DLex est le premier logiciel de gestion de cabinets d avocats certifié par Microsoft en Europe

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1 11-12 DLex est le premier logiciel de gestion de cabinets d avocats certifié par Microsoft en Europe LABELLISÉ Modules métiers Gestion des dossiers (liaison RPVA incluse) p.6 Gestion des contacts p.9 Gestion électronique des documents (GED) p.12 Gestion du temps p.18 Gestion de la (re)valorisation des temps passés (préfacturation) p.22 Gestion de la comptabilité p.24 Modules outils Calculs p.26 Recherches p.27 Rapports p.28 Utilitaires Convivialité et environnement bureautique p.30 Interface d administration p.36 Customer Web access p.37 Interopérabilité p.38 w w w. d l e x. e u FR-FR1011

2 DLex, plus qu un logiciel : un concept Le logiciel DLex est le premier logiciel de gestion de cabinets d avocats certifié par Microsoft en Europe. Pilier de l activité de Pyramiq, il intègre l ensemble des fonctionnalités indispensables à une gestion intelligente et un management proactif. Vous souhaitez vous équiper d un outil de gestion performant, mais vous craignez qu il ne soit pas adapté à votre structure et qu il ne puisse être utilisé par tous les membres du cabinet? DLex est un logiciel intégré dédié à la production, la gestion optimisée, l objectivisation des performances et la mesure de la rentabilité. DLex s adresse à tous les types de cabinets d avocats, quels que soient leurs tailles, leurs formes juridiques, leurs domaines d intervention, leurs modes de fonctionnement ou les systèmes judiciaires dans lesquels ils évoluent! Le cabinet d avocats est une entreprise comme une autre, avec la nécessité de mettre en commun à travers ses outils, sa mémoire et son savoir faire. DLex est pour cela un outil de gestion et de partage, un véritable espace collaboratif! Associés, avocats collaborateurs, fonctions supports Tous ont besoin d informations et de fonctionnalités nécessaires à leurs activités au sein du cabinet. Vous êtes convaincu de l utilité d un logiciel de gestion, mais restez sceptique quant à sa convivialité et son adéquation aux particularités de votre cabinet? DLex permet une gestion fine des profils et droits y afférents, chacun n exploitant que le ou les modules nécessaires à son exercice professionnel et ce en toute sécurité. Des utilisateurs aux besoins spécifiques mais partageant la même base de données. Vous êtes convaincu du bienfondé de l utilisation des nouvelles technologies dans votre travail journalier, mais redoutez leur rapide évolution et les changements qui y sont associés? DLex est un outil ayant atteint aujourd hui sa pleine maturité et stabilité, il est doté d une grande richesse fonctionnelle et est écrit selon les techniques informatiques les plus récentes (Visual Studio, C++, C#,.NET, MS SQL Server). Nos clients bénéficient des technologies les plus fiables, reconnues, compatibles avec tous les postes de travail. 2 DLex plus qu un logiciel : un concept

3 DLex, standard et corporate Selon les besoins de chaque cabinet, DLex se décline en version standard ou corporate. La version standard couvre le périmètre fonctionnel traditionnel des activités de tout cabinet. La version corporate est une version avancée proposant directement l intégration de certains modules complémentaires. Elle s adresse tout particulièrement à des cabinets ayant des besoins plus pointus en matière de gestion électronique de documents (GED), de gestion de contacts (CRM), de gestion des droits d accès et d outils de pilotage avancé. En outre, cette version est destinée à recevoir la totalité des nouvelles fonctionnalités qui seront développées dans le futur. Certains modules de DLex corporate sont disponibles sous forme d options qui peuvent s ajouter "à la carte" à la version standard. Vous les reconnaîtrez grâce au pictogramme "Option" : CORPO Option Ces fonctions qui vous facilitent la vie Inutile de perdre du temps à rechercher vos fonctions les plus usuelles. Pour vous permettre de traiter un maximum d infos en un minimum de clics, DLex est doté de commandes standardisées de type Windows. De plus, un simple clic droit sur un élément déterminé donne directement accès à une série de fonctionnalités logiques pour cet élément (menu contextuel). Clic Vous les reconnaîtrez au pictogramme "Clic" : Les champs extra Les champs extra correspondent à des valeurs de qualification additionnelle des dossiers et/ou des contacts sur des fonctionnalités que DLex ne propose pas en standard (exemples : dossier prioritaire ou non, association d une couleur correspondant à la couleur d un classement papier, gestion de l'envoi des cartes de voeux). Cette qualification peut se faire par dossier ou pour une série de dossiers à la fois. Vous les reconnaîtrez au pictogramme "Extra" : Extra En développement DLex est un outil vivant adaptable tant aux évolutions technologiques qu aux évolutions métiers. Avec 3 mises à jour annuelles au minimum et plus de heures annuelles en recherche et développement, DLex s enrichit régulièrement de nouveaux développements. Dev. Vous les reconnaîtrez au pictogramme "Dev." : Rendez-vous à la page 30 pour découvrir combien DLex est un outil facile à piloter! 3

4 Le logiciel La société Pyramiq est active dans le secteur de l informatisation des cabinets d avocats depuis A l écoute des préoccupations et des attentes de sa clientèle, elle est reconnue comme une référence au service des cabinets d avocats pour qui elle aborde avec professionnalisme les évolutions technologiques d un marché en constante mutation. Au fil des années, Pyramiq est désormais reconnue comme partenaire de nombreuses institutions du secteur juridique. Expérience Bientôt 30 ans d expérience dans la conception d applications de gestion pour cabinets d avocats Plus de 500 cabinets d avocats équipés de DLex Plus de utilisateurs R&D Plus de heures de recherche et de développement par an Un engagement de minimum 3 mises à jour annuelles majeures Partenariats Editeur du logiciel de gestion de l aide juridictionnelle en Belgique Partenaire informatique de l ensemble des autorités ordinales belges francophones Consultants pour l Ordre des Barreaux Francophones et Germanophones de Belgique dans le cadre de l accompagnement de projets européens tels que les projets «FAL» (Find A Lawyer - annuaire des avocats européens hébergé sur le portail de la Commission européenne) et «Penalnet» (réseau sécurisé des pénalistes européens). Ces deux derniers projets étant pilotés par le Conseil des barreaux européens (CCBE) Présence locale Pyramiq est principalement présent sur les marchés belges et français. Ses entités opérationnelles sont installées à Liège depuis sa création et à Paris depuis le 1 er avril Par ailleurs, Pyramiq s appuie sur un réseau local de partenaires informatiques pour le déploiement de DLex et le support technique. Le service en plus Outre DLex et ses fonctionnalités, Pyramiq propose aux cabinets d avocats une gamme de services additionnels : Services de consultance Assistance au démarrage Modules de formation Configuration sur mesure Hot-line Récupération des données existantes Possibilité de développements complémentaires 4 DLex plus qu un logiciel : un concept

5 Module 1 : métiers Gestion des dossiers (liaison RPVA incluse) p.6 Gestion des contacts p.9 Gestion électronique des documents (GED) p.12 Gestion du temps p.18 Gestion de la (re)valorisation des temps passés (Préfacturation) p.22 Gestion de la comptabilité p.24

6 Gestion des dossiers Modules métiers La gestion des dossiers est bien évidemment au coeur de votre métier d avocat ; elle occupe la plus grande partie de votre temps. En conséquence et par essence, DLex vous propose un module de gestion des dossiers où toutes les fonctionnalités et informations indispensables sont regroupées au sein de l écran du dossier traité. Navigation intuitive et conviviale au sein des dossiers Présentation des documents du dossier selon une arborescence dynamique dont la configuration est liée à la matière du dossier (ex : dossier de procédures, de conseil, autres ) Temps passés d un dossier Agenda d un dossier Tâches et échéances d un dossier Evénements critiques Parties et conseils Fiche comptable du dossier (temps passés à facturer provisions débours dernière facture débours non facturables) En un clic, accès immédiat vers : Détails du client : affichage de la fiche "contact" du client avec l ensemble de ses coordonnées Mémo mail : création d un projet d dans Outlook avec mention automatique du dossier en objet Dossiers liés : pour retrouver tous les sousdossiers d'un dossier 6 DLex Gestion des dossiers

7 Moteur de recherche multicritère Recherche accélérée sur la référence ou le nom d un dossier Recherche sur des listes de dossiers Accès immédiat au dernier dossier consulté Accès aux 20 derniers dossiers consultés Recherche via favoris (nombre illimité de critères mémorisables) Favori par défaut : liste affichée à l ouverture du module de dossiers Recherche avancée via tous les critères de recherche proposés par DLex Contrôle via recherche des dossiers dormants sur base de différents critères : tous les dossiers sans évènement futur, ni à l agenda, ni à l échéancier tous les dossiers ouverts mais «vides» (ni document, ni échéance, ni temps passé, ni point d agenda) tous les dossiers sans temps passé depuis une certaine date 7

8 Modules métiers Possibilité de générer des alertes par un avertissement en PopUp Connexion intégrée au RPVA DLex propose un accès intégré au RPVA, le «Réseau Privé Virtuel Avocat» grâce auquel les avocats peuvent se connecter aux greffes, échanger et suivre l état de leurs procédures en ligne sans se déplacer. Directement et via l écran RPVA de DLex, vous avez accès : aux numéros de rôles de vos dossiers aux dates d audiences et aux reports aux parties impliquées à la messagerie e-barreau pour communiquer avec le Greffe aux tableaux de bord récapitulatifs La connexion au RPVA est entièrement sécurisée par l usage du certificat délivré par le Conseil National des Barreaux (CNB) et l usage d un boîtier de connexion dédié. LABELLISÉ 8 DLex Gestion des dossiers

9 Gestion des contacts La gestion des contacts ne se résume pas à la mise à jour d un répertoire téléphonique, fax, mail Votre base de données a d autant plus de valeur que vos contacts vont bien audelà des parties impliquées dans vos dossiers. Votre base de contacts constitue une partie importante du patrimoine de votre cabinet. DLex vous permet de l exploiter pour divers usages associés à la gestion même du cabinet, à son développement commercial et à sa communication. De subtils mécanismes de sécurité vous assurent d'une parfaite maîtrise de votre base de contacts. La synchronisation Outlook étant bien évidemment possible! Fiche signalétique complète et par contact Distinction entre les contacts de type "particulier" et "professionnel" 3 adresses par contact avec possibilité d en définir une par défaut Accès direct aux dossiers liés à un contact et premier niveau de gestion de conflits d intérêts Synchronisation avec MS Outlook (versions 2003 et supérieures) (voir également page 32 : liaison avec l environnement bureautique) La fonctionnalité de signature électronique intégrée (différents certificats de signature) avec délégation et traitement par lots Photo personnalisable Intégration d un lien Mappy (géolocalisation) Extra Exploitez les champs extra contacts Pour l édition de vos cartes de vœux, pour la sélection de la liste de diffusion de votre newsletter ou pour sélectionner tous vos clients passionnés d œnologie Le tout en ayant la possibilité de faire des exportations de listes destinées à des publipostages hors DLex. 9 DLex Gestion des contacts9 9

10 Modules métiers Présentation personnalisable et standardisée avec multiples possibilités de recherche Recherche rapide Recherche par favoris Recherche alphabétique Recherche avancée Annuaires de vos contacts et des juridictions Gestion des éléments uniques (et donc des doublons) et liaisons multiples entre les éléments Type de contact : nature de la relation du contact au cabinet (fournisseur, parties, expert, prospect ) Notion de rôle : nature de la relation d'un contact dans un dossier (client ou partie adverse) Notion de dossier : liste des dossiers en cours dans le cabinet dans lequel un contact est concerné Personnalisation des champs obligatoires et possibilité d appliquer un canevas de saisie par type de contact. CORPO Gestionnaire de contacts PRO L utilisation des champs extra liés aux contacts est une première manière d exploiter au mieux sa base de contacts. Le gestionnaire de contacts PRO va encore plus loin en intégrant directement des fonctionnalités de type CRM. 10 DLex Gestion des contacts

11 Gestion des droits d accès sur les contacts La base de données des contacts fait partie intégrante du patrimoine du cabinet. Sa bonne et saine gestion, tout comme sa sécurité supposent une sélectivité des accès. Chaque utilisateur est en conséquence attaché à un profil déterminé lui conférant un certain niveau de droits sur les contacts (ex : accès total lecture et mise à jour accès interdit ). La limitation des accès est déterminée pour la modification, l exportation, l'impression Gestion des conflits d intérêts avancés Possibilité supplémentaire d activer des «conflict checks» et de choisir à quel critère est attaché le contrôle de conflits d intérêts. Gestion des éléments uniques Afin d'éviter les doublons, DLex permet de gérer chaque élément (entreprise, personne physique ) de façon individuelle et de construire des fiches de façon dynamique sur base de ces éléments uniques. Organigrammes et gestion des mandats Dev. Possibilité de générer des organigrammes (des vues) par combinaison d informations reprises dans les fiches contacts (description des relations entre les éléments) et de garder les historiques de chaque situation. Option 11

12 Gestion électronique des documents (GED) Modules métiers La GED est un processus qui découle du cycle de vie du document : sa production, son acquisition, son classement, son stockage et sa recherche. Elle procure un gain de temps et d argent important et est associée aux nombreuses possibilités d accès à distance disponibles aujourd hui. A tout moment et en tout lieu, elle vous garantit l accès à l ensemble des pièces de vos dossiers et vous facilite la production et le classement automatique ou semi-automatique des pièces entrantes et sortantes. Production d actes et courriers SORTANTS Module de courrier intégré avec une bibliothèque de matrices proposée sous forme d une arborescence claire et paramétrable Possibilité de créer des scénarios préformatés et automatisant le mode d édition du courrier Exemples de scénarios configurables : Rédaction d un courrier Word à envoyer par fax Rédaction d un courriel avec pièce(s) jointe(s) Création d s avec pièce(s) jointe(s) en liaison avec MS Outlook Sauvegarde de projets avant envoi : le contenu des courriels peut être sauvegardé sans être envoyé directement. Les mails s assimilent de la sorte à des documents de travail de type Word sur lesquels un véritable travail collaboratif est désormais possible. Temps passé(s) et mise à l échéancier automatique après courrier Sécurité sur les documents (droits d accès à la base documentaire du cabinet et verrouillage des documents en cours d utilisation) tout en laissant la possibilité d un accès en lecture seule Prise en charge du multilinguisme Possibilité d exportation des documents DLex vers tous types de supports extérieurs (clé USB ) Création d un courrier en quelques secondes 1) Faites le choix du scénario souhaité : courrier Word? ? Fax? 2) Faites le choix du (des) destinataire(s) 3) Editez le document 4) Après la sauvegarde du document, saisissez automatiquement vos prestations et/ou une échéance à votre échéancier. Ceci est paramétrable en fonction de vos besoins 12 DLex Gestion électronique des documents (GED)

13 Prise en charge des flux de dictées numériques dans DLex - Module DPM Link de DLex - Optionnel Ce module permet de gérer le transfert des fichiers de dictées numériques vers DLex. De nombreuses fonctionnalités facilitent également le traitement et la gestion des fichiers pour une parfaite intégration dans votre workflow. Côté avocat 2 méthodes de transfert de vos dictées : 1. Mode rapide : Sans rien changer à vos habitudes de travail, vos dictées numériques sont intégrées dans votre DLex 2. Mode collaboratif : Traitement par lot des dictées (un lot = une pile de dossiers) pour lesquelles sont définies une série d instructions telles que: Le dossier lié Le niveau de priorité ou le délai La personne en charge de la transcription La prise en charge par un prestataire externe (moyennant activation du module de services externes, voir page 37) >> Voice Command : Possibilité d assigner une dictée à un dossier par simple commande vocale Les dictées contenues dans un lot transféré sont listées sur une page de garde imprimable, permettant aux transcripteurs de retrouver facilement à quel dossier physique correspond quelle dictée. Côté secrétaire Dans son environnement de travail DLex, la secrétaire peut retrouver aisément les dictées à traiter. Différents filtres de recherche peuvent être configurés de manière personnalisable: personnes en charge, type de dossier, avocats concernés A partir de cette même liste, avocats et secrétaires pourront suivre l état d avancement des différents travaux et réorganiser les priorités si nécessaire. A partir de la liste de résultats, la secrétaire accède à une dictée par un double clic et peut entamer la transcription : Création d un document (Word) de courrier à partir d une matrice selon le processus habituel de DLex Blocage d accès aux fichiers en cours de traitement Pilotage de la dictée à partir d un Player qui s affiche au-dessus du fichier Word de travail correspondant Possibilité de reprise d une transcription en cours avec mémorisation du statut (état d avancement de la dictée et du fichier Word Un travail mis en suspens peut être poursuivi par quelqu'un d'autre) DLex intègre nativement la prise en charge de certificats de signature électronique. 13

14 Modules métiers A l intérieur d un dossier, gestion des documents dans une structure arborescente prédéfinie selon la nature du dossier DLex permet de créer une arborescence de classement par répertoires et sous-répertoires en adéquation avec votre classement papier De plus, le classement électronique est paramétrable par matière. Il vous est possible par exemple, de créer une arborescence spécifique pour tous les dossiers de recouvrement, une autre pour tous les dossiers de droit fiscal... Une arborescence spécifique peut également être définie comme arborescence par défaut (pour les dossiers «sans type» déterminé) Dans tous les cas : Les paramètres d arborescence définis sont modifiables à tout moment, dossier par dossier Différents modes de classement et de recherche des documents sont disponibles en standard : -- Par flux (entrant ou sortant) -- Par statut (projet, validé ) -- Par date -- Par dossier Clic Conversion en pdf Envoi d'une notification Impression rapide d une sélection de documents sans les ouvrir successivement et avec la possibilité d exploiter des macros d impression Option Solution Osidoc de production sécurisée d actes et de procédures complexes Osidoc est une solution Ostendi d assistance à la production dynamique de documents dits «sensibles ou complexes» sur base de scripts prédéfinis. Au départ d un scénario déterminé, Osidoc propose à l auteur du texte des questions pour l aider à le produire. Système intelligent, il veille à la collecte de toutes les informations nécessaires à la production d un document respectueux des exigences en lien avec la question traitée. Exemples de documents pris en compte : - procédure de saisie immobilière - lettre de licenciement d un cadre supérieur - contrat de distribution à l export Les documents produits via Osidoc sont automatiquement consignés dans le dossier DLex correspondant. 14 DLex Gestion électronique des documents (GED)

15 Gestion des documents ENTRANTS Face à l'augmentation rapide du volume d'informations échangées par , le Doc Manager de DLex vous permet de gérer de façon simple et conviviale les flux des documents entrants. Outil d importation simple et convivial de documents et courriels par «glisser-déposer» vers un dossier avec la possibilité : - d afficher une liste de dossiers favoris - d accéder aux répertoires de classement interne du dossier - de saisir des données dans une zone de notes (avec personnalisation du libellé) - de supprimer l original Outlook après copie ou de le conserver - de ne joindre au dossier que la (les) pièce(s) jointe(s) Attention, le transfert d un mail de Outlook vers DLex n affecte en rien l intégrité de ce mail. Un mail crypté ou signé électroniquement conserve donc ses propriétés. Possibilité d intégrer tous types de fichiers au départ de l explorateur Windows : scans, photos, pdf MS OUTLOOK 1. Au départ d'outlook, sélectionnez le(s) mail(s) que vous souhaitez importer dans DLex 2. Déposez-le(s) sur l'icône Doc manager 1. Au départ de l'explorateur Windows, sélectionnez le(s) fichier(s) que vous souhaitez importer dans DLex 2. Déposez-les sur l'icône Doc manager EXPLORATEUR WINDOWS 3. Affectez le(s) document(s) transféré(s) à un dossier DLex. Un commentaire peut être inséré à ce stade 4. Accédez aux documents importés directement dans le dossier concerné Gestion des flux et optimisation des processus de délégation et de notification Pour éviter les dérives liées à l utilisation des nouvelles technologies (ex : un document lu qui s est fait oublier et qui n a pas été traité) et pour rester cohérent avec le partage des rôles au sein d un cabinet, la GED de DLex dispose d outils de délégation et de notification. Cela est d autant plus nécessaire qu aujourd hui le courrier nous parvient de diverses manières sans passer systématiquement par les mains avisées d une assistante. 15

16 GED Pro Modules métiers GED Pro est un module avancé de gestion électronique des documents intégrant directement quelques fonctionnalités supplémentaires par rapport à la GED standard: Doc manager pro Inbox DLex, une boîte de réception DLex par utilisateur et/ou département Fonctionnalité qui correspond à la reproduction électronique des bacs personnels de courriers dans les secrétariats et qui permet le transfert d un document directement dans la boîte à messages de quelqu un d autre. Dans ce cas, le destinataire peut être une ou plusieurs boîtes personnelles ou des boîtes de département. Une liste d actions spécifiques est proposée au moment de la configuration de cette fonctionnalité. Intégration dans Outlook d un dossier partagé avec votre DLex Fonctionnalité de collecte automatique des contenus d un dossier de travail créé dans votre Outlook et dédié à la synchronisation avec DLex. Une analyse automatique de ce dossier DLex permet de récupérer les messages et de les classer au bon endroit selon les indications disponibles : classement automatique dans un dossier client si la référence se trouve dans l'objet du mail. A défaut d'indication, les éléments sont rangés comme pièces entrantes à classer. Un pas plus loin, possibilité de créer des répertoires Outlook directement sur base de dossiers DLex pour déposer directement le document dans le dossier correspondant et aider le système à le reclasser de manière encore plus précise au moment de la synchronisation. DLex MS OUTLOOK 16 DLex GED PRO

17 Scan-to-DLex, avec ou sans océrisation Injection automatique d un document scanné dans un dossier par une simple saisie du numéro de dossier sur le copieur. Le document numérisé est envoyé vers un répertoire de destination DLex In spécifié sur le serveur et sur lequel DLex opère une surveillance permanente pour reclasser au bon endroit chaque document en fonction de son nom. Réf. dossier 9999 Scan A traiter De plus, Scan-to-DLex supporte un traitement d océrisation pour rendre possible la recherche plein texte sur un document initialement numérisé en mode "image". Dans ce cas, le document scanné est envoyé vers un dossier OCR IN, un dossier Windows dans lequel il est traité et ensuite réenvoyé vers le répertoire DLex In. (ceci suppose l'existance d'un logiciel d'ocr adapté). Dans tous les cas, avec ou sans océrisation : Scan-to-DLex permet de lire le nom des fichiers afin de les classer finement dans les bons dossiers DLex in 5 min. Tous les documents transitent par le répertoire DLex In mis sous surveillance automatique. Le mode de surveillance opéré par DLex sur le dossier des documents scannés est assorti de différentes options complémentaires (Saisie automatique d'un frais «numérisation de pièces») OCR Cette fonctionnalité est disponible au départ de tout type de scanner doté de la fonction «Scan-to-Folder» (DLex est compatible avec un protocole et non une marque) Dossier 9999 Dossier de pièces à traiter Versionnage Possibilité de conserver provisoirement ou définitivement toutes les versions d un document afin d en tracer les modifications apportées en mode collaboratif tout en gérant les droits d accès (ex : droits de validation sur la sélection de la version finale car tout le monde ne peut supprimer une version et tout le monde n a pas le droit de déclarer une version finale). Le versionnage est également un outil d aide pour l archivage intelligent de vos documents. >> Exemple : vous souhaitez retrouver le premier projet d un courrier qui a été modifié plusieurs fois jusqu à sa version définitive, la seule envoyée et sauvegardée dans DLex. Le versionning est également paramétrable pour gérer l affichage, l élimination des versions intermédiaires, l archivage La fonctionnalité de versionnage s active document par document. Il est alors reconnaissable (en mode versionnage) par une petite icône. Par un simple clic droit, vous pouvez alors obtenir la liste des différentes versions avec en gras et par défaut, la plus récente. 17

18 Gestion du temps Modules métiers La gestion du temps est primordiale. Dans DLex, elle s articule autour d un module agenda, d un module de gestion des tâches et d un module de saisie des temps passés, pour chaque personne individuellement ou pour le cabinet dans son ensemble. Agenda partagé et synchronisation Outlook Pour chaque rendez-vous : possibilité de lien ou non avec un dossier existant possibilité de rappel automatique possibilité d assigner un degré de priorité possibilité de saisir directement un temps passé à partir d un rendez-vous possibilité d attribuer un code couleur à chaque type de rendez-vous possibilité de déterminer des plages horaires inaccessibles pour des rendez-vous à titre privé Synchronisation personnalisable de l agenda avec MS Outlook (versions 2003 et supérieures) Consultation d un agenda par dossier permettant de visualiser, en un seul écran, les différents événements du dossier et de partager des informations utiles pour les membres d un même cabinet Affichage simultané de plusieurs agendas en vue de gérer des emplois du temps communs (exemple : organisation de rendez-vous partagés) 18 DLex Gestion du temps

19 Gestionnaire d échéances et tâches partagées avec rappels Moteur de recherche rapide directement accessible à partir des critères les plus courants : 1. Par utilisateur 2. Par dossier 3. Par type d échéance (délai de forclusion, échéance après courrier, ) 4. Par période prédéfinie en un seul clic 5. Entre deux dates déterminées 6. Recherche avancée via tous les critères proposés par DLex 7. Gestion et recherche des échéances importantes et/ou répétitives sous forme de favoris (un seul clic nécessaire) 8. Possibilité de masquer temporairement les tâches réalisées, par souci de clarté Visualisation aisée des échéances en retard et/ou avec un degré de priorité élevé à l aide de codes couleurs spécifiques Pour chaque tâche (ou échéance) : - possibilité de lien avec un dossier existant - possibilité de rappel automatique - possibilité d assigner un degré de priorité - possibilité de visualiser un état d avancement de la tâche à effectuer 19

20 Modules métiers Gestion des évènements critiques Consolidation des entrées agenda et des échéances du jour en un seul écran Possibilité de tri par : - degré de priorité - utilisateur - jour - combinaison de plusieurs de ces critères Par extension, possibilité de gestion simultanée de l agenda et des tâches au-delà des événements critiques pour plusieurs collaborateurs à la fois et sur une période déterminée Saisie des temps passés avec ou sans chronomètre (temps passés, frais et débours) Gestion aisée des temps passés avec création personnalisable de séquences de temps passés automatiques >> Exemples : Audience frais de déplacement Courrier frais de courrier frais de photocopie honoraire courrier Multiples possibilités d impressions personnalisées de vos listes de temps passés Exportation de toutes les listes de temps passés vers MS Excel Génération des états en PDF Fiche saisie de temps passé 20 DLex Gestion du temps

21 Edition aisée sur tous types de critères : prestataire type de temps passés dossier client date et/ou période combinaison entre différents critères Création illimitée de tarifs selon les critères pertinents désignés par le cabinet (hiérarchie, type de dossier, type de client ) avec taux internes et externes Chronomètre multiple avec saisie automatisée de temps passés prédéfinis Dissociation entre l espace de saisie des temps passés (selon les unités et taux prévus par le cabinet) et l espace de valorisation des temps passés A chaque type de temps passé correspond une valeur par défaut paramétrable par dossier, par client, par prestataire ou par tout autre critère de valorisation préconfiguré dans l interface d administration. Les valeurs correspondantes sont consignées en arrière-plan et ne seront accessibles que par les prestataires disposant des droits nécessaires. Un prestataire ne disposant pas des droits ne peut dès lors pas accéder aux montants correspondant aux temps passés engagés dans le dossier. En résumé, les timesheets vous placent face à la réalité de votre activité; elles gardent la mémoire de l ensemble de ce qui a été effectué quelles que soient les décisions prises au moment de la facturation. Couplage informatique / téléphonie CIT Outil de suivi du temps passé dans les dossiers, la fonctionnalité CIT donne la possibilité de lancer un chronomètre au moment où le correspondant décroche, de sauver la note de compte-rendu de la conversation dans les documents du dossier et de générer un temps passé à la fin de l appel. Dev. Option La seule contrainte technique liée à cette fonctionnalité réside dans la nécessité de disposer d un central téléphonique raccordé au réseau informatique du cabinet. Chronomètre multiple DLex est doté d un chronomètre à entrées multiples avec création semi-automatisée de temps passés prédéfinis et une série de fonctionnalités complémentaires pour vous permettre d alimenter de la manière la plus précise possible vos temps passés. Parmi les fonctionnalités liées, la souplesse de DLex dans la gestion des taux applicables au dossier est un réel plus. Document Prestation 21

22 Gestion de la revalorisation des temps passés Modules métiers La revalorisation des temps passés est un module intermédiaire entre la saisie des temps passés et la facturation. Cet espace permet de réaliser des simulations sur les frais et les temps passés en attente de facturation et d adapter la facturation au résultat du dossier, à la nature de la relation avec le client, aux enjeux et aux spécificités du dossier. Le module de préfacturation de DLex rencontre les trois approches comptables les plus courantes dans un cabinet d avocats : gestion globale gestion par dossier gestion par client Mécanisme de revalorisation des temps passés avant facturation à partir des divers critères présentés ci-dessous Possibilité de sauvegarde d un projet de revalorisation et transfert automatique vers une facture après approbation finale (avec déduction ou report de la provision et/ou des débours) Critères multiples de sélection des temps passés à revaloriser : catégorie de temps passé (frais ou honoraires) dossier client comptable utilisateur DLex type de temps passé (pour les honoraires par exemple : rendez-vous client, rédaction de conclusions ) unité de temps passé (minute, page ) taux tarifaire type de taux : interne ou externe modification sur un temps passé particulier (changement de la durée du temps passé, par exemple) combinaison de plusieurs de ces critères 22 DLex Gestion de la revalorisation des temps passés (Préfacturation)

23 (Préfacturation) Possibilité de revalorisation globale sur un montant total ou ligne par ligne Un exemple concret : 1) Sélectionnez les prestations d une période afin de préparer la future note d honoraires 2) Basculez dans le module de valorisation en un clic 3) Revalorisez les temps passés 4) Sauvegardez le projet de revalorisation afin d en parler avec votre associé 5) Une fois le projet approuvé, convertissez-le directement en facture AXA Montant initial Cette séquence d actions n altère en aucun cas la saisie initiale des temps passés; le volume de travail effectivement réalisé reste donc toujours accessible. Montant revalorisé Sécurité et droits d accès Ce module est accessible aux seuls utilisateurs disposant des droits requis. Il intègre un double mécanisme de verrouillage : verrouillage des temps passés valorisés pour éviter les erreurs de saisies tardives verrouillage de la saisie des temps passés échus il est également possible, en amont, de verrouiller la saisie des temps passés pour une période 23

24 Gestion de la comptabilité Modules métiers Description générale : DLex permet de gérer plusieurs comptabilités et répond aux exigences spécifiques des personnes physiques (BNC) d une part et des sociétés (BIC) d autre part. Pour les sociétés, DLex propose un plan comptable standardisé avec une possibilité de personnalisation Les éléments comptables de DLex s intègrent aisément au sein de votre solution comptable existante (logiciels du marché ou échanges de données avec votre expert-comptable) via le transfert des journaux de ventes, d achats et de règlements Fiche comptable d'un dossier DLex Cycle facturation-encaissement : La facturation peut être réalisée au niveau du cabinet ou bien de chaque dossier. A partir des temps passés et des prestations ainsi que du paramétrage des honoraires et frais, DLex va soumettre une valorisation. Il sera alors possible d en modifier ou d en ajuster l ensemble des éléments et de sauvegarder des projets de valorisation (par exemple : pour appobation par les associés). DLex conserve l historique des prestations afin de pouvoir comparer, ensuite, les éléments retenus pour la facturation par rapport aux données d origine des timesheets. Une fois le projet de valorisation validé, DLex fusionne les données avec la ou les matrices de factures désirées. Les factures sont ensuite enregistrées à la fois dans le facturier et dans chacun des dossiers concernés La prise en compte de l encaissement peut être effectuée tant au sein d un dossier qu au niveau du cabinet. Un module de saisie spécifique vous permet alors d enregistrer les règlements et de les imputer sur les factures (règlement total ou partiel). Dans le cas des règlements par chèques, DLex vous permet d éditer automatiquement le bordereau de remise de chèque (pour chacun de vos comptes si vous en gérez plusieurs) Dans le cas des factures non réglées, DLex vous propose un système automatique de relance totalement paramétrable. Vous pourrez ainsi adresser des lettres de rappel personalisées et de différents niveaux aux clients concernés Editions et reporting : Outre les éditions classiques telles que les journaux, les balances, les historiques DLex vous permet aussi de gérer les déclarations de rétrocessions d honoraires (DAS2) Dans DLex, chaque dossier comporte une fiche comptable (relevé des entrées et des sorties relatives au dossier) permettant ainsi de visualiser rapidement la situation financière d un dossier mais aussi de suivre l état des prestations en cours (facturées, non facturées ) 24 DLex Gestion de la comptabilité

25 Module 2 : outils Calculs p.26 Recherches p.27 Rapports p.28 25

26 Calculs Modules outils Experts du droit, les avocats ne le sont pas toujours autant avec les chiffres DLex vous propose différents outils de calcul. Ils vous seront notamment très utiles dans : - les calculs d indemnisation de dommages : calculs réalisés sur base d un montant principal, d une période et de taux légaux avec principe de capitalisation et taux conventionnels. - les calculs de décompte et indexation des récupérations de créances. DLex peut, par exemple, proposer des plans d apurement de dettes au débiteur concerné. Calculatrice traditionnelle «Windows» Opération sur dates : compteur du nombre de jours entre deux dates Calculatrice d intérêts multiligne «Sur base du jugement, il a été décidé que la victime serait indemnisée d un montant déterminé de la sorte : sur la période allant de l accident à la date du jugement, il est octroyé une indemnité de x euros majorée du taux légal, et pour la date du y au z, il est octroyé» DLex intègre tous ces paramètres pour déduire un montant total. Le résultat est proposé sous forme d un document en aperçu qui, une fois accepté, est disponible pour une impression à remettre directement au client. Calcul d indexation avec choix de la base et de l indexation adéquate (indice Syntec) Gestion aisée des décomptes complexes (sur base d un nombre non limité de montants à payer ou de règlements) Avec possibilité de mise en demeure, plans de remboursement automatisés et choix de la méthode d imputation (possibilité de décision de répartition des montants payés sur le capital, les intérêts, choix des clauses pénales). Possibilité de sauvegarde et d export vers courrier ou impression. Calculs d intérêts avec sauvegarde et fusion vers courrier paramétrable Détail du résultat du calcul de décompte DLex Page 1 / :29:10 Dossier : PYRA0027 Detry/Dammans Liste des entrées du décompte : Description : Dette TVA Date Opér. Date valeur Montant Montant Type Chg. 1 Chg. 2 Taux Remarque comptable 10/03/ /03/ ,00 Principal LEGAL Ecran de saisie des données d un calcul de décompte 01/01/ /01/ ,00 Versements 29/09/ /09/ ,81 Versements Simulation 29/09/ /09/ ,81 Versements Simulation 29/09/ /09/ ,81 Versements Simulation 29/09/ /09/ ,81 Versements Simulation 29/09/ /09/ ,81 Versements Simulation 29/09/ /09/ ,81 Versements Simulation 29/09/ /09/ ,81 Versements Simulation 29/09/ /09/ ,81 Versements Simulation 29/09/ /09/ ,81 Versements Simulation 29/09/ /09/ ,81 Versements Simulation 29/09/ /09/ ,81 Versements Simulation 29/09/ /09/ ,81 Versements Simulation 29/09/ /09/ ,81 Versements Simulation 29/09/ /09/ ,81 Versements Simulation 29/09/ /09/ ,81 Versements Simulation Plan d'apurement 29/09/ /09/ ,81 Versements Simulation 29/09/ /09/ ,81 Versements Simulation 29/09/ /09/ ,81 Versements Simulation 29/09/ /09/ ,81 Versements Simulation 29/09/ /09/ ,81 Versements Simulation 26 DLex Calculs 29/09/ /09/ ,81 Versements Simulation 29/09/ /09/ ,81 Versements Simulation 29/09/ /09/ ,81 Versements Simulation 29/09/ /09/ ,81 Versements Simulation

27 Recherches DLex est doté de plusieurs outils de recherche. Selon vos objectifs, deux méthodes principales vous sont proposées. Dans les deux cas, vos critères de recherche peuvent être mémorisés sous forme de critères favoris réexploitables en un clic. Clic Recherche intra module: Chaque module de gestion de DLex dispose de sa propre fonction de recherche. Cette fonctionnalité intra module porte sur les informations relatives au module concerné. 3 niveaux proposés : Simplifié avec saisie semi-automatique au départ de chaque module Prédéfini dans des focus délimités tels que des périodes de temps Avancé par sélection multicritère permettant d affiner au mieux chaque recherche et de générer des résultats plus précis et exploitables au départ de chaque module >> Exemple : rechercher le rendez-vous planifié par un collaborateur pour un dossier en particulier: Recherche menée au départ du module «gestion du temps - agenda». Attention : la recherche au sein du module de «gestion des documents» est enrichie d une recherche plein texte additionnelle (de manière cumulée ou non). Recherches transversales multi-modules : Module à part entière dédié aux recherches transversales menées au sein de toute l application. Ce type de recherche passe à la fois en revue les propriétés des documents (champs qualifiants et méta données comme le nom de la personne qui a créé le fichier ou une date de création ) et leur contenu, en ce compris celui des pièces jointes (via le plein texte). >> Exemple : rechercher tous les éléments qui contiennent une occurrence spécifique via le module «Recherches» en décidant d inclure ou non le contenu des documents 27 DLex Recherches27 27

28 2/7 52 Rapports Modules outils Ce module est dédié au pilotage du cabinet et à la détection des anomalies: rapports d activités, analyses entre départements ou types de dossiers, évaluation de la qualité comptable des clients ou de la qualité de travail des collaborateurs Outil d aide à la décision, ce module propose une série de rapports et de contrôles, généraux ou spécifiques en fonction de la version de votre DLex. Tous sont présentés et mis en forme de manière lisible, compréhensible, exportable et imprimable. Rapports d activités généraux Mise à disposition d une grande série de rapports d activités standardisés tels que des bilans de temps passés ou des rapports de gestion éditables en différentes formes (en valeurs ou en graphiques). >> Exemple : édition d un journal de ventes avec toutes les factures de sorties émises en Contrôles sous forme de requête/tableau de bord disponibles dans le sous-menu «Extra» Facturation en cours Estimation de la différence entre le travail presté et celui facturé Estimation de provisions insuffisantes. 2/7 57 CORPO Rapports DLex avancés 2/7 55 Dans sa version Corporate, DLex propose d'autres types de rapports plus détaillés 2/ DLex Rapports

29 Utilitaires Convivialité et environnement bureautique p.30 Interface d administration p.36 Customer Web access p.37 Interopérabilité p.38 29

30 Convivialité et environnement bureautique Utilitaires DLex propose une interface facile à piloter. La simplicité et la convivialité orientent tant la conception de son approche graphique que l accès à ses fonctionnalités. Pour que son utilisation soit intuitive, DLex est doté de nombreux atouts. En outre, il se marie parfaitement à votre environnement bureautique. Interface ergonomique de type Outlook («Look Windows 7») : un sentiment rassurant d environnement connu Vision d ensemble Accès direct aux contenus pertinents sous forme de favori Accès aux contenus de vos dossiers disponibles en un clic Accès aux actions principales sans entrer dans un dossier Standardisation des commandes utilisées par DLex Barre de menus et barre d outils de type Windows Volet de contenu Volet de navigation Raccourcis clavier standards 30 DLex Convivialité et environnement bureautique

31 Entre La SPRL PYRAMIQ SOFTWARE, dont le siège social est situé Avenue Théâtre de Verdure, 4 à 4031 Liège-Angleur, et dont le numéro BCE est , représenté par un de ses gérants Guy LEDANT ou Benoît EVRARD, ci-après dénommée PSW et L utilisateur final ci-après dénommé le client Article 1 - O bjet et périmètre de la licence Le logiciel standard DLex en architecture client/serveur, les modules additionnels standards ou spécifiques, ainsi que les logiciels de tiers incorporés nécessaires à son fonctionnement, constituent tous et chacun, tant ensemble que séparément, un logiciel au sens de la loi belge du 30 juin 1994 (ci-après ensemble «le Logiciel»). Moyennant le paiement de la redevance prévue, PSW accorde au Client, le droit non cessible et non exclusif, d'utiliser un nombre défini de licence(s). Le nombre de licence(s) est fixé selon le cas dans l offre, la facture, les conditions particulières ou tout autre document équivalent. L'autorisation ne confère aucun titre ou droit de propriété sur le logiciel. L'utilisation est personnelle : elle n'est accordée qu'au Client, aux membres de son personnel et à ses préposés, et uniquement à concurrence du nombre de licence(s) fixé. Le client s engage à n utiliser le logiciel que pour ses besoins propres. Il ne peut, hors ce qui est prévu à la phrase qui précède, utiliser le logiciel pour compte de tiers, notamment en faisant commerce des activités que le logiciel permet, sauf à obtenir l accord du fournisseur qui pourra revoir en ce cas les conditions du contrat. L'utilisation ne comporte pas le droit de communiquer et/ou distribuer au public le logiciel, en ce compris le prêt, la location ou la revente. Sauf disposition formelle prévue dans les présentes, il est interdit au Client : - de transférer, vendre, céder ou louer le Logiciel à une autre partie, sans l accord écrit de PSW - de copier, modifier, désassembler, décompiler, altérer de quelque manière que ce soit, de reproduire de façon permanente ou temporaire, d adapter, de traduire, de traduire dans un autre langage de programmation, d arranger, et d effectuer toute autre espèce de transformation, de toute au partie du Logiciel, sans préjudice des droits impératifs reconnus par la législation applicable sur la protection juridique des programmes d ordinateur. PYRAMIQ SOFTWARE Contrat de licence du logiciel DLEX - 09/2009 1/13 Clic Généralisation de l utilisation du clic droit contextuel à partir de tout élément de DLex et affichage d une liste de fonctionnalités possibles Envoi d une notification au départ notamment d un temps passé, d une entrée agenda, d un document, d une tâche Au départ d un document : conversion de documents en pdf et envoi en pièce jointe par mail CONTRAT DE LICENCE DU LOGICIEL DLEX Possibilité de prévisualiser un document dans un dossier et d'opérer une action sans ouvrir le dossier 31

32 Utilitaires Au départ de l'agenda : possibilité de saisir une nouvelle prestation Au départ d une tâche ou de l'agenda : possibilité de postposer de X jours ou à une date déterminée avec la possibilité de conserver l entrée originale Au départ des parties conseil d un dossier : envoyer un (via outlook en direct ou via DLex) directement vers toutes les personnes sélectionnées en une fois 32 DLex Convivialité et environnement bureautique

33 Un clic droit permet notamment partout : Clic d accéder à l export excel du contenu d'une liste tout en conservant la structure personnalisée de l utilisateur (et ce au départ de chaque module de DLex) Clic droit d afficher un aperçu avant impression qui génère un rapport DLex sous ses diverses formes (graphes, camembert, listes...) à partir des prestations Liaison avec l environnement bureautique Une des grandes forces de DLex est d être développé dans des environnements technologiquement «up to date». De ce fait, la compatibilité avec la bureautique est garantie. La compatibilité avec la suite bureautique MS Office depuis la version 2003 est de ce fait également garantie pour les futurs développements. Le processus de synchronisation entre DLex et les périphériques mobiles (PDA/Pocket PC/Smartphone) concerne l agenda et les contacts. Le tout transite par Outlook. Un tableau de bord permet de sélectionner les éléments à synchroniser. 33

34 Utilitaires Export direct des documents d un dossier vers un support externe (clé USB ) avec réimportation semi-automatisée lors de la reconnexion à DLex L export d un document et sa réintégration en quelques clics 1) Sélectionnez le(s) fichier(s) à exporter par un clic droit 2) Choisissez la fonction «export de documents» 3) Sélectionnez la destination d exportation (ex : clé USB); possibilité de prendre une copie ou de verrouiller la version qu'on laisse 4) A l ouverture suivante de DLex, un rappel automatique vous signalera qu un document a été exporté et il vous proposera de le réintégrer dans son dossier d origine Gestion des impressions : multiples possibilités d impressions personnalisées, aperçu avant impression, exportation en PDF Export possible de toutes les listes de DLex vers MS Excel en vue d y effectuer divers traitements en dehors de DLex Fenêtres auto-ajustées à toutes les tailles et aux formats d écran Fonctionnement en affichage multifenêtre (inutile de quitter une fenêtre pour en ouvrir une autre) et support d un affichage en mode écran bureau étendu (travail sur plusieurs ordinateurs) Personnalisation du programme par l utilisateur en fonction de ses habitudes de travail Sauvegarde des critères préférentiels sous forme de favoris Sélection d un critère favori comme critère par défaut Possibilité de confectionner les écrans de résultats en une seule opération (F12 qui appelle un sélecteur de champs) Au sein d un dossier, possibilité de masquer les modules non employés et mémorisation automatique du module sur lequel un dossier s ouvre par défaut Conception et usage multilingue Travailler en français, éditer une facture en anglais et adresser un courrier à un correspondant italien Une telle situation est nativement prise en charge par DLex. 34 DLex Convivialité et environnement bureautique

35 Chronomètre multiple cfr module de gestion du temps à la page 21 Drag and drop (Glisser/déposer) Gestionnaire des présences/absences du bureau avec possibilité de message personnel >> Exemple : Vous êtes connecté de l extérieur sans être présent physiquement au bureau. Grâce au message personnel «télétravail» que vous avez encodé, vos collaborateurs et votre secrétaire peuvent correctement renseigner les personnes qui voudraient vous contacter. Aide en ligne complète et manuels d utilisation spécifique 6 manuels d utilisation sont associés à DLex selon votre usage. Ils sont accessibles en ligne directement au départ de DLex (F1). Moteur de recherche performant cfr module de gestion du temps à la page 21 35