Manuel destine à l utilisateur de DHL IntraShip

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1 1 Manuel destine à l utilisateur de DHL IntraShip

2 Table des matières 1 Connexion 2 2 Expéditeur 4 3 Destinataire 5 4 Détails de l envoi Paquet unique (colis) 8 5 Paquets (colis) Multi - Envoi de paquets/palettes semblables 9 6 Paquets (colis) Multi - Envoi de paquets/palettes différents 12 7 Informer le destinataire 13 8 Impression d étiquettes 14 9 Clôture quotidienne Filtre de recherche Carnet d adresses Statistiques Réservation d un enlèvement Service Desk ecommerce 22

3 2 2 Connexion BE : NL : LU : Lorsque vous démarrez le programme, vous devez introduire votre nom (d utilisateur) et votre mot de passe. Vous pouvez en outre sélectionner la langue de votre choix. Vous pouvez aussi modifier votre mot de passe en cochant la case «Changer le mot de passe». Ensuite, cliquez sur [Connexion].

4 3 Une fois que vous êtes connecté, l écran suivant apparaît. Il vous donne un aperçu des envois que vous avez déjà créés. Si vous souhaitez créer un envoi DHL EUROPLUS, cliquez sur [Road] (auto). Cliquez ensuite sur [Nouvelle expédition] dans le menu sur la partie gauche de l écran. L écran Destinataire s ouvre automatiquement.

5 4 3 Expéditeur Lors de la création d un premier envoi, vous devez compléter cet écran avec les coordonnées de votre entreprise, puis cliquer sur [ajouter l adresse]. Une fois votre premier envoi créé, l écran Expéditeur contiendra automatiquement les dernières données utilisées la prochaine fois que vous l ouvrirez. Si vous souhaitez utiliser une autre adresse d expédition (que vous devez d abord encoder), effacez d abord le contenu de tous les champs en cliquant sur [effacer]. Ensuite, recherchez l adresse d expédition souhaitée à l aide de la touche [rechercher]. Produit standard : vous pouvez indiquer votre produit standard ici. Par exemple, si vous expédiez principalement dans le BNL, sélectionnez EURODOM. Vous avez le choix entre EURDOM et EURINT. Il s agit de deux produits DHL EUROPLUS, mais les règles suivantes s appliquent : EURDOM = DHL EUROPLUS dans le Benelux EURINT DHL EUROPLUS hors du Benelux

6 5 Le produit standard choisi restera sélectionné lors de l envoi suivant. 4 Destinataire Lorsque vous ajoutez un nouvel envoi à l aide de la fonction [Nouvelle expédition], l écran [Destinataire] s ouvre. L écran suivant apparaît alors : Vous pouvez compléter manuellement les champs à l écran (les champs obligatoires apparaissent en gras). Vous pouvez ensuite enregistrer l adresse saisie dans votre carnet d adresses en cliquant sur le bouton [ajouter l adresse]. Vous pouvez également sélectionner un destinataire existant dans votre carnet d adresses. Lorsque vous remplissez les champs, il vous suffit de taper une seule lettre, puis de cliquer sur [Rechercher]. Vous obtenez alors une liste des possibilités correspondant à votre recherche.

7 6 L écran suivant apparaît et vous pouvez cliquer sur le destinataire de votre choix.

8 7 Les données sont complétées automatiquement. Les adresses pour le Benelux sont validées. Cela signifie que vous devez introduire l adresse exacte. Si un code postal peut renvoyer à plusieurs communes ou noms de rue, une liste dans laquelle vous devez effectuer une sélection apparaît. Cliquez ensuite sur [Description du contenu] pour passer à l onglet suivant.

9 8 5 Détails de l envoi Paquet unique (colis) Paquet unique Multi envoi de paquets / palettes semblables Multi envoi de paquets / palettes différents Pour l envoi d un colis unique (1 colis), vous devez compléter les champs suivants : - Référence de l envoi (max. 10 caractères) - Poids / nombre - Produit (indiqué automatiquement en fonction de votre produit standard) Vous pouvez également sélectionner les services nécessaires : Remboursement, Assurance, Livraison le samedi, Dépôt, Express. Vous pouvez ensuite cliquer sur : [Enregistrer et revenir à l écran principal] : Pour créer un autre envoi [Enregistrer/Imprimer] : Pour enregistrer l envoi et imprimer l étiquette immédiatement

10 9 6 Paquets (colis) Multi - Envoi de paquets/palettes semblables Vous devez compléter les champs obligatoires à l écran [Déscription du contenu], à l exception du nombre et du poids (voir colis unique). Vous pouvez également sélectionner les services nécessaires. Ensuite, cliquez sur le bouton [Ajouter une (des) pèce(s)].

11 10 L écran suivant apparaît alors : Indiquez les informations suivantes : - Poids total de l envoi - Nombre de paquets ou de palettes Ensuite, cliquez sur [Créer les pièces de l expédition]. SI vous envoyez régulièrement des paquets/palettes de mêmes dimensions, vous pouvez enregistrer ces envois comme envoi standard. Vous pourrez alors sélectionner cet envoi standard la prochaine fois.

12 11 L écran [Colisage] s affiche et indique le numéro correspondant par article : Si vous ne souhaitez pas utiliser la fonction [Notification], vous disposez des options suivantes : [Enregistrer et revenir à l écran principal] Pour créer un autre envoi [Enregistrer/Imprimer] : Pour enregistrer l envoi et imprimer l étiquette immédiatement

13 12 7 Paquets (colis) Multi - Envoi de paquets/palettes différents Vous devez compléter les champs obligatoires à l écran [Colisage], à l exception du nombre et du poids (voir paquet unique). Vous pouvez également sélectionner les services nécessaires. Ensuite, ouvrez l écran [Colisage]. Indiquez-y le poids, puis sélectionnez [Type d emballage]. Vous pouvez également calculer le volume en indiquant les dimensions, puis en cliquant sur le bouton [Calculer le volume]. L écran suivant apparaît alors : Si vous ne souhaitez pas utiliser la fonction [Notification], vous disposez des options suivantes : [Enregistrer et revenir à l écran principal] : Pour créer un autre envoi [Enregistrer/Imprimer] : Pour enregistrer l envoi et imprimer l étiquette immédiatement

14 13 8 Informer le destinataire Vous pouvez informer le destinataire de l envoi au moyen d un . Pour ce faire, indiquez le nom et l adresse du destinataire à l écran [Notification], puis cliquez sur [Ajouter]. L est envoyé après que vous avez imprimé l étiquette. Si vous indiquez l adresse dans l onglet [Déstinataire], elle est insérée automatiquement ici. Pour terminer, vous pouvez cliquer sur : [Enregistrer et revenir à l écran principal] : Pour créer un autre envoi [Enregistrer/Imprimer] : Pour enregistrer l envoi et imprimer l étiquette immédiatement

15 14 9 Impression d étiquettes Une fois que vous avez cliqué sur [Enregistrer/Imprimer], vous revenez à l écran [Liste des envois]. Si vous cliquez sur le n de client ou sur l expéditeur, vous ouvrez l envoi concerné. Vous pouvez ensuite le modifier ([Editer]), le supprimer ([Supprimer]) ou l imprimer ([Imprimer]). Vous pouvez en outre sélectionner plusieurs envois et les imprimer en même temps.

16 15 Si vous cliquez sur [Imprimer], l écran suivant apparaît :

17 16 IntraShip utilise Acrobat Reader pour imprimer les étiquettes. Lorsque vous cliquez sur Imprimer, l écran suivant apparaît : Imprimez ensuite l étiquette à l aide d une imprimante adéquate. Sélectionnez l imprimante adaptée à l impression des étiquettes.

18 17 10 Clôture quotidienne Lorsque vous avez terminé votre dernier envoi de la journée, vous pouvez imprimer une liste d expédition. Pour ce faire, cliquez sur [Fin de journée] dans le menu sur la partie gauche de l écran. Cliquez alors sur [Etablir le manifeste (douchette)]. Remarque : l envoi de données et le rapport ne sont pas nécessaires pour Road.

19 18 Sélectionnez l expéditeur voulu ([Expéditeur]), puis cliquez sur [Etablir le manifeste].

20 19 Acrobat Reader démarre et la liste d expédition apparaît à l écran. Vous pouvez alors imprimer la liste d expédition. Sélectionnez votre imprimante A4 et cliquez sur [OK]. Cette liste d expédition sera signée à la fois par le coursier et par l expéditeur.

21 20 11 Filtre de recherche Vous pouvez rechercher un envoi créé. Cliquez sur [Moteur de recherche] dans le menu sur la partie gauche de l écran. Indiquez les critères spécifiques, puis cliquez sur [charger]. Le résultat de la recherche sera affiché à l écran :

22 21 Vous pouvez cliquer sur les envois pour visualiser les détails. 12 Carnet d adresses Vous pouvez gérer le carnet d adresses dans IntraShip.

23 22 Cliquez sur [Carnet d adresses] dans le menu sur la partie gauche de l écran. Saisissez les coordonnées du destinataire. Si vous cliquez sur [Ajouter l adresse], le destinataire sera ajouté à votre carnet d adresses. Vous pouvez modifier les adresses existantes, puis les enregistrer en cliquant sur le bouton [Modifier l adresse] qui n est visible qu à ce moment.

24 23 13 Statistiques Si vous voulez consulter un aperçu de vos envois, cliquez sur [Statistiques] dans le menu sur la partie gauche de l écran. Cliquez ensuite sur le bouton [Statistiques]. Indiquez vos critères de recherche, puis cliquez sur [Statistiques]. Vous pouvez également recevoir par un fichier texte contenant un aperçu de vos envois. Cliquez sur [Statistiques] dans le menu sur la partie gauche de l écran, puis sur [Exporter les détails de vos expéditions]. Indiquez la période et votre adresse . Vous pouvez alors enregistrer ce fichier, puis l ouvrir en Excel (bouton droit de la souris, Ouvrir avec), où vous pouvez le modifier.

25 24 14 Réservation d un enlèvement Cliquez sur [Demande d enlèvement] dans le menu sur la partie gauche de l écran, puis sur [Sélectionner contact] et sélectionnez les données de votre entreprise. Complétez le formulaire, puis cliquez sur [Demande d enlèvement].

26 25 15 Service Desk ecommerce Des questions à propos d IntraShip? Appelez notre Service Desk aux numéros suivants : Pays-Bas : (options 1,1,4) Belgique & Luxembourg : +32(0)

27 DHL Express Terminalweg AJ AMERSFOORT ecommerce Servicedesk: NL optie / BELUX + 32(0)

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