Dossier Technique de l Exposant

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1 O R L É A N S 1 0, 1 1 E T 1 2 O C T O B R E Centre de conférences d Orléans 25 e CONGRÈS DE RADIOPROTECTION Organisé par l ATSR Dossier Technique de l Exposant

2 Le comité d organisation est heureux de vous accueillir et se tient à votre écoute. Ce guide doit vous permettre d organiser votre participation à l exposition dans les meilleures conditions. Sa lecture est facile et il contient de nombreuses informations dont vous aurez besoin. Vous devez impérativement renvoyer à Alpha Visa Congrès / ATSR 2012, dans les meilleurs délais et avant le 24 septembre 2012 : a. l attestation règlement et sécurité (page 24) b. le formulaire pour les badges exposants (page 25), c. la fiche d inscription au catalogue exposant (page 26), d. le bon de commande pour l enseigne, stands équipés (page 27), e. le bon de commande prestations complémentaires (page 28), f. le bon de commande pour le mobilier, s il y a lieu, (page 29), g. le formulaire pour inscription, réservation hôtelière et/ou de repas. Réglez vos prestations de stands avant le début du congrès par chèque à l ordre de Alpha Visa Congrès / ATSR 2012 ou par virement : RIB - Banque : Guichet : Compte : Clé : 32 Domiciliation : Crédit Agricole du Languedoc - MPL Celleneuve Titulaire du compte : SARL Alpha Visa Congrès - 624, rue des Grèzes Montpellier. Alpha Visa Congrès / ATSR , rue des Grèzes Montpellier - France Tél : +33 (0) Fax : +33 (0) atsr@alphavisa.com Dossier technique de l exposant 2

3 Sommaire InfoRMATIonS GénéRALeS 04 Vos interlocuteurs 05 Calendrier (montage, démontage), lieu de l exposition 06 Livraison, réception et enlèvement des colis 07 Plan d accès 08 Hébergement et restauration / Informations pratiques 09 RèGLeMenT GénéRAL 11 Règlement technique des expositions 12 Règles de sécurité incendie 12 état des lieux, gardiennage 16 Assurances 17 InSTALLATIon DeS STAnDS 18 Règles de décoration, descriptif et aménagement des stands 19 Plan prévisionnel de l exposition 20 CoMMunICATIon 21 Inscription au catalogue & Invitations à l exposition 22 formulaires à RenVoyeR 23 Les formulaires suivants sont à renvoyer à Alpha Visa Congrès / ATSR 2012 : Attestation règlement et sécurité 24 Badges exposants 25 Inscription au catalogue exposant 26 enseigne (uniquement pour stands équipés) 27 Prestations complémentaires 28 Commande de mobilier 29 Bulletin d inscription, réservation hôtelière et/ou repas (voir document joint) Dossier technique de l exposant 3

4 Informations générales Dossier technique de l exposant 4

5 Informations générales Liste de vos interlocuteurs Organisation générale du congrès Alpha Visa Congrès / ATSR Olivier Ginestet 624, rue des Grèzes Montpellier Tél. : +33 (0) fax : +33 (0) Mobil : +33 (0) atsr@alphavisa.com Web : Location mobilier nous vous rappelons que vous pouvez louer 1 table et 2 chaises basiques (1,20x0,70m) par l'intermédiaire d'alpha Visa Congrès, au tarif de 47 euros HT (page 28). Merci de trouver le catalogue du standiste présent aucentre de Conférences d orléans pour la manifestation sur : et leur bon de commande sur : ou en pages 29/30 de ce dossier. nous vous prions d'adresser le bon de commande directement au prestataire concerné avant le 26 décembre 2012 : InTeRnATIonAL MoDuLInG 3 rue de Messy Charny Tél : fax : location@international-moduling.com Dossier technique de l exposant 5

6 Informations générales Calendrier et lieu de l exposition Calendrier Montage Ouverture Démontage Mardi 09/10/12 14h00-18h00 Mercredi 10/10/12 8h00-8h30 8h00-19h00 Jeudi 11/10/12 8h00-19h00 Vendredi 12/10/12 9h00-14h30 14h30-18h00 Jusqu à l enlèvement complet des stands, il est obligatoire pour chaque exposant de prévoir un responsable sur son stand afin d éviter pertes et vols. Programme social un cocktail de bienvenue est organisé à l'intention des exposants, le mardi 9 octobre 2012 à partir de 17h au Centre de Conférences d orléans. un cocktail de bienvenue est organisé à l'intention des participants, des personnes accompagnantes et des exposants, le mercredi 10 octobre 2012 à partir de 18h au Centre de Conférences d orléans. Lieu de l exposition Centre de Conférences d orléans 9 place du 6 juin orleans téléphone : Dossier technique de l exposant 6

7 Informations générales Livraison, réception et enlèvement des colis Mentions obligatoires à écrire très lisiblement sur tout colis : Nom de la société exposante Alpha Visa Congrès / ATSR 2012 c/o Centre de Conférences d orléans Niveau 0 Centre de Conférences d orléans 9 place du 6 juin orleans téléphone : Dates et horaires de livraison : Mardi 9 octobre 2012 : 9h00-12h00 et 14h00-18h00 Aucune livraison ne sera réceptionnée avant le 9 octobre 2012 Démontage des stands : nous vous rappelons que le démontage des stands n est pas autorisé avant la fermeture de l exposition, soit le vendredi 12 octobre 2012, à partir de 14h30. L exposant s engage à libérer la totalité du stand avant 18h00. Vous devez informer votre transporteur des conditions de livraison Précautions : en raison de la nature du sol (parquet), nous demandons aux livreur d utiliser des moyens de livraison légers (chariot, diable ). Aucune palette ne sera réceptionnée, le transporteur devra en prévoir le déballage et la livraison en petits cartons. Dossier technique de l exposant 7

8 Informations générales Plan d accès au Centre de Conférences Dossier technique de l exposant 8

9 Informations générales Hébergement et restauration Les réservations hôtelières et de restauration peuvent être effectuées par l intermédiaire de Alpha Visa Congrès / ATSR un bulletin d inscription est joint à ce dossier. Vous pouvez également le télécharger : Informations pratiques ROUTE : Coordonnées GPS du Centre de Conférences Orléans : Latitude 47, Longitude 1, Le Centre de Conférences dispose d un parking réservées gratuitement au stationnement des utilisateurs du Centre de Conférences. La mise en stationnement n est possible que pendant la durée de la manifestation. En conséquence, chaque participant doit impérativement retirer son véhicule après la manifestation (chaque soir si la manifestation dure plusieurs jours). Orléans est desservi par 3 autoroutes et 4 routes nationales A10 > Paris - orléans - Bordeaux A71 > orléans - Bourges - Clermont-ferrand A19 > Artenay - orléans - Courtenay Rn20 > Paris - orléans - Toulouse Rn60 > orléans - Montargis - Sens Rn152 > Tours-Blois-orléans-fontainebleau Rn157 > orléans - Chateaudun - Le Mans Bison futé : Tél (Marseille) ou Autoroutes informations : Calcul d'itinéraires : Mappy ou Via Michelin Dossier technique de l exposant 9

10 Informations générales AVION : orléans se situe à une heure de route des aéroports d'orly et de Tours et à deux heures de l'aéroport de Roissy-Charles-de-Gaulle. TRAIN : La ville est desservie par 2 gares : Gare d'orléans Centre-Ville Gare grandes lignes de fleury-les-aubrais (située à 3 km au nord d'orléans, avec des correspondances par navette pour orléans) La SnCf assure 40 liaisons quotidiennes avec Paris-Austerlitz (55 min) Tél : (0,34 euro/mn) sncf ou Site Internet SnCf : Gare orléans Centre Avenue de Paris orléans (Au centre-ville) Gare fleury-les-aubrais Rue Lamartine fleury les Aubrais (3 km au nord d'orléans) Office du tourisme : Dossier technique de l exposant 10

11 Réglement général Dossier technique de l exposant 11

12 Réglement général A - Règlement technique des expositions 1- INSTALLATION DES STANDS Les stands seront repères par un bandeau et seront disposés selon le plan d implantation défini par l organisateur de la manifestation. Cette implantation est définitive et sans appel. 2- ACCES, MANUTENTION, LEVAGE Tous les stands sont situés au rez-de-chaussée. Précautions : en raison de la nature du sol (parquet), nous demandons aux exposants d utiliser des moyens de livraison légers (chariot, diable ). Aucune palette ne sera réceptionnée, l exposant - ou le transporteur - devra en prévoir le déballage et la livraison en petits cartons. 3- LOCALISATION DU NIVEAU D'EXPOSITION Toute l'exposition se situera au rez-de-chaussée en salle exposition. Accès des vehicules possible. 4- STATIONNEMENT DES VEHICULES Les véhicules sont autorisés à stationner près des bâtiments lors de l'installation seulement. nous vous remercions de prévoir un papillon sur votre véhicule avec votre nom et le numéro de stand, au cas où celui-ci gênerait la circulation. B - Sécurité / Contrôle 1- MESURES DE SECURITE Surveillance et Gardiennage des stands : Chaque exposant est seul responsable de la surveillance de son stand pendant la durée du montage, le déroulement du salon et le démontage. Généralités : L'arrêté du 18 novembre 1987 paru au Journal officiel du 17 janvier 1988 fixe les règles de sécurité contre les risques d'incendie et de panique dans les établissements recevant du public. Les exposants doivent s'y conformer impérativement et sont tenus pour responsable en cas de non - respect. Dossier technique de l exposant 12

13 Réglement général Accès aux moyens de secours contre l'incendie : La disposition des stands doit impérativement être conforme au plan d implantation et de ce fait les exposants ne doivent pas gêner les sorties, les issues de secours pour l'évacuation du public, ainsi que l'accès aux moyens de secours et de lutte contre l'incendie tels que R.I.A. extincteurs, commandes de trappes de désenfumage. obligations des exposants et locataires de stands : Les exposants des stands utilisant des machines, des moteurs thermiques ou à combustions, des lasers ou tout autre produit dangereux doivent effectuer une déclaration auprès de l organisateur de la manifestation et le service Sécurité du Centre de Conférences, un mois avant l'ouverture au public. Article T21 - Aménagement : Les décorations florales en matériaux de synthèse sont interdites. Toutes les décorations doivent être réalisées en matériaux de catégorie M1. Les revêtements, horizontaux ou non, les produits, estrades ou gradins d'une hauteur supérieure à 0,30 mètres et d'une superficie totale supérieure à 20 mètres carrés peuvent être réalisés en matériaux de catégorie M3. Machines et appareils présentés en fonctionnement : Toutes les présentations et démonstrations sont réalisées sous l'entière responsabilité de l'exposant. Article T45 - Matériel, Produits, Gaz soumis à Interdiction : La distribution d'échantillons de produits contenant un gaz inflammable. Les ballons gonflés avec un gaz inflammable ou toxique. Les articles en Celluloïd. Les articles pyrotechniques ou explosifs. La présence d'oxyde d'éthyle, de l'oxygène, de l'hydrogène ou d'un gaz présentant les mêmes risques est interdit, sauf dérogation particulière accordée à l'exposant par l'autorité administrative compétente. 2- ETAT DES LIEUX Le stockage de tout produit inflammable ou dangereux, par exemple les matières plastiques, le carton, l'essence, le fuel, le butane, et autre gaz, à l'intérieur des locaux mis à la disposition des organisateurs et ouverts au public. L'obstruction des allées de circulation du public ou de dégagement par quelque moyen que ce soit. L accès aux régies et autres locaux techniques pour toute personne étrangère au service, sauf si elle-ci est accompagnée d un membre du personnel technique ou d encadrement du Centre de conférences. Dossier technique de l exposant 13

14 Réglement général C - ETATS DES LIEUX L'état des lieux se fera avant l'installation des stands, selon le planning défini et après le démontage Sont interdits : la fixation, par quelque moyen que ce soit (pointes, vis, scellements par chevilles ou autres) d'éléments décoratifs ou autres sur les poteaux, cloisons, panneaux, murs, sols du Centre de Conférences. La publicité sous quelque forme que ce soit pour des entreprises ou manifestations ne répondant pas au but énoncé lors de la location. Le collage d'affiches, de prospectus sur ces mêmes emplacements. Toutes affiches apposées ailleurs que sur les lieux fixés par la Direction du Centre de Conférences et ne se rapportant pas directement à la manifestation organisée sont interdites. La remise en état éventuelle des surfaces abîmées sera à la charge des organisateurs. L'usage du feu dans les emplacements mis à disposition. Le stockage de tout produit inflammable ou dangereux, par exemple les matières plastiques, le carton, l'essence, le fuel, le butane, et autre gaz, à l'intérieur des locaux mis à la disposition des organisateurs et ouverts au public. L'obstruction des allées de circulation du public ou de dégagement par quelque moyen que ce soit. L accès aux régies et autres locaux techniques pour toute personne étrangère au service, sauf si elle-ci est accompagnée d un membre du personnel technique ou d encadrement du Centre de conférences. Le décret n du 29 mai 1992 fixe les conditio ns d'application de l'interdiction de fumer dans les lieux affectés à un usage collectif : il s'applique dans tous les lieux fermés et couverts accueillant du public. Ce décret s'applique ainsi à l'ensemble des salles et des locaux du Centre de Conférences, à l'entrée desquelles est apposée une signalétique "vous entrez dans une zone non-fumeurs". L organisateur s engage à faire appliquer cette règle. L introduction d animaux à l intérieur du Centre de Conférences, à l exception de ceux qui doivent être présents dans le cadre d un spectacle ou d une exposition, est interdite. Dossier technique de l exposant 14

15 Réglement général D - Attestation règlement et sécurité L exposant doit obligatoirement renvoyer à Alpha Visa Congrès / ATSR 2012 l attestation jointe (page 24) dûment complétée et signée, l engageant à respecter les dispositions et mesures de sécurité applicables à l exposition et contenues dans le règlement de sécurité joint. Dossier technique de l exposant 15

16 Réglement général Gardiennage Gardiennage un gardiennage du bâtiment n est pas prévu en dehors du temps d'ouverture de l'exposition. Il est vivement conseillé de souscrire une assurance "tous risques expositions" pour le matériel et les marchandises du stand. Il appartient à chaque exposant d assurer la surveillance de son stand pendant les heures d ouverture de l exposition. nous attirons votre attention sur les risques accrus durant les phases de montage et de démontage. en règle générale, il est conseillé de : ne pas abandonner les stands durant la journée, confier la surveillance de son stand à un voisin en cas d absence, recouvrir d un filet les produits exposés le soir, ne laisser aucun objet de valeur sur les stands en dehors des heures d ouverture. Dossier technique de l exposant 16

17 Réglement général Assurances Responsabilité civile Il est demandé à tout exposant d être en possession d une police d'assurance le couvrant : - des risques et de la responsabilité civile pouvant être encourus pendant toute la durée de l'exposition, installation et déménagement compris. - contre tout dommage causé aux autres exposants et visiteurs, et comprenant également une garantie pour les dommages de toute nature causés au Centre de Conférences. La prise de cette assurance est à votre initiative auprès de votre assureur. une copie de la police ou attestation de la compagnie devra être envoyée à Alpha Visa Congrès / ATSR 2010 avant le montage. Assurance matériel - nous vous conseillons de veiller à ce que votre matériel soit assuré pour le vol, incendie, dégâts des eaux, foudre et explosion. - La souscription de cette assurance est à votre initiative auprès de votre assureur. - Le matériel loué fait en général l'objet d'une assurance spéciale lors de la location. en cas de vol ou de sinistre Toutes les déclarations doivent être faites dans les 20 heures qui suivent la constatation par l assuré ou son représentant : au commissariat de police local sous forme de plainte, à l assureur : inventaire détaillé et chiffré du matériel du stand (agencement, installation, décoration), état de perte établi au prix de revient H.T. et facture originale d achat du matériel disparu, le récépissé de déclaration de vol ou de sinistre. Remarque générale Le comité d organisation, le Centre de Conférences ou Alpha Visa Congrès / ATSR 2012 ne pourraient être tenus pour responsables en cas de vol ou de sinistre. Dossier technique de l exposant 17

18 Installation des stands Dossier technique de l exposant 18

19 Installation des stands Règles de décoration Les matériels exposés ne devront causer aucune gêne ou préjudice aux stands voisins. Il est absolument interdit de procéder à : tous travaux touchant aux conduits de fumée, d eau et d air comprimé, aux circuits électriques, téléphoniques, aux canalisations d eau ou de vidange, aux monte-charges, aux ascenseurs, etc, tout percement de trous pour accrochages ou scellements, la dépose de portes, de fixations d antenne, etc. Descriptif des stands Stands non-équipés : Les stands non-équipés sont loués sans cloisonnement, sans aucun équipement, sans alimentation électrique, avec une moquette au sol. une alimentation électrique peut être installée sur demande. Stands équipés : sol : moquette cloisonnement de 2,40 m de hauteur, mélaminé couleur hêtre recto/verso accrochage documents par adhésif double face ou par cimaises structure aluminium blanc enseigne drapeau portant le nom de l exposant (remplir soigneusement la fiche des enseignes ci-jointe (page 27) alimentation électrique de 1 kw à 3 kw V monophasé 3 spots 100W alimentés Aménagement des stands Location de matériel (mobilier) Les catalogues de location de mobilier complémentaire et de location de plantes sont joints à ce dossier. Les bons de commande correspondants et les conditions de paiement se trouvent pages 29/30. Dossier technique de l exposant 19

20 Installation des stands Plan prévisionnel de l exposition Accueil ENTRÉE PARTICIPANTS RESTAURATION ENTRÉE AUDITORIUM ITECH instruments Baumert 6m 2 6m 2 ATSR 21 6m 2 Eichrom SDEC NPO 6m 2 6m 2 Berthold Premium Analyse Idealex Unitech Service 6m 2 6m 2 6m 2 6m 2 6m 2 IRSN 6m 2 9m m 2 MPE Saphymo Dräger 9m 2 9m 2 9m 2 Cerap Canberra STMI Cerca APVL 9m 2 9m 2 9m 2 9m 2 4 6m m 2 6m 2 6m 2 JMCS Mirion Ametek C2I santés CEA m 2 6m 2 6m 2 6m 2 Dossier technique de l exposant 20

21 Communication Dossier technique de l exposant 21

22 Communication Inscription au catalogue Pour votre inscription au catalogue, vous devez nécessairement renvoyer (dûment complétée) la fiche Inscription au catalogue exposant ci-jointe (page 26). Invitations à l exposition Les exposants ont la possibilité d inviter leurs clients à l exposition du 4 e forum européen de Radioprotectique. Cette invitation ne donne pas accès aux conférences. Si vous souhaitez inviter des clients à l exposition, vous pouvez : - soit faire parvenir les noms, organismes et coordonnées complètes de vos invités à Alpha Visa Congrès / ATSR 2012 fax : +33 (0) atsr@alphavisa.com, - soit leur transmettre une lettre d invitation précisant qu ils devront présenter ce courrier à l accueil du congrès où un badge visiteur leur sera remis. Dossier technique de l exposant 22

23 Formulaires à renvoyer Dossier technique de l exposant 23

24 A RENVOYER AVANT LE : 24/09/2012 ATTeSTATIon Cachet de l entreprise Raison sociale Adresse Alpha Visa Congrès / ATSR , rue des Grèzes Montpellier Tél. : +33 (0) Fax : +33 (0) atsr@alphavisa.com Code postal Ville Pays Téléphone Responsable A compléter ou mettre le tampon de l entreprise : Télécopie L exposant doit obligatoirement renvoyer à Alpha Visa Congrès cette attestation dûment complétée et signée, l engageant à respecter les dispositions et mesures de sécurité applicables à l exposition et contenues dans le règlement de sécurité. Une copie de ce règlement doit être transmise à tous les sous-traitants intervenant pour le compte de l entreprise exposante. Je soussigné(e), représentant la société et agissant en qualité de reconnais avoir reçu de la part du comité d organisation, un exemplaire de l extrait du règlement de sécurité portant sur les dispositions et mesures de sécurité à observer par les exposants et les locataires de stands. Je m engage à respecter le cahier des charges de la manifestation et à le faire respecter à tout sous-traitant que j aurai mandaté. ATTESTATION REGLEMENT ET SECURITE Fait à : Date et signature : Dossier technique de l exposant 24

25 A RENVOYER AVANT LE : 24/09/2012 Bon De CoMMAnDe Cachet de l entreprise Société Téléphone Alpha Visa Congrès / ATSR , rue des Grèzes Montpellier Tél. : +33 (0) Fax : +33 (0) atsr@alphavisa.com A compléter ou mettre le tampon de l entreprise uniquement si les réservations n ont pas été effectuées préalablement : Vos représentants (Nom et prénom) BADGES EXPOSANTS Les badges exposants nominatifs seront mis à votre disposition à l accueil du congrès à partir du mardi 9 octobre Le port du badge officiel du congrès est obligatoire pour tout le personnel des sociétés exposantes. Afin de préparer leur badge, merci de compléter ce formulaire et de nous le renvoyer. Fait à : Date et signature : Dossier technique de l exposant 25

26 Cachet de l entreprise Société Adresse A RENVOYER AVANT LE : 24/09/2012 Alpha Visa Congrès / ATSR , rue des Grèzes Montpellier Tél. : +33 (0) Fax : +33 (0) atsr@alphavisa.com A compléter ou mettre le tampon de l entreprise : N Stand Code postal Ville Pays Téléphone Télécopie Nom sous lequel votre société paraîtra dans la liste alphabétique des exposants : Activité de la société (deux lignes maxi) : InSCRIPTIon CATALoGue INSCRIPTION CATALOGUE EXPOSANT Pour votre inscription au catalogue de l exposition, vous devez obligatoirement nous renvoyer cette fiche. Fait à : Date et signature : Dossier technique de l exposant 26

27 A RENVOYER AVANT LE : 24/09/2012 Alpha Visa Congrès / ATSR , rue des Grèzes Montpellier Tél. : +33 (0) Fax : +33 (0) atsr@alphavisa.com A compléter ou mettre le tampon de l entreprise : Cachet de l entreprise Bon De CoMMAnDe ENSEIGNE Raison sociale Enseigne réservée uniquement aux stands équipés (40 cm x 40 cm) Dossier technique de l exposant 27

28 Cachet de l entreprise Société Adresse A RENVOYER AVANT LE : 24/09/2012 Alpha Visa Congrès / ATSR , rue des Grèzes Montpellier Tél. : +33 (0) Fax : +33 (0) atsr@alphavisa.com A compléter ou mettre le tampon de l entreprise : Code postal Ville Pays Téléphone Responsable Télécopie A remplir uniquement si ces commandes n ont pas été effectuées préalablement lors de la réservation du stand. P.U. HT Quantité Prix total HT 1. Alimentation électrique supplémentaire V monophasé - 1 kwh - 5A 100, V monophasé - 2 kwh - 10A 150, V monophasé - 3 kwh - 15A 170, V monophasé - 4 kwh - 20A 190,00 Bon De CoMMAnDe PRESTATIONS COMPLEMENTAIRES Location 1 table et 2 chaises (1,17x0,6m noire) 47, Cloison supplémentaire (2,40 x 1 m) 30, nettoyage du stand. Prix forfaitaire /m 2. 5,00 ToTAL HT TVA 19,6% TOTAL TTC Fait à : Date et signature : Dossier technique de l exposant 28

29 A RENVOYER AVANT LE : 26/09/2012 InTeRnATIonAL MoDuLInG 3 rue de Messy Charny Tél : fax : location@international-moduling.com Catalogue : Bon De CoMMAnDe MOBILIER Dossier technique de l exposant 29

30 Bon De CoMMAnDe MOBILIER Dossier technique de l exposant 30

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