégation d infraction et avant la réunion à huis clos du Conseil durant laquelle l allégation d infraction sera présentée. Le président doit également fournir aux commissaires, à huis clos, un résumé verbal de l allégation d infraction et de la réponse du commissaire. c) Le président informera le Conseil, à huis clos, de toute allégation d infraction au plus tard lors de la première réunion à huis clos suivant la réception de l allégation d infraction et de la réponse. d) Le Conseil, à huis clos, peut, en se fondant sur l information présentée (l allégation d infraction et la réponse), recommander que le président transmette l allégation d infraction au comité d examen, si le Conseil juge qu une enquête est justifiée. e) Le Conseil, à huis clos, peut, en se fondant sur l information présentée (l allégation d infraction et la réponse), décider de rejeter l allégation d infraction comme non valable. Page 12 sur 15 Règlement 5/05

13 f) Si plus d une infraction est alléguée contre le même commissaire, le Conseil, à huis clos, peut décider de combiner les causes ou de les traiter séparément. g) Le président demande un affidavit de l allégation d infraction signé par la personne (ou les personnes) alléguant l infraction (ci-après désigné comme «le plaignant»). h) Nonobstant les points a) à f), le président se réserve le droit d amener toute allégation d infraction directement au comité d examen, à condition que l allégation d infraction telle que décrite en a) et la réponse écrite telle que décrite en b) soient incluses aux documents présentés. Le président fournira alors au Conseil, à huis clos, à la première occasion, une explication concernant l allégation d infraction transmise directement au comité d examen. 2) Procédure d examen a) Le président doit convoquer une réunion du comité d examen le plus tôt possible après la décision du Conseil, à huis clos, de faire examiner une allégation d infraction. Le président fournit aux membres du comité d examen tous les documents pertinents à l allégation d infraction. b) Le président est responsable de la coordination des délibérations du comité d examen et de la tenue des dossiers et des écritures pendant toute la durée de l examen. Un rapport écrit de toutes les délibérations sera transmis au Service des affaires juridiques à la fin de la procédure d examen. c) Le comité d examen examine l allégation d infraction, les documents justificatifs s il y a lieu, et la réponse du commissaire. Le comité d examen déterminera si les allégations, si elles sont jugées justifiées, constituent une infraction au Code d éthique et de déontologie s appliquant au Conseil des commissaires. d) S il est déterminé qu il n y pas eu infraction au Code, le dossier sera fermé et le président informera le plaignant et le commissaire mis en cause des conclusions du comité d examen dans les plus brefs délais. Ceci fait, le président informera également le Conseil, à huis clos, des résultats. e) Si le comité d examen détermine que les allégations, jugées justifiées, constituent une infraction au Code, le commissaire mis en cause en est avisé par le président et a la possibilité d être entendu par le comité d examen. L avis doit inclure l endroit, la date et l heure de l audience. Le comité d examen peut inviter le plaignant à se faire entendre également. Page 13 sur 15 Règlement 5/05

14 f) Une fois que le commissaire mis en cause a été entendu et que l enquête est terminée, le comité d examen se réunit pour examiner la preuve et faire ses recommandations, par écrit, qui incluent soit l opinion qu il n y a pas de preuve suffisante pour justifier l allégation d infraction, soit, si l allégation d infraction est justifiée, les sanctions à imposer (voir l article 5). Les recommandations sont ensuite transmises au Conseil, à huis clos, par le président. g) Les commissaires doivent collaborer sans réserve et au moment opportun au processus d examen. Leur manquement à cette obligation n empêchera pas le comité d examen de poursuivre le processus d examen et de faire connaître ses recommandations. h) Si une allégation d infraction est déposée à l encontre d un commissaire au sujet duquel des allégations similaires ont déjà été déposées et que ces précédents examens ont été fermés, tous les dossiers des cas précédents pourront être examinés de nouveau par le comité d examen s il le juge à propos. i) Le comité d examen doit s efforcer de s acquitter diligemment de l examen et de transmettre ses recommandations sans délai. j) La décision finale est prise par le Conseil, à huis clos et par vote secret, et adoptée à la majorité des commissaires présents, représentant au minimum le quorum du Conseil. k) Le président doit informer le plaignant et le commissaire mis en cause, par écrit, de la décision du Conseil, dès que cette décision est rendue. Le commissaire au sujet duquel l allégation d infraction a été déposée sera de plus informé de la justification raisonnée de cette décision. 3) Confidentialité a) Tous les renseignements nominatifs relatifs aux allégations d infraction et aux plaintes contre les commissaires resteront confidentiels. b) Tous les dossiers et écritures du comité d examen se rapportant à un examen seront gardés confidentiels. Les dossiers et les écritures doivent être remis au Service des affaires juridiques de la Commission après que le Conseil a rendu sa décision. c) Tous les dossiers et écritures du comité d examen se rapportant à un examen seront conservés selon le calendrier des délais de conservation de la Commission après la décision du Conseil, quel que soit le résultat de l examen. Page 14 sur 15 Règlement 5/05

15 4) Réouverture d un dossier fermé a) La réouverture d un dossier fermé ne sera prise en considération que si une nouvelle preuve importante est portée à l attention du président. Page 15 sur 15 Règlement 5/05