Après l inscription... Bien préparer la valise... Quelles informations allez-vous recevoir maintenant?

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1 Après l inscription... Quelles informations allez-vous recevoir maintenant? Aujourd hui Ce guide, Un courrier d accompagnement reprenant les éléments de l inscription, Le contrat Europ Assistance si vous avez souscrit l assurance complémentaire lors de l inscription. Environ 3 semaines avant le départ La convocation Bientôt le départ vous précisant : * le lieu et l horaire du rendez-vous (pour le départ et le retour), * l adresse et le numéro de téléphone du centre de vacances, ou le numéro de téléphone portable (notamment pour les séjours itinérants) * l adresse pour correspondre avec votre enfant pendant le séjour, * le numéro de Bip Séjour (excepté pour les séjours ans et certains séjours à l étranger). La facture vous précisant le numéro de déclaration du séjour (délivré par le Ministère de la Jeunesse). Après le séjour Une attestation de présence (demandée par certains comités d entreprise pour participer au financement du séjour de votre enfant), Un questionnaire de satisfaction à nous retourner. Que devez-vous faire pour compléter l inscription? Afin de compléter l inscription, veuillez nous retourner au plus vite : La fiche sanitaire, si vous ne l avez pas remplie au moment de l inscription (au dos de la fiche d inscription) : vous pouvez la télécharger sur Le solde des frais du séjour (indiqué sur le courrier adressé avec ce guide, sauf si vous avez réglé par carte bancaire). Nous acceptons les chèques bancaires (uniquement si le compte bancaire associé est en France), les mandats espèces, les Chèques Vacances de l Association Nationale des Chèques Vacances, les Aides aux Vacances de votre Caisse d Allocations Familiales, caisse MSA, mairie, CCAS ou Conseil Général, tous ces règlements devant nous être envoyés en courrier recommandé. Chaque CAF ayant son propre règlement concernant les Aides aux Vacances, merci de vous renseigner auprès de votre CAF afin de savoir si vos Aides aux Vacances peuvent servir pour le règlement d un séjour Telligo. Seuls les mandats et chèques bancaires peuvent servir au règlement de l acompte. Bien préparer la valise... L argent de poche Le prix du séjour inclut la pension complète et toutes les activités. Cependant, l enfant peut emporter de l argent de poche pour acheter des cartes postales, des souvenirs, des bonbons La somme de 10 à 30 selon l âge, la durée et la destination du séjour nous semble suffisante. Nous proposons systématiquement aux enfants de garder leur argent de poche. Pour les jeunes de moins de 11 ans, l argent de poche est récupéré sur le quai de la gare ou sur le centre. Merci de le mettre dans une enveloppe aux nom et prénom de l enfant. Nous vous rappelons qu il est préférable de ne pas emporter d objets de valeur (sauf sur les séjours où les jeunes sont invités par le catalogue à amener leur instrument de musique, leur appareil photo, etc : ces objets sont néanmoins placés sous la surveillance et la seule responsabilité des jeunes, et Telligo ne pourra être tenue pour responsable de tout vol, perte ou dégradation). Cartes téléphoniques / Téléphone portable Nous vous suggérons de remettre une carte téléphonique et quelques pièces de monnaie à votre enfant avant le séjour. En effet, une cabine téléphonique est souvent accessible aux jeunes, soit sur le centre d hébergement, soit à proximité immédiate dans le village. Les jeunes peuvent emporter un téléphone portable. Cependant, certains sites, par leur localisation, ne sont pas couverts par tous les opérateurs téléphoniques. Pour votre information, tous les portables devront être éteints pendant les activités et la nuit. Les enfants effectuant un séjour en Allemagne, Canada, Espagne, Grèce, Irlande, Japon, Royaume- Uni et Etats-Unis reçoivent une carte téléphonique utilisable depuis tous les postes téléphonique : elle est chargée initialement de 3 minutes de communication, pensez à la charger de 15 à 20 (par exemple) avant le départ du jeune (mode d emploi au dos du carton sur lequel la carte est collée) Traitements médicaux Si votre enfant suit un traitement particulier, nous vous demandons de le noter sur la fiche sanitaire et de joindre obligatoirement l ordonnance ou une photocopie. Chaque équipe d animation comprend un(e) Assistant sanitaire, responsable notamment du suivi médical des enfants qui reçoivent un traitement. Il ou elle intervient en cas de petit bobo, contacte le médecin au moindre doute, accompagne l enfant aux urgences de l hôpital le plus proche en cas de nécessité, et informe régulièrement les parents d un enfant malade ou hospitalisé. Nous avançons les frais médicaux mais vous demandons le remboursement à la fin du séjour. Important : nous vous précisons que les enfants des séjours 4-11 ans ne peuvent en aucun cas conserver de médicaments dans les chambres (sauf médicaments d urgence du type Ventoline). L assistant sanitaire du groupe sera chargé,dès le premier jour du séjour, de récupérer l ensemble des médicaments. 2 3

2 ... de votre enfant Le trousseau Voici une liste donnée à titre indicatif pour un séjour d une semaine. Il est indispensable de marquer l ensemble des vêtements, chaussures (y compris ceux portés au cours du voyage) et fournitures diverses aux nom et prénom de l enfant. Nous vous rappelons que nous fournissons les draps et les couvertures dans chaque centre. Pour les séjours de plus de 10 jours, le linge est lavé en milieu de séjour. Pour tous les séjours Trousse de toilette 1 Peigne et/ou brosse 1 Brosse à dents et dentifrice 1 Savon / Gel douche 1 Shampoing 1 Crème solaire Pour les ateliers scientifiques Cahier ou feuilles Stylos - Règle Petite calculatrice Compas (à partir de 8 ans) Les petits + Carte téléphonique Mouchoirs en papier Une lampe de poche (pour la nuit) Jeux de carte, mini jeux de société Tenue de soirée - Déguisement Raquette de tennis / Ping-pong Petit sac à dos (pour sorties) Rappel Nous vous recommandons d éviter les objets de valeur. En cas de perte ou de vol, notre assurance ne prend en charge aucun remboursement. Séjours à l étranger - Adaptateur de prise électrique Séjours itinérants - tapis de sol - sac de couchage - popote - etc Attention : tout doit tenir dans un seul sac d un poids maximum de 10 kg Séjours été 2 Pantalons ou robes 2 Shorts 2 Pulls / sweats 1 Veste / blouson 1 Imperméable / K-Way 1 Casquette / chapeau 1 Paire de tennis 1 Vieille paire de chaussures pour les activités nautiques 1 Maillot de bain (pour les garçons: slip de bain et non caleçon) 1 Paire de lunettes de soleil Voir également ci-contre Séjours hiver (hors ski) 2 Pantalons ou robes 3 Pulls ou sweats 1 Veste / blouson 1 Imperméable / K-Way 1 Casquette/chapeau 1 Paire de chaussures tennis ou ville 1 Maillot de bain (pour les garçons: slip de bain et non caleçon) 1 Bonnet de bain 1 Paire de lunettes de soleil Voir également page 4 Séjours sportifs Il est recommandé que le jeune amène ses vêtements et son matériel personnel de sport, s il en possède. Exemples : chaussures de chacun des sports (tennis, chaussures de foot, bottes d équitation, etc) chaps, bottes, bombe, culotte, d équitation, raquette (tennis, badminton, ping-pong) chaussettes de sport, protège-tibias Séjours ski 1 Combinaison de ski 4 Paires de grosses chaussettes 3 Paires de collants 2/3 Pantalons ou robes 3 Pulls ou sweats 3 Cols roulés 1 Paire de chaussures tennis ou ville 1 Paire d après-ski 1 Bonnet 1/2 Paire(s) de gants 1 Paire de lunettes et/ou masque 1 Maillot de bain (pour les garçons: slip de bain et non caleçon) 1 Bonnet de bain Voir également page 4 4 5

3 Questions pratiques Documents nécessaires à la pratique des activités sportives Sports d eau Si vous avez choisi pour votre enfant un séjour incluant la pratique du canoë-kayak, de descente de canyon (canyoning), de ski nautique ou de la voile, votre enfant doit être muni sur le séjour de son Attestation de réussite du test préalable à la pratique des activités aquatiques et nautiques en centre de vacances. Celle-ci est délivrée : soit par une personne titulaire du titre de maître nageur sauveteur ou du brevet national de sécurité aquatique (BNSSA). soit par une personne titulaire du brevet d Etat d éducateur sportif (BEES) dans l activité nautique ou aquatique considérée ; soit par les autorités de l éducation nationale dans le cadre scolaire. Ce document doit attester de la capacité du pratiquant à se déplacer dans l eau sans présenter de signe de panique sur un parcours de 20 mètres, avec passage sous une ligne d eau, posée et non tendue. Le parcours est réalisé dans la partie d un bassin ou d un plan d eau d une profondeur au moins égale à 1m 80. Le départ est effectué par une chute arrière volontaire, en piscine à partir d un tapis disposé sur l eau et en milieu naturel à partir d un support flottant. Le parcours peut être effectué avec une brassière de sécurité sauf pour la descente en canyon. Equitation / Plongée sous-marine D autre part, si vous avez choisi pour votre enfant un séjour incluant la pratique de l équitation ou de la plongée sous-marine, il devra être en possession sur le séjour d un certificat médical de moins de 3 mois de non contre-indication à la pratique du sport concerné. Dans un cas comme dans l autre, si l enfant n est pas en possession de ces documents pendant le séjour, il pourrait ne pas pouvoir prendre part à l activité. Attention : ne pas nous envoyer ces papiers, mais les placer dans la valise de votre enfant pour qu il nous les présente lors de son séjour. Documents administratifs nécessaires pour les séjours à l étranger Nous tenons à vous rappeler que votre enfant doit être IMPERATIVEMENT muni de certains papiers si vous avez choisi un séjour se déroulant en partie ou en totalité à l étranger. Ces obligations sont de nature légale et ne sont pas attachées à nos conditions particulières de vente. Telligo ne pourrait être tenu responsable si un jeune ne pouvait quitter la France ou entrer dans le pays de destination parce qu il ne serait pas en possession des papiers nécessaires. Nous vous invitons donc à lire très attentivement les informations ci-dessous. Attention 1. Ces informations concernent uniquement les ressortissants français ou de l Union Européenne. Dans tous les autres cas, merci de prendre contact avec le consulat ou l ambassade du pays de destination dans votre pays de résidence pour connaître les formalités à accomplir et les documents nécessaires. 2. Le délai d obtention de certains de ces documents est parfois long. Documents nécessaires pays par pays Belgique, Suisse, Italie Passeport individuel de l enfant OU Carte Nationale d identité de l enfant + autorisation de sortie du territoire OU Laissez-passer Royaume-Uni, Irlande, Allemagne, Grèce, Espagne, Açores (Portugal) Passeport individuel de l enfant OU Carte Nationale d identité de l enfant + autorisation de sortie du territoire Japon, Madagascar, Canada Passeport individuel de l enfant (valable au moins 6 mois après le retour) Chine Passeport (comprenant au moins 2 pages vierges face à face et valable pendant au minimum 6 mois après la fin du séjour) + visa touristique. N.B. : Telligo prend en charge le coût ainsi que les formalités d obtention du visa. A cette fin, les inscriptions sont closes au 23 mai 2009 et nous vous indiquerons par courrier les documents nécessaires pour que nous fassions établir le visa de l enfant. Etats-Unis Passeport individuel de l enfant : Soit délivré avant le 25 octobre 2005 et lisible en machine (modèle DELPHINE qui comporte une bande de lecture optique): Soit délivré depuis 2006 (donc passeport électronique ). De plus, depuis le 12 janvier 2009, il est nécessaire par ailleurs de solliciter une autorisation d entrée sur le territoire américain en remplissant, avant le voyage, une demande sur le site https://esta.cbp.dhs.gov. IL VOUS APPARTIENT DE FAIRE CETTE DEMANDE POUR VOTRE ENFANT, car nous n avons pas le droit de le faire pour vous. Votre enfant devra être doté de cette autorisation de voyage électronique avant d embarquer dans l avion. Elle sera valable pour une durée de 2 ans ou jusqu à expiration du passeport. Le formulaire pourra être rempli au plus tard 72 heures avant le départ mais il est recommandé de le faire le plus tôt possible. Dans la plupart des cas, les agents de sécurité intérieure donneront leur accord en ligne presque immédiatement en renvoyant la mention autorisation approuvée. 6 7

4 Questions pratiques Le jour du départ Santé Vaccins Quel que soit le séjour, les vaccins de votre enfant devront être à jour (sont obligatoires les vaccins suivants : DT-Polio, sont recommandés les vaccins suivants: B.C.G, R.O.R et hépatite B). Selon la réglementation, l admission d un mineur [votre enfant] en centre de vacances est conditionnée à la fourniture préalable, au responsable du centre [le directeur du séjour], sous enveloppe cachetée portant le nom du mineur, de la copie des pages du carnet de santé relatives aux vaccinations, ou du carnet de vaccinations : merci de joindre si possible cette enveloppe à la fiche d inscription portant au verso la fiche sanitaire, ou de la remettre aux animateurs lorsque vous déposez votre enfant sur le centre ou à la gare ou l aéroport de départ du groupe. Traitement médical en cours Si votre enfant suit un traitement particulier, nous vous demandons de nous l indiquer, soit sur la fiche sanitaire au dos de la fiche d inscription, soit par courrier séparé si le traitement débute après l envoi de la fiche sanitaire. Il est impératif de joindre l ordonnance ou une photocopie pour l équipe d animation. Assistant(e) sanitaire Chaque équipe d animation comprend un(e) Assistant sanitaire, responsable notamment du suivi médical des enfants qui reçoivent un traitement. Il ou elle intervient en cas de petit «bobo», contacte le médecin au moindre doute, accompagne l enfant aux urgences de l hôpital le plus proche en cas de nécessité, et informe régulièrement les parents d un enfant malade ou hospitalisé. Frais médicaux Nous avançons les frais médicaux mais vous demandons le remboursement à la fin du séjour. Nous vous proposons également de souscrire une assurance complémentaire qui comprend notamment une assistante / rapatriement une assurance individuelle accident corporel souscrite auprès d Europ Assistance. Séjours à l étranger Tous les séjours : Afin de vous faire rembourser d éventuels frais médicaux dont aurait pu bénéficier votre enfant pendant le séjour, merci de lui fournir avant le départ une Carte Européenne d Assurance Maladie délivrée par la Caisse Primaire d Assurance Maladie de votre domicile (pas nécessaire pour la Grande-Bretagne où les soins sont gratuits pour les mineurs français). Chine, aucun vaccin n est obligatoire mais les vaccins suivants sont conseillées : diphtérie, méningococcie, fièvre typhoïde, hépatite A, hépatite B. Madagascar, si aucun vaccin n est obligatoire, il est recommandé d être à jour des vaccins suivants : DT-Polio, hépatite A, hépatite B, fièvre typhoïde. Rappel Nous vous rappelons que toutes les informations concernant le séjour (horaires, coordonnées...) seront publiées sur notre site Internet, 3 semaines avant le départ. Que faire dès votre arrivée à la gare ou sur le centre? Vous devez tout d abord vous faire connaître et faire enregistrer votre présence auprès de l un de nos animateurs. N hésitez pas à lui transmettre les dernières indications que vous jugerez utiles. Notre équipe est à votre disposition pour recueillir toutes les informations concernant votre enfant, surtout si celles-ci ne figurent pas sur la fiche sanitaire. Voyager avec le groupe Si vous avez choisi le voyage avec le groupe, nous vous donnons rendez-vous impérativement une heure avant le départ du train et deux heures avant le décollage de l avion. Cet horaire vous sera précisé sur la convocation Bientôt le départ (envoyée environ 3 semaines avant le séjour). La restauration au cours du trajet n est pas incluse. Il vous sera précisé sur la convocation si votre enfant doit emporter un repas froid. L équipe d encadrement du séjour sera présente pour vous accueillir à la gare et faire connaissance avec votre (vos) enfant(s). Vous pourrez les repérer grâce à leur badge et à leur tee-shirt Telligo. Transferts Il est possible, sous certaines conditions, de prendre en charge votre enfant depuis un aéroport ou une gare jusqu au lieu de départ du groupe, ou jusqu au centre. Les modalités et tarifs de cette prestation sont précisés dans la page «Questions pratiques» de notre catalogue ou de notre site Internet. Si l horaire de départ du groupe depuis Paris est trop matinal pour que votre enfant puisse rejoindre le groupe le matin même en provenance de Province, nous pouvons vous proposer de le prendre en charge la veille, c est-à-dire d assurer son transfert depuis son aéroport ou sa gare d arrivée, sa nuit à Paris sous la responsabilité d animateurs Telligo, et son transfert le lendemain au lieu de départ du groupe. Nous consulter. Rendez-vous sur le centre Certains d entre vous ont choisi d accompagner leur(s) enfant(s) directement sur le centre du séjour (hors séjours à l étranger). Vous serez accueilli par l équipe d animation et aurez peut-être la possibilité de visiter rapidement les locaux. Il est vraiment impératif de respecter l heure précisée sur la convocation. En effet, dès l arrivée du groupe ayant opté pour le transport accompagné, nous serons beaucoup moins disponibles pour vous recevoir. 8 9

5 Communiquer avec votre enfant et avec Telligo Une communication facilitée avec les familles Le directeur du séjour s assure que chaque jeune a la possibilité de joindre sa famille par téléphone (cabine téléphonique, téléphone du centre). Les téléphones portables sont autorisés. Ils doivent cependant n être utilisés que durant les temps libres. Ils sont donc éteints la nuit et pendant les activités - ateliers, jeux, visites, repas, veillées - sous peine de confiscation. Sur les séjours solidaires, les téléphones portables sont interdits. Sur les séjours de la gamme Classique (i.e. hors gamme Primo), les s envoyés par les familles sont transmis aux jeunes qui sont invités (mais non contraints) à y répondre (sous réserve d accès à Internet sur le centre). Les familles disposent d un numéro de téléphone pour joindre le directeur du séjour. Les messages éventuellement laissés sur répondeur sont consultés régulièrement et les familles rappelées dans la demi-journée. Pour tous les séjours fixes (sauf cas particulier à l étranger) de la gamme Classique (i.e. hors gamme Primo), un site Internet dédié est mis en place, sur lequel des photos prises la veille sont mises en ligne quotidiennement (à compter, au plus tard, du soir du 2ème jour et jusqu à la veille du dernier jour). Service Bip Séjour (excepté pour les séjours ans et certains séjours à l étranger) L équipe d animation enregistre des messages téléphoniques sur ce serveur vocal afin de vous donner des informations sur le déroulement du séjour. Il s agit d un accès payant indépendant. Vous pouvez joindre ce service au numéro indiqué sur le feuillet joint à la convocation Bientôt le départ. Un code d accés, attribué au séjour, vous sera également précisé. Des messages seront enregistrés quotidiennement pour les séjours Manitoo et Ludêka et 3 fois par semaine pour les séjours Teens Up, sauf pour les séjours à l étranger. Permanence téléphonique 7 jours sur 7 au (en Juillet et en Août) Avant le départ : n hésitez pas à nous prévenir d un éventuel retard aux rendez-vous en gare ou à l aéroport. Nous transmettrons les messages au chef de convoi concerné. Pendant le séjour : si vous n aviez pu joindre le directeur du séjour ou si sa réponse ne vous satisfaisait pas, un responsable permanent de Telligo prendrait immédiatement les choses en main. Les petits soucis de votre enfant peuvent revêtir une grande importance. Rapidemment résolus, ils seront aussi vite oubliés et votre enfant pourra continuer son séjour en toute sérénité. La première journée de votre enfant Tu pars pour la première fois avec Telligo : cette page te concerne. Nous te présentons la première journée de ton séjour. A la gare ou à l aéroport Tu as choisi de voyager avec le groupe : dès ton arrivée à la gare ou à l aéroport, tu vas rencontrer les animateurs (qui t accompagneront pour ce voyage), ainsi qu une partie du groupe. Dès les premiers kilomètres, tu commenceras à faire connaissance. Tu peux déjà poser toutes les questions que tu souhaites aux animateurs. Le voyage se fait en train jusqu à la gare la plus proche du centre (ou en avion pour les séjours à l étranger), puis en car pour les derniers kilomètres. Arrivée directe sur le centre Que tu arrives seul avec ta famille ou avec le groupe, tu commences toujours par la visite du centre avec les animateurs. Tu découvres les chambres, les salles d activités, le foyer, la salle à manger et les espaces extérieurs. L installation dans les chambres Dans la mesure du possible, ce sont les enfants qui choisissent leur chambre et avec qui ils veulent être. Si tu viens avec des amis, ou si tu en as rencontré dans le train, vous pouvez vous installer dans la même chambre. Deux restrictions tout de même : Les chambres ne sont pas mixtes. Il doit y avoir peu d écart d âge (au maximum 2 ans) entre des enfants qui souhaitent occuper une même chambre. La présentation du séjour Quand l ensemble du groupe est arrivé et installé, le directeur et l équipe d animation vont te présenter le déroulement du séjour. Cette séance a lieu le plus souvent le premier soir, après le dîner : Tous les animateurs se présenteront. Ils t expliqueront comment s organisent les ateliers et les horaires de la journée. Tu verras les grands moments du séjour. Ils te préciseront quelques règles de vie pour la bonne organisation de la vie en groupe. Et, bien entendu, tu pourras poser toutes tes questions. Le soir Un animateur (c est toujours une animatrice pour les chambres de filles) sera plus particulièrement chargé(e) de veiller à ce que tout se passe bien dans ta chambre. Tu l auras déjà rencontré lors de la présentation du séjour, mais tu feras plus ample connaissance avec lui et avec les autres jeunes de ta chambre avant le coucher. Nous te souhaitons d ores et déjà d excellentes vacances! 10 11

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