INAP. Cadre commun de référence de la formation spéciale (CRFS) Institut national d administration publique

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1 INAP Institut national d administration publique Cadre commun de référence de la formation spéciale (CRFS) à l attention des délégué/e/s à la formation des administrations de l Etat et des établissements publics de l Etat

2 Sommaire Référentiel pour la construction d un programme de formation spéciale Structure du référentiel Domaines et matières Référentiel détaillé et descriptif des formations proposées Exemple de construction d un programme de formation spéciale à partir du référentiel Institut national d administration publique 1

3 Référentiel pour la construction d un programme de formation spéciale Le présent document, qui s inscrit dans le cadre de référence pour la formations spéciale (CRFS), présente un référentiel permettant aux administrations et services de l Etat de construire leur programme de formation spéciale théorique, c est-à-dire d organiser et de structurer la formation spéciale autour d un certain nombre d axes thématiques en relation avec les missions, les attributions et l organisation de l administration. Remarque : Rappelons que les administrations qui, à l heure actuelle disposent déjà d une formation spéciale couvrant le minimum d heures de formation prévues par la législation, n ont pas besoin de réajuster leur formation sur le présent cadre. Les autres administrations sont appelées à s orienter, en ce qui concerne leurs formations spéciales, sur les différents axes présentés sous le présent chapitre. Le référentiel ci-dessous présente dans un ordre de priorité décroissant les différents axes qui peuvent être traités dans le cadre de la formation spéciale des stagiaires dans une administration. Il regroupe autour de 6 axes spécifiques des sujets en relation directe avec l administration susceptibles de pouvoir être traités dans le cadre d une formation spéciale dans les administrations. Les deux premiers modules relatifs à l organisation et les missions de l administration sont évidemment les plus importants et seraient à traiter prioritairement. A noter dans ce contexte que le nombre d heures de formation pour chaque cours est à déterminer par l administration en fonction de l importance de la matière à traiter la durée totale du programme de formation spéciale théorique ne doit pas être inférieure au minimum du total des heures de formation prévu par la législation. Dans tous les cas la formation spéciale doit obligatoirement tenir compte des matières du programme d examen de fin de formation spéciale déjà en vigueur. Les matières d examen doivent être incorporées dans le programme de la formation spéciale. 1. Structure du référentiel Le référentiel comprend les 6 modules suivants : Module 1. : Organisation de l administration Module 2. : Missions et attributions de l administration Module 3. : Gestion de l administration Module 4. : Culture de l administration Module 5. : Gestion du temps Module 6. : Conditions de travail Institut national d administration publique 2

4 2. Domaines et matières Le référentiel des cours de formation pour la formation spéciale propose les modules et cours de formation suivants : M1-C01 1 M1-C02 M1-C03 M1-C04 M1-C05 M2-C01 M2-C02 M2-C03 M2-C04 M3-C01 M3-C02 M3-C03 M3-C04 M3-C05 M3-C06 M3-C07 M3-C08 M3-C09 M3-C10 M3-C11 M3-C12 M3-C13 M3-C14 M3-C14 M3-C15 M3-C16 M3-C17 M4-C01 M4-C02 M4-C03 M4-C04 M4-C05 M4-C06 M4-C07 M5-C01 M5-C02 M5-C03 M5-C04 M6-C01 M6-C02 M6-C03 Module 1. : Organisation de l administration La loi organique de l administration Les conditions et les modalités de nomination et de promotion du personnel dans l administration (rgd) L organigramme de l administration L effectif du personnel de l administration Le plan d insertion professionnel Module 2. : Les missions et les attributions de l administration Les législations spécifiques Les règlements grand-ducaux et d exécution spécifiques Les circulaires, notes internes, notes de service et autres documents en relation avec la législation et la réglementation spécifiques Les relations dans le cadre des missions spécifiques de l administration Module 3. : La gestion de l administration Les relations de travail avec le département ministériel dont relève l administration Le programme gouvernemental en relation avec le département ministériel dont relève l administration L organisation et le fonctionnement des différents services de l administration Les objectifs de l administration et la fixation des objectifs Les projets internes et la gestion des projets La gestion de la qualité dans l administration Les procédures internes et la gestion des procédures La gestion des ressources humaines La gestion du budget et de la comptabilité L organisation et la gestion du courrier L organisation et la gestion des archives Les sources de documentation au sein de l administration La gestion des réclamations Le travail collaboratif dans l administration La rédaction administrative les standards de l administration La procédure administrative non-contentieuse Le système de traitement des données et la protection des données Les progiciels et les logiciels utilisés Module 4. : La culture de l administration L histoire et l évolution de l administration spécifique Les valeurs, la déontologie et le code de bonne conduite de l administration La hiérarchie et l organisation de la hiérarchie au sein de l administration La diversité et l égalité des chances L accueil et l encadrement des clients La communication interne La communication externe Module 5. : La gestion du temps dans l administration Les heures d ouverture L horaire mobile Le contrôle des présences et des absences Le régime des congés Module 6. : Les conditions de travail dans l administration Les outils de travail, la bureautique et la sécurité informatique La protection de l environnement Les mesures garantissant la sécurité des agents de l administration 1 M1 = Module 1 / C01 = cours no. 01 Institut national d administration publique 3

5 M6-C04 Les mesures garantissant la santé des agents de l administration Le référentiel ci-dessous est disponible dans un document à part disponible sur l EXTRANET des patrons de stage et intitulé «Document de structuration - Référentiel pour l'élaboration d'un programme de formation spéciale». 3. Référentiel détaillé et descriptif des formations proposées Le détail du référentiel ci-dessus se présente comme suit. Les administrations peuvent, le cas échéant, puiser dans le référentiel ci-dessous pour construire leur propre programme de formation spéciale. Dans tous les cas la formation spéciale doit obligatoirement tenir compte des matières du programme d examen de fin de formation spéciale déjà en vigueur. Les matières d examen doivent être incorporées dans le programme de la formation spéciale. A noter dans ce contexte que les informations renseignées dans les rubriques «importance» et «intervenant possible» sont des propositions de l INAP et ne doivent pas obligatoirement être suivies par les administrations. o Dans la rubrique «importance», l INAP propose un ordre de priorité pour les matières sachant que les matières des modules 1 et 2 sont les plus importantes et devraient être traitées prioritairement. o Dans la rubrique «intervenant possible», l INAP propose des intervenants susceptibles de pouvoir assurer la matière soit en raison de leur position dans l administration (direction, GRH ) soit en raison de leur formation de base (juriste, économiste ). Les rubriques «contrôle des connaissances» et «examen» ne sont pas préremplies. Il s agit pour les administrations de déterminer pour chaque matière retenue si cette matière doit faire l object d un contrôle des connaissances à la fin de la formation ou si cette matière doit faire partie de l examen de fin de formation spéciale en tant que matière d examen. Dans la rubrique «durée» il s agira pour les administrations de déterminer pour chaque matière la durée de formation effective à prévoir sachant que le total des heures de formation pour l ensemble du programme de formation spéciale par groupe de traitement ne doit pas être inférieur au seuil légal fixé. Module 1. : Organisation de l administration importance Intervenant possible Contrôle des connaissance s Examen Durée M1-C01 : La loi organique Direction ou juriste Cette parte du programme sert à familiariser le stagiaire avec la loi de base ou la loi organique de l administration, à détailler les dispositions légales concernant les missions et les administrations de l administration, la structure Institut national d administration publique 4

6 des services, des divisions des sections ou départements, le cadre et la structure du personnel dont l administration a besoin pour pouvoir assurer son rôle et ses missions. M1-C02 : Les conditions et les modalités de nomination et de promotion du personnel dans l administration (rgd) Direction ou juriste Cette parte du programme sert à familiariser le stagiaire avec les dispositions réglementaires en vigueur concernant les conditions d admission au stage, de nomination définitive et de promotion du personnel travaillant au sein de cette administration. M1-C03 : L organigramme de l administration Grh Cette parte du programme sert à familiariser le stagiaire avec le document de base qui sert à détailler l organisation interne de l administration, sa structure, ses services, les postes et missions rattachés aux différents services, la description des postes et les compétences requises (savoir, savoir-faire et savoir-être) pour pouvoir exercer ces postes. M1-C04 : L effectif du personnel de l administration Grh Cette parte du programme sert à familiariser le stagiaire avec la structure du persnnel, l effectif du personnel et la pyramide des âges dans l administration. M1-C05 : Le plan d insertion professionnel Grh / Past Cette parte du programme sert à familiariser le stagiaire avec le plan d insertion professionnel qui concerne le stagiaire et qui porte sur le rôle et les missions du patron de stage, sur les relations des stagiaires avec leur patron de stage, sur le l utilisation et la structure du carnet de stage et qui permet de présenter le livret d accueil pour le stagiaire. Module 2. : Les missions et les attributions de l administration importance Intervenant possible Contrôle des connaissance s Examen Durée M2-C01 : Les législations spécifiques Cette parte du programme sert à initier de façon détaillée le stagiaire à la législation spécifique qui concerne la matière, les missions et les attributions que l administration doit exécuter. M2-C02 : Les règlements grand-ducaux et d exécution spécifiques Cette parte du programme sert à initier de façon détaillée le stagiaire à la réglementation spécifique qui concerne la matière, les missions et les attributions que l administration doit exécuter. M2-C03 : Les circulaires, notes internes, notes de service et autres documents en relation avec la législation et la réglementation spécifiques Cette parte du programme sert à initier de façon détaillée le stagiaire à l exécution détaillée et à la mise en œuvre pratique des dispositions légales et réglementaires et à appliquer ces dispositions aux cas particuliers grâce aux mesures d interprétations et d exécutions spécifiques fournies par les notes, circulaires et documents internes éléaborés par la direction des administrations. Institut national d administration publique 5

7 M2-C04 : Les relations dans le cadre des missions spécifiques de l administration Cette parte du programme sert à familiariser le stagiaire avec les relations que l administration doit entretenir dans le cadre de l exécution des lois et règlements avec d autres administrations et services de l Etat, avec les parties prenantes (citoyens, clients, usagers, forunisseurs, prestataires de service ) et avec les partenaires internationaux (administrations, services ). Module 3. : La gestion de l administration M3-C01 : Les relations de travail avec le département ministériel dont relève l administration importance Intervenant possible Contrôle des connaissance s Examen Durée Cette parte du programme sert à familiariser le stagiaire avec l organisation, les missions, les attributions du ministère de tutelle dont dépend l administration et à lui faire comprendre le mode de collaboration entre le ministère et l administration. M3-C02 : Le programme gouvernemental en relation avec le département ministériel dont relève l administration Cette parte du programme sert à familiariser le stagiaire avec les points figurant au programme gouvernemental qui concerne tout particulièrement le ministère dont relève l administration du stagiaire. M3-C03 : L organisation et le fonctionnement des différents services de l administration Cette parte du programme sert à expliquer au stagiaire l organisation détaillée, la structure et le fonctionnement des services de l administration M3-C04 : Les objectifs de l administration et la fixation des objectifs Cette parte du programme sert à familiariser le stagiaire avec les objectifs que l administration se donne pour les années à venir, les objectifs stratégiques, les objectifs opérationnels et les objectifs individuel sous forme de plan de travail individuel. M3-C05 : Les projets internes et la gestion des projets Cette parte du programme sert à familiariser le stagiaire avec les projets internes à réaliser par l administration (au niveau de la stratégie, des s, des outils de travail, de la communication ) ainsi qu avec la gestion et le suivi des projets au sein de l administration. M3-C06 : La gestion de la qualité dans l administration Cette parte du programme sert à familiariser le stagiaire avec la gestion de la qualité des services offerts par l administration et à les sensibiliser à l importance d une démarche qualité dans les processus de travail. M3-C07 : Les procédures internes et la gestion des procédures Cette parte du programme sert à familiariser le stagiaire avec les procédures internes existantes et avec la manière selon laquelle ces procédures sont gérées et transmises aux agents de l administration et mises en pratique. M3-C08 : Institut national d administration publique 6

8 La gestion des ressources humaines Cette parte du programme sert à familiariser le stagiaire avec la gestion des ressources humaines dans l administration et à leur expliquer le fonctionnement, les missions et les attributions du bureau du personnel. M3-C09 : La gestion du budget et de la comptabilité Cette parte du programme sert à familiariser le stagiaire avec les règles et les modalités d organisation du service du budget et de la comptabilité au sein des administrations. M3-C10 : L organisation et la gestion du courrier Cette parte du programme sert à familiariser le stagiaire avec les modilités d organisation du service courrier ( réception, ventilation, suivi et expédition du courrier). M3-C11 : L organisation et la gestion des archives Cette parte du programme sert à familiariser le stagiaire avec l organisation et la gestion des archives dans l administration (stockage, recensement des archives ) M3-C12 : Les sources de documentation au sein de l administration Cette parte du programme sert à familiariser le stagiaire avec les différentes sources de documentation à disposition de l administration (internet, legilux, portails, documents internes, bibliothèques, ). M3-C13 : La gestion des réclamations Cette parte du programme sert à familiariser le stagiaire avec la manière dont l administration gère les problèmes en relation avec les réclamations susceptibles d être formulées ou introduites par les parties prenantes de l administration. M3-C14 : Le travail collaboratif dans l administration Cette parte du programme sert à familiariser le stagiaire avec la manière dont le travail collaboratif (en équipe, en réseau, etc.) est organisé dans l administration. M3-C14 : La rédaction administrative les standards de l administration Cette parte du programme sert à familiariser le stagiaire avec les standards de l administration en matière de rédaction administrative (lettre, contrat, formulaire type, argumentation, référence aux dispositions légales et réglementaires, mise en forme des lettres et présentation etc.) M3-C15 : La procédure administrative non-contentieuse Cette parte du programme sert à familiariser le stagiaire avec la manière selon laquelle l administration applique la procédure administrative non-contenieuse aux cas et décisions pratiques. M3-C16 : Le système de traitement des données et la protection des données Institut national d administration publique 7

9 Cette parte du programme sert à familiariser le stagiaire avec les différents systèmes de traitement des données utilisés dans l administration (banques de données, gestion électronique des documents, etc.) ainsi que les mesures prises par l administration pour garantir la protection des données à traiter et à gérer. M3-C17 : Les progiciels et les logiciels utilisés Cette parte du programme sert à familiariser le stagiaire avec les progiciels ou logiciels utilisés par l administration. Module 4. : La culture de l administration M4-C01 : L histoire et l évolution de l administration spécifique importance Intervenant possible Contrôle des connaissance s Examen Durée Cette parte du programme sert à familiariser le stagiaire avec l histoire de l administration dont il faut partie ainsi qu avec l évolution de l administration M4-C02 : Les valeurs, la déontologie et le code de bonne conduite de l administration Cette parte du programme sert à familiariser le stagiaire avec les valeurs et les règles déontologiques appliquées dans son administration. Dans ce contexte les notions d intégrité et d impartialité seront discutées dans le cadre des missions incombant à l administration. M4-C03 : La hiérarchie et l organisation de la hiérarchie au sein de l administration Cette parte du programme sert à familiariser le stagiaire avec les règles hiérarchique apllicables dans l administration. L organisation de l administration sera analysée du point de vue de la hiérarchie (directions, chefs de service, patron de stage ). M4-C04 : La diversité et l égalité des chances Cette parte du programme sert à familiariser le stagiaire avec l approche développée par la direction de l administration quant aux questions de diversité et d égalité des chances et de traitement par rapport surtout aux usagers et clients de l administration ( réligion, statut social, race, sexe etc.) M4-C05 : L accueil et l encadrement des clients Cette parte du programme sert à familiariser le stagiaire avec les règles et procédures appliquées par l administration dans le domaines de l accueil et de l encadrement des usagers et des clients. M4-C06 : La communication interne Cette parte du programme sert à familiariser le stagiaire avec les règles et mécanismes de communication interne mises en place par la direction de l administration (plan de communication, plan des réunions, mécanismes de communication ) M4-C07 : La communication externe Cette parte du programme sert à familiariser le stagiaire avec les règles et mécanismes de communication externe mises en place par la direction de l administration (relation avec les clients et les autres parties prenantes, Institut national d administration publique 8

10 réactivité de l administration, temps de réponse aux questions adressées par les parties prenantes, temps de traitement des dossiers, ) Module 5. : La gestion du temps dans l administration importance Intervenant possible Contrôle des connaissance s Examen Durée M5-C01 : Les heures d ouverture Cette parte du programme sert à familiariser le stagiaire avec les heures d ouverture définies par la direction (horaire, roulement, permanence, ) M5-C02 : L horaire mobile Cette parte du programme sert à familiariser le stagiaire avec les règles de l horaire mobile et l application de ces règles au personnel de l administration. M5-C03 : Le contrôle des présences et des absences Cette parte du programme sert à familiariser le stagiaire avec les règles de contrôle des présences et des absences dans l administration ainsi qu avec les système de pointage ou de mesure du temps de travail en place. M5-C04 : Le régime des congés Cette parte du programme sert à familiariser le stagiaire le régime des congés tel qu il est appliqué dans l administration ainsi qu avec les procédures d allocation des congés. Module 6. : Les conditions de travail dans l administration importance Intervenant possible Contrôle des connaissance s Examen Durée M6-C01 : Les outils de travail, la bureautique et la sécurité informatique Cette parte du programme sert à familiariser le stagiaire avec les outils de travail et les outils bureautiques et informatiques en place dans l administration ainsi qu avec les règles de sécurité informatique appliquées. M6-C02 : La protection de l environnement Cette parte du programme sert à familiariser le stagiaire avec les règles de la protection de l environnement mise en place dans l administration M6-C03 : Les mesures garantissant la sécurité des agents de l administration Cette parte du programme sert à familiariser le stagiaire avec les mesures de sécurité mise en place dans l administration (rôle du délégué à la sécurité, exercices d évacuation, règles de sécurité etc ). M6-C04 : Les mesures garantissant la santé des agents de l administration Cette parte du programme sert à familiariser le stagiaire avec les mesures prises par l administration pour garantir la santé des agents relevant de l administration. Institut national d administration publique 9

11 4 Exemple de construction d un programme de formation spéciale à partir du référentiel Exemple : construction d un programme de formation spéciale pour le groupe de traitement B1 durée de formation requise pour la formation spéciale : 110 heures Administration Groupe de traitement Durée requise XXX B1 110 heures de formation au minimum Etape 1 : Choisir dans le référentiel détaillé les matières qui conviennent Etape 2 : Constituer le programme de formation et remplir les rubriques Institut national d administration publique 10

12 Etape 3 : Copier le programme de formation dûment complété : A cet effet : 3.1. ouvrir le template 3.2. Coller le programme dans le template prévu : de formation Institut national d administration publique 11

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