Fiche pratique Berger-Levrault Service assistance progiciels

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1 Fiche pratique Berger-Levrault Service assistance progiciels Dématérialisation CA - BP - DM BS Logiciel : e.magnus gestion financière évolution Avril 2015 SOMMAIRE 1 La dématérialisation budgétaire Les étapes de la dématérialisation budgétaire TotEM Archivage Paramétrage Préparation du budget et du CA Génération du flux au format XML Contrôle et correction des anomalies Visualisation Scellement Transmission du CA BP BS-DM dématérialisés au contrôle de légalité Dépôt des documents budgétaires sur la plateforme STELA Envoi du CA dématérialisé en trésorerie Envoi BP BS-DM dématérialisés en trésorerie Envoi du fichier Envoi des délibérations et autres pièces...7 Dématérialisation vers la préfecture : La dématérialisation des documents budgétaires vers la préfecture concerne seulement les collectivités qui dématérialisent les actes soumis au contrôle de légalité vers la préfecture. CA 2016 : Toutes les collectivités qui dématérialisent les actes soumis au contrôle de légalité au moment du vote du CA devront fournir un CA 2016 dématérialisé en suivant la procédure décrite dans ce document. BP 2017 : Toutes les collectivités qui dématérialisent les actes soumis au contrôle de légalité au moment du vote du BP, devront transmettre le BP 2017 à la préfecture sous forme dématérialisée en suivant la procédure décrite dans ce document. DM 2017 BS 2017 : Toutes les collectivités qui dématérialisent les actes soumis au contrôle de légalité au moment du vote de la DM ou du BS devront transmettre à la préfecture les DM 2017 et le BS 2017 (s il y en a un) sous forme dématérialisée en suivant la procédure décrite dans ce document. Dématérialisation vers la trésorerie : La dématérialisation des documents vers la trésorerie peut concerner toutes les collectivités, elle se fera après demande et accord du trésorier. CA 2016 : Pour l instant Hélios ne sait pas visualiser le fichier PES du CA. Pour le compte administratif 2016, les services de la DGFIP nous ont indiqué que l envoi doit se faire : - soit au format papier, - soit par mèl au format PDF (notamment si les documents budgétaires sont dématérialisés). La procédure de génération de CA au format PDF est décrite dans paragraphe 5 de cette fiche. Il est préférable de contacter votre trésorerie pour connaître le mode de transmission attendu. BP DM BS 2017 : La dématérialisation des documents budgétaires se fera en accord avec la trésorerie. En fonction de la demande du trésorier, vous pouvez donc être amenés à fournir - Soit un fichier dématérialisé du document budgétaire (Flux PES). - Soit le document budgétaire au format papier accompagnée d un fichier Indigo transmis via le portail de la dgfip. Dans tous les cas, les délibérations ou autres pièces qui accompagnent le budget seront envoyées au format papier. Dématérialisation budgétaire avec Berger-Levrault 1 / 7

2 L'objectif de l'etat est de dématérialiser l ensemble des documents budgétaires émis par les collectivités afin de moderniser les moyens de création, transmission et contrôle de ces documents. Ces documents informatiques permettent notamment un contrôle budgétaire automatique en préfecture. Cette dématérialisation s'inscrit dans le cadre : du déploiement de l'application Actes Budgétaires au sein des préfectures. de la mise en place du PES au sein des postes comptables "secteur local" ; Elle concerne le budget primitif, les décisions modificatives, le budget supplémentaire ainsi que le compte administratif. Les nomenclatures actuellement couvertes sont la M14, la M4, la M52 et la M61. Les nomenclatures M22 et M832 ne sont actuellement pas gérées en dématérialisation budgétaire. 1 La dématérialisation budgétaire La dématérialisation budgétaire consiste à générer avec votre logiciel de gestion financière un fichier de données au format xml respectant le cadre réglementaire actuel (maquette officielle avec les annexes). Afin de constituer ce fichier, le logiciel reprend donc vos données saisies dans le menu budget au niveau du BP, BS, DM, des annexes budgétaires et des écritures pour le CA. Au final, le flux xml confectionné doit contenir les mêmes données que la maquette papier, être validé et scellé par l ordonnateur avant d être transmis à la préfecture dans le cadre du contrôle de légalité, par l intermédiaire d un tiers de télétransmission choisi par la collectivité (exemple : plateforme STELA proposée par le CDG) et éventuellement à la trésorerie via le portail Hélios. 1.1 Les étapes de la dématérialisation budgétaire 1. Saisie des inscriptions budgétaires et des annexes (budget ou CA) dans le logiciel comme auparavant. 2. Vote de la délibération pour le BP, les DM ou le BS. Arrêt de la délibération pour le CA. 3. Génération du flux au format XML. 4. Visualisation et contrôle du flux. 5. Scellement du flux. 6. Impression de la page Arrêté et signatures pour signature manuscrite. 7. Scan de la page Arrêté et signatures avec les signatures manuscrites au format PDF. 8. Envoi simultané à la préfecture du flux XML scellé et du scan PDF le la page arrêté et signatures via ACTES Budgétaire. Note : L envoi du flux scellé XML remplace la transmission des documents budgétaires papiers à la préfecture. Seule la dernière page signée du document budgétaire (valant délibération) est transmise au format PDF en vue du contrôle de légalité. 9. Génération d un flux PES contenant le flux XML transmis à la préfecture. 10. Envoi du flux PES à la perception. Rappel: La dématérialisation des documents vers la trésorerie peut concerner toutes les collectivités, elle se fera après demande et accord du trésorier. Si le trésorier ne souhaite pas encore recevoir de budget dématérialisé, vous devrez l envoyer au format papier et déposer un fichier INDIGO sur la plateforme dgfip. 1.2 TotEM Une application nommée TotEM permettant la dématérialisation des documents budgétaires est mise à disposition des collectivités gratuitement par la DGCL. Votre logiciel e.gestion financière Berger-Levrault intègre tous les services de contrôle, de visualisation et de scellement proposés par l outil TotEM. Vous n avez pas besoin d installer TotEM. Vous pouvez procéder à l ensemble des traitements relatifs à la dématérialisation des documents budgétaires à partir du logiciel de gestion financière. Dématérialisation budgétaire avec Berger-Levrault 2 / 7

3 1.3 Archivage L archivage en interne dans la collectivité des documents budgétaires pourra être réalisé au format PDF après "rematérialisation". 2 Paramétrage Le seul paramétrage nécessaire à la dématérialisation est la configuration du répertoire d échange. C est dans ce répertoire que le logiciel va générer les fichiers XML. Contrôlez ou enregistrez le paramétrage en suivant la procédure suivante : Bureau métier Configuration-> Cadre Paramétrage ->option Configuration des échanges. Renseigner le Répertoire d échange dans le cadre Dématérialisation budgétaire. 3 Préparation du budget et du CA. La préparation du CA ou du budget n est pas modifiée par la dématérialisation, pour vous aider dans ces préparations, vous pouvez utiliser les fiches pratiques du cdg43 : Préparer et imprimer le compte administratif Préparer élaborer et imprimer le budget primitif Génération du flux au format XML. Sur cet écran, il est possible de sélectionner les pages du budget qui seront présentes dans le flux ou pas. Pour cela, il suffit de cocher ou décocher les cases en face de chacune d elles. Cela conditionnera notamment la page sommaire de votre document budgétaire afin d identifier les annexes jointes ou pas. Note : Il est possible de tout sélectionner en cliquant sur le bouton Tout sélectionner, ou tout décocher en cliquant sur le bouton Tout désélectionner. Vérifiez au besoin le répertoire d échange c est dans ce répertoire que sera enregistré le flux. Cliquez sur le bouton Générer le document dématérialisé permet de générer le flux. Dématérialisation budgétaire avec Berger-Levrault 3 / 7

4 4.1 Contrôle et correction des anomalies A la fin de la génération du fichier, un contrôle est effectué et le résultat s affiche en dessous du bouton Générer le document dématérialisé. Le tableau ci-dessous, liste les différents résultats possibles. Symbole Signification Le flux ne comporte aucune anomalie. Le flux a été généré. Le flux comporte des anomalies métier (erreurs non bloquantes). Le flux a été généré et vous pouvez consulter le détail des anomalies. Le flux comporte des anomalies techniques (erreurs bloquantes). Le flux n'a pas été généré et vous pouvez consulter le détail des anomalies. Lorsque des anomalies ont été relevées lors de la génération du flux, vous pouvez en consulter le détail dans un rapport d'analyse. Cliquez sur le bouton Consulter les erreurs. Pour corriger les anomalies, revenez en saisie du budget corrigez les mauvaises imputations budgétaires dans la Saisie des inscriptions budgétaires puis générez à nouveau le flux XML. Note : si vous générez un flux alors qu'un précédent avait été généré et scellé, le logiciel vous demande de confirmer l écrasement du flux scellé. Ce dernier est alors définitivement perdu, sauf s il avait été copié auparavant dans un autre répertoire. 5 Visualisation Cet écran permet de visualiser le flux (scellé ou non) d'un document budgétaire dématérialisé (BP ou BS ou DM ou CA), sous forme, d'un document PDF ou d'une page internet (HTML). Pour cette visualisation, le logiciel utilise les maquettes budgétaires officielles du logiciel ToTEM fournies par la DGCL. Dans le cadre Choix du format de visualisation, sélectionnez le format que vous souhaitez. Format PDF : les documents budgétaires apparaissent à l'écran, sous la même forme qu'un budget ou un Compte Administratif "papier". Vous pouvez utiliser ce format de fichier pour archiver le document budgétaire. Format HTML : le sommaire du document budgétaire apparaît dans votre navigateur Internet. Pour afficher une page, vous pouvez directement cliquer sur le lien hypertexte de cette vue dans le sommaire ou bien passer par le menu / sous-menu en haut de l'écran. Cliquez sur le bouton Visualiser le document dématérialisé. Le logiciel "rematérialise" le flux selon la présentation réglementaire, en fonction du volume de donnée, ce traitement de visualisation, peut-être un peu long. Si vous visionnez le document au format pdf vous pouvez en profiter pour l enregistrer pour le stocker sur votre ordinateur ou votre serveur. Dématérialisation budgétaire avec Berger-Levrault 4 / 7

5 6 Scellement Après le vote de l'assemblée délibérante, le flux doit être scellé pour être envoyé à la préfecture. L'étape de scellement est obligatoire, la préfecture n accepte que des flux scellés. Après cette étape le flux ne peut pas être modifié, cela garantit que le document budgétaire (BP ou BS ou DM ou CA) est identique en collectivité et en préfecture. Pour pouvoir sceller le flux d'un document budgétaire : le flux doit être conforme c'est-à-dire ne pas comporter d'anomalies métier ; si le document budgétaire est un BP ou un BS ou une DM, la délibération doit être votée ; si le document budgétaire est un CA, l'arrêté du Compte Administratif doit être effectué. Cliquez sur le bouton Sceller le document dématérialisé. Notez que : Le logiciel reprend dans Répertoire d échange le répertoire paramétré dans la configuration des échanges (voir paragraphe2). Il est possible de le modifier. Confirmez l écrasement du fichier existant. En effet, le logiciel remplace le fichier XML non scellé par le même fichier XML scellé. Attendez la confirmation du scellement. C est ce fichier XML scellé qui est à envoyer en préfecture. Retrouvez son nom qui commence par DOCBUDG, apparait dans la zone Nom du document dématérialisé, il est stocké dans le répertoire d échange. Très important : Vous ne devez pas ouvrir le fichier scellé, cela le rendrait invalide et il ne serait pas accepté par la préfecture. Toutefois, après le scellement, vous toujours visualiser, au format pdf ou html, le flux dans le logiciel e.gestionfinancière en suivant la procédure décrite au paragraphe 5 de ce document. 7 Transmission du CA BP BS-DM dématérialisés au contrôle de légalité. Ce paragraphe concerne seulement les collectivités qui sont en dématérialisation avec la préfecture. Voici comment transmettre fichier du budget ou du CA dématérialisé vers la préfecture dans le cadre du projet ACTES. Cette transmission se fait par une plateforme comme par exemple Stela qui est proposée par le service assistance progiciels du CDG43. Cet envoi, qui remplace l envoi papier de la maquette, doit comprendre : Le fichier xml scellé. Un scan de la page arrêté et signatures de l édition officielle. Les signatures sur la page d'arrêté doivent être manuscrites afin de rendre exécutoire la délibération budgétaire. 7.1 Dépôt des documents budgétaires sur la plateforme STELA Pour le dépôt du BP, des DM et du CA, Se connecter, comme d habitude, sur la plateforme Stela : Dans le menu Contrôle de légalité, sélectionner le choix Déposer un acte budgétaire. Dématérialisation budgétaire avec Berger-Levrault 5 / 7

6 Les champs nature de l acte et code matière sont automatiquement renseignés avec les valeurs suivantes : Nature de l acte : Documents budgétaires et financiers Code matière de l acte : Finances locales / Décisions budgétaires Renseigner les champs habituels de dépôt d un acte. Date de la décision Numéro interne : exemple BPCNE2016, pour le budget primitif communal Objet de l acte : exemple Budget primitif communal 2016 Document de l acte : ajouter le fichier dont le nom commence par DOCBUD qui correspond à votre document budgétaire dématérialisé. IMPORTANT : le nom du fichier à transmettre en préfecture commence par DOCBUD. Annexe(s) : ajouter la page arrêté et signatures de l édition papier signée par l ensemble des présents et scannée au format pdf. Envoyer Précisions complémentaires concernant le dépôt des décisions modificatrices (DM): Chaque DM votée, suit le même processus de dématérialisation. Il faut donc générer un fichier xml, puis le sceller avant de le déposer sur STELA (comme un budget ou un CA). La page arrêté et signatures peut être remplacée par votre délibération si vos DM ne sont pas votées à partir de l édition de la maquette officielle. Précisions complémentaires concernant le dépôt des éléments accompagnant le compte administratif: Les délibérations d approbation du CA, du compte de gestion ainsi que d affectation des résultats sont traitées comme des actes réglementaires normaux. Aussi, elles sont transformées en fichier pdf (non signé) et déposées à partir du menu Déposer un lot d actes avec les codifications suivantes : Nature de l acte : Documents budgétaires et financiers Code matière de l acte : Finances locales / Décisions budgétaires L état des restes à réaliser, n étant pas une délibération, il sera annexé, au même titre que la page arrêté et signatures, au dépôt du compte administratif. En effet, la plateforme Stela permet l association de plusieurs fichiers annexes pour une même enveloppe. Retour sur anomalies: 1. Si votre envoi en préfecture revient avec l anomalie la pièce jointe ne respecte pas le schéma XSD, alors votre fichier n a certainement pas été scellé correctement (soit vous avez ouvert le fichier xml avant le dépôt sur Stela, soit vous n avez pas visualisé le fichier avant le scellement). Recommencer la procédure de scellement, puis déposer à nouveau sur Stela vos documents (attention un nouveau N d acte doit être attribué). 2. Si après avoir transmis votre budget via le portail de la DGFIP, la Préfecture vous signale qu elle l a reçu 2 fois une fois dans Actes une fois dans Actes budgétaires. Il s agit du fonctionnement normal et attendu de cette télétransmission : Le flux dématérialisé est dans Actes, comme tout document transmis (délibérations, arrêtés ), Et, parce qu il s agit du document qui dématérialise votre budget, il est également transmis dans Actes budgétaires, qui est l application utilisée par la Préfecture pour effectuer les contrôles sur votre budget. 8 Envoi du CA dématérialisé en trésorerie Ce paragraphe concerne l ensemble des collectivités. Pour le compte administratif 2016, les services de la DGFIP nous ont indiqué que l envoi doit se faire : Soit au format papier. Soit par mèl au format PDF (notamment si les documents budgétaires sont dématérialisés). La procédure de génération de CA au format pdf est décrite dans le paragraphe 5 de ce document. Il est préférable de contacter votre trésorerie pour connaître le mode de transmission attendu. Dématérialisation budgétaire avec Berger-Levrault 6 / 7

7 9 Envoi BP BS-DM dématérialisés en trésorerie Ce paragraphe concerne l ensemble des collectivités. En l absence de règle établit par la DGFIP au niveau national et/ou départemental, il est préférable, de consulter votre trésorerie pour lui demander sous quelle forme l envoi budgétaire est attendu : Soit au format papier avec un fichier Indigo Soit un fichier xml PES. Dans ce cas, vous devrez envoyer en trésorerie un flux PES-PJ typé «budget» qui contiendra le fichier au format xml envoyé à la préfecture. Voici la procédure à suivre pour générer ce fichier PES: Bureau Accueil -> bloc Budget -> option Inscriptions budgétaires Sélectionner une Délibération Rappel : Vous pouvez transférer le Budget dématérialisé à la trésorerie seulement après avoir scellé le fichier comme décrit au paragraphe 6. Etape Dématérialisation - sous-étape Transfert du flux dématérialisé à la trésorerie. Cliquez sur le bouton Maintenant pour générer le fichier. Notez que le nom du fichier commence par PES, c est ce fichier que vous allez envoyer via le via le portail hélios. IMPORTANT : Pour vos envois, le fichier transmis en trésorerie est un fichier PES, il porte donc un nom différent de celui qui est transmis en préfecture, comme indiqué ci-dessus sont nom commence toujours par PES. 9.1 Envoi du fichier Le fichier doit être déposé sur le portail DGFIP, par le menu Passerelle de transmission comme d habitude. Saisir le code destinataire habituel Saisir GHELPES2 dans le champ Application. Laisser le champ PARM vide. Sélectionner le fichier à envoyer dont le nom commence par PES dans l arborescence de génération de vos fichiers PES. IMPORTANT : Pour vos envois, le fichier transmis en trésorerie est un fichier PES, il porte donc un nom différent de celui qui est transmis en préfecture, comme indiqué ci-dessus sont nom commence toujours par PES. 9.2 Envoi des délibérations et autres pièces Les pages arrêtés signatures, les délibérations ou autres pièces qui accompagnent le budget seront envoyées au format papier. Dématérialisation budgétaire avec Berger-Levrault 7 / 7