Construire un descriptif de poste

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1 Vous avez décidé de recruter Construire un descriptif de poste Votre assistante de direction vous a annoncé qu elle serait prochainement absente dans le cadre d un congé maternité. Vous devez organiser son remplacement. La première étape de votre démarche est de formaliser un descriptif du poste que vous allez chercher à pourvoir. Comment vous y prendre pour établir un descriptif performant? Quelle forme pouvez-vous lui donner? Quelles erreurs devez-vous éviter? Retrouvez les mises à jour de cette fiche et des modèles téléchargeables sur en saisissant la référence dans le moteur de recherche La bonne méthode Le descriptif de poste est un outil de gestion qui a un triple but : la clarification des rôles et des responsabilités ; l amélioration du déroulement du recrutement dans le cas d un poste à pourvoir ou de la mutation dans le cas d un poste existant ; la possibilité de vérifier la bonne adéquation des résultats obtenus en fonction des objectifs définis. L établissement d un descriptif de poste trouve son utilité dans le cadre : d un processus de recrutement ; d une réorganisation de l entreprise ; d une démarche qualité. Dans tous les cas, comment vous y prendre pour qu il soit efficace? Étape 1 Déterminer les besoins de l'entreprise ou du service Le descriptif du poste doit découler des principaux besoins de l entreprise ou du service. Une réflexion objective sur ces besoins (qu ils soient immédiats, à moyen ou long terme) constitue donc la base de la construction d un descriptif de poste performant. Vous pouvez les lister selon vos priorités et les classer en 3 catégories en fonction de leur impact sur le fonctionnement de l entreprise ou du service : besoins immédiats : dossiers urgents ou opérations en lien direct avec le fonctionnement de l entreprise ou du service ; Secrétariat courant, suivi administratif lié à la gestion du personnel et au suivi de la production. besoins à moyen terme : dossiers non urgents ou opérations dont le report de traitement de plusieurs semaines ne perturbe pas le fonctionnement de l entreprise ou du service ; Gestion directe de certains dossiers (communication externe, contrats d assurance, contrats de téléphonie et d accès à Internet, etc.). besoins à long terme : dossiers de fond dont le report de traitement de plusieurs mois ne perturbe pas le fonctionnement de l entreprise ou du service. Document unique, démarche qualité et environne - mentale. Étape 2 Construire le descriptif du poste Une fois ces besoins identifiés, le descriptif du poste peut être construit en se concentrant sur 4 éléments principaux : la raison d'être du poste : elle exprime en quelques lignes le «pourquoi» du poste dans l entreprise. Il s agit de situer la nature du poste, son domaine, sa mission globale en définissant succinctement sa finalité et ses principales caractéristiques ; la nature et l'étendue des activités : il est indispensable de préciser les missions inhérentes au poste, en distinguant éventuellement les missions principales» des missions «secondaires» et leurs activités correspondantes ; l'environnement de travail (interne/externe) : il est nécessaire de cadrer le poste dans son environ - nement : la place du poste dans l organigramme permet de définir son lien hiérarchique précis et de le situer plus globalement dans l organisation de l entre - prise, en déterminant à quels autres postes il est éventuellement rattaché (postes collatéraux et subordonnés), les contraintes, opportunités ou éléments favo - rables liés à l environnement de travail sont aussi des facteurs importants à décrire (notamment les avantages liés au poste : compte épargne entreprise, intéressement, participation, tickets restaurants, etc.), la définition des relations internes et externes permet de cerner l étendue desresponsabilités et le degré d autonomie du poste, la définition des moyens éventuellement mis à disposition (moyens en personnel, techniques ou financiers, délégations de pouvoirs) est à prévoir ; la finalité du poste : quels sont les objectifs propres au poste lui-même? quelle est la contribution du poste aux objectifs de l entreprise ou du service? s L entreprise ou le service doit améliorer son image. Le titulaire chargé des opérations de communication soumet l idée d un nouveau logo. Dans le cadre de ses attributions, le titulaire se charge de la création du logo. L atteinte ou non de ces objectifs permettra notamment de déterminer l efficacité du titulaire du poste. N oubliez pas que le titulaire du poste se trouve généralement le mieux placé pour effectuer lui-même le descriptif du poste qu il occupe. Dans l exemple, il

2 Construire un descriptif de poste serait tout à fait judicieux d élaborer la fiche de poste en collaboration avec votre assistante de direction. Étape 3 Définir les compétences requises Le poste doit ensuite être «spécifié», c est-à-dire qu à partir du descriptif, il faut se poser la question suivante : «Quels sont les savoirs et requis nécessaires pour tenir ce poste de manière satisfaisante?». La réponse à cette question permet de dresser un profil de compétences générales, techniques et comportementales. Ce profil se détermine au travers du «savoir», du «vouloir» et du «pouvoir» : savoir : ensemble de connaissances théoriques, techniques et générales acquises ; savoir-faire : ensemble de connaissances pratiques maîtrisées ; savoir faire faire : capacité à commander / déléguer ; savoir être : ensemble des comportements et attitudes nécessaires ; vouloir faire : motivation pour les différents aspects d une fonction ; pouvoir faire : capacités pour accomplir une mission. Une fois mise en place, la fiche de poste permettra : d identifier clairement les domaines de compétences et les niveaux requis ; de délimiter précisément le champ d action du titulaire ; de constituer un outil de base à l entretien professionnel ; d identifier les besoins en formation nécessaires à toute évolution. Évitez les erreurs Le rôle des délégués du personnel Les délégués du personnel (DP) ont le droit d être entendus par la direction sur les questions de salaires, de protection sociale, de conditions de travail, d hygiène et de sécurité. Ils peuvent aussi entre - prendre toutes démarches utiles auprès de l Inspecteur du travail. En ce sens, il apparaît judicieux de les associer à votre démarche avant de valider votre descriptif de poste, même si cela n est pas une obligation. Les sanctions possibles Si vous faites une erreur dans l établissement d un descriptif de poste, vous constaterez vite des dysfonctionnements au sein de l entreprise Vous pourrez y remédier en corrigeant votre descriptif, mais vous aurez perdu du temps et risquez de perdre aussi le candidat recruté en le décourageant. Votre crédibilité et l image de marque de votre structure peuvent s en trouver entachées. Le descriptif de poste peut aussi faire partie des éléments à produire dans certaines situations (par exemple, dans le cadre d un licenciement, d une enquête suite à un accident de travail, d une visite médicale concernant certains postes à risques, etc.). Il est donc susceptible d engager votre responsabilité s il n est pas conforme à la réalité, d où l importance de le dater et de préciser qu il n est pas exhaustif et qu il peut évoluer. Si vous ne respectez pas le principe de nondiscrimination, sachez que la discrimination commise à l égard d une personne est punie de 3 ans d emprisonnement et de euros d amende. Notre conseil Ne perdez pas votre temps à chercher le «mouton à 5 pattes»! Bien souvent, vous allez chercher à développer un descriptif de poste de manière exhaustive, alors qu il est important, au contraire, qu il soit axé sur les éléments essentiels. Dans le cadre d un recrutement, un descriptif trop complet risquerait de vous amener à fermer la porte à des candidats de valeur. Il est plus efficace de sélectionner un candidat sur la base d un descriptif synthétique, puis de le mettre à jour au moins annuellement en fonction des attributions du titulaire et des changements intervenus dans votre organisation. La période des entretiens annuels incluant la révision des objectifs s y prête particulièrement : le descriptif de poste initial vous donnera une base d évaluation qui guidera naturellement la discussion à l occasion de vos échanges avec le salarié. Ne faites pas référence, dans votre descriptif de poste, à des éléments pouvant être considérés comme discriminatoires Vous devez toujours respecter le principe de nondiscrimination (sexe, origines religieuses ou ethniques, âge, situation de famille, etc.). Soyez donc attentif aux termes que vous utilisez et à la manière dont ils peuvent être interprétés. Apportez le plus grand soin à l élaboration de votre descriptif de poste Il est un élément déterminant dans l organisation fonctionnelle de votre structure. Pour cela : n hésitez pas à faire appel à des professionnels du recrutement (cabinets de recrutement, entreprises de travail temporaire, ANPE) pour élaborer certains descriptifs de poste «stratégiques» ; consultez la fédération ou le syndicat qui représente votre profession, ils mettent parfois à votre disposition des descriptions conventionnelles de classement des postes qui peuvent vous éclairer. Concentrez votre approche sur le contenu et la finalité du poste et non pas sur l image que vous avez du «titulaire idéal» Le descriptif de poste doit être réaliste et objectif. Il relate des activités et non des qualités, points forts ou points faibles. Questions / Réponses Est-il obligatoire d établir un descriptif de poste? Non, l établissement d un descriptif de poste ne constitue pas une obligation réglementaire au titre de la législation du droit du travail

3 Construire un descriptif de poste Il est cependant fortement recommandé de l établir pour les postes d encadrement ou ceux présentant des risques particuliers, sans perdre de vue le fait que vous pourrez le faire évoluer. Dans la mise en place d un système de management de la qualité, il constitue un élément fondamental, dans la mesure où il s inscrit dans une démarche de gestion qualitative des ressources humaines. Pour aller plus loin sur le sujet* Rédiger une offre d'emploi - GLP La clause de délégation de pouvoirs : partager les responsabilités - GLP (1) (1) Fiche uniquement sur Modèles téléchargeables* Aide à la réalisation d une fiche de poste - Mod.2573 * Retrouvez les mises à jour de cette fiche, les fiches associées, les modèles téléchargeables et les textes officiels de la fiche souhaitée sur en saisissant la référence dans le moteur de recherche. : GLP

4 Gérer le personnel Le droit du travail enfin proche de vous : disposez de toutes les informations pour faire face aux situations du quotidien. Spécial entreprises de moins de 50 salariés. Vos avantages Proche de vous : des cas concrets, tirés de la réalité du monde de l'entreprise, enrichis et mis à jour en permanence Pratique : pour chaque question de droit du travail, la marche à suivre proposée, étape par étape Rapide : téléchargement immédiat des documents types utiles (courriers, contrats ). Chaque modèle est personnalisable et imprimable Les fiches pratiques Des centaines de réponses concrètes pour vous accompagner étape par étape Tous les cas exposés sont tirés de situations réelles rencontrées en entreprise. Ils sont traités de manière synthétique et simple sous forme de fiches pratiques sur Internet. Pour chaque cas, vous êtes guidé étape par étape : - la bonne méthode > pour agir efficacement, pas à pas ; - les erreurs à éviter > pour déjouer les pièges éventuels ; - le rôle des DP > pour savoir à quel moment ils doivent intervenir ; - les sanctions possibles > pour maîtriser les risques que vous encourez ; - les modèles personnalisables > pour avoir les documents prêts à l emploi. Cette publication est spécialement conçue pour les entreprises de moins de 50 salariés. Support Internet : accès illimité pendant 1 an. Mises à jour permanentes directement intégrées dans le corps des fiches. Récapitulatif du contenu de chaque mise à jour par . Moteur de recherche par mots-clés. Liens hypertextes vers les articles du Code du travail cités dans la fiche. Support papier : 1 ouvrage broché. Édition annuelle. Format 16 X 24 cm. Environ 850 pages. Index détaillé de mots-clés. Votre convention collective Bénéficiez d un accès illimité à votre convention collective en intégralité et à jour, parmi plus de 400 conventions nationales, régionales et départementales. Grâce au support Internet, ce module offre une réactivité sans égale. Vous êtes certain de disposer en permanence d informations fiables mises à jour toutes les semaines. Les modifications sont directement intégrées dans le corps des conventions. Vous êtes alerté par à chaque modification de votre convention (au choix, de façon hebdomadaire ou dès la mise à jour). La sélection de votre convention se fait par mot-clé, code NAF, IDCC ou numéro de brochure au JO. Le moteur de recherche permet de trouver l information souhaitée à l intérieur de chaque convention. Selon la convention collective, les thèmes les plus récurrents disposent d un accès direct pour simplifier l utilisation quotidienne : salaire, formation, prévoyance, temps de travail Support Internet : a ccès illimité pendant 1 an. Mises à jour hebdomadaires directement intégrées. 1 convention collective au choix parmi plus de 400 disponibles. Alerte hebdomadaire ou instantanée pour vous informer des modifications apportées à votre convention. Les modèles personnalisables Tous les outils pratiques pour passer à l action Retrouvez tous les modèles de lettres, les contrats, les certificats, les formulaires, les check-lists, les tableaux de synthèse essentiels pour agir concrètement. Indispensable pour ne plus faire d erreur et gagner du temps, vous personnalisez le modèle depuis votre traitement de texte. Il suffit ensuite d imprimer directement le document final. Support Internet : accès illimité pendant 1 an. Format Word, Excel ou Pdf selon les documents. Mis à jour en permanence. L'accès aux e-news Tissot de votre choix Recevez chaque semaine par des conseils opérationnels sous forme de brèves d actualité sociale, de cas de jurisprudence commentés, de modèles de lettres Support Internet Voir la fiche produit en ligne THÈMES TRAITÉS Recrutement Rémunération Temps de travail Absences et congés Sécurité Départs des salariés Pour 1 an d abonnement Les fiches pratiques Votre convention collective Les modèles personnalisables Offre Duo Papier + Internet Offre Internet Les e-news Tissot Prix 270 HT 251 HT Référence GP0E GP0W A l issue de la première année, le montant du réabonnement annuel sera d environ 23 HT/mois.

5 BON DE COMMANDE Votre commande : Gérer le personnel Cochez votre choix : Offre DUO L abonnement d 1 an comprend : l ouvrage broché, un an d accès illimité sur aux fiches pratiques Gérer le Personnel ainsi qu à l ensemble des modèles personnalisables, à votre convention collective et aux e-news de votre choix. Frais de Frais d ouverture Réf. Prix HT port HT** d abonnement Total HT Total TTC HT GP0E 270,00 7,50 30,00 307,50 347,68 Offre 100 % Internet L abonnement d 1 an comprend : un an d accès illimité sur aux fiches pratiques Gérer le Personnel ainsi qu à l ensemble des modèles personnalisables, à votre convention collective et aux e-news de votre choix. GP0W 251,00 30,00 281,00 336,08 Votre mode de paiement : Chèque bancaire ou postal (à l'ordre des ÉDITIONS TISSOT) Virement bancaire (Banque LAYDERNIER - RIB ) Vos coordonnées : *Champs obligatoires Raison sociale*:... Civilité* : M. Mme Mlle Nom*:... Prénom*:... *:... Fonction*:... Adresse de facturation*:... Code postal*: Ville*:... Adresse de livraison (si différente) :... Code postal : Ville :... Tél.* :... Fax :... Effectif :... N SIRET :... Code N.A.F. :... Commentaires : TVA incluse (5,5 % support papier ; 19,6 % support informatique et services). Tarifs en vigueur jusqu au L abonnement couvre une période d un an et se renouvelle par tacite reconduction. Conformément à la loi Informatique et Libertés du 06/01/78, vous disposez d un droit d accès et de rectification pour toute information vous concernant. **DOM-COM et étranger : selon nos conditions générales de vente disponibles sur une participation aux frais de port et d'emballage d'un montant forfaitaire de 18 HT (pour toute commande au montant inférieur à 120 HT) ou de 27 HT (pour toute commande au montant supérieur ou égal à 120 HT) pourra vous être réclamée. Photos, dates et sujets non contractuels. Les conditions générales de vente sont disponibles sur simple demande ou sur le site Date, cachet et signature obligatoires Pour tout renseignement, notre service client est à votre disposition au : RP 0330 Éditions Tissot - B.P Annecy-le-Vieux Cedex Fax service.clienteditions-tissot.fr SAS au capital de euros R.C. Annecy 76 B 129 SIRET NAF 5811Z TVA intracommunautaire FR 60/