EXIGENCES INFORMATIQUES GMF

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1 Technologies de l information GMF Groupe de médecine de famille EXIGENCES INFORMATIQUES GMF Version : 6.1 Responsable du mandat : Rédigé par : Mise à jour du document : Sonia Grenier Gestionnaire GMF MSSS Équipe suprarégionale GMF MSSS M-PAQ

2 Exigences informatiques GMF Énoncés des exigences informatiques appliquées au GMF Annexe Guide complémentaire sur les raisons des exigences informatiques en GMF M-PAQ

3 Acronymes Terme utilisé Signification DCI Dossier clinique informatisé DME Dossier médical électronique GMF Groupe de médecine de famille RAMQ Régie de l assurance maladie du Québec RITM Réseau intégré de télécommunication multimédia RSSS Réseau de la santé et des services sociaux MSSS Ministère de la Santé et des Services sociaux UPS Système d'alimentation sans coupure (Uninterruptible power supply) M-PAQ

4 Introduction Ce document présente les exigences informatiques pour tous les GMF en sites privés accédant à des données sur le réseau (RSSS). Ces exigences informatiques sont en lien avec le Programme GMF. Le non-respect de ces exigences peut entraîner des conséquences dont, ultimement, le débranchement au réseau RITM. Une annexe accompagne ce document. Elle présente les raisons pour lesquelles le réseau de la santé et des services sociaux doit imposer des exigences informatiques. Exigences informatiques GMF Énoncés des exigences informatiques appliquées au GMF Le GMF est responsable et imputable de tout incident de sécurité occasionné dans le RSSS provenant de l utilisation de son propre environnement. Il doit donc mettre en œuvre tout ce qui est nécessaire pour s assurer de préserver l intégrité et ne pas mettre à risque le RSSS. Pour de plus amples informations sur les exigences, consulter le document «Compléments d information - Exigences informatiques GMF» disponible dans la section Informatisation des GMF sur le site Internet des technologies de l information du MSSS. Également, il est possible de communiquer à l adresse suivante : tcn_gmf-deploiement@ssss.gouv.qc.ca. Les exigences suivantes s appliquent : 1. L usage d un mécanisme reconnu par la DGTI/MSSS est obligatoire pour chaque site privé (exemple : Juniper). 2. Pour tous les équipements concernés (postes, serveurs et autres), l utilisation d un compte utilisateur avec un mot de passe est obligatoire, tout en respectant les standards, normes ou bonnes pratiques de la sécurité de l'information. 3. Les systèmes et applications doivent être supportés par un manufacturier ou une communauté. Le GMF est responsable d effectuer les mises à jour pour se prémunir des incidents de sécurité. 4. Le GMF ne peut accéder qu aux actifs informationnels et la compatibilité avec ces applications, et autres données du réseau, est de sa responsabilité. 5. Un logiciel antivirus actif mis à jour quotidiennement et de façon automatique est obligatoire sur tous les équipements. 6. Tout système prêté par la DGTI-MSSS, nécessitant une connexion électrique, doit être soutenu par un UPS de capacité suffisante afin de prévenir les fluctuations de courant électrique. M-PAQ

5 7. Les équipements ne peuvent pas être branchés simultanément sur deux réseaux différents. 8. Il ne doit pas y avoir de communication entre le réseau principal du GMF (celui qui se branche au RITM), un autre réseau ou un équipement externe. Ainsi, un GMF ne peut pas partager ses liens permettant d accéder au RITM. 9. Si le GMF désire transmettre des informations à une autre entité privée, une configuration permettant le transfert des informations dans un sens seulement, soit du GMF vers l entité, doit être mise en place. Toutes connexions initiées à partir de l extérieur doivent être interdites et bloquées. 10. Un GMF impartissant ses services informatiques doit intégrer les exigences informatiques dans ses ententes contractuelles. Les prestataires de services doivent permettre l accès aux représentants du MSSS pour la réalisation des contrôles informatiques. M-PAQ

6 Zones d application des exigences informatiques : A- Le GMF accède directement au RITM : Il doit respecter les exigences; B- Le GMF utilise un DME qui accède au RITM : Les exigences s appliquent entre le DME et le RITM. Le GMF doit s assurer que son fournisseur de DME les respecte; C- Le GMF utilise un hébergeur de données qui accède au RITM : Les exigences s appliquent entre le fournisseur et le RITM mais le GMF doit s assurer que son fournisseur les respecte. B) DME A) Exigences GMF Exigences RITM Hébergement externe C) Exigences M-PAQ

7 ANNEXE Guide complémentaire sur les raisons des exigences informatiques en GMF Introduction En tant que praticien dans le domaine de la santé, l informatisation est souvent perçue comme une boîte noire où tout est compliqué. Certains pensent qu un ordinateur est comme un téléviseur ou une cafetière et qu il n y a qu à le brancher et tout fonctionne. À l instar du stéthoscope qui, en 1834, était considéré comme un outil non familier pour les médecins et ne cadrant pas dans leurs façons de faire 1, le dossier médical électronique (DME) en est au même constat quelques deux cents ans plus tard. Dans les faits, l ordinateur n est que la pointe de l Iceberg du monde informatique. A priori, il nécessite deux branchements : le branchement électrique pour faire fonctionner ses composantes et le branchement à l univers de l information que l on appelle Internet et qui est, le plus souvent, accessible via le Web. RSSS Depuis une trentaine d années, le RSSS du Québec déploie des systèmes d information qui, le plus souvent, sont à l interne des établissements. Chaque établissement relève de la Loi sur les Service de santé et les Services sociaux (LSSSS) et a, entre autres, le mandat de protéger les renseignements de ses patients. Au fil des années, ces renseignements sont conservés de plus en plus dans les bases de données des systèmes d information implantés à l interne des établissements. À titre d exemple, les établissements ont différents systèmes d information dont le système d information laboratoires (SIL), le système d information en radiologie (SIR), le système d information de pharmacie (SIP) et le système d accueil, de départ et de transfert des patients (ADT). Avec le temps, la quasi-totalité des secteurs des établissements ont été informatisés. Cette informatisation se poursuit encore avec le déploiement, entre autres, des dossiers cliniques informatisés (DCI) qui intègrent les informations générées par les autres systèmes. Dans certains établissements, le DME est également déployé. 1 The stethoscope, R. Granger and the National Program for IT, T. Ritter, ComputerWeedly.com, 2007 M-PAQ

8 RTSS/RITM À la fin des années 90, les établissements ont manifesté le désir de partager des données des patients autrement que par le courrier ou des liens téléphoniques (télécopieur). Cet échange devait donc se faire de façon électronique. Sous la direction du ministère, il y a eu la création du réseau de télécommunications sociosanitaire (RTSS). Il s agit d un réseau privé (domaine de confiance) et non accessible par les entités hors du RSSS qui permet la transmission d informations entre les établissements. En 2008, le RTSS a été refait et il s appelle maintenant le réseau intégré de télécommunication multimédia (RITM). Ce dernier a les mêmes fonctions que le RTSS. Remparts Depuis des siècles, l humanité cherche à se protéger. Au XVe siècle, les remparts sont apparus afin de protéger les habitants des bourgs ou des villes. C était un moyen utilisé pour protéger une civilisation de ses ennemis. Des portes construites à des endroits spécifiques ont permis à la population de circuler d un endroit à un autre. Cependant, ces personnes devaient répondre à des exigences pour pouvoir entrer et sortir telles qu être habitant du bourg, être désarmé et autres. Exigences informatiques Le RITM joue un rôle de remparts pour l accès à toute information clinique au sein du réseau. Au fil des années, plusieurs portes ont été créées afin de permettre à des entités externes au RSSS d accéder aux informations cliniques. Pour traverser les portes du rempart RITM, il existe différents moyens (jeton, boîte Juniper, etc.) que l on retrouve dans un catalogue de services 2. Afin de sécuriser davantage les accès aux données du RSSS, il y a une démarche de vérification du GMF qui y accède et elle est faite sous la forme des exigences informatiques. Depuis 2009, des exigences informatiques sont imposées aux GMF afin de permettre un tel accès. Elles identifient des éléments que les GMF doivent respecter au niveau de leur informatisation afin d assurer une interopérabilité sécurisée des données d un GMF avec celles du RSSS. 2 Pour de plus amples informations sur les services, veuillez contacter le Centre de services de la DGTI-MSSS. M-PAQ

9 Pourquoi? Les exigences informatiques permettent l échange sécuritaire d informations entre le RSSS et le GMF. Bien que les exigences puissent aider le GMF, ce dernier demeure responsable de ses données et doit éviter de mettre à risque le réseau (RSSS). En plus de ces exigences informatiques, il est important de préciser que le GMF doit toujours respecter le code de déontologie vis-à-vis des informations de leurs patients au sein de leur propre clinique. Pour qui? Les exigences informatiques s appliquent à tout GMF en sites privés désirant accéder à des données du RSSS et ce, quel que soit le type de données : cliniques, administratives, informatives et autres. Les firmes privées qui sous-traitent pour un GMF doivent également respecter les exigences informatiques. Même dans ce cas, c est le GMF qui reste ultimement responsable du respect des exigences informatiques, par exemple en les incluant dans leurs ententes contractuelles avec ces firmes privées. Domaine de confiance RSSS Hôpital Hôpitaux et établissements publics GMF privé Organismes du réseau MSSS Avantages des exigences informatiques? Il y a plusieurs avantages en lien avec les exigences informatiques : Pouvoir accéder de façon sécuritaire aux données du RSSS; Sécuriser son propre parc informatique; Obtenir des mises à jour sur les normes de sécurité. M-PAQ

10 Inconvénients liés aux exigences informatiques? L application des exigences informatiques peut imposer certaines contraintes : Obligation d investir du temps et, au besoin, de l argent pour rester conforme; Il peut y avoir un sentiment de lourdeur pour accéder aux données du RSSS. Modalités des audits des exigences informatiques Des audits sur les exigences informatiques seront effectués pour s assurer de leur application. Ces audits tiendront compte de la complexité informatique du GMF. Ainsi, plus la complexité sera élevée, plus il sera possible d être audité. Ces audits pourront se faire sur place ou par un accès à distance. Ils seront réalisés par des représentants désignés par le MSSS. Ces derniers pourront également accompagner le GMF dans le respect des exigences. M-PAQ