Charte de Compliance ERGO Insurance sa

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1 Charte de Compliance ERGO Insurance sa Introduction Sur la base de la circulaire PPB/D. 255 du 10 mars 2005 sur la compliance adressée aux entreprises d assurances, une obligation légale a été imposée aux entreprises d assurances, par analogie avec les établissements de crédit et les entreprises d investissement, de désigner un Compliance Officer et de mener une politique de fait en matière de compliance. L intégrité de l assureur constitue un élément important d une gestion saine et prudente. Pour ERGO Insurance sa, la maîtrise de son risque de réputation est également essentielle. Le comité de direction a dès lors élaboré une politique d intégrité en date du 3 octobre 2006 dans laquelle les objectifs de l entreprise sont fixés et seront régulièrement actualisés. Cette charte énonce les principes fondamentaux de la fonction de compliance au sein d ERGO Insurance sa. Elle a pour principaux objectifs de formaliser les objectifs et les missions liés à la fonction ainsi que l organiser cette activité au sein d ERGO Insurance sa. Cette charte marque l attachement d ERGO Insurance sa à l application de la politique d intégrité qui repose en particulier sur le respect des exigences légales et réglementaires d une entreprise d assurances au sens large du terme, domaine dans lequel la fonction de compliance joue un rôle essentiel. Cette charte définit les missions de la fonction de compliance. Elle met en exergue l importance d une démarche de compliance et du rôle de la fonction de compliance dans notre entreprise. 1. QU EST-CE QUE LA COMPLIANCE? La compliance est une fonction indépendante qui veille et participe à la mise en conformité avec les dispositions en vigueur des procédures internes dans le cadre de la politique d intégrité qui couvre notamment les domaines suivants : Prévention de l utilisation du système financier aux fins du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme Mécanismes spéciaux ayant pour objet ou pour conséquence de favoriser la fraude fiscale par des tiers Respect des dispositions légales et réglementaires en matière de protection du consommateur o Lois sur les techniques d assurance o Distribution d assurances Législation anti-discrimination et législation sur le racisme Application des règles en matière de protection de la vie privée Les domaines indiqués par le comité directeur, tels que : - Codes déontologiques sectoriels et/ou codes déontologiques internes à l entreprise ; - traitement des plaintes ; - corporate governance des entreprises d assurance ; - règlement des incompatibilités des mandats ; - prévention des risques qui ont trait au droit de la concurrence. 1/5

2 2. STATUT DU COMPLIANCE OFFICER, SA CELLULE ET LES RESPONSABLES COMPLIANCE LOCAUX 2.1 LA STRUCTURE COMPLIANCE ET SON FONCTIONNEMENT La fonction compliance relève de la responsabilité du Compliance Officer et est exercée au sein de l entreprise par : - la cellule compliance, constituée du Compliance Officer et de ses deux collaborateurs, en première ligne ; - les responsabilités compliance, en seconde ligne. La fonction de compliance relève de la compétence du président du comité directeur d ERGO Insurance sa. Celui-ci exerce une fonction de staff, à savoir une fonction qui assiste la plus haute direction d ERGO Insurance sa. La fonction de compliance au sein d ERGO Insurance sa fonctionne de façon décentralisée. Cela suppose qu un responsable est désigné au sein des différents départements, qui collabore d une façon proactive au respect de la politique d intégrité et de cette manière, contribue à éviter le risque de réputation. A cet effet, un comité de correspondants compliance se réunit régulièrement sous la direction du Compliance Officer. 2.2 OBJECTIFS, MISSIONS ET TACHES DE LA CELLULE COMPLIANCE Le Compliance Officer évalue la conformité des instructions et des procédures par rapport aux règles d intégrité applicables dans le secteur des assurances. Cela concerne tant les dispositions qui découlent de la politique d intégrité propre à l institution que celles qui découlent directement de son statut, ainsi que d autres dispositions légales et réglementaires applicables au secteur de l assurance. Le Compliance Officer formule des propositions en matière de politique d intégrité à mener au sein de l entreprise et les soumet pour approbation au comité de direction. Il agit comme conseiller auprès de la direction sur les mesures à prendre dans le cadre de la politique d intégrité. Le CO a un rôle de coordination et de conduite au sein d ERGO Insurance sa. Le Compliance Officer assure notamment : 1) La définition de procédures efficaces en vue de la mise en place de la politique d intégrité d ERGO Insurance sa, en respectant les dispositions légales et réglementaires en vigueur ainsi que l implémentation de mesures de contrôles adaptées. 2) L appréciation de la pertinence des directives et des procédures internes en matière de compliance ainsi que, si nécessaire, la proposition d adaptation. 3) La sensibilisation et la formation permanente des collaborateurs, en ce compris les intermédiaires d assurances. 4 Le respect ou l accomplissement de diverses obligations de communication vis-à-vis de tiers, des autorités de contrôle, des autorités judiciaires, des organismes ou des services spécialisés (CTIF, Ombudsman des assurances ) etc. 5) Examen et suivi des infractions aux lois et règlements. 2/5

3 6) Les conseils, et le cas échéant, la mise en suspension ou le refus en matière de traitements opérationnels tels que l exécution d une transaction ou l entrée en relation avec certains clients. 7) Les conseils relatifs aux aspects concernant la compliance lors du lancement de nouveaux produits ou services et lors de la pénétration de nouveaux marchés. 8) Le contrôle des législations respectives et de la réglementation nationale et internationale ainsi que leur interprétation (par exemple forums de discussion avec les organes de contrôle). 9) L examen des documents internes et externes pertinents en matière de politique et de fonctionnement (par exemple, pour les domaines relatifs à la fonction compliance : les rapports d audit interne et d audit externe, les procès-verbaux du comité directeur, les procès-verbaux du conseil d administration, les informations et remarques des autorités de contrôle). Dans les domaines qui relèvent de sa compétence, le Compliance Officer et les membres de sa cellule sont les points de contact privilégiés des tiers qui sont habilités à contrôler certaines règles d intégrité, tels que la CBFA ou la CTIF DROIT D INITIATIVE INDEPENDANCE COMPETENCE DE LA CELLULE COMPLIANCE Le Compliance Officer dispose d un droit d initiative pour l ensemble des tâches dans les domaines définis par cette charte ainsi que par le comité de direction et le conseil d administration, en conformité avec cette charte. Le Compliance Officer a la garantie que ses constatations et son jugement dans le cadre de sa fonction au sein de la société peuvent être exprimés librement et communiqués et que ces constatations et ce jugement ne peuvent porter atteinte ni au Compliance Officer ni à ses collaborateurs. Son domaine comprend également les activités qui sont confiées aux intermédiaires, tels que les intermédiaires d assurance, qu ils soient exclusifs ou non. Par conséquent, l entreprise veille à ce que le Compliance Officer puisse aussi avoir dans sa mission les activités que les intermédiaires exercent pour son compte. En principe, cette possibilité sera reprise dans les contrats avec ces intermédiaires. Le Compliance Officer a la compétence de s entretenir avec tous les collaborateurs et de prendre connaissance de tout document, d activité, fichier ou autre information de tous les services au sein d ERGO Insurance sa, y compris les audits internes et externes et les comptes rendus du comité directeur et du conseil d administration. Cette compétence est exercée dans les domaines d activités définis par cette charte. Le Compliance Officer participe aux réunions du comité directeur pour les thèmes concernant le domaine de la compliance et reçoit les procès-verbaux pour les sujets qui traitent directement ou indirectement de la compliance. Les constatations et le jugement dans le cadre de la fonction de compliance sont exprimés librement. C est principalement le cas quand le Compliance Officer décide de faire part aux autorités compétentes des soupçons de blanchiment de capitaux. 3/5

4 2.4 CONTINUITE, ADEQUATION Le Comité directeur prend les mesures nécessaires pour que l entreprise continue à bénéficier d une cellule compliance adéquate. Le Conseil d Administration vérifie régulièrement si la société dispose d une cellule compliance adéquate. 2.5 COMPETENCE, INTEGRITE ET DISCRETION Les capacités individuelles, l intégrité et la discrétion de chaque collaborateur de la cellule compliance sont essentielles afin d en assurer le bon fonctionnement. Les compétences, la motivation et la formation permanente sont également indispensables à l efficacité de la cellule compliance. Les compétences de chaque collaborateur sont jugées en tenant compte de la complexité et de la technicité des activités. 2.6 RAPPORT AVEC CERTAINES AUTRES FONCTIONS La cellule Compliance collabore avec le département Risk Management, qui est également une fonction indépendante, mais cela se justifie étant donné que la portée de chacune des fonctions est du même niveau. Une partie de leur domaine d activité, à savoir la gestion des risques de l entreprise, se confond, ce qui est plus efficace pour collaborer. Concrètement, la portée de la fonction Risk Management comprend tous les risques, parmi lesquels les risques de compliance. Bien que la cellule Compliance soit indépendante de la fonction d audit interne, ses activités relèvent du contrôle du département audit interne. 3. RAPPORT, SURVEILLANCE ET CONTROLE La cellule Compliance informe régulièrement le président du Comité directeur d ERGO Insurance sa des principaux risques de compliance constatés, des mesures qui ont été prises pour améliorer la gestion des risques, et du progrès des activités dans le cadre des tâches qui relèvent de la fonction. Tous les mois, le Compliance Officer participe à la réunion du Comité directeur pour traiter des matières portant sur la Compliance. Tous les semestres, la cellule Compliance fournit au comité de direction un aperçu de l organisation et du fonctionnement du dispositif de compliance. Le conseil d Administration est informé au moins une fois par an des activités de compliance par le comité directeur. 4. APPROBATION La présente Charte de Compliance a été approuvée par le Comité directeur, a ensuite été ratifiée par le Conseil d Administration et ensuite portée à la connaissance de tous les collaborateurs et de toutes les entités juridiques d Ergo Insurance sa, de même qu à celles de ses intermédiaires. 4/5

5 Pour toute modification apportée aux normes de la Charte de Compliance, une approbation et un avis positif du Compliance Officer sont requis. Bruxelles, le 15 septembre /5

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