Suite aux consultations effectuées auprès de praticiens ainsi qu auprès de l APNQ et de la CNQ, voici les grandes lignes des changements.

Transcription

1 Montréal, le 15 février 2017 Objet : Déploiement de la mise à jour de la documentation juridique pour les transactions hypothécaires aux Particuliers en date du 27 février 2017 Maître, La Banque Nationale poursuit l optimisation de son processus et de sa documentation juridique pour les transactions hypothécaires aux Particuliers. Nous avons simplifié et clarifié plusieurs formulaires et réduit le nombre de documents demandés aux notaires. Par ailleurs, certaines tâches ont été automatisées pour les notaires adhérents à la plateforme TELUS Assyst Immobilier. Suite aux consultations effectuées auprès de praticiens ainsi qu auprès de l APNQ et de la CNQ, voici les grandes lignes des changements. Mandat au notaire hypothèque immobilière et Instructions supplémentaires aux notaires pour le financement à la construction / rénovation / maison neuve : Le contenu de ces documents a été revu en fonction des commentaires et questions reçus des notaires, apportant ainsi une clarification des exigences de la Banque. Rapport préliminaire et demande de déboursement du notaire : Le nom du formulaire a été changé pour «Opinion, engagement et demande de déboursement», et son contenu a été simplifié et épuré. De plus, vous pouvez maintenant nous acheminer un formulaire «Opinion, engagement et demande de déboursement» amendé tant et aussi longtemps que les fonds ne sont pas libérés de votre compte en fidéicommis ou jusqu à la date de débours lorsque les fonds ne transitent pas par votre compte en fidéicommis. Enfin, lorsqu une police d assurance titres est souscrite dans un dossier et afin de vous éviter d avoir à nous acheminer la copie de cette police avec votre rapport final, vous devrez indiquer le nom de l assureur titre sélectionné ainsi que le numéro de police ou le numéro de confirmation de la police dans le formulaire Opinion, engagement et demande de déboursement. Conventions de crédit : Dorénavant, les notaires adhérents à la plateforme doivent transmettre la convention de crédit signée à la Banque Nationale par le téléversement du formulaire via la plateforme TELUS Assyst Immobilier. Pour les notaires non adhérents à la plateforme, la transmission doit être effectuée par télécopieur en utilisant la page couverture avec code à barres.

2 Rapport final du notaire : Le nom a été modifié pour «Certificat de publication et confirmations», et le contenu a été simplifié et épuré. Dorénavant, vous devrez seulement confirmer la publication de l hypothèque, le respect des instructions et le rang demandé, sujet aux radiations requises le cas échéant. Vous n avez donc plus besoin d attendre la publication des radiations avant d acheminer le Certificat de publication et confirmations. Opinion, engagement et demande de déboursement et Certificat de publication et confirmations : Afin d accélérer le traitement des dossiers hypothécaires, les notaires non adhérents à la plateforme TELUS Assyst Immobilier doivent acheminer la nouvelle version de ces documents qui contient un code à barres. Tous les champs doivent être complétés dans la version électronique des formulaires afin que le code à barres unique se génère correctement, ce qui permettra l identification du document reçu par la Banque Nationale. Fermeture des dossiers : Afin d optimiser l automatisation du processus de fermeture des dossiers, il sera dorénavant impossible de fermer votre dossier SAP sur la plateforme TELUS Assyst Immobilier avant que la Convention de crédit et le «Certificat de publication et confirmations» n aient été transmis à la Banque par l entremise de la plateforme, depuis au moins trente jours. Pour vos dossiers en cours dont le statut n est pas encore à «terminé» sur la plateforme en date du 27 février 2017, il vous suffira de téléverser la convention de crédit signée pour permettre la fermeture de votre dossier et ce, même si elle a déjà été expédiée. La mention SAP dans le numéro des formulaires vous indique qu il s agit bien d un dossier SAP. TRANSITION Ces changements entreront en vigueur à compter du 27 février Pour tout mandat reçu avant cette date, l ancienne version des documents vous sera transmise sur la plateforme TELUS Assyst Immobilier et ce, jusqu à ce que la transaction soit finalisée. Pour tout mandat reçu à compter du 27 février 2017, c est la nouvelle version des documents qui vous sera transmise via la plateforme. Pour les notaires non adhérents à la plateforme TELUS Assyst Immobilier, les deux séries de formulaires seront disponibles sur l Inforoute notariale et le site Internet de la Banque Nationale jusqu au 1 er mars Donc, si vous avez reçu votre mandat antérieurement au 27 février 2017, vous devrez poursuivre votre dossier avec les anciens formulaires datés du 4 avril 2016 (Rapport préliminaire et demande de déboursement du notaire SAP et Rapport final du notaire SAP).

3 RENSEIGNEMENTS ADDITIONNELS ET QUESTIONS Le détail de ces modifications est aussi disponible sur notre site Internet à l adresse Pour toute question, n hésitez pas à communiquer avec l un de nos représentants, en composant le numéro dédié aux notaires, soit le , du lundi au vendredi, entre 8 h et 20 h HE. N hésitez pas à nous faire parvenir vos commentaires afin de nous aider à offrir une expérience optimale à nos clients. Nous vous remercions de votre précieuse collaboration. Livraison Solutions de Financement Marketing Banque Nationale

4 February 15, 2017 Re: Rollout of updated legal documentation for hypothecary transactions for individuals as at February 27, 2017 To Whom It May Concern, National Bank continues to optimize its legal documentation and process for hypothecary transactions for individuals. These improvements will simplify and clarify various documents and reduce the number of documents requested from notaries. Certain tasks have also been automated for notaries who use the TELUS Assyst Real Estate platform. Further to consultation with practitioners, the APNQ and the CNQ, the following are the key changes. Mandate to notary immovable hypothec and Additional instructions to notaries for construction hypothec financing/renovation/new construction house: The content of these documents has been revised based on comments and questions received from notaries, thereby resulting in a clarification of Bank requirements. Preliminary report and request for disbursement by the notary: The name of the form has been modified to Opinion, commitment and request for disbursement and the content has been simplified and streamlined. Moreover, you can now send an amended Opinion, commitment and request for disbursement form, provided that the funds have not been released from your trust account or until the disbursement date if the funds do not transit through your trust account. Lastly, when a title insurance policy is obtained in a file, and in order to avoid you from having to forward us a copy of that policy with your final report, you have to indicate the name of the title insurer selected and the policy number or confirmation number for the policy in the Opinion, commitment and request for disbursement. Credit agreements: Going forward, notaries who use the platform will have to send the signed credit agreement to National Bank by uploading the form via the TELUS Assyst Real Estate platform. Notaries who do not use the platform can fax in the form using the cover page with a bar code. Notary s final report: The name has been changed to Certificate of publication and confirmations and the content has been simplified and streamlined. In future, only the publication of the hypothec, compliance with the instructions and the requested rank, subject to required discharges if applicable, will have to be confirmed. You do not have to

5 wait the publication of the discharges prior to submit the certificate of publication and confirmations. Opinion, commitment and request for disbursement and Certificate of publication and confirmations: In order to avoid any delays in hypothecary files, notaries who do not use the TELUS Assyst Real Estate platform will have to send in the new version of these documents that contains a bar code. All fields must be completed in the electronic version of the forms to generate the unique bar code, which will allow the document to be immediately identified when received by National Bank. File closings: In order to optimize the automation of the file closing process, it will no longer be possible to close your SAP files on the TELUS Assyst Real Estate platform within 30 days after the credit agreement and the Certificate of publication and confirmations have been sent to the Bank via the platform. For your current files that do not yet have a completed status on the platform as at February 27, 2017, you can simply upload the signed credit agreement to allow the file to be closed, even if it has already been sent. The SAP indication in the form number will confirm that it is a SAP file. TRANSITION These changes are effective as of February 27, For any mandates received prior to that date, the former version of the documents will be sent to you on the TELUS Assyst Real Estate platform until the transaction is finalized. For any mandates received as of February 27, 2017, the new version of the documents will be sent to you via the platform. For notaries who do not use the TELUS Assyst Real Estate platform, both series of forms will be available via the Inforoute notariale and National Bank s website until March 1, Consequently, if you received your mandate prior to February 27, 2017, you must continue with the old forms dated April 4, 2016 (Preliminary report and request for disbursement by the notary SAP and Notary s final report SAP). ADDITIONAL INFORMATION AND QUESTIONS Details regarding these changes are also available on our website at For any questions, feel free to contact one of our representatives by calling our notary hotline at from Monday to Friday, 8 a.m. to 8 p.m. (EST). Please share your comments or suggestions to help us provide an optimal experience for our clients. Thank you for your kind cooperation. Financial Solutions Delivery Retail Solutions National Bank Marketing