PASSAGE. Projet d'approche Solidaire en SAnté GEnésique. Rapport de formation des administrateurs de la mutuelle de santé communautaire de Meskine

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1 PASSAGE Projet d'approche Solidaire en SAnté GEnésique EuropeAid/120804/C/G/Multi Rapport de formation des administrateurs de la mutuelle de santé communautaire de Meskine Cameroun 3 au 5 décembre 2008 Projet d approche solidaire en santé génésique SAILD PROMUS AMA Décembre 2008 Le présent projet est financé par l Union européenne Programme d'aide aux politiques et aux actions 1 relatives à la santé génésique et sexuelle et aux droits connexes dans les pays en développement Ligne budgétaire (ex.b7-6312)

2 1 Généralités Introduction Contexte et justifications But et objectifs de la formation Contenu de la formation Méthodologie Programme de la formation La prévoyance en matière de santé Le risque maladie Définition du risque maladie Conséquences du risque maladie Les différentes alternatives pour faire face aux dépenses liées à la maladie Définition et Principes de base d une mutuelle de santé Définition Principes de base de la mutuelle de santé Solidarité Autonomie et liberté Participation démocratique Epanouissement de la personne But non lucratif Responsabilité dans la gestion et le comportement des membres Dynamique d un mouvement social Organisation et fonctionnement d une mutuelle de santé Organisation d une mutuelle de santé Les organes d une mutuelle de santé L organigramme d une mutuelle de santé Composition des différents organes de MuSaCoM Fonctionnement de la Mutuelle de Santé de Meskine Rôles et fonctions des différents organes Exercice sur la répartition des compétences au sein d une mutuelle de santé (Corrigé). 14 2

3 5 L adhésion à une mutuelle de santé Le statut de membre Personnes a charge et bénéficiaires Modalités d adhésion à la mutuelle de santé communautaire de Meskine Les services offerts par la mutuelle de santé Les conditions pour bénéficier des services offerts par la mutuelle de santé La nature des services offerts Le choix des services ou paquet de prestations La gestion administrative d une mutuelle de santé Importance de la gestion administrative d une mutuelle de santé Les documents de gestion d une mutuelle de santé Les principaux risques encourus par une mutuelle de santé La gestion comptable et financière d une mutuelle de santé Les principales sources de recettes et dépenses d une mutuelle de santé Les outils de gestion comptable et financière d une mutuelle de santé Le suivi / évaluation d une mutuelle de santé Importance du suivi d une mutuelle de santé Les outils de suivi évaluation d une mutuelle de santé La fiche de suivi mensuel Le tableau de bord Quelques recommandations

4 1 Généralités 1.1 Introduction La mise en place d une mutuelle de santé est un processus qui comporte plusieurs étapes et dont les réalisations sont déterminantes dans l optique de la viabilité de celle-ci. Parmi ces étapes, la formation des responsables chargés de gérer la mutuelle de santé représente une phase d une importance particulière dans la mesure où la réussite d une mutuelle dépend pour beaucoup de leur comportement. Dans cette optique, les administrateurs de la mutuelle de santé communautaire de Meskine (MuSaCoM) ont reçu, du 3 au 5 décembre 2008, dans la salle de réunion de la Mission catholique de Djarengol à Maroua, une formation sur la gestion d une mutuelle de santé. Organisée par le Projet d approche solidaire en santé génésique (PASSAGE), la formation a été assurée par le Service d appui aux initiatives locales de développement (SAILD) avec comme formateur M. Bouba superviseur PROMUS et co-formateur M. Abel Moussa, animateur PROMUS. 1.2 Contexte et justifications Selon le Dr Dongmo, Coordonnateur de PASSAGE, dans ses mots d ouverture de la formation, le processus de mise en place de la Mutuelle de santé communautaire de Meskine a commencé depuis 6 mois. Le projet dont l objectif est l amélioration de l accessibilité des populations aux soins de qualité s est intéressé à la mise en place d une mutuelle de santé au sein d une communauté. Le choix de l aire de santé de Meskine a plusieurs raisons : Meskine étant une zone rurale (district santé de Maroua rural), les populations se connaissent entre eux et l éloignement de la ville fait que la population a conservé un comportement solidaire ; Quant au choix de la prise en charge des accouchements, Meskine qui compte plus de âmes devrait s attendre à 700 accouchements par an. Actuellement, les formations sanitaires enregistrent moins de 300 accouchements. Parmi les raisons évoquées, le nombre de césariennes élevées à l hôpital de Meskine mais surtout le manque d argent au moment de l accouchement. Conséquences, les femmes de l aire de santé accouchent à la maison avec le risque de décès de l enfant et /ou de la mère. La solution à cette difficulté se trouve être donc la mutuelle de santé. Dès lors qu elle a été mise en place, il s agit de renforcer les capacités des gestionnaires à travers une formation qui répond aux besoins qui sont les leurs. 1.3 But et objectifs de la formation Le but de la formation est de doter les responsables des différents organes de la mutuelle de santé de Meskine, des outils et connaissances techniques nécessaires leurs permettant de bien gérer la mutuelle de santé. A la fin de la formation, les différents responsables seront capable de : définir le risque maladie, connaître ses conséquences, et les différents moyens pour faire y face définir une mutuelle de santé et de citer ses principes de base citer les organes d une mutuelle de santé et de connaître leur fonctionnement connaître les modalités d adhésion à une mutuelle de santé connaître les différents risques que peut courir une mutuelle de santé. 4

5 connaître les différents services que peut offrir une mutuelle de santé à ses bénéficiaires remplir correctement les différents documents de gestion et de suivi d une mutuelle de santé faire le suivi et l évaluation de leur mutuelle de santé. 1.4 Contenu de la formation La prévoyance en matière de santé Définition et principes de base d une mutuelle de santé Organisation et fonctionnement d une mutuelle de santé La gestion administrative d une mutuelle de santé La gestion comptable d une mutuelle de santé Le suivi/évaluation d une mutuelle de santé. Le contrôle interne d une mutuelle de santé 1.5 Méthodologie projection sur PowerPoint ; discussion avec les participants (Brainstorming, questions/réponses) ; exercices d application Supports (remis aux participants) photocopies des documents de gestion ; manuel de formation des administrateurs ; cahiers. Une vue des participants à la formation 5

6 1.6 Programme de la formation 03/12/ /12/ /12/2008 Horaire Activités Horaire Activités Horaire Activités 9H-9H15 Ouverture des 8h-8h15 Rappel 8h-8h15 Rappel travaux par le coordonnateur 9H15-9H30 Présentation des participants 8h15-8h45 8h15-9h15 9H30-9H45 Présentation du programme de formation 8h45-10h Module 5 : Services 9h15-10h offerts par une mutuelle de santé Pause 10h- 10h30 9H45-10H Introduction 10h- 10h30 10H- Pause 10h30-10H30 12h 10H30-11H15 11H15-12H 12H- 13H30 13H30-14H15 14H15-16H Module1 : Prévoyance en matière de soins de santé Module 2 : Définition et principes de base d une mutuelle de santé 12h- 13h30 13h30-16h Module 4 : Adhésion à une mutuelle de santé Module 6 : La gestion administrative d une mutuelle de santé 10h30-12h Pause déjeuner 12h- 13h30 La gestion administrative d une mutuelle de santé Exercices 13h30-14h Pause déjeuner 14h- 14h30 Module 2 ( suite) Module 3 : Organisation et fonctionnement d une mutuelle de santé Exercices 2 La prévoyance en matière de santé 2.1 Le risque maladie Définition du risque maladie Module 7 : La gestion comptable d une mutuelle de santé Exercices Suivi /évaluation Pause Suivi /évaluation Pause déjeuner Suivi /évaluation Evaluation Mot du coordonnateur Selon l'oms (Organisation Mondiale de la Santé), tout individu a au moins une raison de se faire consulter dans une formation sanitaire par an. Cette probabilité est plus élevée chez les femmes, les enfants et les vieillards. On peut distinguer le petit risque du gros risque: le petit risque est constitué par les soins courants externes : consultations, petites chirurgies, soins ambulatoires ; le gros risque comprend les hospitalisations, les interventions chirurgicales, les évacuations, les examens complémentaires coûteux. Le risque maladie peut être défini comme la probabilité que l état de santé d une personne se dégrade. 6

7 2.2 Conséquences du risque maladie Les conséquences du risque maladie énumérées par les participants et complétées par les formateurs sont nombreuses: baisse de la productivité l'appauvrissement la stigmatisation l'exclusion sociale les conflits familiaux la mort l'invalidité Selon l'oms, 100 millions de ménages par an deviennent pauvres pour avoir dû faire face aux dépenses de santé, selon le Ministère de la santé, 40% de la population camerounaise n'a pas accès aux soins de santé de qualité Les différentes alternatives pour faire face aux dépenses liées à la maladie Il existe plusieurs formes de financement du risque maladie et elles peuvent être classées en trois grandes catégories : les financements usuels et traditionnels les prépaiements et les assurances a) Financements usuels et traditionnels Cette première catégorie regroupe des formes développées par des individus ou des familles et qui sont souvent très liées au contexte social et culturel. Formes individuelles Face à un cas de maladie, on peut avoir recours aux différents moyens suivants : emprunter de l'argent auprès de la famille élargie, d'amis, de voisins, d'une institution financière ou encore d'usuriers ; vendre un bien (mobilier, bijoux, bétail, outil de travail, stock de nourriture, etc.) ; prélever des fonds sur l'entreprise familiale : commerce, atelier, etc. ; détourner un crédit de son objet. Formes collectives Elles reposent sur un recours à l'entraide et la solidarité entre amis/voisins, au sein de la famille élargie, d'une association ou d'autres formes de groupement. Les mouvements d'entraide en Afrique et dans d'autres pays en développement sont très largement répandus, sous des formes traditionnelles très vivantes. L'entraide en cas de maladie se réalise généralement sous deux formes : En nature : transport des malades, entretien des champs d'un agriculteur hospitalisé, garde des enfants, etc. ; En espèces : octroi de prêts ou paiement des dépenses de soins de santé. On distingue : entraide non organisée : elle s'exerce au coup par coup de manière ponctuelle et spontanée. Le secours apporté est aléatoire. les groupements d'entraide et de prévoyance : Ces groupements se constituent autour de critères précis de cooptation de leurs membres (avoir le 7

8 même métier, habiter le même quartier, etc.) et de règles définies à l avance, écrites ou orales. Le secours est sûr car basé sur des cotisations régulières. b) Les Systèmes de pré paiement et assurances Ces systèmes sont encore peu nombreux en Afrique mais de plus en plus de gouvernements et d'acteurs incluent leur promotion au sein de leurs stratégies. Pré paiement Le pré paiement consiste à payer des soins futurs au moment où l on dispose de fonds et de les consommer en cas de maladie, à concurrence du montant "pré payé". La prévoyance est individualisée; il n'y a pas de mise en commun de ressources pour faire face au risque maladie. Assurance L'assurance se définit comme un système organisé de couverture de risques ou des évènements incertains, par la répartition préalable entre plusieurs personnes, des coûts résultants de la réalisation de ces risques. Dans le langage courant, l assurance désigne aussi : le contrat qui, moyennant le paiement d une prime ou d une cotisation, garantit des prestations définies en cas de réalisation d un risque précis, connu d avance. l entreprise ou l organisation (commerciale ou non commerciale, publique ou privée) gère les contrats ou le système d assurance. Il existe plusieurs types d assurance : l assurance commerciale, l assurance groupe, l assurance sociale. c. Les Micro-assurances santé C est un système d assurance utilisé par des associations autonomes, à but non lucratif, basées sur la solidarité et la participation démocratique, qui, essentiellement au moyen des cotisations de leurs membres, ont comme objectif d améliorer l accès de ceux-ci et de leurs familles à des soins de santé en menant une action d entraide et de prévoyance. Les mutuelles de santé sont une forme de micro-assurance santé. 3 Définition et Principes de base d une mutuelle de santé 3.1 Définition Essai de définition par les participants Ensemble de personnes qui s unissent et cotisent pour résoudre leur problème de santé. Groupe de personnes réunis selon un accord pour s entraider pour leurs problèmes de santé Au vu des connaissances des participants, la mutuelle de santé est défini comme : «une association de personnes physiques, à but non lucratif, dont la base de fonctionnement est l entraide et la solidarité, et qui, au moyen des cotisations des membres, et à partir de leurs décisions, mène en leur faveur et en celle de leurs familles des actions de prévoyance des risques liés à leurs problèmes de santé». La mutuelle de santé est un système de prise en charge collectif des soins de santé par un groupe ou une communauté. La mutuelle de santé est un système de partage du risque maladie. Les membres cotisent pour supporter ensemble le coût de soins d'un autre membre. Pour le membre bénéficiaire, le coût devient supportable parce qu'il est réparti sur 8

9 l'ensemble des membres. Pour les autres membres non bénéficiaires, ce coût n'est pas très ressenti dans la mesure où il ne repose que sur leurs cotisations. C est la prise en charge collective des conséquences financières de la maladie. 3.2 Principes de base de la mutuelle de santé Les mutuelles de santé fonctionnent sur la base d un certain nombre de principes : Solidarité La solidarité constitue le socle d une mutuelle de santé, car en effet, le membre adhérent paie sa cotisation indépendamment de son risque personnel de tomber malade. La cotisation est la même pour toutes les personnes, quelque soit l âge, le sexe et l état de santé de la personne. D autre part, chaque adhérent bénéficie des mêmes services, en cas de maladie. La mutuelle de santé crée ainsi un mécanisme de solidarité entre les malades et les personnes saines, entre jeunes et vieux, ainsi qu entre les personnes de différentes catégories sociales et professionnelles. La solidarité se manifeste aussi à travers l'engagement bénévole des membres en faveur des groupes vulnérables, à l instar des personnes âgées, des handicapés et des malades. C est ainsi que quand le chef de ménage reste longtemps hospitalisé, il est de tradition que les autres villageois s occupent des enfants et entretiennent parfois son champ ou son troupeau d élevage Autonomie et liberté Une mutuelle de santé est une structure communautaire où les décisions relatives à l'organisation ; les statuts et règlements intérieur; au fonctionnement; aux contrats avec les prestataires des soins sont toujours prises de façon souveraine par les membres, sans immixtion des autorités politiques, religieuses. Cette autonomie est importante, car elle permet de mieux défendre les intérêts particuliers de la mutuelle qui peuvent diverger avec ceux des autorités et autres personnalités ci hautes mentionnées. C est pourquoi la mutuelle de santé devrait dans la mesure du possible éviter les subventions et plutôt oeuvrer à s autofinancer à travers un équilibre constant entre les cotisations et les dépenses. L autonomie de la mutuelle de santé s exerce, cependant, dans le cadre et respect des lois du pays. C est ainsi que les mutuelles de santé sont astreintes à l enregistrement officiel, à avoir des statuts et règlement intérieur, ainsi qu à tenir une comptabilité régulière, etc Participation démocratique Une mutuelle de santé est une association facultative. L adhésion des membres est donc volontaire, libre et ne souffre d aucune discrimination raciale, ethnique, politique, religieuse ou sociale. Tous les adhérents ont les mêmes droits. C'est ainsi qu'ils ont la possibilité de participer activement dans les instances de prise de décisions en devenant membre d une de ces instances dirigeantes. Les élections se font selon le principe d une personne, une voix, rendant ainsi les mutuelles, un lieu d apprentissage de la démocratie et de la transparence. 9

10 Par ailleurs, les mutuelles de santé adoptent toujours des structures de gestion très décentralisées afin de promouvoir la participation communautaire dans la prise de décisions. Autant les adhérents d'une mutuelle de santé ont les mêmes droits, autant ils ont les mêmes obligations, en commençant par l obligation de paiement de la cotisation, mais aussi d exercer un contrôle social pour éviter les abus de consommation des soins Epanouissement de la personne L adhésion à une mutuelle de santé témoigne d un besoin de s associer à d autres pour réaliser ensemble ce qu on n a pas pu faire individuellement, et partant, assurer l'épanouissement de tout un chacun parmi les membres. Bien plus, les mutuelles de santé, en promouvant l'équité dans l'accès aux soins, permettent à une catégorie de la population la plus démunie d'avoir la possibilité de jouir d'un des droits les plus fondamentaux de la personne : le droit à la santé. Les sessions de formation et les programmes d'éducation à la santé sont autant de voies qu'utilisent les mutuelles de santé pour épanouir davantage les membres. De même, tous les autres principes de base régissant la mutuelle de santé concourent sans nul doute à l'épanouissement global du membre But non lucratif Une mutuelle de santé, par définition, est à vocation sociale et ne pourrait par conséquent viser à réaliser des profits. Cela ne voudrait pas pour autant dire que les mutuelles de santé ne devraient pas respecter les principes de gestion comptable et financière saine. Loin de là, car une mutuelle de santé viable est celle qui équilibre ses dépenses et recettes. Si au cours de l exercice, un surplus est dégagé, ce dernier pourrait servir soit à constituer un fonds de réserve pouvant aider en cas d épidémie, soit à améliorer les services existants ou à augmenter le paquet de soins offerts aux membres, soit à réaliser toute autre chose s inscrivant dans la mission générale de la mutuelle Responsabilité dans la gestion et le comportement des membres Dans le contexte d'une mutuelle de santé, la quête du bien être sanitaire se réalise à travers une mise en commun des ressources financières. Cette mise en commun en appelle à une plus grande responsabilisation du membre quant à sa propre santé et à celle des autres. Ni les objectifs ni les principes ci hauts mentionnés de la mutuelle ne sauraient être réalisés si, par exemple, la gestion financière et administrative de la mutuelle n est pas rigoureuse et si les membres n adoptent pas d attitudes responsables dans la consommation des soins. Ainsi donc, la mutualisation du risque maladie requiert une plus grande responsabilisation, autant de la part des membres que des gestionnaires de la mutuelle Dynamique d un mouvement social Les mutuelles de santé qui sont créées par les membres pour réaliser un idéal commun d'épanouissement et du développement de la personne, font partie d'un vaste mouvement social œuvrant aussi pour la même cause dans d'autres domaines. 10

11 Des mécanismes de collaboration et de synergie devraient être mis en place pour sauvegarder les intérêts des membres adhérents de tous ces différents mouvements sociaux. C'est ainsi que par exemple les mutuelles de santé peuvent et devraient nouer des actions de collaboration avec les coopératives de crédit et d'épargne œuvrant dans la même juridiction ou vice versa pour une meilleure réalisation des objectifs de deux mouvements sociaux respectifs. Car en effet, si la coopérative d'épargne et de crédit peut renforcer la capacité financière des ménages membres de la mutuelle, cette dernière grâce au mécanisme de solidarité et de mutualisation du risque maladie, permet aux ménages de payer moins d'argent dans la prise en charge des soins et partant de protéger les revenus des membres. Ces derniers sont ainsi mis en épargne ou utilisés à d'autres fins, étant donné qu'il y a encore une multiplicité des besoins non satisfaits dans le monde rural. 4 Organisation et fonctionnement d une mutuelle de santé 4.1 Organisation d une mutuelle de santé Les organes d une mutuelle de santé l Assemblée générale le Conseil d administration le Comité de contrôle ou comité de surveillance le Bureau exécutif Les organes de la Mutuelle de Santé Communautaire de Meskine l Assemblée générale le Bureau élargi le Bureau Exécutif le Comité de surveillance L organigramme d une mutuelle de santé Schéma n 1 Organigramme type d une mutuelle de santé FONCTIONS ORGANES D E LA MUTUELLE Politique Générale Assemblée générale Contrôle Comité surveillance de Gestion Conseil d administration Exécution Comité d exécution 11

12 Schéma n 2 Organigramme de MuSaCoM FONCTION ORGANES DE LA MUTUELLE Politique Assemblée Générale Gestion Contrôle Exécutio n Bureau Élargi Bureau Exécutif Comité de surveillance Composition des différents organes de MuSaCoM L'assemblée générale (AG) L AG est composée de l ensemble des adhérents Le bureau exécutif Il comprend : La présidente ; La vice présidente ; La secrétaire ; La secrétaire adjoint ; La trésorière ; Deux commissaires aux comptes. Le bureau élargi Le bureau élargi comprend en plus des membres du bureau exécutif, les délégués des villages. Le comité de suivi Il comprend : Les commissaires aux comptes de la mutuelle ; 02 membres désignés par l AG ; Un représentant de la Mairie de Maroua 1 er ; Un représentant du district de santé de Maroua rural ; Un représentant du Lamido de Meskine ; Un représentant du projet PASSAGE ; Un représentant du Comité de développement de Meskine. 12

13 Photo : A gauche, au fond, la Présidente de MuSaCoM 4.2 Fonctionnement de la Mutuelle de Santé de Meskine Rôles et fonctions des différents organes L'assemblée générale (AG) Elit les membres du Bureau Prend les décisions importantes pour la mutuelle Le bureau exécutif Exécute le programme mis en place par le bureau élargi en conformité avec les décisions de l AG. Les délégués Sensibilisent les communautés et mobilisent les cotisations auprès des membres. Le comité de suivi Assure un contrôle externe de la mutuelle et peut donner des conseils pour réorienter les interventions de la mutuelle. 13

14 4.2.2 Exercice sur la répartition des compétences au sein d une mutuelle de santé (Corrigé). Organes Compétences Approuve et modifie les statuts Contrôle l exactitude de la comptabilité et la régularité des opérations financières Fixe le montant des cotisations et de toute contribution spéciale Décide de l admission et l exclusion des adhérents de la mutuelle de santé Veille au respect du règlement intérieur de la mutuelle de santé Coordonne le travail des divers comités S occupe de l administration quotidienne de la mutuelle de santé Gère les biens et les fonds de la mutuelle de santé Etablit les comptes annuels et le budget pour l exercice suivant * CC (Commissaires aux comptes). * CS (Comité de suivi). 5 L adhésion à une mutuelle de santé 5.1 Le statut de membre AG X X X Bureau élargi X X Bureau exécuti f X X CC/C S Les mutuelles de santé sont des associations autonomes à but non lucratif, basées sur la solidarité et la participation démocratique, et qui, essentiellement au moyen des cotisations de leurs membres, ont comme objectif d améliorer l'accès de ceux-ci et de leurs familles à des soins de santé de qualité en menant une action de prévoyance et d entraide. Le statut de membre de la Mutuelle peut être attribué à toute personne volontaire et de bonne moralité remplissant les conditions prévues par les statuts de la Mutuelle (appartenance à la même communauté géographique exemple: MS de Douroum; communauté culturelle exemple: MS des Guiziga de Maroua; Groupe professionnel exemple: MS des enseignants de Maroua). On distingue : les membres honoraires et les membres ordinaires ou adhérents. Les membres ordinaires ou adhérents sont ceux qui se sont acquittés de leur droit d adhésion et qui, par le paiement régulier de leurs cotisations, permettent à la Mutuelle de s acquitter de ses obligations vis-à-vis de ses membres. Le titre de membre d honneur ou membre honoraire peut être accordé par l Assemblée générale sur proposition du Conseil d Administration à des personnes ayant rendu des services exceptionnels à la Mutuelle ou à la cause de la mutualité Personnes a charge et bénéficiaires Le membre de la mutuelle peut ouvrir les services à certaines personnes de sa famille qui dépendent de lui ; on les appelle les personnes à charge. Ce sont : le (la) conjoint(e), les enfants sous tutelle des parents et les parents invalides. Dans le cas de la mutuelle de Meskine, l adhérente est la bénéficiaire, il n y a pas de personne à charge. Exemples X X 14

15 A la mutuelle de Sa a, chaque adhérent a comme personne à charge son épouse et ses enfants, ainsi que certains parents qui vivent au dépend du ménage. A la mutuelle de Bamoungoum, certains adhérents ont plusieurs épouses. Chacune des épouses devient alors adhérente et prend ses propres enfants en charge. 5.2 Modalités d adhésion à la mutuelle de santé communautaire de Meskine L adhésion à la mutuelle de santé communautaire de Meskine est individuelle. La mutuelle est ouverte principalement aux femmes en âge de procréer mais des femmes ayant atteint la ménopause peuvent également souscrire (cas de la Trésorière de MuSaCoM). On adhère à la mutuelle en payant un frais d adhésion de 200 FCFA. 6 Les services offerts par la mutuelle de santé 6.1 Les conditions pour bénéficier des services offerts par la mutuelle de santé Etre de l'aire de santé Etre adhérent Etre à jour de ses cotisations Avoir terminé la période d observation (6 mois) Etre une femme enceinte Utiliser une formation sanitaire conventionnée avec la mutuelle Respecter les procédures d accès aux soins établies par la mutuelle (Exemple : présentation du livret de membre et de la lettre de garantie, référence obligatoire pour l'hôpital du second niveau. 6.2 La nature des services offerts Au niveau du centre de santé : consultation curative consultation prénatale consultation pré scolaire accouchement normal consultation post natale petite chirurgie : pansement, injection, suture, circoncision médicaments essentiels examen de laboratoire mise en observation évacuation information, éducation, communication en matière de santé Au niveau de l hôpital de Meskine tout le paquet du centre de santé hospitalisation chirurgie imagerie de base examens complémentaires spécialisés accouchement compliqué évacuation 15

16 autres niveaux soins spécialisés autres chirurgies 6.3 Le choix des services ou paquet de prestations C'est l'ensemble des prestations que la mutuelle va prendre en charge. Dans les mutuelles de santé du district de santé de Maroua urbain (Artisans, Guizigua, Enseignants), les prestations prises en charge par la mutuelle de santé sont : consultation, médicaments et laboratoire; hospitalisation ; accouchement ; chirurgies ; évacuation. Certaines mutuelles n'offrent aux membres que les prestations du second niveau (Cas de la mutuelle de santé de Kumbo). Il y a des mutuelles de santé dans la province de l'ouest qui prennent en charge les cas de décès. Le paquet de prestations de la MuSaCoM Les consultations prénatales Les examens de laboratoire (tous les examens de laboratoires pour la femme enceinte) Les accouchements simples Les accouchements compliqués : instrumentaux et césariennes) Les grossesses extra-utérines Les avortements spontanés incomplets Les hospitalisations du jour 7 La gestion administrative d une mutuelle de santé 7.1 Importance de la gestion administrative d une mutuelle de santé La gestion administrative est importante parce qu'elle permet de faciliter le contrôle et le suivi et d'instaurer la transparence et la confiance. 7.2 Les documents de gestion d une mutuelle de santé Pour les adhésions le livret de membre, le registre des bénéficiaires, le registre des cotisations. Pour les prestations la lettre de garantie, la facture, le registre de prestations. Qui est responsable des différents documents? Le livret de membre, le registre des bénéficiaires, le registre des cotisations, la lettre de garantie (volet garanti) et le registre des prestations sont tenus et remplis par la secrétaire. Code des adhérents L adhésion étant individuelle, la mutuelle va attribuer aux adhérents de simple numéro d ordre. Exemple : 0001 ;

17 7.3 Les principaux risques encourus par une mutuelle de santé Certains risques se posent à toute mutuelle naissante ou en croissance. Pour qu'ils ne mettent pas en danger la viabilité de celle-ci, il convient de prendre certaines mesures préventives, car ce qui est vrai en matière de santé vaut également pour la gestion financière : "mieux vaut prévenir que guérir!" Les risques majeurs auxquels s'expose toute mutuelle soucieuse de proposer ses services à l'ensemble de la population, sans discrimination, peuvent être les suivants : le risque de "sélection adverse" ou de présélection spontanée ; le risque moral ; le risque de sur prescription ; les fraudes et les abus ; l'occurrence de cas "catastrophiques". 8 La gestion comptable et financière d une mutuelle de santé 8.1 Les principales sources de recettes et dépenses d une mutuelle de santé Sources de recettes : les frais d adhésions ; les cotisations ; les autres ressources générées par les activités promotionnelles ; les produits générés par les placements de la mutuelle les subventions Objets de dépenses les prestations ; le fonctionnement ; autres dépenses utiles (agios bancaires, les formations, les cotisations à l union...). 8.2 Les outils de gestion comptable et financière d une mutuelle de santé Le bordereau des entrées et sorties; Le livre de caisse ; Le livre de banque ; Le budget ; Le plan de trésorerie ; Le compte de résultat ; Le bilan. Exemple du livre de caisse simplifié Date N Pièce Libellé Entrées Sortie Solde Total Exemple du livre de banque Date N Pièce Libellé Entrées Sortie Solde 17

18 Total Comment utiliser un simple reçu à la place d un bordereau des entrées et sorties? Information du bordereau Où le reporter sur le reçu Nom de la mutuelle numéro bordereau Date Nom du bénéficiaire Opération (cotisation, adhésion, prestation, autres) Entrée ou sortie Billetage Mettre le cachet de la mutuelle à l endroit N Reçu à l endroit le 20 inscrire le nom du délégué inscrire l opération à l endroit Pour..(les adhésions et les cotisations versées par un délégué seront enregistrées de manière séparée mais non individualisée c est-à-dire toutes les adhésions d une part et toutes les cotisations d autre part). Le délégué devra se faire délivrer deux reçus (un pour les adhésions, un pour les cotisations). Devant le montant en chiffre, inscrire la lettre E (entrée) ou S (sortie). Faire le billetage au verso du reçu Comment remplir le journal de caisse? Le journal de caisse est rempli à partir du reçu. Toutes les informations du journal de caisse doivent être identiques à celles du reçu. Comment remplir le Journal de Banque? Le journal de banque est rempli chaque fois qu il y a un mouvement au niveau du compte bancaire. Une sortie au niveau de la caisse pour versement à la banque sera enregistrée comme une entrée au niveau du journal de banque et une sortie au niveau de la banque sera enregistrée comme une entée au niveau de la caisse avant toutes dépense. 9 Le suivi / évaluation d une mutuelle de santé 9.1 Importance du suivi d une mutuelle de santé Le suivi de la mutuelle de santé permet aux responsables de connaître l évolution des principaux indicateurs de la mutuelle, de mieux les analyser afin de prendre les meilleures décisions. 9.2 Les outils de suivi évaluation d une mutuelle de santé Pour le suivi d une Mutuelle de santé, on utilise principalement deux documents : la fiche de suivi mensuel et Tableau de bord La fiche de suivi mensuel A quoi ça sert? La fiche de suivi mensuelle est un document qui récapitule chaque mois les principales données de la mutuelle. La fiche de suivi permet aux responsables de la mutuelle d analyser les données de base de la mutuelle de santé. Elle présente une photographie mensuelle de certains aspects représentatifs et quantifiables du fonctionnement et de l organisation grâce à des indicateurs dont ont peut saisir l importance. Une bonne analyse de la fiche de suivi permet aux responsables d assurer une meilleure prise de décision. 18

19 Que contient-il? Exemple d une Fiche de suivi type Fiche de suivi mensuel Mutuelle de santé de Mois de Année Cumul antérieur Mois en cours Nouveau cumul Statistiques du mois Adhérentes Total adhérents assurés du mois 40 Adhérents qui ont terminé la PO 4O associations partenaires AG Réunion bureau élargie Réunion bureau Exécutif Sensibilisations Opérations de contrôle Finances entrées Frais d'adhésion Cotisations émises Cotisations perçues Totales Cotisations perçues pour le mois 8000 Subventions/ Dons Autres Entrées Statistiques des Prestations 1ère Consultations 2ère Consultations 3ère Consultations Accouchements simples Consultation post natale Accouchement instrumental Hospitalisations Grossesse extra utérine Césarienne Césarienne /rupture + hystérectomie Avortement spontané Evacuations Coûts des prestations 1ère Consultations 2ère Consultations 3ère Consultations Accouchements simples Consultation post natale Accouchement instrumental Hospitalisations Grossesse extra utérine Césarienne Césarienne /rupture + hystérectomie Avortement spontané 19

20 Evacuations Fonctionnement Coûts des réunions Administration Sensibilisations Flux monétaire Argent en caisse Argent en banque Solde théorique pour le mois Quelques ratios Taux de recouvrement cotisation sur actif Taux de fidélisation Taux de pénétration Taux d'utilisation des césariennes Rapport accouchement / CPN (en %) Rapport références / CPN (%) Rapport références /accouchements total Comment est-il utilisé? Le gestionnaire remplie la fiche de suivi chaque mois à partir des différents documents de la mutuelle de santé Le tableau de bord A quoi ça sert? Le tableau de bord a les mêmes fonctions que la fiche de suivi, mais il récapitule les données sur l année. Que contient-il? Il contient les mêmes informations que la fiche de suivi. Comment est-il utilisé? Le tableau de bord est l outil d analyse des performances de la mutuelle. Il permet aux gestionnaires d avoir une photographie instantanée de la santé de la mutuelle. Le tableau de bord sera représenté sur un grand modèle affiché au mur. Pour faciliter la lisibilité, on pourra utiliser trois couleurs différentes pour signifier si l indicateur est mauvais, moyen ou bon (rouge mauvais, vert bon, bleu moyen). En comparant la densité des couleurs, les membres illettrés peuvent savoir si leur mutuelle est en bonne ou mauvaise santé. 10 Quelques recommandations Aux termes de la formation, les formateurs font les recommandations suivantes auprès de l organisme d appui : l organisme d appui pourrait appuyer la mutuelle de santé à la mise en place d une comptabilité simplifiée avec des documents de gestion imprimés pour faciliter la gestion (bordereau des entrées et des sorties, journal de caisse, journal de banque). 20

21 impliquer les gestionnaires dans la négociation des conventions de soins avec les formations sanitaires. renforcer la visibilité de la mutuelle. L organisme d appui pourrait aider la mutuelle à se doter d un local servant de bureau. Cela permettrait aux membres et aux partenaires de ne pas être désorienté. l organisme d appui pourrait dans la mesure du possible aider la mutuelle à avoir un petit équipement de bureau (table et chaises de bureau ou bancs pour les réunions, armoire pour garder les documents, caissette pour garder les fonds non déposés en banque). les problèmes inter personnels qui se sont posés dans l association AFAM ont été transposés dans le bureau de la mutuelle et risque de miner le bon fonctionnement du bureau, il est souhaitable que l appui en tienne compte lors des réunions d appui. 21