Société D histoire De Joliette-De Lanaudière C.P. 354, Joliette J6E 3Z6 Fondée en 1929

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1 Politique d Acquisition Introduction; La présente politique a pour but de régir les acquisitions d archives par la Société d Histoire de Joliette De Lanaudière. Elle met en place une procédure en déterminant les critères d évaluation, les modes d acquisition et les personnes responsables du processus d acquisition. Définitions; Archives : Fonds : L ensemble des documents, quelle que soit leur date ou leur nature, produits ou reçus par une personne ou un organisme pour ses besoins ou l exercice de ses activités et conservés pour leur valeur d information générales. L ensemble de documents de toute nature réunis automatiquement et organiquement par tout corps administratif ou par une personne physique ou morale dans l exercice de ses activités ou de ses fonctions et dont la valeur de preuve et d information justifie la conservation permanente. Documents : Tout écrit qui sert de preuve ou de renseignements et tout support d information y compris les données qu il renferme, lisible par l homme ou par la machine. Collection : Dépôt : Achat : Ensemble de documents ou de dossiers regroupés en fonction du hasard ou d un choix thématique ou autre. La collection constitue l antithèse du fonds. Mode d acquisition par lequel une personne physique ou morale confie, pour une période de temps indéterminée, des archives à l organisme tout en conservant la propriété physique et intellectuelle. Mode d acquisition par lequel l organisme obtient contre un paiement la propriété d archives et les droits s y rattachant, s il y a lieu. Acquisition : Processus qui permet à l organisme d accroître ses fonds et collections d archives. Les principaux modes d acquisition sont l achat, le dépôt, le don, le legs et le prêt. Don : Mode d acquisition par lequel une personne physique ou morale cède, en toute propriété et à titre gratuit, des archives à l organisme. 1

2 Legs : Prêt : Don consigné par testament. Dépôt, pour une période de temps déterminé, qui peut être renouvelé ou converti en don. Principe de respect des fonds : Principe archivistique - aussi appelé principe de provenance - selon lequel chaque document doit être placé dans le fonds d archives dont il provient et, dans la mesure du possible, à sa place d origine dans ce fonds. Principe de provenance territoriale Aussi appelé principe de territorialité, ce principe archivistique stipule que les archives doivent être conservées à l intérieur du territoire où elles ont été produites. 2

3 Mandats et buts de la Société d Histoire de Joliette-De Lanaudière La Société d Histoire de Joliette-De Lanaudière a pour mandat d acquérir des archives privées concernant la ville de Joliette et de la région De Lanaudière. Ce mandat a pour but la conservation et la diffusion du patrimoine archivistique afin de permettre une meilleur connaissance de l histoire régionale. Établir les principes directeurs en matière d acquisition d archives pour la Société d Histoire. Établir des ententes avec les différents intervenants de la région quant à l acquisition d archives par la Société d Histoire de Joliette-De Lanaudière. Champs d action : Les archives dont nous ferons l acquisition doivent concerner prioritairement l histoire du territoire couvert par la Ville de Joliette et de la région De Lanaudière Crabtree, Joliette, Notre-Dame-de-Lourdes, Notre-Dame-des Prairies, Sacré-Cœur-deCrabtree, Saint-Ambroise, Saint-Charles Borromée, Sainte-Mélanie, Saint-Paul, Saint-Pierre, St-Thomas. (M.R,.C. Joliette) ou la région De Lanaudière. Tous les sujets liés à l histoire de la région De Lanaudière ou de la M.R.C de Joliette Si des documents d archives offerts à la Société d Histoire de Joliette-De Lanaudière concernent d autres régions, ou d autres sujets, il s agit de référer le donateur à la société d histoire qui est concernée(ou autres organismes de conservation du patrimoine, selon le type de document et / ou objet concerné) ou aux archives nationales (Québec ou Canada). Modes d acquisition : Le mode d acquisition privilégié par l acquisition par donation. Celui-ci incluant le don, le legs et la cession. L acquisition par vente est aussi possible, suite à l approbation de la dépense par le conseil d administration. 3

4 L acquisition par échange peut aussi être possible. Les documents que nous donnerions en échange de d autres documents doivent remplir l un des critères suivants; -Un fonds en notre possession ne concernant pas la région. -Des copies de documents. Une copie des contrats d acquisition sera conservée dans un cartable à la suite de la liste des acquisitions ce qui constituera le registre des acquisitions. Voir le modèle de contrat d acquisition en Annexe 1 et la formule de la liste des acquisition en Annexe 2 Critères d évaluation pour l acquisition : Pour qu une acquisition soit valable, il faut évaluer les documents offerts. Nous utilisons les critères d évaluation suivants, tout en étant conforme à la politique d acquisition. -Les documents forment un fonds ; -Importance historique (locale, régionale ou nationale) des documents; -Complémentarité avec les documents déjà conservés à la Société d Histoire de Joliette De Lanaudière; -Le mode d acquisition et /ou le coût; -L originalité des documents (originaux ou copies) ; -Le volume de document versus nos espaces de rangement disponibles; -Les restrictions : communication, reproduction, publication, consultation, accès; -L état de conservation des documents; -L état de classement et /ou instrument de recherche disponible; -Les conditions ce cessions des droits d auteur des documents. Voir la grille d évaluation en Annexe

5 Attributions et responsabilité; Dans le processus d acquisition on retrouve trois intervenants à la Société d Histoire de Joliette- De Lanaudière : Le responsable des archives, le comité des acquisitions et le conseil d administration. Voici le rôle attribué à chacun; - Le responsable des archives établit et révise la présente politique d acquisition. - Le comité des acquisitions évalue les documents offerts à la Société d Histoire et fait ses recommandations au conseil d administration quant à la pertinence d acquérir ces documents. - Le conseil d administration; *nomme le responsable des archives et les membres du comité des acquisitions. *approuve, refuse et /ou modifie la présente politique et les changements subséquents présentés par le responsable des archives; *entérine ou rejette les décisions du comité d acquisitions. Comité des acquisitions : Le comité des acquisitions est formé de deux(2) personnes nommées par le conseil d administration. Au besoin, les membres du comité des acquisitions peuvent consulter un professionnel pour les aider à déterminer la valeur des documents. 5

6 Diffusion de la politique : La présente politique doit être remise aux personnes suivantes; -les membres du conseil d administration de la Société d Histoire de Joliette De Lanaudière; -les membres du comité des acquisitions de la Société d Histoire de Joliette- de Lanaudière; -le responsable des archives. Tous les membres de la Société d Histoire qui en fait la demande peut obtenir copie de la présente politique. Réévaluation de la politique : Si un membre du conseil d administration, du comité des acquisitions ou le responsable des archives perçoit des lacunes dans la politique, il doit soumettre ses modifications à l approbation du conseil d administration. Réévaluer périodiquement toute acquisition d archives afin de les conserver ou d s en départir le cas échéant, en les retournant à leur propriétaire ou en les offrant à d autres dépôts d archives. La présente politique devra faire l objet d une réévaluation à tous les cinq (5) ans, et avant cet échéance en cas de modification du mandat de l organisme ou de l arrivée ou du départ de partenaires principaux de la région Approbation de la politique : La présente politique et ses changements subséquents doivent être approuvés par le conseil d administration de la Société d Histoire de Joliette-De Lanaudière. Par conséquent, ladite politique est adoptée en ce jour du mois de de l année en vertu de la résolution dont la copie est annexée à la présente politique pour en faire partie intégrante. 6

7 Présidente, Secrétaire Directives en matière de conflits d intérêt : Les membres de l organisme qui désirent faire l acquisition à des fins personnelles, de pièces ou de documents d archives couverts par la politique d acquisition de l organisme, que ce soit par voie d échange ou d achat, doivent obtenir au préalable l autorisation écrite du conseil d administration. 7

8 Contrat no. : Annexe 1 Convention d acquisition La Société d Histoire de Joliette De Lanaudière, agissant et représentée par : (nom et titre) et (nom et titre) ci-après désignée «La Société «et (nom de l individu ou de l organisme) ci-après désigné «LE CÉDANT» Attendu que la Société d Histoire de Joliette De Lanaudière a pour mandat la conservation et la mise en valeur des archives qui témoignent de l histoire de Joliette et de la région De Lanaudière. Attendu que a en sa possession un fonds d archives qui constitue une partie intégrante du patrimoine archivistique régional. 8

9 Les Parties conviennent de ce qui suit : 1- À la signature de la présente convention, (nom du cédant) CÈDE par donation par testament par vente autres : à la Société d Histoire de Joliette-De Lanaudière ses droits de propriétaire et droits d auteur sur le fonds d archives dont on trouve une description ci-après. 2- Ledit fonds d archives sera conservé au centre d archives de la Société d histoire de Joliette De Lanaudière ou il portera le numéro et nom suivant; 3- La Société d Histoire de Joliette De Lanaudière s engage à assurer la garde et le traitement dudit fonds d archives de même qu à favoriser sa consultation.. 4- Le cédant donne tous ses droits de consultation, de reproduction et de diffusion des documents dudit fonds d archives et des renseignements qu ils renferment à la Société d Histoire de Joliette-De Lanaudière. 5- Toute utilisation dudit fonds d archives se fera conformément aux politiques en usage au centre d archives de la Société d Histoire de Joliette De Lanaudière. 6- La Société d Histoire de Joliette-De Lanaudière se dégage de toute responsabilité en cas de Perte ou de vol des documents cités dans ce contrat. 9

10 7- La Société d histoire de Joliette De Lanaudière s engage à retourner à Tout document qu elle ne jugerait pas pertinent de conserver, aucun document ne sera éliminé. Description des documents (énumération des séries, dossiers ou document avec les dates extrêmes, la longueur en mètre linéaire et /ou la durée.) 10

11 Signatures : Représentant (e) de la Société d Histoire de Joliette-De Lanaudière Représentant (e) de la Société d histoire de Joliette-De Lanaudière Le cédant (nom, titre et organisme s il y a lieu) Les parties ont signé en date du jour du mois de de l année 11

12 Grille d évaluation : Annexe 111 En conformité avec la politique d acquisition : -Les documents forment un fonds; -Importance historique (local, régionale ou nationale) des documents; -Complémentarité avec les documents déjà conservés à la Société d Histoire de Joliette De Lanaudière; -Le mode d acquisition et /ou le coût; -L originalité des documents; -Originaux ou copies; -Le volume des documents versus la disponibilité de nos espaces de rangement; -Les restrictions ; communication, reproduction, publication, consultation,accès; -L état de conservation des documents; -l état de classement et /ou instrument de recherche disponible; -Les conditions de cession des droits d auteur des documents. 12