TRUCS ET ASTUCES DIVERS POINTS À SURVEILLER

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1 TRUCS ET ASTUCES DIVERS POINTS À SURVEILLER GÉNÉRALITÉS D USAGE RACCOURCI SUR LE BUREAU Comme les outils de connexion avec le serveur sont mis à jour régulièrement, il devient impératif que le raccourci utilisé sur le bureau pour accéder l application se dirige (pointe) sur la page suivante : Nous utilisons également cette page Web afin de communiquer certains éléments d informations à nos usagers. Afin d éviter une rupture éventuelle du lien avec l application causée par l ouverture d une autre application, il est fortement recommandé de forcer l ouverture de l application par le biais d une nouvelle fenêtre. Pour ce faire, le champ cible de votre raccourci devrait contenir le libellé suivant : "C:\Program Files\Internet Explorer\IEXPLORE.EXE" " CONNECTION INITIALE Lors de la toute première connection avec le système financier, un écran de sécurité s affiche «Voulez-vous installer et exécuter l applet signé et distribué par Product Management?». Il faut alors cliquer sur le bouton «autorisé» en tout temps, sinon la souris ne sera pas fonctionnelle et il deviendra difficile d utiliser l application. Il peut arriver que cet écran passe rapidement sous nos yeux et disparaisse sans que l on ait eu le temps de réagir. Si cela se produit, il s agit simplement d utiliser la combinaison de touche «ATL TAB» pour récupérer cet écran qui s est probablement dissimulé derrière nos autres fenêtres Windows. FENÊTRES DU SYSTÈME FINANCIER L utilitaire de navigation ouvre toujours deux fenêtres pour accéder à l application : une qui présente un affichage tout gris. Cet écran doit demeurer ouvert car il fait partie intégrante de la procédure de lancement. Par conséquent, vous ne devriez pas partir de cet écran pour accéder un autre site sur le Web car cela aurait pour conséquence de rompre votre lien avec le serveur. LIEN ROMPU AVEC LE SERVEUR Plusieurs causes peuvent expliquer cette situation : soit un problème central avec le serveur ou le réseau, soit un problème local avec le réseau, etc Plus près de l usager, le technicien informatique peut s assurer que le raccourci créé sur le bureau force l ouverture d une nouvelle fenêtre Windows afin de s assurer que deux applications ou manipulations ne viennent pas en conflit (ex. : SIRUS, SIIG, HOD, etc ). Pour ce faire, le champ cible de votre raccourci devrait contenir le libellé suivant : "C:\Program Files\Internet Explorer\IEXPLORE.EXE" " Trucs et astuces divers points à surveiller 1

2 CONFIGURATION D ÉCRAN Il devient plus facile de travailler avec une résolution minimale d écran de 1024X768. De plus, à l ouverture de l application, l usager gagne à travailler avec un plein écran. ÉCRAN MULTIOCCURENCE Jusqu à maintenant, l ascenseur vertical dans les écrans peut causer une rupture du lien avec le serveur. Pour remédier à cette situation tout en accédant rapidement à nos données, nous vous suggérons d utiliser les touches «Page Up», «Page Down». Comme les écrans multioccurences sont très larges et que les champs à observer peuvent se retrouver à l extrême droite, il pourrait être opportun de fixer l écran d abord sur le champ à observer en cliquant dans ce dernier à l aide de la souris avant de procéder aux «Page Up ou Down». FICHIER ATTACHÉ ABSENT Certains usagers nous ont signalé que lors de la réception du bordereau de dépôt direct par courriel, le fichier attaché ne semblait pas être joint à l envoi. Cette situation a été validée à au moins quatre reprises et la cause identifiée résulte de l utilisation du produit «Inside Connector» utilisé principalement pour le partage de calendrier. Une grande majorité de facultés et services ont opté pour le produit «Exchange» afin de rectifier les nombreux problèmes rencontrés avec cette application. GRAND-LIVRE ÉCRITURE AVEC PLUSIEURS VENTILATIONS Un truc pour éviter d avoir à saisir les lignes de ventilation à chaque fois serait de renverser la dernière écriture similaire. Une nouvelle écriture est alors générée par le système et il suffit alors de modifier les montants. COMPTES À PAYER TYPE DE DOCUMENT Il est important de se rappeler que les demandes de paiement doivent être utilisées pour rembourser des fournisseurs et les rapports de dépenses pour rembourser des individus. CHAMP «QUANTITÉ» Dans les rapports de dépenses, le champ «quantité» doit être utilisé seulement sur la ligne où vous indiquez le remboursement de kilomètres. Indiquer le montant pour forfait de déplacement au Canada ou pour location de voiture au Canada et l essence afin de produire un rapport sur les taxes d accises. Exemple : Sherbrooke Montréal 141 $ Quantité : 141 ADRESSE DE PAIEMENT Bien vérifier l adresse de paiement. DATE Trucs et astuces divers points à surveiller 2

3 Inscrire la date réelle de la facture et non la date de saisie. CODES DE TAXES Nous vous demandons de bien vérifier les codes de taxes dans le tableau sur le site Web à l adresse suivante : Lorsqu une avance est référée à une demande de paiement et que l on doive modifier le code de taxe, il faut effectuer cette modification à partir des éléments de l onglet référence interne. Les cinq étapes de ce processus devront être respectées : 1- Référer l avance dans le «numéro document» 2- Inscrire le montant à utiliser 3- Accéder l imputation grâce au bouton «imputation» 4- Modifier le code de taxe au besoin 5- Confirmer et sauvegarder NO. DE FACTURE Lors du remboursement d une facture à un fournisseur, le numéro de saisie dans SOFE doit être identique à celui indiqué sur la facture, car le système empêche les paiements en double. Exemple : « NL» et non pas «FA NL» PLUSIEURS FACTURES S il y a plus d une facture, il faut utiliser le bouton plus qui se trouve près du numéro de référence afin de saisir individuellement chacun des numéros de facture. Ne pas oublier la date de la facture. APPROVISIONNEMENT LA CRÉATION DU DOCUMENT D ACHAT NO. DE FOURNISSEUR Lors de la création d un document d achat, nous vous recommandons de toujours mettre un fournisseur dans les critères de création. Une fois le fournisseur indiqué, n oubliez pas de cliquer sur le bouton et vous aurez ainsi le choix, s il y a lieu, entre un document d achat ordinaire ou un document d achat sous entente. Si vous ne connaissez pas le fournisseur, nous vous suggérons d utiliser l un des fournisseurs suivants que le Service des finances a créé afin de favoriser une meilleure gestion des codes de taxes : : Fournisseur Québec : Fournisseur Canada : Fournisseur U.S : Fournisseur Outre-mer Trucs et astuces divers points à surveiller 3

4 RECHERCHE D ENTENTES CONTRACTUELLES (PRODUITS SOUS ENTENTE) Lors de la création d un document d achat, vous avez la possibilité de visualiser toutes les ententes contractuelles négociées avec nos fournisseurs. Pour ce faire, vous accédez d abord à l écran multioccurrence des documents d achat. Après avoir appuyé sur «Nouveau», vous accédez à l écran des critères. Dans cet écran, entrez un numéro de requérant et lancez une recherche grâce au bouton. Le système affichera l ensemble des fournisseurs en débutant par tous ceux avec lesquels l université a une entente contractuelle active. IMPUTATION Dans les ventilations, l utilisation du bouton «Imputation» et du bouton «Génération imp.» a pour effet de vous faciliter la tâche et celle des gens des secteurs approvisionnement et comptes à payer. Nous vous invitons à consulter le pas-à-pas «Approvisionnement imputation» de notre site Internet pour plus d informations. DESCRIPTION Ce champ sert de référence interne uniquement. Le fournisseur ne voit pas cette information car elle n est pas imprimée sur le bon de commande. COMMENTAIRE AU FOURNISSEUR Pour les documents d achat sous entente, l utilisation du bouton «Message général du document d achat» permet d indiquer au fournisseur des informations essentielles qui paraîtront sur le bon de commande qui lui, sera transmis (ex. : numéro de soumission, couleur, etc.). Il est à noter que le document d achat sous entente ne fait l objet d aucune révision par le secteur approvisionnement. TAUX DE CONVERSION Trucs et astuces divers points à surveiller 4

5 ONGLET ITEM - DESCRIPTION DE PRODUIT Document d achat avec entente (ACCE) Dans vos documents d achats sous entente, lorsque vous utilisez un ou des produits dont la description possède au début ou à la fin trois points d interrogation (???), vous devez remplacer cette description par celle indiquée sur votre soumission ainsi que le prix et le numéro de catalogue. Document d achat sans entente (ACCA) Inscrire la description complète du produit dans la description courte qui comporte 60 caractères. Si plus d espace s avère nécessaire, continuer votre description dans la description longue. Plus de 300 espaces de caractères sont disponibles dans ce champ. Il faut aussi s assurer d écrire le numéro de catalogue dans le champ réservé à celui-ci. Pour les deux types de document d achat, il ne faut pas modifier le code de taxes car celui-ci provient directement de la base de données des fournisseurs. ONGLET ADRESSE Adresse d achat : (Optionnel) Entrer l adresse où les items seront commandés. Ce champ est normalement réservé aux ressources du secteur de l approvisionnement. Adresse de réception Taper l adresse de votre département, tel que défini au système à l endroit où les items devront être livrés par le fournisseur. Important Pour les commandes en provenance des États-Unis, nous avons à la frontière américaine un intermédiaire pour faciliter le dédouanement. Pour la faculté de médecine, utiliser le code de réception 15U, pour la faculté des sciences, 17U, pour la faculté de génie, le 18U et enfin pour tous les autres utiliser le 01U. ONGLET NOTE Les notes servent à fournir des informations complémentaires aux acheteurs. Le cas échéant, s assurer d indiquer la provenance exacte et complète des prix. Pour les documents que vous souhaitez attacher directement à la pièce, utilisez les fonctionnalités du système prévues à cet effet. Vous pouvez également nous faire parvenir les documents imprimés par courrier interne ou par télécopieur. Dans ce cas, vous cochez la case «pièce jointe» pour nous signifier que vous avez envoyé des documents imprimés. Exemples : Soumission # Catalogue et année Soumission verbale : nom du contact Trucs et astuces divers points à surveiller 5

6 URGENCES Pour les urgences, vous devez entrer en contact avec l acheteur responsable de votre achat. Pour ce faire, consulter l onglet «Modalité d achat» de votre commande. LA RÉCEPTION DE MARCHANDISE Lorsque la marchandise est reçue, vous devez retourner à votre document d achat dans SOFE et cliquer sur le bouton pour effectuer la réception qui est obligatoire pour que le paiement s effectue au fournisseur. On doit s assurer de saisir la date réelle de réception. S il s agit d une réception partielle ou complète l indiquer dans la description. En cas d erreur ou autre, voir à ajouter une note même si la commande est à l état fermé. Trucs et astuces divers points à surveiller 6