Elise s interface avec SharePoint

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1 Document de présentation Elise s interface avec SharePoint Scénarios d interopérabilité Document du : 26/03/ :16 49 Bd de Strasbourg, Lille Cedex, France, , contact@archimed.fr, RCS Lille Metropole B SA à conseil d'administration au capital de ,00 EUROS - SIRET

2 SOMMAIRE 1 PREAMBULE DESCRIPTION FONCTIONNELLE La recherche de courriers contenus dans Elise depuis l application SharePoint La création d un courrier Elise depuis un ou plusieurs document(s) stocké(s) dans SharePoint Le dépôt d un courrier depuis Elise vers un espace SharePoint La remontée d indicateurs issus d Elise dans le portail SharePoint La synchronisation des taxonomies SharePoint avec les systèmes de classement Elise L archivage vers SharePoint Archimed /15

3 1 PREAMBULE Certains de nos clients utilisent l application SharePoint pour bénéficier de fonctions de gestion de contenu, de GED transverse ou pour mettre en œuvre des portails d entreprise. En parallèle, l application Elise leur permet de maîtriser les enjeux de leurs documents circulants et de veiller à la qualité des échanges avec leurs administrés, clients et partenaires. Dans ce contexte, Archimed a étudié des scénarios d interopérabilité entre les 2 applications pour répondre aux attentes prépondérantes du marché. Six scénarios ont émergé et ont été mis en œuvre : > Scénario 1 : Il consiste à proposer aux collaborateurs de réaliser des recherches sur la base documentaire Elise depuis SharePoint 2013, afin de conserver le même environnement de travail tout en disposant de toutes les informations utiles concernant un dossier particulier. > Scénario 2 : Il consiste à proposer aux collaborateurs de traiter leurs dossiers depuis leur environnement SharePoint 2013, par la réalisation de documents Elise (en l occurrence sortants ou internes) à partir de documents gérés dans l application SharePoint. > Scénario 3 : Ce scénario permet, depuis l interface Elise, le dépôt d un document dans SharePoint. Il facilite la publication dans l intranet de documents gérés depuis l application Elise. > Scénario 4 : Il s agit à ce niveau de proposer la remontée d informations issues d Elise vers le portail SharePoint. Ce scénario est utilisé pour permettre aux collaborateurs de visualiser directement depuis leur portail des indicateurs de l activité courriers. > Scénario 5 : Ce scénario propose d opérer une cohérence entre les thèmes de classement des documents proposés dans SharePoint (taxinomie) et ceux mis à la disposition des collaborateurs dans Elise (plan de classement). > Scénario 6 : Il permet de publier dans SharePoint des documents Elise en vue de leur archivage. Ce scénario s adresse aux structures qui souhaitent gérer la fonction d archivage de l ensemble de leurs documents dans l application SharePoint. Ces six scénarios vous sont présentés ci-après. Il convient de préciser que ces implémentations sont réalisables à partir de la version 5 d Elise et pour SharePoint version Archimed /15

4 2 DESCRIPTION FONCTIONNELLE 2.1 La recherche de courriers contenus dans Elise depuis l application SharePoint Scénario d usage L interface réalisée entre les applications Elise et SharePoint a ici pour finalité de permettre aux collaborateurs d accéder à leurs courriers gérés dans Elise à partir d une recherche réalisée depuis leur intranet SharePoint. Les documents sur lesquels ils n ont aucun droit d accès ne doivent bien évidemment pas apparaître dans le moteur de recherche. Différents cas d usages sont alors proposés : > Soit la recherche sur les courriers Elise est proposée en enrichissement de la recherche sur le contenu SharePoint : Résultats de recherche SharePoint Résultats remontés depuis Elise Archimed /15

5 > Soit la recherche sur les courriers Elise est proposée comme une source distincte d un centre de recherche SharePoint : Principes techniques de la solution Deux points essentiels sont à préciser : Résultats remontés depuis Elise à partir de la source «Courriers» de SharePoint > L infrastructure de recherche SharePoint 2013 permet d agréger des résultats de recherche fédérée 1. > La recherche fédérée SharePoint 2013 supporte le standard OpenSearch 2 Elise propose ainsi une passerelle OpenSearch pour la recherche qui peut être déclarée comme «origine de résultat» dans SharePoint. La recherche est sécurisée (seuls les documents accessibles sont remontées en résultat de recherche), en activant l authentification Kerberos 3 sur le serveur SharePoint 2013 et sur le serveur Elise Archimed /15

6 2.1.3 Bénéfices Les bénéfices apportés par cette approche sont les suivants : > La recherche fédérée tire parti de la puissance et de la finesse d indexation des documents dans Elise ; en particulier en tenant compte du fait qu un document peut posséder plusieurs pièces jointes. > La recherche fédérée s applique en temps réel pour l indexation et l application des droits. 2.2 La création d un courrier Elise depuis un ou plusieurs document(s) stocké(s) dans SharePoint Scénario d usage L interface réalisée entre les applications Elise et SharePoint a ici pour finalité de proposer aux collaborateurs une fonction de création d un ou plusieurs documents Elise, fonction lancée depuis leur interface SharePoint. Plusieurs cas sont envisagés : > Permettre la création d un courrier Elise à partir d un document stocké dans un espace SharePoint, via l interface du logiciel courrier. > Permettre la création d une série de courriers à partir d une liste de documents stockés ou à partir d un répertoire dans un espace SharePoint, via l interface du logiciel courrier. > Proposer la reconnaissance des champs de fusion provenant d un ou plusieurs documents stockés sur SharePoint Principes techniques de la solution Rappelons que : > SharePoint permet de définir des actions personnalisées au niveau des listes de documents SharePoint. > Deux types d actions personnalisées sont disponibles pour les applications : les actions personnalisées de ruban et les actions personnalisées d éléments de menu. Ainsi, l interface Elise pour SharePoint 2013 va permettre de déployer deux actions personnalisées : > La création d un courrier départ depuis un ou plusieurs documents sélectionnés dans une bibliothèque de documents SharePoint. > La création d un courrier interne depuis un ou plusieurs documents sélectionnés dans une bibliothèque de documents SharePoint. Archimed /15

7 Les courriers sont ainsi créés en reprenant les documents sélectionnés en pièce jointe. Les valeurs des métadonnées SharePoint sont reprises dans la fiche courrier Elise. La correspondance de champ est effectuée sur le nom du champ. La cible des actions personnalisées est une page ASPX recevant notamment en paramètres les identifiants SharePoint des éléments sélectionnés. Kerberos est utilisé pour la sécurité et le transfert d authentification. La page interagit avec SharePoint au travers des WebServices SharePoint et avec Elise au travers des WebServices Elise. Elle prend en charge la création d un nouveau courrier Elise (départ ou interne), la publication des pièces jointes et la mise en correspondance éventuelles des champs. A l issue de la création, la page navigue vers le formulaire d édition Elise correspondant (courrier interne ou courrier départ) Illustration Actions personnalisées de création d un courrier depuis un élément de menu Archimed /15

8 Actions personnalisées de création d un courrier depuis le ruban (un ou plusieurs documents sélectionnables) Courrier créé à partir des pièces jointes stockées dans SharePoint Archimed /15

9 2.3 Le dépôt d un courrier depuis Elise vers un espace SharePoint Scénario d usage On considère ici un scénario simple permettant à un utilisateur de déposer de manière interactive une ou plusieurs pièces jointes d un courrier Elise dans une librairie SharePoint. Le scénario repose sur l implémentation d une action personnalisée dans l application Elise. Elise permet en effet de définir des actions personnalisées au niveau des listes de courriers et au niveau du formulaire d édition d un courrier. Une action personnalisée «Enregistrer les pièces jointes dans SharePoint» permet alors à l utilisateur d activer la fonction. Le processus de publication est le suivant : > Le collaborateur clique sur la fonction «Publier vers SharePoint» depuis son interface Elise. > Il sélectionne la/les pièce(s) jointe(s) qu il souhaite enregistrer dans SharePoint. Archimed /15

10 > Il sélectionne ensuite la librairie et le répertoire SharePoint de destination Principes techniques de la solution > Kerberos est utilisé pour l authentification > La page correspondant à l action personnalisée permet de : - Lister les pièces jointes (à l instar de l envoi par ). - Sélectionner un répertoire SharePoint de destination - Télécharger les pièces jointes d Elise vers SharePoint 2.4 La remontée d indicateurs issus d Elise dans le portail SharePoint Scénario d usage Le principe de cette interopérabilité est de permettre, depuis SharePoint, d interroger l application Elise afin de porter à la connaissance des collaborateurs le nombre d actions en attente dans l application de gestion du courrier. Il s agit, par exemple, d afficher sur la page d accueil de l Intranet le nombre de courriers entrants en attente de traitement par le collaborateur. Archimed /15

11 2.4.2 Principes techniques de la solution Elise propose un WebPart pour SharePoint qui permet de remonter dans une page Share- Point des indicateurs relatifs au nombre de courriers situés dans les bannettes «Nouveaux» et «En retard», et ce, pour chaque espace de travail Elise (service(s) / personnel) qui concerne un collaborateur : Le paramétrage du WebPart s appuie sur les mécanismes standards de SharePoint : paramétrage globale et/ou personnalisation par l utilisateur. L utilisateur peut cliquer sur une bannette et est automatiquement redirigé vers l affichage correspondant dans Elise. Le paramétrage permet de sélectionner : > Les boîtes aux lettres (espaces de travail) dont on veut afficher les indicateurs parmi : «Personnel», «Service principal», tous les «Services de l utilisateur», tous les services et sous services, > Les bannettes Elise qui rassemblent les courriers selon leur état de traitement: «Nouveaux», «En retard» et «A suivre». Le WebPart communique de manière sécurisé avec Elise (authentification Kerberos) et s appuie sur les Web Services Elise. Archimed /15

12 2.5 La synchronisation des taxonomies SharePoint avec les systèmes de classement Elise Scénario d usage SharePoint dispose d un système de métadonnées gérées permettant notamment de définir des taxonomies et des ensembles de termes 4. Gestion des taxonomies dans SharePoint 4 Archimed /15

13 L objectif du niveau d interopérabilité présenté ici est de pouvoir utiliser les taxonomies et ensembles de termes définis dans SharePoint depuis Elise, en sachant qu Elise dispose de son propre gestionnaire de termes. Adminstration des plans de classement dans Elise Elise dispose d un chargeur permettant de récupérer et d importer les ensembles de termes SharePoint dans son propre gestionnaire de termes. Les champs descripteurs peuvent ainsi être utilisés dans Elise au niveau de la description des courriers : Gestion des termes d un document dans Elise Archimed /15

14 2.5.2 Principes techniques de la solution SharePoint rend disponible les ensembles de termes au travers d un web service «Managed Metadata Service». Fonctionnellement, la gestion des termes hiérarchiques intégrée à Elise devient ainsi un surensemble de la gestion intégrée à SharePoint (en particulier au niveau de la gestion des relations entre termes). 2.6 L archivage vers SharePoint Scénario d usage SharePoint permet la mise en œuvre d un centre de gestion des enregistrements en vue de mettre en œuvre une politique d archivage long terme. Le centre de gestion des enregistrements est destiné à centraliser la collecte et la gestion des documents stockées dans SharePoint et dans d autres applications 5. L objectif de ce scénario d interopérabilité est de pouvoir utiliser les mécanismes Elise de gestion de l archivage pour alimenter un centre de gestion des enregistrements Principes techniques de la solution Un centre de gestion des enregistrements SharePoint permet de : > Collecter les enregistrements > Définir les règles de conservation 5 Archimed /15

15 Le centre d enregistrement met à disposition un web service «Official File Web Service» permettant à une application de déposer un enregistrement et ses métadonnées. En fonction des métadonnées fournies lors de l appel, le système de routage et de gestion du cycle de vie intégré à SharePoint réalise l opération d archivage. Archimed /15

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