1 L outsourcing, un projet réfléchi
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- Patrick Lafontaine
- il y a 8 ans
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1 1 L outsourcing, un projet réfléchi Les tenants et les aboutissants du projet d outsourcing envisagé doivent être appréhendés avant de conclure un contrat en la matière. Car, outre les avantages qu un tel projet comporte, des inconvénients sont également observés. 1.1 L appréhension du projet d outsourcing avant tout engagement contractuel Au préalable, avant de se lancer dans l outsourcing, il est nécessaire de connaître le sens de cette notion pour éviter les confusions. Car le contrat d infogérance, contrat de prestation de services, ne doit pas être souscrit à la légère. Différentes raisons conduisent à s engager dans ce cadre ; de même, la définition de ses besoins ainsi que la recherche d une équipe compétente justifient le recours à l infogérance Notions proches de l outsourcing L outsourcing ou l externalisation ne doit pas être confondue avec d autres notions telles que la sous-traitance informatique, l Application Service Provider (ASP) ou en français le fournisseur d applications hébergées (FAH), la délocalisation, et le «traitement à façon» ou service bureau.
2 Le contrat d externalisation informatique S agissant de la sous-traitance, certains auteurs font la distinction entre la sous-traitance de capacité et la sous-traitance de spécialité 4 : La première «permettant au donneur d ordres, de répondre à la croissance conjoncturelle de la demande, sans augmenter ses installations, en s adressant à une entreprise concurrente dans la même spécialité». La seconde intervient lorsque le donneur d ordres n a ni les compétences, ni les moyens matériels et humains d effectuer une certaine prestation, et nécessite alors de faire appel à un spécialiste. Si la première est temporaire, la seconde s inscrit dans la durée et peut être assimilée à de l externalisation, sachant qu il serait plus juste d affirmer qu elle constitue un mode d exécution de l externalisation parmi d autres. En règle générale, la différence entre une entreprise sous-traitante et une entreprise chargée de gérer une fonction externalisée est que la première utilise ses propres ressources pour mener à bien sa mission, à l inverse de la seconde qui pourra bénéficier des méthodes, des outils, voire des salariés de l entreprise qui la sollicite. Il faut savoir que cette dernière ne sera pas totalement écartée du processus, dans la mesure où elle assurera un pilotage et un suivi étroit de son «partenaire». L externalisation va donc plus loin que la sous-traitance ou la simple prestation de services. En outre, elle ne répond en rien à la définition de la sous-traitance, régie par la loi du 31 décembre et qui, pour certains auteurs, est «le fait pour un entrepreneur de faire exécuter par un autre, un travail qu il a pris en charge en s engageant dans un louage d ouvrage 6». Cette définition laisse entendre que la sous-traitance fait intervenir trois acteurs : l entrepreneur principal, le sous-traitant, et un client. Autrement dit, deux prestataires et un client, à l inverse de l infogérance qui ne fait intervenir que deux personnes : un prestataire et un client. En effet, dans la première hypothèse, l entrepreneur demande au sous-traitant, qui est un tiers au contrat signé avec son client (appelé maître d ouvrage ou donneur d ordre), d effectuer certaines tâches pour lui. Le client ne s y oppose pas, dans la mesure où son contrat prévoit la possibilité de sous-traiter. 2 4 Contrats informatiques et électroniques, précité, n 7.89, p Loi n du 31 décembre 1975 relative à la sous-traitance, JORF du 3 janvier 1976, p Dans son article 1 er, elle définit la sous-traitance comme : «l opération par laquelle un entrepreneur confie par un sous-traité, et sous sa responsabilité, à une autre personne appelée sous-traitant l exécution de tout ou partie du contrat d entreprise ou d une partie du marché public conclu avec le maître de l ouvrage». 6 Traité de droit civil, Les principaux contrats spéciaux, J. Huet, LGDJ, 2001, n
3 L outsourcing, un projet réfléchi En revanche, dans la seconde hypothèse, le client choisit un prestataire en considération de sa personne, c est-à-dire intuitu personae, en fonction de ses compétences spécifiques et de son savoir-faire : dès lors, la soustraitance est en principe exclue, sauf exception. De plus, l activité confiée était auparavant réalisée en interne, alors que dans le cadre de la soustraitance, cela n a jamais été le cas. Enfin, la sous-traitance répond à une démarche axée sur les produits 7, tandis que l externalisation répond à une démarche plutôt axée sur la fonction. Quant à l ASP, elle permet à une personne, le client, d accéder à distance, par le biais d Internet ou d autres réseaux informatiques, à des progiciels installés sur les équipements du prestataire qui traitera les données dudit client, en contrepartie d une rémunération prévue la plupart du temps dans le cadre d un abonnement annuel. L objet du contrat d ASP est donc la fourniture d applications hébergées par le prestataire : le client est autorisé à utiliser le progiciel et ses applications dans les conditions prévues. Certains auteurs considèrent qu il représente une variante du contrat d outsourcing 8. De plus, une licence d utilisation de progiciel est implicitement accordée au client qui, en ayant accès aux équipements du prestataire, s engage dans une relation de louage. Le contrat d ASP peut également prévoir que le prestataire fournira au client d autres services, tels que l hébergement de ses données, leur sauvegarde, leur archivage, ainsi qu une assistance téléphonique dans l utilisation du programme informatique, une maintenance corrective, la formation de son personnel Par conséquent, le contrat d ASP n a rien à voir avec le contrat d outsourcing, puisqu il s apparente davantage au contrat de bail ou de louage de choses (art du Code civil) qu au contrat de louage d ouvrage ou contrat d entreprise (art du Code civil), sachant qu une telle qualification reste discutée 9. L outsourcing se distingue également de la délocalisation consistant, pour une société mère, à exporter tout ou partie de son activité vers une de ses filiales située à l étranger. Si les deux entités sont liées juridiquement, il en est autrement des acteurs de l externalisation, le prestataire restant une entité juridiquement et financièrement indépendante de l entreprise qui fait appel à ses services. 7 La sous-traitance : stratégie toujours gagnante ou pari risqué?, R. Bonenfant et al, «Revue française de gestion industrielle», 2005/2, p. 13 et s. 8 Contrats informatiques et électroniques, précité, n 7.90, p ASP : quels dispositifs contractuels?, F. Mascré, «Expertises» 2002, n 262, p
4 Le contrat d externalisation informatique Enfin, le contrat de traitement à façon, dit aussi contrat de service bureau, est un contrat d entreprise par lequel un prestataire appelé «façonnier» effectue pour un client, moyennant rémunération, des actes matériels en toute indépendance. En général, une seule tâche, nettement définie, lui est demandée : il s agit pour le client de transmettre au prestataire, via l informatique 10, des documents aux contenus divers (comptabilité, analyses ) se présentant éventuellement sous forme grossière, brute, ou sous forme exploitable par les machines. Il reviendra au prestataire de les traiter conformément aux instructions du client, en utilisant ses propres moyens techniques, matériels, logiciels et humains, puis de lui retourner ce qu il en résulte. Certains auteurs qualifient cette situation d «infogérance au petit pied 11», ce qui paraît inexact, car l externalisation porte sur un ou plusieurs services d une entreprise pris dans leur globalité, et non sur certains aspects de ces services. En outre, si les contrats de traitement à façon sont standards, les contrats d externalisation sont sur-mesure Le contrat d outsourcing, contrat de prestation de services Spécificité des contrats d externalisation, le contrat d outsourcing consiste, pour une personne appelée client, à confier à une autre (le prestataire, spécialiste dans un domaine particulier), tout ou partie de la gestion et de l exécution de son système d information, de son service, ou de sa fonction informatique, avec ou sans délocalisation, pendant une certaine durée (en général, plusieurs années), et moyennant le paiement d un prix. Plus précisément, ses ressources informatiques, matérielles, et éventuellement humaines, sont transférées vers ce prestataire, afin que son système d information soit pris en charge conformément à ses attentes. La prestation consistera alors en un ensemble d activités de services mis en œuvre pour atteindre un objectif précis : l allégement des contraintes techniques, structurelles et organisationnelles. Tout sera précisé en amont au sein d un cahier des charges décrivant le projet d outsourcing. Contrairement à d autres pratiques, l externalisation se veut un service complet accompagné d une convention de niveau de services (établie au vu d un cahier des charges) annexée au contrat. Ce dernier prévoira également un plan d assurance qualité CA Paris, 25 e ch. B, 6 juillet 1988, Sté Cofintec c/sté GIN PPP, Juris-Data, n Contrats informatiques et électroniques, précité, n 7.98, p. 315.
5 L outsourcing, un projet réfléchi Certains auteurs qualifient le contrat d outsourcing comme «un contrat de traitement informatique portant sur une prestation définie exécutée par un fournisseur, sous sa responsabilité, dans des conditions notamment de prix et de délais déterminés 12». D autres considèrent qu il s agit d un «contrat qui a pour objet l exploitation par un prestataire de services, sous sa maîtrise d œuvre, de tout ou partie du système informatique spécifique d un client donné 13», ou encore du fait pour une société de «déléguer à une société de service spécialisée ( ) une partie de la gestion quotidienne de fonctions de type services généraux, service informatique ( ). Cette gestion déléguable est celle qui n est pas centrée sur l activité propre et le savoir-faire de l entreprise 14». Enfin, le Guide Syntec le définit comme «un ensemble d activités de services consistant en la prise en charge de la gestion de tout ou partie du système informatique d un client ou d un ensemble de clients, avec ou sans délocalisation, dans le cadre d une relation contractuelle pluriannuelle». À travers ces définitions, il en ressort plusieurs éléments communs : le prestataire a pour mission de réaliser une tâche, de façon indépendante, à titre onéreux et sans mécanisme de représentation, donc sans personne interposée, en direct. De tels éléments laissent penser que le contrat d outsourcing est un contrat d entreprise, plus précisément de louage d ouvrage défini comme «le contrat portant sur un travail, demandé par une personne à une autre, sans que celle-ci soit à son service, et le plus souvent moyennant rémunération 15» ou comme «le contrat dans lequel une personne (l entrepreneur) s engage, moyennant rémunération, à accomplir de manière indépendante un travail, au profit d une autre (le maître d ouvrage), sans le représenter 16». Répondant à de telles définitions, y compris celle donnée par la jurisprudence 17, il doit être régi comme un contrat d entreprise. 12 Du contrat de facilites management, E.-M. Bey, Gaz. Pal. 1991, 1, doct., p Le contrat de Facilities Management, F. Dupuis-Toubol et F. Vergne, JCP E, 1993, I, n 9-10, chron., n 225, p. 111 ; DIT 1993, n 1, p Informatique, Télécoms, Internet, A. Bensoussan, Francis Lefebvre, 2001, p Traité de droit civil, Les principaux contrats spéciaux, précité, n Droit civil tome 6, Les contrats spéciaux, Ph. Malaurie, L. Aynès et P.-Y. Gautier, Édition Cujas, 2001, n 708 et s et Cass. civ. 1 re, 19 février 1968, B. I, n 69 ; D., 68, CA Lyon, 3 e ch. civ., section A, 25 juin 2009, RG n 08/ Pour la jurisprudence, il y a contrat d entreprise «lorsqu un professionnel est chargé de réaliser un travail spécifique en vertu de prescriptions particulières ou en vue de répondre aux besoins particuliers du client, incompatible avec une production en série susceptible d être réalisée au profit d autres clients». 5
6 Le contrat d externalisation informatique Son objet est l externalisation du système d information d une entreprise «cumulant la location à titre principal, et toutes sortes de prestations accessoires, la gestion du parc informatique, sa maintenance, sa mise à jour, voire la formation des utilisateurs 18». De toutes ces définitions, il en résulte que le contrat d infogérance est un contrat de prestation de services s étalant sur plusieurs années et dont le prix peut être forfaitaire. Il s agit d un contrat consensuel, synallagmatique 19, commutatif 20 et à titre onéreux. De plus, l infogérance peut être totale ou partielle, d exploitation ou d application. Selon qu elle sera totale ou partielle, l entreprise confiera la gestion de l ensemble ou d une partie seulement de son système d information au prestataire, et s il y a lieu, sa maintenance. Le contrat prévoira éventuellement l hypothèse de la reprise par l entreprise de la gestion de ses activités externalisées dite «backsourcing» ou «réinternalisation» Les raisons d externaliser Sur le plan économique, le marché français de l infogérance s est développé fortement depuis la fin des années 90, en raison de la demande croissante des entreprises en la matière. En effet, les avantages 21 offerts par l outsourcing sont nombreux et surtout financiers : l entreprise qui recourt à l externalisation fait des économies, puisqu elle n effectue pas elle-même certaines opérations qui seront réalisées par une entreprise tierce à moindres coûts. De plus, elle allège ses services internes, simplifie ses tâches, sa gestion, et gagne un temps considérable dans l exercice de son activité principale, et par conséquent, optimise ses dépenses. C est sans compter le fait que des solutions pérennes sont trouvées à des coûts maîtrisés : ce qui augmente sa compétitivité et sa réactivité. Cela s explique par le fait que les services fournis par le prestataire tiers sont complets et de qualité et sont censés réduire, voire supprimer, toute défaillance qui affecterait le système 6 18 Contrats informatiques et électroniques, précité, n 8.3, p La définition du contrat synallagmatique est donnée par l article 1102 du Code civil : «Le contrat est synallagmatique ou bilatéral lorsque les contractants s obligent réciproquement les uns envers les autres». 20 La définition du contrat commutatif est donnée par l article 1104 al. 1 er du Code civil : «Il (le contrat) est commutatif lorsque chacune des parties s engage à donner ou à faire une chose qui est regardée comme l équivalent de ce qu on lui donne, ou de ce qu on fait pour elle». 21 Atouts et limites de l extériorité, X. Baron, «Expansion Management Review» 2008/132, p. 20 et s.
7 L outsourcing, un projet réfléchi informatique confié : la fonction informatique de l entreprise qui recourt à l externalisation est améliorée. Ces services comprennent, en général, des prestations d exploitation, d hébergement, et de télécommunications. L idéal serait que l externalisation intervienne lorsque l entreprise se situe dans une phase transitoire entre l abandon d une configuration informatique et l adoption d une nouvelle configuration, plus adaptée. La décision d externaliser sera motivée par le fait que l entreprise concernée n aura pas besoin d investir dans un domaine, l informatique, qui est en constante évolution et qui devient chaque jour plus complexe pour elle, en particulier, si elle ne dispose pas des compétences adéquates. Un tiers sera chargé de le faire pour elle et lui fera bénéficier d un système à la pointe de la technologie, et répondant à ses besoins. De son côté, elle pourra rester opérationnelle, alerte et performante dans son secteur d activités, s y consacrant entièrement. Elle sera alors en mesure de conserver sa place sur le marché, voire d en conquérir d autres. Ne pouvant échapper à l informatique pour l exercice de son activité, au risque de la mettre en péril et de nuire à sa propre crédibilité en tant qu acteur économique, elle n aura pas d autre choix que d externaliser pour demeurer réactive face aux progrès. Car de la performance des systèmes d information dépendra son développement. Pour les entreprises dont les technologies ne sont pas le cœur de métier, être compétentes en la matière s avérera alors difficile. C est pourquoi, elles devront disposer d un système d information capable de s adapter rapidement aux évolutions. D autres raisons justifient le recours à l externalisation : le besoin d harmoniser et d optimiser les outils et les process, comme par exemple, dans le cadre d une fusion, opération juridique stratégique. En effet, la fusion entre sociétés représente un travail de longue haleine, lourd et difficile. Or, celles-ci n ont pas toujours les moyens techniques et/ou humains d adapter les différents services informatiques. C est pourquoi, elles préfèrent se décharger de cette mission et la confier à un tiers. Si elles le faisaient elles-mêmes, leur organisation interne en serait complètement bouleversée et il faudrait éventuellement envisager des restructurations, remettre en cause leur politique d entreprise Tout cela ne pourrait se faire que sur une longue période, ce qui serait problématique. En effet, le temps investi entraînerait des dépenses conséquentes ainsi que de nombreux désagréments pour chaque société. L outsourcing apparaît alors comme la solution la plus appropriée. 7
8 Le contrat d externalisation informatique La décision de recourir à l infogérance ne se prenant pas à la légère en raison de ce qu elle implique, il est nécessaire de déterminer précisément le cadre juridique dans lequel elle sera organisée La définition des besoins du client Avant d envisager un contrat d outsourcing et de se lancer dans sa rédaction, il faut clairement et impérativement définir ses besoins sur le court ou le long terme, afin de déterminer si un tel contrat est vraiment nécessaire et si une autre solution n est pas plus appropriée. Deux raisons font hésiter à s engager dans un tel cadre : d une part, la peur de perdre ses responsabilités et son pouvoir, c est-à-dire sa toute-puissance sur certaines fonctions ou activités jusqu alors réalisées en interne, et d autre part, la peur que le projet d outsourcing échoue avec des conséquences financières. En effet, lorsqu une entreprise a l habitude de gérer une fonction ou une activité, sa direction a tendance à hésiter à la confier à un tiers, fusse-t-il de renommée dans son domaine. Une telle hésitation paraît légitime si on considère l importance des enjeux stratégiques : l essor de l entreprise, le maintien de sa position concurrentielle sur le marché, sa notoriété, ses intérêts économiques De plus, en recourant à l outsourcing, l entreprise a le sentiment de «renoncer» à un secteur d activités ou à une branche, ce qui n est pas toujours facile, ni sur le plan humain, ni sur le plan technique. Or, en aucun cas, l outsourcing ne préconise, ni ne permet cela : ce dispositif n induit pas un abandon inévitable et programmé de ses responsabilités, car l entreprise qui externalise reste seule décisionnaire. Afin d éviter toutes ambiguïtés, il est nécessaire de mentionner cette idée au contrat et de clairement définir le rôle, les droits et les obligations de chaque acteur. Parfois, le transfert d un secteur d activités devient nécessaire et résulte d un choix stratégique : cela ne signifie pas pour autant que l entreprise concernée le renie. Néanmoins, une telle opération comporte toujours un risque financier, comme tout projet d entreprise. C est pourquoi, les avantages et les inconvénients devront être envisagés et évalués. Quant à la peur de l échec de l outsourcing, il s agit d un sentiment légitime qui s observe dans le cadre de tout projet. Peut-être que ce sentiment est accru parce que l outsourcing est une stratégie organisationnelle de l entreprise relativement récente par rapport à d autres stratégies qui ont fait leur preuve.
9 L outsourcing, un projet réfléchi Ce sentiment de crainte sera d autant plus grand que l entreprise visée ne sera pas habituée aux techniques d infogérance. Quoi qu il en soit, afin d avoir une visibilité sur le marché et de se développer, il est nécessaire d innover dans ses méthodes et de choisir les stratégies les plus adaptées à ses besoins, parmi lesquelles l outsourcing. À cela, s ajoute une définition imprécise du champ de l externalisation qui empêche la bonne exécution du contrat : situation qui s aggrave lorsque sa rédaction est telle que ses dispositions sont floues. Si, au surplus, la relation entre les parties ne révèle pas une collaboration étroite et s avère décevante, l outsourcing ne pourra qu échouer. Parmi les éléments positifs à considérer avant de se lancer dans l infogérance, citons le fait que celle-ci offre, ou est censé offrir, un catalogue de services complet dont le but est la performance de l entreprise et son développement. Ainsi, en matière informatique, l entreprise concernée est déchargée du poids des contraintes imposées par la maintenance, l assistance et la gestion d un système informatique, ou encore les phases connexes à la conception/ réalisation d un site web, telles que son hébergement, sa maintenance, son accès aux réseaux, son référencement auprès des annuaires, des moteurs de recherche Si le prestataire est en mesure de répondre aux besoins de l entreprise, celle-ci décidera d externaliser. En choisissant l outsourcing, les parties décident donc de nouer un véritable partenariat fondé sur la confiance, la loyauté, la bonne foi et la transparence. Et c est du respect de ces principes que va dépendre son succès ou son échec. Enfin, un état des lieux concernant notamment la configuration de l entre prise doit être établi afin de savoir s il est matériellement possible d externaliser. Les solutions habituellement appliquées seront recensées et confrontées avec celles qu offre l externalisation pour déterminer laquelle est la plus appropriée. Si l entreprise a l habitude d appliquer une solution autre que l outsourcing, elle aura besoin d aide pour effectuer la transition. Puis, il s agira de gérer le contrat sur le long terme : des décisions devront être prises en connaissance de cause par les deux futurs cocontractants, en tenant compte du champ d externalisation, des services proposés par le prestataire qui doivent être les plus complets possibles, et cela, quelle que soit la zone géographique de l activité de l entreprise. Les coûts pour l entreprise qui externalise, les intérêts qu elle va tirer, notamment financiers, des services prévus par l infogérance, la possibilité de reprise de son activité, de sa fonction et donc de ses équipements, seront également pris en compte En un mot, une phase de préparation initiale sera organisée. 9
10 Le contrat d externalisation informatique La recherche d une équipe compétente Avant d envisager l outsourcing et pour qu il ait le succès escompté, il est nécessaire de disposer d une équipe compétente, capable d effectuer des opérations aussi complexes que les transitions techniques et les migrations des systèmes, ainsi que de faire converger des intérêts opposés, c està-dire de trouver des compromis. Elle doit également pouvoir gérer de manière efficace les systèmes informatiques de toute entreprise, quels que soient sa taille et sa position sur le marché, ainsi que son environnement en matière de technologies de l information et de la communication (TIC). Elle doit donc avoir des compétences multiples, particulièrement dans les domaines techniques, financiers, juridiques, organisationnels Elle aura notamment pour tâche de délimiter avec précision le champ d application de la prestation d outsourcing. En outre, l équipe devra connaître l entreprise qui recourt à l infogérance de façon parfaite sinon suffisante, et surtout ses activités et ses métiers, ses projets en cours, ses équipements, les compétences de son personnel Elle devra lui apporter des solutions technologiques innovantes en adéquation avec ses besoins de développement, quel que soit le contexte, national ou international. C est pourquoi, elle sera choisie en fonction de sa capacité à coordonner les différents éléments qui lui sont soumis, voire en fonction de sa place sur le marché de l outsourcing. Car la concurrence est rude en la matière. Seule la meilleure équipe, aux yeux de l entreprise, sera choisie : elle devra optimiser son activité et lui apporter stabilité et rentabilité. D où, la nécessité de lui offrir une large gamme de services et d afficher les meilleures compétences. À cela, s ajoute l expérience qui permettra d anticiper et de définir les stratégies les plus adéquates. En matière d outsourcing, sont visés les connaissances théoriques et pratiques du prestataire, ses aptitudes professionnelles, son habileté à faire aboutir ses actions, son savoir-faire Le contrat ne manquera pas de rappeler les qualités recherchées dans une équipe. Or, il existe un décalage entre un projet théorique d outsourcing, révélant motivation et volonté sincère d y parvenir, et la réalité qui n est pas toujours celle attendue. C est pourquoi, il vaut mieux réfléchir à deux fois avant de choisir un partenaire et de signer un contrat d outsourcing, et par-dessus tout, connaître les rouages, les tenants et les aboutissants du dispositif. S il n est pas toujours possible de prédire l avenir d un projet, en revanche, on peut définir avec précision les instruments qui vont permettre de le réaliser.
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