Etude de mise en place d un système de contrôle de gestion et d évaluation des performances des agences des bassins hydrauliques (ABH) au Maroc

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1 Etude de mise en place d un système de contrôle de gestion et d évaluation des performances des agences des bassins hydrauliques (ABH) au Maroc Atelier de travail sur les Systèmes d Information de Gestion des ABH 04/11/2014

2 Agenda Les Objectifs du projet Rappel de la démarche du projet Les Principaux résultats du projet Les systèmes d information de gestion Titre de l évènement, lieu JJ.MM.AAAA 2

3 Les Objectifs du Projet Titre de l évènement, lieu JJ.MM.AAAA 3

4 Ce projet s intègre dans l amélioration de la performance des ABH et leur mode de gestion Les Objectifs du Projet Amélioration du dispositif de Pilotage Amélioration de la performance des processus Amélioration de l allocation «Moyens / objectifs» Titre de l évènement, lieu JJ.MM.AAAA 4

5 Rappel de la démarche du projet Titre de l évènement, lieu JJ.MM.AAAA 5

6 La Démarche du Projet Le projet s articule autour de 4 grandes phases selon le planning suivant : Phase 1. Cadrage, diagnostic de l existant Phase 2. Conception du nouveau système Phase 3. Pré requis et plan d action pour la mise en œuvre du nouveau système Phase 4. Formation et Vulgarisation Besoins et attentes des Directeurs d Agences visà-vis du pilotage de la performance Processus de pilotage, support et technique (ou de réalisation) Système de contrôle de gestion existant(pour toutes les ABH) Forces et faiblesses du système actuel de pilotage de la performance Tableaux de bord des Agences des Bassins Hydrauliques Nouveau système de contrôle de gestion Dispositif de planification budgétaire et de fixation des objectifs Système de comptabilité analytique Instruments de l entité Contrôle de gestion Cahier des charges pour l outil cible Cadre général de la mise en œuvre y compris plans d actions Feuille de route, les prérequis et les plans d actions Pré requis, notamment en termes de développements nécessaires du SI Plan d action détaillé Chantiers à mener Cahier des charges de sélection du prestataire Séminaire de communication et de sensibilisation pour la présentation des résultats de l étude aux dirigeants et responsables des ABH Formation des utilisateurs du nouveau système de pilotage (ABHS) Titre de l évènement, lieu JJ.MM.AAAA 6

7 Les Principaux résultats du projet Titre de l évènement, lieu JJ.MM.AAAA 7

8 Cartographie des processus des ABH Organisation des missions et activités des ABH dans un référentiel de processus commun à l ensemble des Agences. Conseil d Administration MANAGEMENT M.01 - Audit Interne M.02 - Planification Stratégique M.03 Planification budgétaire et pilotage de la performance M.04 - Communication externe M.05 - Gestion de la coopération M.06 - Gestion de la Relation Usagers REALISATION R.01 Planification des ressources en eau R. 02 Gestion et Suivi des ressources en eau R.03 - Gestion du DPH R.04 - Gestion des aides et redevances R.05 Protection contre les inondations et la pollution R.07 Contrôle du DPH et gestion des infractions R.06 - Gestion des pénuries d eau et des crises R.08 - Maintenance des Ouvrages hydrauliques mis à disposition R.09 - Mesures quantitatives & qualitatives S.01 - Système d information S.04 - Gestion des Ressources Humaines SUPPORT S.02 - Achats & Moyens Généraux S.03 - Juridique S.05 Gestion Comptable et Financière Titre de l évènement, lieu JJ.MM.AAAA 8

9 Description détaillé de l ensemble des processus Organisation des missions et activités des ABH dans un référentiel de processus commun à l ensemble des Agences. Méthode utilisée pour la description des processus : «SIPOC» Suppliers «fournisseurs» Inputs Processus / sous processus Outputs Customers «clients» La description détaillée des processus a portée sur les éléments suivants : Finalité Reportings Interactions avec les autres processus Outils Forces / Faiblesses Illustration sur le processus R.03 - Gestion du DPH Titre de l évènement, lieu JJ.MM.AAAA 9

10 Démarche de construction du Tableau de bord de pilotage stratégique Etape 1 : Identification des indicateurs stratégique Etape 2 : Définition du tableau de bord stratégique Etape 3 : Simulation des indicateurs stratégiques au niveau de l ABHS et OER Indicateurs par processus Réflexion collégiale Ateliers le 29/10 et 30/10 à l ABH de Sebou Atelier le 12/11 à Rabat Avec la participation de : ABH Souss Massa Daraa ABH Tensift ABH Loukkos ABH OER DRPE GIZ Indicateurs par axe Réflexion collégiale avec des groupes d expertises 5 ateliers d expertise par thème: 1. Quantitatif 2. Qualitatif 3. Gestion des risques 4. Gestion du DPH 5. Gestion financière Simulation des indicateurs stratégiques à partir des données d environnement des ABH Simulation au niveau des ABH de Sebou & Oum Er Rbiaa Simulation des indicateurs stratégiques Identification des pré requis supplémentaires pour la mise en œuvre des indicateurs au niveau des ABH Titre de l évènement, lieu JJ.MM.AAAA 10

11 Tableau de bord de pilotage stratégique des ABH Processus de réalisation R.01 Planification des R.E R.02 Gestion et suivi des R.E R.03 Gestion du DPH Ecart des apports en eau (%) Taux de satisfaction de la demande exprimée (%) Avancement des études de délimitation du DPH (%) Ecart de la demande en eau (%) Volume d eau économisé (Mm3/an) Ecart par rapport aux objectifs de qualité des R.E (%) Taux d exploitation des nappes (%) Volume des R.E additionnelles mobilisées (Mm3/an) Niveau de qualité global des R.E (%) Taux des utilisateurs autorisés au niveau du DPH (%) R.04 Gestion des aides et redevances R.051 Protection contre les inondations R.052 Protection contre la pollution Taux de recouvrement des redevances (%) Taux de traitement des points noirs (%) Taux de recouvrement des redevances «inventaire des redevables» (%) Efficience des aides octroyées Taux de réussite des prévisions de crues (%) Taux de dépollution des R.E (%) Charge polluante éliminée (%) Pollution des R.E (Tonne/an) R.06 Gestion des pénuries et des crises R.07 Contrôle du DPH Taux de satisfaction de la demande prioritaire (%) M.03 Planification budgétaire et pilotage de la performance Autonomie financière (%) Efficience de la planification budgétaire pluriannuelle (%) Processus Management Degré de sécurisation des RE en cas de crise (%) R.09 Mesures Quantitatives & Qualitatives Taux d infractions constatées(%) M.05 Gestion de la coopération S.01 Système d information S.04 Gestion des ressources humaines Pourcentage des contributions reçues dans le financement des projets de l ABH (%) Etat de connaissance des R.E Niveau de couverture du Système d information (%) Processus Support Part de la masse salariale du budget de l ABH (%) Titre de l évènement, lieu JJ.MM.AAAA 11

12 Livrables de la phase 2 du projet Phase 2. Conception de la cible Livrable 5 Livrable 1 Architecture générale du système de Contrôle de gestion Livrable 2 Conception du système comptable analytique Livrable 3 Conception du système comptable budgétaire Livrable 4 Rapport de conception du tableau de bord des ABH Cahier des charges pour le développem ent de nouvelles applications (ABHS) Livrable 6 Outils et instruments de l entité Contrôle de gestion Titre de l évènement, lieu JJ.MM.AAAA 12

13 Titre de l évènement, lieu JJ.MM.AAAA 13

14 Phase 2 Mise en œuvre Phase 1 Choix de la solution Démarche de mise en œuvre d un outil SI La démarche de mise en œuvre d un outil SI s articule autour de 2 phases. Chaque phase est constituée d étapes jalonnées par des livrables principaux. 1.1 Elaboration Lancement du cahier des appel d offre charges Expression de besoin Identification des principales fonctionnalités Identification des exigences techniques Elaboration du cahier des charges Elaboration du dossier de consultation Elaboration de la fiche d évaluation Définition de la short ist des prestataires Lancement Appel d offre Evaluation et choix de la solution Evaluation des offres Organisation de démonstrations éventuelles Choix de la solution & de l intégrateur Contractualisation Expression Convergence Réalisation Recette de besoin détaillée Déploiement Expression de besoin détaillée : Processus, règles de gestion, Référentiels, Habilitations, Reporting Elaboration des spécifications détaillées Déroulement des ateliers de convergence avec le prestataire Elaboration du dossier de convergence Réalisation du paramétrage Suivi de la réalisation Elaboration du plan de recette Déroulement de la recette Suivi des anomalies Elaboration du plan de déploiement Assistance aux utilisateurs 2.6 Pilotage et conduite de changement Suivi et pilotage du projet Elaboration du plan de conduite de changement (Communication, Formation, Accompagnement) Réalisation des supports d utilisation et de formation Assistance aux utilisateurs (Help Desk, Super utilisateurs ) Titre de l évènement, lieu JJ.MM.AAAA 14

15 Démarche de mise en œuvre d un outil SI La démarche de mise en œuvre d un outil SI s articule autour de 2 phases. Chaque phase est constituée d étapes jalonnées par des livrables principaux. Chaque étape du projet représente un jalon. La validation du passage de ce jalon passe par la validation du livrable principal de la phase : Livrables 1.1 Elaboration du cahier des charges Cahier des charges Lancement appel d offre Expression de besoin détaillée Dossier de consultation Fiche d évaluation Spécifications détaillées 2.2 Convergence Rapport de Convergence 2.3 Réalisation Solution cible paramétrée Recette Déploiement Plan de recette Suivi recette Plan de déploiement 2.6 Pilotage et conduite de changement Plan de conduite de changement Titre de l évènement, lieu JJ.MM.AAAA 15

16 Illustration : Cahier des Charges Le cahier des charges est le support d expression des premiers besoins identifiés par le client. Sans être très détaillé, il doit fournir aux soumissionnaires les éléments nécessaires pour sécuriser l estimation de charge incluse dans leurs offres (Ex. : contraintes techniques, élément de volumétrie des opérations, cartographie applicative, descriptif et dimension de l organisation, données à reprendre sur la solution cible ) Référentiels et modèle de données Cartographie applicative et descriptif des différentes applications à interfacer Description des processus à couvrir Titre de l évènement, lieu JJ.MM.AAAA 16

17 Illustration : Dossier de consultation Le dossier de consultation est articulé autour des 4 axes suivants. Afin de garantir le choix d une solution pérenne, l évaluation d une solution doit porter sur ces 4 axes. Axe fonctionnel Cet axe permet d évaluer la couverture des exigences fonctionnel par la solution et la qualité de cette couverture (Standard, Développement spécifique) Cet axe permet d évaluer la couverture des exigences techniques par la solution Axe Technique Dossier de consultation Axe mise en oeuvre Cet axe permet d évaluer la capacité et la qualité de mise en œuvre de l intégrateur de la solution (Méthodologie, équipe, planning, Livrables ) Cet axe permet d évaluer le coût d investissement et d exploitation de la solution mais aussi la qualité du service après vente (Support, hotline ) Axe commercial Description des processus à couvrir Titre de l évènement, lieu JJ.MM.AAAA 17

18 Illustration : Expression de besoin détaillée Cette phase permet définir dans le détail, les attentes par rapport à la solution cible. On y définit : Les différents cas de gestion, les règles qui les régissent Les référentiels Les traitements (formules de calcul, mode de lancement ) Les paramétrage des écrans et habilitations Description des processus à couvrir Titre de l évènement, lieu JJ.MM.AAAA 18

19 Illustration : Plan et suivi de la recette La phase recette démarre par la définition des différents cas de test relatifs aux différents cas de gestion des processus et règles de gestion spécifiés dans la phase d expression de besoin détaillé et la phase de convergence Plan de test (1) Une méthodologie est ensuite mise en place pour assurer le suivi et la qualification des anomalies décelées. Fiche anomalie, Reporting (2) et (3) DOMAINE 1 NIVEAU REF C0AS VENTE REFERENTIELS C001 Création d'un nouveau client VENTE REFERENTIELS C002 Modification des données d'un client existant CAS DE TEST DESCRIPTIF RESULTATS ATTENDUS Saisir les données du client (Cf. Cycle Ventes et Relation Clients - ERP_«1.6 Référentiel prospects et clients») Modifier les données d'un client (Cf. Cycle Ventes et Relation Clients - ERP_«1.6 Référentiel prospects et clients») REF CAS PRE- REQUIS - Le client est crée au niveau du référentiel clients - - Les données du client sont mises à jour C001 VENTE REFERENTIELS C003 Création d'un produit Saisir les données du produit (Cf. Cycle Ventes et - Le produit est crée au niveau du référentiel produits - Relation Clients - ERP_«1.8 Référentiel produits») VENTE REFERENTIELS C004 Création des tranches de Saisir les tranches de tarifs d'un produit (Cf. Cycle - Les tranches de tarifs du produit et les prix unitaires C003 tarifs d'un produit Ventes et Relation Clients - ERP_«1.8 Référentiel produits») correspondants sont crées VENTE REFERENTIELS C005 Création d'un service Saisir les données du service (Cf. Cycle Ventes et Relation Clients - ERP_«1.11 Référentiel services») - Le service est crée au niveau du référentiel services STATUT AVANCEMEN T OK AN REF D'AN 2 3 Titre de l évènement, lieu JJ.MM.AAAA 19

20 Organisation projet SI Un projet SI mobilise généralement trois types de ressources pour mener à bien les différents travaux qu il nécessite : MOA : La maîtrise d'ouvrage d'un projet SI est le donneur d'ordre et l utilisateur final de la solution SI à mettre en œuvre. Elle est responsable de la bonne fin du projet vis-à-vis de sa hiérarchie. AMOA : L assistant à la Maîtrise d ouvrage, généralement un cabinet de conseil assure l assistance à la MOA dans le pilotage et la réalisation du projet. Il apporte dans ce cadre une assistance méthodologique et une expertise la cas échéant. Il assure aussi une lien autre la MOA et la MOE lors de l expression de besoin. MOE : La Maîtrise d œuvre (prestataire choisi) est responsable de la qualité de la solution réalisés et son adéquation au besoin exprimé par le MOA. L organisation de ces trois intervenants dans le cadre d un projet SI se présente comme suit : Chef de projet MOA Chef de projet MOE Chef de projet AMOA Equipe projet MOE Chantier 1 Equipe projet MOE Chantier 2 Equipe projet MOA Chantier 1 Equipe projet MOA Chantier 2 Equipe projet AMOA Chantier 1 Equipe projet AMOA Chantier 2 Equipe MOE Equipe MOA Equipe AMOA Titre de l évènement, lieu JJ.MM.AAAA 20

21 Outil de Contrôle de Gestion cible des ABH Titre de l évènement, lieu JJ.MM.AAAA 21

22 Gouvernance de l Information Architecture de l outil de Contrôle de Gestion cible Fonctionnalités De l outil de Contrôle de Gestion Analyse des tableaux de bord d activité Stratégie Planification Consolidation Analyse Définition des objectifs stratégiques Planification stratégique Définition/Mise à Jour des Indicateurs de pilotage Reporting & Consolidation Planification budgétaire Prévisions de recettes et de dépenses Référentiel Budgétaire & Analytique Exportation des données sous MS OFFICE Consolidation des données Technique et de Gestion Analyse Suivi Alertes Performance Suivi de l atteinte des objectifs Analyse des coûts Connaissance de l état du Bassin Alertes Data WareHouse «D.W.H» D.W.H Défini selon un modèle de données standard E.T.L Extraction Transformation Chargement «Extract Transform Load» Sources de données Système d information de Gestion Système d information Technique Titre de l évènement, lieu JJ.MM.AAAA 22

23 Pré requis de mise en place d un outil de Contrôle de Gestion au niveau des ABH Définition d un référentiel de données «Gestion & Technique» et formaliser les règles d administration et de traitement de l ensemble des données au niveau des ABH Disposer d un système d information de Gestion permettant : la traçabilité des actes de gestion, l historisation des événements et la prise en charge des processus support de l ABH Interfaçage de l outil de Contrôle de Gestion et les systèmes d information technique & de Gestion Titre de l évènement, lieu JJ.MM.AAAA 23

24 Cartographie applicative cible des ABH Gestion prévisionnelle des R.E RIBASIM Système d information technique Gestion du domaine public Gestion hydraulique du DPH Base de donnée de gestion des R.E BADRE 21 Maintenance des ouvrages hydrauliques Mesures MECEP CANDOR Modèles de simulation WMS GMS Système d information géographique Gestion des Redevances SIG Développement spécifique Référentiel Technique Référentiel de gestion Mesures techniques Outil de Contrôle de gestion cible de l ABH de Sebou Clients Fournisseurs Référentiel métier Personnel Comptabilité analytique Gestion des Achats Gestion Comptable et Financière Gestion budgétaire Gestion de la trésorerie Système d information de gestion Comptabilité générale Gestion des immobilisations Gestion électronique des documents Gestion des Ressources Humaines Gestion administrative du personnel Gestion de la paie Titre de l évènement, lieu JJ.MM.AAAA 24

25 Titre de l évènement, lieu JJ.MM.AAAA 25

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