VERSION 5.1/5.2 CARTE D INFORMATIONS POUR WEBACCESS HTML 3

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1 VERSION 5.1/5.2 CARTE D INFORMATIONS POUR WEBACCESS HTML 3 TM

2 GROUPWISE 5.2 CARTE D INFORMATIONS GroupWise WebAccess vous permet d accéder à votre courrier et à votre agenda via n importe quel navigateur Web compatible avec le format HTML 3. Envoi de messages Le système de messagerie GroupWise simplifie la frappe, la copie et l envoi d un mémo et vous évite de vous demander si tous ses destinataires l ont bien reçu. GroupWise permet d envoyer rapidement un message à plusieurs personnes et de vérifier celles qui l ont ouvert, supprimé, etc. Planification de rendez-vous, de tâches et de notes Outre l envoi de messages, vous pouvez prévoir des rendez-vous, des tâches et des notes pour vous-même ou d autres personnes. Cette planification permet de connaître facilement la disponibilité des personnes invitées à une réunion. Vous pouvez aussi savoir si le destinataire a accepté ou refusé l élément planifié ou s il a indiqué qu une tâche est terminée. Recherche d adresses Lors de l envoi d un message à plusieurs personnes, vous appréciez le fait de ne pas avoir à entrer le nom et l adresse de chacune. Le carnet d adresses vous permet de sélectionner rapidement leur nom et d indiquer si elles recevront le message original, une copie carbone ou une copie masquée. Il recherche aussi leur adresse à votre place si vous vous trouvez dans des bureaux de poste différents. Utilisation des dossiers partagés et de recherche Pendant votre absence, vous pouvez vérifier les informations concernant de nouveaux projets ou tout autre sujet en cours dans vos dossiers partagés. Vous pouvez visualiser les dossiers partagés que vous avez déjà acceptés dans la version réseau de GroupWise. Vous pouvez même répondre à l expéditeur d un message ; votre réponse n apparaîtra toutefois pas dans le dossier partagé. Vous pouvez aussi visualiser les informations mises à jour dans n importe quel dossier de recherche précédemment créé dans votre version réseau de GroupWise. Téléchargement de documents Un grand nombre de documents peut être géré par la Bibliothèque GroupWise de votre bureau de poste GroupWise. Chez vous, chez un client, ou absent, vous devez toujours pouvoir accéder aux documents placés dans les bibliothèques pour lesquels vous disposez d un droit d accès. GroupWise WebAccess vous permet de rechercher et de télécharger des copies de ces documents importants.

3 Présentation de la fenêtre principale La fenêtre principale est le point de départ de GroupWise. Depuis cette fenêtre, vous pouvez lire vos messages, planifier des rendez-vous, consulter votre agenda, etc. Barre d outils Liste des dossiers Liste des éléments Cliquez ici pour changer le mot de passe de votre boîte aux lettres Types de dossiers Votre dossier utilisateur (portant votre nom) est votre base de données GroupWise. Il contient d autres dossiers et des éléments. Votre boîte aux lettres regroupe tous les éléments reçus, que vous les ayez ouverts ou non. Votre dossier Eléments non ouverts contient tous les éléments que vous avez reçus mais que vous n avez pas ouverts. Ce dossier est ouvert par défaut lors de l accès à WebAccess pour vous permettre d accéder rapidement aux nouvelles informations. Le dossier Eléments envoyés regroupe les éléments que vous avez transmis. Si vous en ouvrez un, et cliquez sur Informations, vous pouvez vérifier si son destinataire l a ouvert, supprimé ou accepté (éléments planifiés). L Agenda affiche votre emploi du temps jour par jour. L armoire contient tous vos dossiers personnels et partagés. Aide sur la fenêtre principale Une rubrique d aide vous présente les différents éléments de la fenêtre principale. Cliquez sur Aide>Index de l aide>f>fenêtre principale, utilisation. Une rubrique décrit les icônes affectées à vos différents éléments. Cliquez sur Aide>Index de l aide>i>icônes, signification dans la liste des éléments. Une rubrique décrit l envoi d une note. Cliquez sur Aide, puis sur le livre Planification de rendez-vous, affectation de tâches ou rédaction de notes, puis sur Rédaction d une note à l attention des autres utilisateurs. Une rubrique décrit l envoi d un message téléphonique. Cliquez sur Aide, sur le livre Envoi d un message ou d un message téléphonique>envoi d un message téléphonique. Une rubrique indique comment changer le mot de passe de votre boîte aux lettres. Cliquez sur Aide>Index de l aide>m>mot de passe, changement. Notez que WebAccess ne possède pas de Corbeille. La suppression d un élément est irréversible.

4 Manipulation du Carnet d adresses Considérez le Carnet d adresses comme votre annuaire GroupWise. Il contient des noms, des adresses électroniques, des numéros de téléphone, etc. Vous pouvez y afficher un certain nombre d utilisateurs ou en rechercher un en particulier. Vous pouvez demander à consulter les informations relatives à un utilisateur si vous voulez, par exemple, connaître son numéro de téléphone en plus de son adresse. Vous pouvez masquer ces détails afin de réduire la quantité d informations transmises par modem. Aide sur le Carnet d adresses Une rubrique d aide explique comment utiliser le carnet d adresses. Cliquez sur Aide>Index de l aide>c>carnet d adresses, recherche d utilisateurs. Tâches élémentaires Envoi d un message 1. Cliquez sur dans la barre d outils. 2. Entrez un ou plusieurs noms dans la zone Dest. 3. Indiquez un objet. 4. Entrez votre message. 5. Cliquez sur Envoyer. Lecture d un élément reçu 1. Cliquez sur un message dans votre boîte aux lettres. Affichage de votre agenda 1. Cliquez sur dans la liste des dossiers pour afficher votre agenda quotidien. Recherche d un créneau horaire pour la tenue d une réunion 1. Cliquez sur dans la barre d outils. 2. Entrez les noms dans la zone Dest. Si vous ignorez le nom ou l adresse des utilisateurs, cliquez sur Adresse pour les ajouter au carnet d adresses. 3. Indiquez le jour, le mois, l année et l heure du rendez-vous dans les zones appropriées. 4. Entrez un nombre dans la zone Durée, puis cliquez sur la liste déroulante Heures. Sélectionnez Heures, Minutes ou Jours. 5. Cliquez sur Plages disponibles. 6. Indiquez en minutes le temps alloué à la recherche de plages disponibles pour consulter les agendas. Cliquez ensuite sur Lancer une recherche de plages disponibles. 7. Si les utilisateurs convoqués sont libres à ce moment, cliquez sur Envoyer un rendez-vous afin de fixer cette rencontre. Dans le cas contraire, consultez les plages disponibles trouvées, puis précisez la date et l heure de début de la réunion. Cliquez ensuite sur Envoyer un rendez-vous.

5 Utilisation de l Aide en ligne Toute la documentation du client GroupWise est accessible en ligne. L index affiche des mots-clés qui vous aident à rechercher des rubriques, comme dans l index d un ouvrage. 1. Cliquez sur, puis sur Index de l aide. 2. Cliquez sur une lettre, puis sur un titre de rubrique. Comment faire regroupe les rubriques par type de tâches, celles-ci étant divisées en livres et en pages. 1. Cliquez sur. 2. Cliquez sur le livre correspondant au type de tâches de votre choix. Quelques fonctions intéressantes... Fonctions Visualisation des dossiers partagés Ajout de fichiers joints Déplacements d éléments dans des dossiers Utilisation de la Bibliothèque GroupWise Comment en savoir plus? Cliquez sur Aide, puis sur le livre Gestion de dossiers>visualisation des éléments des dossiers partagés et réponse à ces éléments. Cliquez sur Aide>Index de l aide>p>pièces jointes, envoi. Cliquez sur Aide, puis sur le livre Gestion de dossiers>déplacement d un message, d un rendez-vous, d une tâche ou d une note dans un dossier. Cliquez sur Aide>Index de l aide>d>document, recherche et copie. Vous pouvez trouver cette Carte d informations et des informations complémentaires sur GroupWise sur la page d accueil GroupWise Cool Solutions à l adresse suivante : Pour tout renseignement sur votre boîte aux lettres, contactez votre technicien réseau. En cours d homologation Fabriqué aux Etats-Unis A PDF