Objectif. Introduction

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1 Objectif Ce guide aide un utilisateur OSPO à paramétrer et utiliser le module vente avec toutes ses fonctionnalités marketing, facturation, règlements clients et caisse point de vente. Introduction La fonctionnalité LiM.CRM activée via l espace client OSPO, permet de gérer tout le processus commercial de l avant-vente jusqu à la facturation et le règlement client. Comme tout programme informatique, les modules fonctionnels livrés par OSPO se basent sur un ensemble de paramètres qui définissent la manière dans laquelle le système fonctionne et réagie aux actions. Le paramétrage est donc l étape la plus intéressante et la plus sensible dans le cycle de démarrage d un système d information. Un bon paramétrage garantie le succès de la mise en place d une application. Paramétrage Le module vente est basé sur un ensemble de paramètres classés en deux catégories : Paramètres globaux du module et les paramètres liés aux opérations de vente. Paramètres globaux du module : Ce sont les paramètres partagés entre toutes les fonctionnalités du module et sont accessibles directement à partir du menu paramètre. - Unités : Ce menu ouvre la page de paramétrage des unités articles, dans lequel vous pouvez paramétrer la liste des unités dont vous avez besoin et définir pour chaque unité le nombre des décimaux pour la plus petite division. 1

2 - Devises : A partir de la menue devise, vous paramétrez les devises de vos clients et vos fournisseurs. L interface contient les zones : o Code devise : code cours de la devise sur 3 caractères. o Intitulé. o Décimales : le nombre de décimales pour la devise. o Taux : le dernier Taux de la devise par rapport au monnaie local. o Titre pour le montant en toute lettre : - Souches de numéros : La souche de numérotation vous permet de gérer les compteurs pour tous vos documents. Vous pouvez gérer et les numéros de vos documents commerciaux ainsi que vos fiches clients/fournisseurs. Chaque compteur a un numéro de départ, un numéro de fin et le dernier numéro utilisé. La solution LiM est déjà livré avec une dizaine de compteurs qui sont déjà paramétrés. - Paramètres produits : Les produits dans OSPO sont gérés d une façon hiérarchique. Chaque produit est rattaché à une «sous catégories» qui est rattachée à une «catégorie» principale. Chaque catégorie est de son tour rattachée à un «type produit». Type produit Catégorie produit Sous-Catégorie Fiche produit 2

3 - Groupe TVA Produit : Un article crée est affecté à un groupe de TVA qui détermine après le pourcentage de TVA qui lui est appliqué et éventuellement le compte comptable qui lui est associé. Un croisement de groupe TVA produit avec le groupe TVA client donne le pourcentage de TVA à collecter. Le tableau ci-dessous simule un exemple de paramétrage de TVA. Groupe TVA Groupe TVA client Produit Assujetti TVA Réduite Exonéré TVA 6% TVA 12% TVA 18% Classification des clients et des contacts : La meilleure méthode pour les programmes de marketing et de vente consiste A identifier et classer les contacts et les clients pour pouvoir les cibles et avoir des statistiques et des tableaux de bord qui aident à la décision. Les solutions LiM de OSPO, vous permet de classer vos clients et vos contacts sous plusieurs dimensions dont les principaux sont : o Secteurs d activités : Permet de grouper les contacts et les clients par les domaines d activité d une façon hiérarchique. Exemple de classification par secteur d activité o Secteurs géographiques : La sectorisation géographique vous permet de suivre vos clients et vos commerciaux tout en optimisant les moyens. Vous 3

4 pouvez classer et grouper les territoires selon vos habitudes et celle de vos clients. o Catégories client : Les catégories permettent de classer vos clients, générer des statistiques de ventes par catégories clients et aussi de paramétrer des workflows de vente par ces catégories. Paramètres de vente - Fiche client : La fiche client contient toutes les informations relatives à une personne qui achète vos produits ou services. Outre ses cordonnées, elle englobe ses habitudes, ses préférences et son historique avec votre société. Dans LiM CRM, une fiche client peut être crée de plusieurs façons : o Manuellement, via la page client. o Via la fiche contact, en cliquant sur le «Créer fiche client» dans la barre d outils. o Via la fiche prospect à partir du module Marketing. 4

5 o Synchroniser directement avec votre MS Outlook. Lors de la création, le champ numéro dans la fiche client est généré automatiquement via un compteur s il n est pas renseigné par l utilisateur. Le champ tarif, permet de définir le tarif par défaut à appliquer dans les documents de vente. Une fiche client peut être liée à une ou plusieurs fiche contact. Exemple une société, peut être associée à plusieurs fiches contact qui représentent des personnes physiques dont vous travailler avec eux. - Tarif et prix de vente : Plusieurs tarifs de vente peuvent être paramétrés en même temps. Chaque tarif, a une période de validité et une devise. Lors d une opération de vente, si le prix n a pas été saisie, le système applique le 1 er tarif valide lié au client, à la date et à la devise du document. Si aucun tarif trouvé, le système applique le dernier prix de vente pour ce client. Tarif 1 Export Euro Tarif 2 Standard ML Tarif n.. Période 1 Période 2 Prix Articles Prix Articles - TVA et Fiscalité : Comme décrit précédemment, la TVA est paramétrée d une façon flexible en se basant sur un croisement entre le groupe TVA produit et le groupe TVA Client. Autre type de taxes peuvent être associés au document de vente, tel que le Timbre, le FODEC, ou autres. OSPO gère ces taxes d une façon paramétrable. A partir du menu Vente Paramètres Taxes sur factures. Intitulé : Nom de la taxe à appliquer Date début/date fin : période dans laquelle cette taxe est appliqué. Mode de calcul : Montant fixe ou pourcentage du montant de la facture. Valeur : montant fixe ou le coefficient à appliquer selon le mode choisi. 5

6 - Workflow de vente : Le workflow (flux de travail) modélise la gestion informatique de l ensemble des tâches à accomplir et des différents acteurs impliqués dans la réalisation d un processus métier. La solution LiM se base sur des workflows paramétrables pour acheminer les documents de vente entre différentes personnes ou processus afin de vérification, de validation ou d approbation. Par exemple une commande client peut être transférée automatiquement à un vendeur pour la prise en charge, à responsable pour validation, Les acteurs peuvent êtres des personnes ou des processus, par exemple une facture peut automatiquement transférée vers un processus d archivage GED. Pour créer un workflow de vente : o Aller au men menu Vente Paramètres Workflow de vente. o Ajouter un nouveau en cliquant sur «Nouvel élément». Titre : Donner un nom au workflow. Document : Sélectionner le document sur lequel existe le Workflow. Catégorie Client : facultatif, pour préciser si un workflow doit s exécuter uniquement pour les documents rattachés à une catégorie spécifique de clients. 6

7 URL d archivage : dans le CAS où vous avez une GED-LiM, vous pouvez créer une étape d archivage dans la GED. o Enregistrer et puis cliquer sur «Ajouter étapes», pour définir les différentes étapes du workflow. Numéro : Permet de définir l ordre de l exécution de l étape. Intitulé : Nom de l étape Action : Sélectionner l action à exécuter : 4 type d actions disponibles - Approbation : envoie le document à une personne ou un processus pour l approuver. - Archivage : Convertir le document en fichier PDF et l archiver dans la GED. - Traiter : Envoie le document au processus traitement par lot pour le déclenchement, la génération des mouvements de stock ou la comptabilisation selon le type de document. - Démarrer un Workflow : Permet de démarrer un autre workflow 7

8 Vente Le module vente dans la solution LiM constitue une intégration complète entre les documents commerciaux et les autres modules. Le flux peut débuter du marketing après une compagne de prospection, et se termine à l archivage de la facture dans la GED et puis sa comptabilisation. L opération de déclenchement des documents à l aide des traitements par lot crée automatiquement un document commercial à partir d un autre document d origine. Exemple, une facture sera automatiquement créée suite à l envoi d un bon de livraison au processus de traitement par lot. Selon votre besoin, le processus de déclenchement crée un nouveau document de destination ou regroupe les documents ensemble. Exemple deux bon de livraison seront regroupés dans une seule facture client. Documents de vente Pour créer ou consulter un document de vente, à partir du menu Vente, cliquer sur le nom du document dans le groupe «Documents de vente». Ensuite cliquer sur le bouton «Nouvel élément» pour ajouter un document. Un document de vente est composé de plusieurs onglets : - Général : Contient les informations de l entête qui définissent le document : 8

9 Numéro : Un compteur automatique géré via la souche des numéros. Date : date du document Retour : permet de définir le sens du document, s il s agit d un avoir ou un bon de retour stock. Statut : le document peut avoir ces statuts par ordre d avancement : - Préparé : en cours de saisie ou soumis pour approbation. - Approuvé : le document est validé. - En attente de traitement : le document est mis en fil d attente pour le déclenchement via le traitement par lot. - Traité : le document est traité via le traitement par lot. A ce stade le document est déclenché et/ou il a généré les mouvements de stock. Tarif de vente : Le tarif est initialisé par défaut avec le tarif du client et il est modifiable. S il n est pas renseigné, le prix de vente pour chaque ligne doit être renseigné manuellement. - Paiement & expédition : contient les informations sur le mode et les conditions de paiement et de livraison. - Montant : affiche les totaux des montants HT, TVA et TTC du document. - Lignes : Contient la liste des article et/ou services vendu. Pour ajouter une ligne, cliquer sur le bouton «Ajouter» en tête de liste. Une fenêtre s affiche. Veuillez renseigner les informations demandées et puis cliquer sur enregistrer. Les champs obligatoires sont : Produit : A sélectionner ou à filtrer dans la liste existante. Unité : initialisé avec l unité par défaut de l article Quantité : initialisé à 1 Prix : le prix n est pas obligatoire, si n est pas renseigné, il sera déterminé automatiquement à partir du tarif renseigné dans l entête. Si aucun tarif n est renseigné à l entête du document, le dernier prix de vente pour ce client sera appliqué. Après avoir terminé la création du document, vous pouvez l édité en cliquant sur le bouton «Imprimer» 9

10 Avant d envoyer un document au déclenchement, vous pouvez modifier le document de destination par défaut ou préciser si le document sera regroupé avec un document déjà existant. Pour mettre le document dans le cycle de vente, à partir de la barre d outils dans l onglet «Action» cliquer sur le bouton «Soumettre» dans le groupe «Workflow». Dans la barre d outils des documents de vente on trouve d autres boutons qui sont fréquemment utilisés : o Soumettre : Démarre le workflow de la vente pour le document courant. o Tâche : permet à une personne de voir les tâches qui lui sont affectées ayant lien avec ce document. o Signature : Permet à un utilisateur qui a une signature enregistré de signer le document. o Saisie Rapide : permet d afficher une interface simple de saisie des articles par code à barres. Règlements Client Sur chaque document de vente quel que soit une commande, livraison ou facture on peut saisir des règlements. Les règlements saisis sur un document seront déclenchés avec lui jusqu à facturation. Par exemple, une avance sur un bon de commande sera rattachée à la livraison puis déclenché vers la facture finale pour la solder. 10

11 Le règlement d une facture contient en plus de ces informations, la retenue à la source s il y en a. La facture sera soldée par le montant net du règlement plus le montant de la Retenue. Via l état balance client, vous pouvez afficher un tableau de bord détaillé sur la situation d un client. Cet état affiche la liste des avances non soldées et la liste des factures non réglées. Tableaux de bord En cours de rédaction. Caisse point de vente Rédaction en cours. 11