Guide utilisateurs Demande de Gestion et de Financement (DGF)

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1 1 Guide utilisateurs Demande de Gestion et de Financement (DGF)

2 Table des matières 1. Les DGF dans OPCAIM Solutions Les étapes de la demandes Le suivi des demandes Assistance

3 1. LES DGF DANS OPCAIM SOLUTIONS Depuis les entrées de menu ou via la brique fonctionnelle, vous pouvez déposer des demandes de gestion et de financement concernant des : - contrat de professionnalisation ; - action de formation ; - bilan de compétences ; - validation des acquis de l expérience (VAE). 3

4 2. LES ETAPES DE LA DEMANDES Les étapes de saisie vous permettent de remplir vos DGF et CERFA pour les contrats de professionnalisation. Ces étapes divergent en fonction de la nature de la demande : Nature de la demande Contrat de professionnalisation Action de formation Bilan de compétences Etape 1 Demande Demande Demande Etape 2 Salarié Formation Prestation Etape 3 Contrat Organisme Prestataire Etape 4 Formation Stagiaires Salarié Etape 5 Organisme Justificatifs Justificatifs Etape 6 Tuteur Etape 7 Justificatifs VAE 4

5 La saisie dynamique Tout au long de votre saisie, et en fonction des informations renseignées, les champs nécessaires à l instruction de la demande apparaissent. La saisie en auto complétion De nombreux champs de saisie sont en auto complétion (c-a-d. des résultats sont proposés à partir de trois caractères saisis) ; par exemple l intitulé du CQP, l organisme de formation, les stagiaires, etc. 5

6 Les formations récurrentes La fonctionnalité «Formations récurrentes» permet le renseignement automatique des champs de l étape «Formation» à partir d une action déjà réalisée. La sélection des stagiaires A cette étape de la saisie, vous disposez de plusieurs modes de sélection des participants à la formation. 6

7 1. Saisir un nouveau stagiaire Ce mode permet la saisie unitaire d un stagiaire. Il est recommandé pour les formations avec peu de salariés (1 à 5). Lorsque le stagiaire existe dans le référentiel des salariés (cf. guide d utilisation «OPCAIM Solutions - Import salariés»), une recherche à partir du nom permet la saisie automatique de l ensemble des champs obligatoires. Dans le cas contraire, vous devez saisir, a minima, tous les champs obligatoires. Les données sont alors conservées et votre stagiaire est enregistré dans le référentiel salarié. 7

8 2. Sélectionner plusieurs stagiaires Ce mode permet la sélection de plusieurs stagiaires issus du référentiel. Il est à privilégier pour les formations de cinq stagiaires et plus. Il est nécessaire, au préalable, d alimenter votre référentiel salarié (cf. guide d utilisation «OPCAIM Solutions_Import salariés»). 8

9 3. Importer la liste des stagiaires Ce mode permet l import, via un fichier au format CSV, de l ensemble des informations relatives aux stagiaires. Suite à l import, les informations seront reportées dans les zones de saisies. Cette fonctionnalité nécessite une bonne maîtrise de l outil informatique et est à privilégier lorsqu il n y a pas de référentiel et que la formation comprend un nombre important de stagiaires. Les informations relatives au CPF et aux coûts de la formation Tous les modes de sélection des stagiaires permettent la saisie unitaire des informations concernant : la mobilisation du CPF ; les frais annexes ; l évaluation pré-formative ; le passage d une certification. 9

10 Le dépôt des pièces justificatives En fonction des informations saisies, des documents sont nécessaires à l instruction de la demande par votre ADEFIM. Les pièces signalées par un astérisque sont obligatoires à la transmission de la demande. Selon les cas, d autres pièces pourront être demandées ultérieurement par l ADEFIM. Pour déposer les pièces, il suffit de les glisser dans le carré prévu à cet effet. 10

11 3. LE SUIVI DES DEMANDES Vous pouvez quitter la saisie à toutes les étapes. Les données des étapes précédentes sont systématiquement conservées. Depuis l entrée de menu «Consulter mes dossiers», vous retrouverez l ensemble de vos dossiers. Vous pouvez, ainsi que votre ADEFIM, intervenir sur tous vos dossiers en état «En cours de saisie». Lorsque la demande est complète, elle est transmise à l ADEFIM pour instruction, elle prend alors l icône. Suite à l instruction, votre dossier sera : : la prise en charge a été acceptée ; : la prise en charge a été acceptée et une première échéance a été réglée ; : la formation est terminée et le dernier paiement a été effectué ; : certains éléments structurant ont changé, la prise en charge est annulée ; : la prise en charge de la formation n a pas été acceptée. 11

12 Le suivi des demandes transmises Dès lors que la demande est transmise, en cliquant sur le numéro de la demande, vous trouverez les informations suivantes : 1. La synthèse de la demande Cette synthèse récapitule l ensemble des informations saisies et permet d afficher les pièces déposées au moment de la transmission de la demande. Vous avez la possibilité d éditer la DGF. 2. Pièces associées Dans cet espace, et sur le même principe que l étape «Justificatifs», vous pouvez déposer des pièces complémentaires. Il peut s agir, par exemple, de feuilles de présence, factures, etc. 12

13 3. Cycle de vie Dans cet espace, vous pouvez communiquer avec votre ADEFIM via la zone «Commentaires». 13

14 4. ASSISTANCE Le bouton assistance sur OPCAIM Solutions vous permet d accéder à une aide, soit par mots clés, soit en contactant directement le support assistance. Entrez le thème «demande» dans la barre de recherche En cas de blocage persistant, vous pouvez nous contacter : Cliquez sur : Enfin, pour consulter toutes les aides et visionner les vidéos d assistance, rendez-vous sur : Opcaim.zendesk.com 14