ENDNOTE. 1. Qu est-ce qu une bibliographie? 2. Qu est ce que EndNote? 3. Créer une bibliographie

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1 1 ENDNOTE 1. Qu est-ce qu une bibliographie? Définition : Une bibliographie est un répertoire de références d ouvrages ou d articles présenté de façon ordonnée. La présentation d une bibliographie n est pas libre : elle doit comporter les éléments permettant d identifier sans ambiguïté les documents, et ces éléments doivent être présentés toujours de la même façon. Il existe plusieurs normes de rédaction et de présentation d une bibliographie : il faut en choisir une et s y tenir. Dans EndNote on parle de styles bibliographiques. Une bibliographie a plusieurs fonctions : Présenter les sources utilisées, vérifier la pertinence des sources Donner une idée des publications parues sur le sujet Permettre l'identification et la localisation des documents utilisés Permettre au lecteur d approfondir sa recherche Respecter le droit de propriété intellectuelle (Droit d auteur, utilisation équitable du document, Plagiat) 2. Qu est ce que EndNote? EndNote est un logiciel de gestion de bibliographies. Ses principales fonctions sont : -créer (manuellement ou automatiquement) des fichiers de références bibliographiques -stocker et exploiter ces références -générer des bibliographies et citer des références dans un texte selon un format défini 3. Créer une bibliographie Par saisie manuelle Pour ouvrir une nouvelle bibliothèque : menu File/New (fichiers avec une extension.enl) Pour saisir des références : menu References-New Reference Par défaut EndNote propose une notice pour une référence d article (Reference type = Journal article). Il existe 26 choix possibles de types de références, comportant chacun des champs spécifiques. Le type «Generic» comporte l ensemble des champs figurant dans l ensemble des types de références. Pour modifier (supprimer) les champs d un type de références : menu Edit/Preferences/Reference Type. Il n est toutefois pas obligatoire de remplir l ensemble des champs. Types de référence les plus utiles : -Journal Article -Thesis -Book

2 2 -Book section (chapitre ou partie d un ouvrage) -Edited book (ouvrage coécrit et supervisé par un éditeur intellectuel-dirigé par ou ed by) -Conference Proceedings (actes de congrès) Il est possible de créer un lien dans la notice vers un document en ligne ou vers un fichier de son propre ordinateur : en rentrant l adresse dans le champ URL ou bien menu References/link to URL. Parcourir alors l arborescence des dossiers pour ouvrir le fichier en question. Quelques règles : -1 auteur par ligne (avec retour chariot) sous la forme Nom, Prénom (ou initiale du prénom suivie d un point) -Séparer le titre du sous-titre par la touche «:» -Ne pas inscrire de ponctuation finale et ne pas insérer de retour à la ligne à l intérieur d un titre -Séparer les mots clés par les touches = ou ; ou \ ou retour chariot Penser à normaliser les auteurs et les titres de périodiques (à les écrire toujours sous la même forme). Les champs auteur, journal et mot-clé sont gérés par EndNote sous la forme de dictionnaires, ou de listes de termes : quand un mot est tapé dans un de ces champs pour la première fois il apparaît en rouge. Puis il est intégré à la liste et le logiciel le propose lors de la saisie d une nouvelle notice. On peut visualiser ces listes à partir du menu tools/open terms list Lors de la saisie d une nouvelle référence il est possible d ouvrir les listes de termes : en double cliquant sur le terme recherché il s inscrit automatiquement dans la notice que l on est en train de saisir.

3 3 Par importation automatique Première possibilité : certaines bases de données (notamment ScienceDirect) proposent une fonction d export automatique des références : cliquer sur export citation Puis sur Export. Une boîte de dialogue s ouvre et vous demande d ouvrir une bibliothèque EndNote (fichiers.enl). Les références y sont alors automatiquement transférées. Sur d autres bases (par exemple les Biological Abstracts) la fonction d export est proposée au moment de la sauvegarde de la recherche (save). Il vous faudra alors sélectionner un filtre (afin de rendre compatible les deux formats de données, voir plus bas)

4 4 Seconde possibilité : à partir d un fichier.txt dans lequel vous avez sauvegardé des références : Menu File/Import Aller chercher le fichier : Puis sélectionner le filtre d import adéquat (EndNote en propose 480) : ouvrir le menu déroulant Import Option, sélectionner Others filters et choisir le bon filtre dans la liste. Pour des fichiers texte enregistrés à partir de Georef sur cédérom : filtre Georef STN (pour Georef en ligne : Georef Ovid). Cliquer ensuite sur Import : les références basculent automatiquement dans EndNote. Pour mettre en favori un filtre fréquemment utilisé : menu Edit/Import Filters/open Filters Manager : cocher le filtre choisi. Cette possibilité impose d avoir sauvegardé ses recherches sous le bon format (texte) et la présence du filtre correspondant à la base dans EndNote. Pour importer un fichier bibliographique EndNote (ou Procite, ou Reference Manager) : suivre la même procédure que pour l import de fichier texte et sélectionner le filtre EndNote Library (ou celui de Procite/Reference Manager). Le copier/coller de références d une bibliothèque à l autre fonctionne également.

5 5 Penser à vérifier après un import que les données figurent bien dans les champs appropriés (si on a utilisé un mauvais filtre les données peuvent être déplacées). Il est possible de créer un filtre ou de modifier un filtre existant si aucun des filtres définis ne correspond au format d origine : menu Edit/Import Filters / New Filter. Attention c est une opération complexe! Troisième possibilité : interroger directement des bases de données depuis EndNote (ne fonctionne que pour les bases supportant le protocole Z39.50). C est possible par exemple avec le Web of science. Menu Tools/Connect : il faut alors sélectionner le fichier de connexion. Il s ouvre alors une fenêtre de recherche avec opérateurs booléens et menus déroulants :

6 6 Après avoir lancé la recherche cliquer sur OK :

7 7 Les références sont alors rapatriées dans un fichier transitoire d EndNote : il faut ensuite sélectionner celles que l on souhaite intégrer à sa bibliothèque : 4. Gérer ses bibliothèques Pour faire apparaître une notice bibliographique détaillée : double cliquer sur la référence ou menu References/Edit References. Pour se déplacer dans la liste des références : barre de l ascenseur ou flèches du clavier. Pour aller directement à un auteur sans dérouler toute la base il suffit de taper son nom. Pour visualiser ou cacher des références : sélectionner les références puis menu References/hide selected References ou show selected References. Pour revenir à l ensemble de la liste de références de la bibliothèque : Show all references Delete References permet de supprimer une notice. Par défaut les références sont classées par ordre alphabétique d auteur. Il est possible de modifier ce classement en cliquant sur l intitulé du champ à trier, ou bien en passant par le

8 8 menu References/Sort References. A la fermeture de la base, c est l ordre alphabétique d auteur qui sera conservé et enregistré. On peut également faire une recherche (menu References/search References) On peut combiner les champs de recherche par les opérateurs booléens. La troncature est implicite (sauf si on coche la case Match Words). Contains : terme qui contient le mot recherché Is : terme qui est exactement le mot recherché

9 9 5. Bibliographies et rédaction de documents : CWYW (Cite While You Write) EndNote permet de rédiger des articles d après les styles bibliographiques de plus de 1280 revues scientifiques, d insérer des citations dans le texte et de générer automatiquement la bibliographie. Par défaut sont proposés 4 styles standards : -Annotated : la citation se fait sous la forme (Auteur Date). La bibliographie est présentée par ordre alphabétique d auteur et comprend tous les éléments présents dans la notice. Exemple : Chang, K. (2002). Oldest Bacteria Fossils? Or Are They Merely Tiny Rock Flaws? New York Times: F4. In the same issue, scientists led by Dr. J. William Schopf, a professor of paleobiology at the University of California at Los Angeles who first described the features as fossils in 1993, counter with another paper, arguing that they now have even better evidence that the features are indeed fossils. -Author-date : c est le même principe à la différence que les résumés n apparaissent pas dans la bibliographie Exemple : Chang, K. (2002). Oldest Bacteria Fossils? Or Are They Merely Tiny Rock Flaws? New York Times: F4. -Numbered style : les citations sont numérotées et la bibliographie présentée par ordre chronologique des numéros de citation 1. Apollonov, M.K., et al., Batyrbay section, South Kazakhstan, USSR - Potential stratotype for the Cambrian-Ordovician boundary. Geological Magazine, (4): p Show All : la bibliographie est présentée de la même manière que les éléments de la référence ont été saisis (avec les intitulés de champs) Reference Type: Journal Article Record Number: 1 Author: Apollonov, M.K.; Chugaeva, M.N.; Dubinina, S.V.; Zhemchuzhnikov, V.G. Year: 1988 Title: Batyrbay section, South Kazakhstan, USSR - Potential stratotype for the Cambrian-Ordovician boundary Journal: Geological Magazine Volume: 125 Issue: 4 Pages: 445 Short Title: Batyrbay section, South Kazakhstan, USSR - Potential stratotype for the Cambrian-Ordovician boundary

10 10 Les styles bibliographiques des revues sont accessibles à partir du menu Edit/Output Styles/Open style manager : il est possible de visualiser les styles par ordre alphabétique (All styles), les plus souvent utilisés (favorites) ou d accéder à une liste par champs disciplinaire. Au fur et à mesure que l on sélectionne des styles (choose) ils apparaissent dans la barre d outils. Il est possible de créer des nouveaux styles ou de modifier des styles existants (Edit/Output Styles/New style) Cite While You Write : Il est possible de travailler dans Word et d insérer des références depuis sa bibliothèque EndNote et de générer automatiquement sa bibliographie. La barre d outils EndNote est accessible dans Word : menu Outils/EndNote. Fonctions : -Pour insérer une citation : depuis Word barre d outils EndNote Find Citations ou Insert selected citations. Depuis EndNote menu Tools/CWYW/Insert selected citations.

11 11 Les références sont citées selon le style qui apparaît dans la fenêtre du menu déroulant sous EndNote (Numbered dans l exemple ci-dessus). On peut changer le style depuis Word : sous-menu Format bibliography :

12 12 Pour générer sa bibliographie au fur et à mesure de l écriture du document : onglet Instant Formatting de Format bibliography. Pour la rédaction d un article scientifique selon les normes des revues : menu Tools/Manuscript Templates : sélectionner la revue. S ouvre alors un document Word formaté selon le style de la revue (attention il faut parfois réduire le degré de sécurité des macros : dans Word menu Outils/Macros/Sécurité, choisir le niveau moyen) 6. Exporter ses références Pour visualiser une référence cliquer sur Show preview en bas à droite de l écran : on a alors un aperçu de la référence dans le style sélectionné Pour créer une bibliographie indépendamment de la rédaction d un document : choisir le style dans la barre d outils, sélectionner les références désirées puis menu Edit/Copy Formatted. Ouvrir ensuite un document Word et coller les références : le style choisi est conservé.

13 13 Autre solution : la fonction Export du menu Edit. Sélectionner les références puis le format d export : rtf (texte enrichi, document Word), txt (simple texte, bloc-note), html ou XML (pour mettre sa bibliographie en ligne). Il est possible d imprimer directement depuis EndNote les références sélectionnées : menu File/Print.

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