Solution prête à l emploi et simple pour une dématérialisation de vos factures fournisseurs facile

Transcription

1 DEMATERIALISATION d e s FACTURES FOURNISSEURS Témoignage client Solution prête à l emploi et simple pour une dématérialisation de vos factures fournisseurs facile Intervenants : Christine LAMBERT ACTUAL Olivier BRUNELLE - MERCURIA Frédéric DUPRÉ - ELO

2 Sommaire ELO Digital Office Présentation éditeur La solution ELO Professional Dématérialisez vos factures achats Optimisez vos processus de validation Démonstration : exemple de traitement d une facture Extraction des données - Processus de validation Frédéric DUPRE, Directeur des ventes ELO France Olivier BRUNELLE, Chef de projet MERCURIA Témoignage client : Groupe ACTUAL Christine LAMBERT, Chef Comptable

3 ELO DIGITAL OFFICE ELO est le leader du marché allemand des solutions d Enterprise Content Management (ECM). La société ELO a été Créée en 1996 Siège social situé à Stuttgart, en Allemagne Près de 480 employés dans le monde, dont 250 en Allemagne Présence à l international : 42 pays CA de 52 mil. EUR (2015) Plus de 850 partenaires ELO 3

4 PERIMETRE FONCTIONNEL DES SOLUTIONS ELO

5 NOTRE PROTFOLIO DE SOLUTIONS ELOoffice ELOprofessional ELOenterprise Votre entrée dans le monde de la gestion documentaire Solution ECM client-serveur modulaire conçue pour les besoins des petites et moyennes entreprises. Plateforme ELO évolutive pour les infrastructures plus complexes. PRA, load balancing ELO DocXtractor ELO BLP Classement, traitement intelligent et automatique de documents entrants LAD / RAD Intègre de manière efficace les systèmes ERP/CRM à la plateforme ECM d ELO

6 ELO Professional ECM* : une intégration parfaite dans votre système d information Courriers, CV Factures d achat ou de vente Procédures, documents RH Solution ELO Commandes, bons de livraison Mails. Solution unique pour tous vos documents. Intégration dans votre système d information Demandes d achat, contrats Une véritable GED d entreprise * Enterprise content management

7 Des interfaces adaptées à tous Multi support. Client Web. Client administrateur WEB ou JAVA. Application mobile IOS ou Android

8 Solution ELO Factures Numérisation ou intégration e-factures Processus complet Synchronisation n pièce comptable et règlement 5 étapes clef Reconnaissance fournisseur, données de facture. De la numérisation à la comptabilisation Traçabilité complète Numérisation traitement des PDF. Dès la numérisation. Suivi de toute modification Intégration écritures en comptabilité ou export ERP Circuit d imputation et validation Archivage, Indexation, Recherche

9 Processus de dématérialisation des factures d achat Processus basé sur une table de décision Notes, pièces jointes, signatures, tampons Une plateforme adaptée Formulaires graphiques adaptés à chaque utilisateur Une solution complète. La richesse fonctionnelle du produit permet de s adapter à votre mode de fonctionnement Flux collaboratif Recherche indexée et plein texte Gestions des statuts de validation

10 Processus de dématérialisation des factures d achat Données métiers. Structure d accueil standardisée. Import de fichiers CSV ou alimentation directe des tables Données spécifiques. Autonomie pour alimenter les données complémentaires

11 ELO Professional : les bénéfices de la solution Mise en place d une GED d entreprise Accélération et fiabilisation du traitement de vos factures d achat Un R.O.I. rapide Traçabilité complète Un confort apprécié de tous Autonomie dans la recherche pour tous Réduction des dépenses Interface intuitive

12 Témoignage Client Christine Lambert, Responsable comptable, Société Actual

13 Sommaire Présentation de la société L organisation avant la mise en place d ELO Les objectifs et raisons du changement Les raisons du choix d ELO plus qu une autre solution L utilisation d ELO en pratique Les bénéfices déjà obtenus et projets autour d ELO

14 Présentation de la société

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16 L organisation avant la mise en place d ELO Environ factures sur 250 sociétés Comptabilité SIGMA : TOTEM Factures réceptionnées sur 200 sites BAP manuels Comptabilisation après BAP Perte de factures et de temps Comptabilisation tardive Gestion manuelle des paiements

17 Objectifs du projet : Centraliser les factures améliorer le suivi des dépenses des services Générer les flux comptables (Ecritures, BAP, lien PDF) vers le logiciel de comptabilité Simplifier le processus de validation de factures fournisseurs Tracer des flux de factures conformément aux obligations légales (piste d audit fiable) Accélérer et fiabiliser le processus de règlement

18 Pourquoi ELO et MERCURIA Déjà client avec un partenaire de confiance Potentiel pour d autres applications (bulletin paie intérimaire) Solution unique: GED et optimisation des flux fournisseurs Budget maîtrisé Solution paramétrable et sécurisée Savoir-faire de MERCURIA Budget maîtrisé Tout en un : GED et optimisation des flux fournisseurs

19 La solution et le calendrier du projet Analyse et spécifications Avril 2016 Phase pilote : Juin 2016 Mise en production : Octobre 2016 Solutions ELO utilisées : DocXtractor : Reconnaissance et lecture des factures ELO Professionnel 9 : La gestion des processus d imputation et BAP, l archivage et la recherche des documents

20 Facteurs de succès et difficultés rencontrées Difficultés : Périmètre réseau d environ 200 agences y compris nouvelles arrivées, Gestion des droits utilisateurs Révision du flux physique des factures Pression de la direction pour un démarrage rapide Facteurs de succès : Projet soutenu par la direction Ergonomie, simplicité d accès et d utilisation par les utilisateurs Respect des règles internes du Groupe (validation et délégation de paiement) Interface comptable et BAP

21 Les bénéfices avec ELO Professional Structuration du processus Sécurisation des BAP Facilité de validation & de recherche Déjà obtenus Gain de temps à tous les niveaux Sécurisation des décaissements En cours d acquisition

22 Evolutions de l utilisation du produit Montée en compétences interne Mise en place d une GED intérim Dématérialisation de la documentation juridique Etude de la gestion du courrier entrant siège