Saisie en ligne des dossiers de demande de subvention. Extranet

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1 Saisie en ligne des dossiers de demande de subvention Extranet

2 SOMMAIRE : I-Ecran de connexion... 4 II- Création d un compte et rattachement à une association... 5 III- Gestion de votre compte... 6 IV-Rubrique : mon association... 7 V-Rubrique : mes demandes

3 Recensement de votre association par la Ville de Belfort : Pour pouvoir saisir en ligne un dossier de demande de subvention auprès de la Ville de Belfort, il est nécessaire d être déjà connu par la ville et donc de disposer d un code d identification appelé «code de rattachement». Ce n est pas votre première demande (vous disposez d un code de rattachement obtenu par la Ville de Belfort) Vous aurez besoin des éléments suivants : - votre code de rattachement (fourni par courrier à votre association), - votre numéro de siren (9 chiffres). C est votre première demande Si vous êtes une association, vous devez fournir à la Ville de Belfort les documents suivants : - les fiches 1.1 et 1.2 du formulaire cerfa 12156*03, - les statuts de votre association, - la liste des personnes chargées de son administration, - un relevé d identité bancaire portant une adresse correspondant à celle de votre siren, - une adresse électronique valide. Une fois votre demande traitée, votre interlocuteur à la Ville de Belfort vous transmettra votre code de rattachement en utilisant l adresse électronique que vous nous aurez fournie. Pour accéder au module en ligne du dépôt de demande de subvention, vous devez vous connecter à l adresse suivante : 3

4 I-Ecran de connexion Créer un compte: cliquez ici, pour créer votre compte et le rattacher à une association Se connecter : une fois votre compte créé, allez sur cette page pour gérer les informations concernant votre association et pour saisir vos demandes de subvention. En cas de problèmes où pour toutes informations, vous pouvez nous contacter par cette page. 4

5 II- Création d un compte et rattachement à une association Veuillez renseigner ici toutes les informations nécessaires à la création de votre compte. Un mail d activation sera envoyé sur votre boite mail. Ensuite, il ne vous restera plus qu à rattacher votre compte à une association. Pour cela, dans un premier temps, vous devez renseigner le numéro de Siret de votre association. Dans un deuxième temps, vous devez renseigner le code de rattachement (ce code vous a normalement été fourni par courrier). Pour tout problème de rattachement ou de création de compte, veuillez contacter nos services, au ou par mail à finances@mairie-belfort.fr 5

6 III-Gestion de votre compte Une fois connecté, vous avez la possiblité d accéder : Mon association : aux données relatives à votre association (identification, adresses, représentants, Agréments, Pièces permanentes,elements financiers) Les éléments financiers obligatoires pour réaliser votre demande sont à renseigner dans cet onglet. Mes demandes : à vos différentes demandes de subventions Mon compte : aux données relatives à votre compte Modifier mon mot de passe : si vous voulez modifier votre mot de passe Nous contacter : formulaire de contact 6

7 IV-Rubrique : mon association Identification : Veuillez vérifier ou corriger les informations concernant votre association. Adresse : Veuillez vérifier ou corriger l adresse de votre association. Représentants : Veuillez vérifier ou corriger les représentants de votre association. Agréments : Veuillez renseigner les agréments de votre association. Pièces permanentes : Veuillez transmettre les pièces permanentes de votre association (ou les mettre à jour). Eléments Financiers : C est ici que vous pouvez saisir les documents financiers de votre association : -Compte de résultat de l association -Budget prévisionnel de l association -Bilan financier de l association Sinon, il est possible de les insérer en pièce justificative lors de votre demande de subvention. Il est indispensable de renseigner les dates de début et fin d exercice. 7

8 V-Rubrique : mes demandes Vous pouvez déposer ici une demande de subvention. Permet de voir vos dossiers de demandes de subvention précédentes et l état du dossier. Permet de voir le détail de vos demandes de subventions. 8

9 Création d un dossier de demande Etape 1 : Il s agit sur cet écran de vous inviter à contrôler l exactitude des informations contenues dans les 5 onglets suivants : identification, adresses représentants, agréments, pièces permanentes. La navigation se fait uniquement avec les flèches suivantes : Etape 2 : Ensuite, vous devez choisir le type de subvention demandé. Aide aux associations Fonctionnement : si votre demande concerne une subvention de fonctionnement Aide aux associations Action(s) spécifique(s) : si votre demande concerne une subvention de projet ou d investissement (il faudra détailler votre demande dans le menu description de l action). 9

10 Etape 3 : Cet écran, outre le fait de vous fournir l adresse de votre interlocuteur, vous informe des pièces nécessaires pour compléter votre demande de subvention. 10

11 Etape 4 : Ici vous devez préciser votre demande : Intitulé de la demande : veuillez préciser le nom de l association ainsi que le type de la demande (Fonctionnement, Projet, Investissement). Exercice du financement demandé : Choisissez l année de référence de votre subvention. (L exercice sélectionné concerne l année du budget en cours pour la Ville. Ex : en septembre 2014, l année sélectionné doit être 2015). Nature de la demande : précisez s il s agit d une première demande ou d un renouvellement Personne chargé du présent dossier de subvention : précisez la personne chargée du dossier (attention la personne désignée sera le signataire de la déclaration sur l honneur). Montant demandé : Précisez le montant demandé pour votre demande Objet de la demande : préciser le caractère de votre demande Etape 5 : Dans cette partie, vous devez renseigner les moyens humains de l association. 11

12 Etape 6 : Ici, vous devez remplir cette fiche si la demande de subvention est destinée au financement d une action spécifique que vous souhaitez mettre en place. Si vous sollicitez un financement pour plusieurs actions, vous devez remplir une fiche par action. Un budget prévisionnel de chaque action vous sera demandé. Etape 7 : A partir de cet écran, vous pouvez joindre toute pièce nécessaire à l instruction de votre demande. Cliquer sur «parcourir» ouvre l explorateur de fichiers de votre ordinateur. Cet écran est le seul endroit où il est possible de rattacher des pièces (bilan provisoire, rapport d activité ). Si ces pièces vous sont demandées, il est impératif de les rattacher à ce niveau. Pour renseigner votre compte de résultat, Bilan et budget prévisionnel, vous pouvez les saisir dans la rubrique mon association / Eléments financiers. 12

13 Etape 8 : Ici, vous pouvez vérifier l ensemble des informations de votre demande. Vérifiez et validez si les informations sont exactes. Remarque importante : Si vous passez à l écran suivant et que vous confirmez votre saisie, il ne sera plus possible de revenir en arrière. Etape 9 : 13

14 Votre dossier a bien été transmis. Dans cette partie, vous avez la possibilité : -d imprimer la déclaration sur l honneur (pièce non obligatoire) -d imprimer le compte rendu financier de votre demande 14