Priorité 6. Guide de planification du recrutement des administrateurs

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1 Priorité 6 Valorisation de l expérience entrepreneuriale Guide de planification du recrutement des administrateurs Mars 2015

2 Table des matières Introduction 3 Pourquoi ce guide? 3 Les fondements 3 Le plan d action 4 Étape 1 : Évaluation des besoins de la coopérative 4 Étape 2 : Élaboration d un plan de recrutement ciblé 4 Étape 3 : Mise en œuvre du plan 5 Étape 4 : Évaluation du plan 5 Annexes Fiche préparatoire 6 Plan de recrutement ciblé 6 Exemple de partenaires 6 Exemple d actions possibles 6 Exemple de plan de recrutement ciblé 6 2

3 Introduction Pourquoi ce guide? Le recrutement de nouveaux administrateurs et le renouvellement des administrateurs de coopératives en milieu scolaire se fait chaque année. Il est donc essentiel de pouvoir bien se préparer et s organiser pour être efficace. Chaque conseil d administration et chaque coopérative ont leurs propres forces et difficultés. Il est donc important d évaluer ce qui apporterait une meilleure efficacité et potentiel maximum. C est pourquoi nous vous proposons ce guide qui a pour but d orienter votre démarche de réflexion sur l élaboration d un plan de recrutement ciblé. Il faudra faire une réflexion sur la composition de votre conseil avant de compléter les canevas présentés. Ce guide a donc été conçu pour les conseils d administration ou les comités de travail ayant pour mandat de recruter de nouveaux administrateurs. Considérant l importance de ces personnes au sein du CA, il serait souhaitable qu ensemble, ils s occupent de l intégration des nouveaux administrateurs. Peut-être aurez-vous des anciens qui seront intéressés à agir à titre de mentors pour ces nouvelles personnes; il serait alors intéressant de les inviter lors de ces rencontres. Les fondements Le guide se base sur une demande des administrateurs qui s est fait ressentir au fil des années. Au congrès COOPSCO 2013, une activité s est déroulée avec les administrateurs où ils nous ont fait part d exemples d actions ayant déjà été réalisés dans leur coopérative. De plus, la base du plan d action a été tirée du guide d élaboration d un plan d éducation coopérative. 3

4 Le plan d action Étape 1 : Évaluation des besoins de la coopérative Cette première étape est importante pour bien ciblé votre plan d action. Premièrement, il faut évaluer les besoins de votre conseil d administration, soit le nombre d administrateurs par catégorie (étudiant, membre du personnel de l institution, externe ) et les compétences spécifiques recherchées pour complémenter les administrateurs en place. Avec ces réponses, vous pourrez cibler la clientèle dans votre plan d action. Par la suite, il faut évaluer les moyens que la coopérative est prête à investir dans le recrutement. Il faut établir une liste des personnes (administrateurs et employés de la coopérative) qui veulent et peuvent être impliqué ainsi que le temps qu elles peuvent investir. Cela déterminera le temps que vous pouvez investir dans les actions. Il faut par la suite établir un budget pour pouvoir bien cibler les actions possibles lors de l élaboration du plan de recrutement. Être bien préparé et avoir bien évalué les besoins et moyens de la coopérative vous permettra de faire un plan d action réaliste et adapté à votre réalité. Étape 2 : Élaboration d un plan de recrutement ciblé Maintenant que vous avez établi vos besoins et moyens, vous pourrez vous baser sur ceux-ci pour établir un objectif et créer un plan de recrutement ciblé. Pour avoir un plan d action plus efficace et plus facile, il est recommandé de cibler une clientèle et de centrer vos interventions sur celle-ci. Il ne faut cependant pas oublier de faire la promotion aux membres en général. En annexe, un tableau pour vous aider à créer votre plan de recrutement vous est fourni. Il est recommandé de remplir un tableau par clientèle visée, cela vous aidera à mieux comprendre les actions que vous mettrez en place pour chaque type d administrateur que vous voulez recruter. Pour remplir le tableau, il vous faudra trouver quelles actions vous voulez mettre en place dans la première colonne. Par la suite, vous pourrez choisir une date pour cette action et définir les démarches nécessaires à la mise en place de cette action. La colonne «Personne à contacter» vous permet de mettre le nom et les coordonnées de la personne à contacter dans le cas de travail avec des partenaires. La personne responsable est la personne qui se devra de réaliser les démarches nécessaires et rejoindre la personne à contacter pour mettre en place notre action ciblée. La colonne «Coût» vous permettra d estimer les coûts de cette action si des dépenses sont nécessaires. Un modèle de tableau de plan de recrutement ciblé, des exemples de partenariats possibles et d actions possibles dans votre institution sont disponibles en annexe de ce document. 4

5 Le plan d action (suite) Étape 3 : Mise en œuvre du plan Une fois votre plan de recrutement terminé, il ne reste plus qu à le mettre en œuvre. Il sera important de faire des suivis et un plan bien monté devrait permettre à chaque personne chargée d une action de pouvoir le faire. Durant la mise en œuvre du plan, il se peut que vous ayez à apporter des modifications au plan initial. Il est important de noter ces modifications pour l étape suivante qui est l évaluation du plan. Pour les premières années, il peut être intéressant de noter le temps investi par chacun dans la mise en place de leur action afin de pouvoir vous en servir dans les années subséquentes. Étape 4 : Évaluation du plan L étape de l évaluation est souvent omise par manque de temps. Cependant, il est important de faire un retour avec les statistiques de participation et de candidature sur les postes ciblés. Cela vous permettra de voir s il y a eu une augmentation et si vos actions étaient pertinentes et efficaces. Il peut être intéressant de demander aux partenaires impliqués s ils ont eu des statistiques de visites sur les sites web ou médias sociaux, s ils ont eu des commentaires de personnes qui auront été touchées par leur diffusion ou publicité ou des commentaires pour vous permettre de vous améliorer. Il pourrait aussi être intéressant de sonder les personnes présentes à l assemblée générale pour savoir où elles ont entendu ou vu la publicité pour celle-ci. Une fois toutes ces données compilées, vous pourrez analyser la situation et voir l impact de votre plan de recrutement. Il pourra être intéressant de comparer le temps investi et le niveau de difficulté de la réalisation de l action avec l impact de notre action. Cela vous permettra aussi de voir quelles actions seront à reproduire et quelles actions pourraient ne pas être mises en place pour l année suivante. Cela facilitera votre travail pour les années subséquentes. 5

6 Fiche préparatoire Identification des besoins de recrutement de la coopérative De quel type d administrateur et de combien en avons-nous besoin? Étudiant (définir une catégorie plus spécifique au besoin) Membre du personnel de l institution (définir une catégorie plus spécifique au besoin) Externe Quels(s) champs d expertise ou compétence(s) cherchons-nous chez un administrateur pour compléter notre conseil d administration? Finance Éducation coopérative Légal Planification stratégique Communication Analyse de projet Développement durable Autre : Identification des moyens pour le recrutement de la coopérative Quel est le budget disponible pour le recrutement? $ Remplissez le tableau suivant pour chaque personne qui peut être impliquée dans notre projet Nom de la personne Temps disponible Utilité au recrutement Frais 6

7 Plan de recrutement ciblé Type d administrateur visé : Action Date Démarches nécessaires Personne à contacter Personne responsable Coûts 7

8 Exemple de partenaires Partenaires potentiels Enseignant dans les départements d administration, de gestion de commerce, de droit, etc. Service à la vie étudiante Représentant de l institution sur votre CA Associations étudiantes et particulièrement celle des départements où nous pouvons cibler des étudiants Responsable des communications de l institution Syndicat du personnel Comités étudiants (à cibler selon les besoins) Club entrepreneur étudiant Écoles secondaires aux alentours Exemples d actions possibles Informer et inciter les étudiants à devenir administrateurs Affichage et envoi de courriels aux étudiants Faire les liens avec les différents partenaires potentiels dans l institution Affichage et communication avec les étudiants Information sur le site web, sur les médias sociaux, intranet et dans les communications de l institution Possibilité d envoi au personnel ciblé, contact avec des administrateurs potentiels et intéressés, invitation à une rencontre entre la coop et les membres intéressés Rencontre pour présenter le rôle d administrateur de la coop, envoi aux membres de ces comités Rencontre pour présenter le rôle d administrateur de la coop, envoi aux membres de ces comités Présentation dans les classes de sensibilisation à l entrepreneuriat secondaire 5, gouvernement étudiant, étudiants en lien avec l agent à la vie spirituelle et l engagement communautaire (AVSEC), projet Jeune Coop, etc. 8

9 Exemple d actions possibles Utiliser les annonces de promotion créées par la fédération pour le recrutement sur les écrans dynamiques de la coopérative ou créer de nouvelles annonces personnalisées Organiser un kiosque et/ou une visite de la coopérative lors de la journée d accueil des nouveaux, des portes ouvertes et en début de session Organiser une séance d information sur la coopérative à propos de votre assemblée générale et des postes d administrateurs ouverts Mettre des affiches publicitaires à propos du rôle d administrateur, de votre l assemblée générale et des postes d administrateurs ouverts. Vous pouvez utiliser les affiches de promotion du rôle de l administrateur créées par la fédération, disponibles sur le site onglet «Documents pertinents» Diffuser les capsules vidéo produites par la fédération à propos du rôle d administrateur sur toutes les plateformes (web et physique lors d un kiosque). Les capsules sont disponibles sur YouTube et Diffuser les informations à propos de votre assemblée générale et des postes d administrateurs ouverts sur : Les reçus de caisses Des tracts remis avec les achats à la rentrée Sur le site web et les médias sociaux de la coopérative Sur le site web, le portail et les médias sociaux de l institution Par tous les employés de la coopérative Par courriel aux membres Dans le journal de l école Infolettre de la coopérative ou de l institution Lors de la remise de la carte de membre Faire la promotion du rôle de l administrateur et de l assemblée générale dans les événements commandités par la coopérative Conférences et séances d information à des groupes dans des domaines d études ciblés (dans un cours ou à l extérieur des heures de classe) Ouvrir des postes d observateurs pour les nouveaux (exemple administrateur d un jour) Faire de la promotion dans le cadre de la semaine de la coopération (deuxième semaine d octobre) Faire du recrutement dans les écoles secondaires en présentant la coopérative et le rôle de l administrateur Lancer un concours ou remettre une bourse lors de l assemblée générale Diffuser le site pour présenter le rôle de l administrateur étudiant 9

10 Exemple de plan de recrutement ciblé Type d administrateur visé : Étudiants Action Date Démarches nécessaires Personne à contacter Affichage sur les écrans dynamiques 24 août Aller chercher les affiches sur la banque d image de la Fédération Personne en charge DG 0$ Coûts Distribution de tract pour l assemblé générale dans les sacs Afficher l invitation à l AG sur les babillards de l institution Présentation dans le cadre d un cours de gestion de commerce 24 août Créer les tracts, les imprimer et les mettre dans les sacs lors des achats 24 août Créer les affiches et aller les faire approuver par l institution 10 septembre Approche d un enseignant Préparation d une courte présentation Personne en charge de l approbation des affiches DG caissiers Admin 1 Enseignants Président 0$ 250$ (impressions) 5$ (impressions) Kiosque de promotion du rôle de l administrateur 15 septembre Réserver un espace de kiosque dans l air commune Préparer le matériel Personne pour réserver un kiosque Admin 2 100$ (matériel promotionnel et prix de tirage) Organiser un tirage Rencontre d information sur le rôle de l administrateur avec des étudiants intéressés 20 septembre Envois de l invitation par courriel aux membres Réservation et préparation d un local Préparer une présentation Membres Fédération (questions pour la présentation) Président 20$ (rafraichissement lors de la rencontre) 10

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