Gestion documentaire des procédures d hygiène et de

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1 Gestion documentaire des procédures d hygiène et de sécurité des soins 1 DR RIDHA HAMZA DR HOUYEM LAATIRI SOUSSE LE 04/09/2012

2 Introduction (1/2) (/ Une exigence fondamentale de la démarche qualité est que tout élément du système qualité doit être documenté L écriture offre des avantages non indéniables dans la mesure e où tout document écrit : oblige à la réflexion permet l'homogénéisation de l'information, la mémorisation i et la vérification i de l'information i devient une référence pouvant être facilement diffusée autorise le classement et l'archivage des informations : "le bon document au bon endroit" 2

3 Introduction (2/2) La L gestion documentaire a pour but de maîtriser la production des documents (conception, approbation, validation, diffusion, archivage, destruction) et d assurer l accès des professionnels à de tels documents Elle offre une information de qualité, une information comprise, disponible et exploitable 3

4 Démarche qualité Quels outils? (1/3) (/3) La démarche qualité a défini un certain nombre d'outils pour atteindre ses objectifs dont : les recommandations les procédures les fiches techniques les modes opératoires les grilles d évaluation les supports d enregistrement Les procédures concernent un domaine plus restreint que les recommandations, mais plus général que les fiches techniques ou modes opératoires Elles s appuient sur les recommandations et peuvent être utilisées pour l élaboration de fiches techniques et de modes opératoires 4

5 Démarche qualité Quels outils? (2/3) Procédure P = outil de la démarche qualité ANAES(HAS): ( ) Système de management de la qualité Référence 13: «la formalisation des pratiques et de l organisation contribue à la maîtrise et à l amélioration de la qualité». 5 Référence 16: «les protocoles ou procédures de maîtrise du risque infectieux devraient contribuer à sa maîtrise»

6 Démarche qualité Quels outils? (3/3) 6 Ainsi, i les procédures font partie intégrante t d une politique de qualité et de sécurité des soins Elles contribuent à l amélioration des pratiques professionnelles par l écriture de documents conformes aux données scientifiques Elles peuvent rendre plus aisée l évaluation Elles peuvent rendre plus aisée l évaluation de la qualité et de la sécurité des soins

7 Définitions (1/2) (/ Document D t : ensemble d informations saisies sur un support qui peut prendre la forme de papier, de disques, de cassettes, Documentation : discipline se rapportant au traitement de documents ou de données destinées à l information des acteurs. C est l art de rendre visible les actions menées 7

8 Définitions (2/2) Procédure : document qui décrit de façon formalisée la manière d accomplir une activité (enchaînement des actions en précisant les ressources et les moyens à mettre en œuvre) Elle répond aux questions suivantes : Qui fait quoi? Où? Quand? Comment? Pourquoi? 8

9 Mise en place d une procédure d hygiène et de sécurité des soins Circonstances Démarche qualité Remise en question des pratiques Politique d élaboration d outils de bonnes pratiques d hygiène et de sécurité des soins Règles de base Une procédure doit : Etre utile et facilement compréhensible Formuler le strict nécessaire Respecter une méthodologie rigoureuse Etre en accord avec les recommandations en vigueur (nationales et internationales) 9

10 Etapes d élaboration at o d une procédure (1/13) /3) Etape 1 : Analyse de la situation ti Etape 2 : Constitution du groupe de travail Etape 3 : Définition des objectifs Etape p 4 : Choix du référentiel Etape 5 : Rédaction du document Etape 6 : Vérification, approbation Etape 7 : Diffusion Etape E 8 : Gestion des documents Etape 9 : Evaluation 10

11 Etapes d élaboration at o d une procédure (2/13) 11 Etape 1 : Analyse de la situation ti Dresser un bilan préalable de la situation existante concernant le domaine de la procédure préconisée é (pratiques en vigueur) moyennant certains outils: l audit Les enquêtes épidémiologiques Le sondage d opinion. Faire un inventaire des ressources disponibles (matérielles et humaines) Procéder à l identification des contraintes ou difficultés existantes

12 Etapes d élaboration at o d une procédure (3/13) 3) 12 Etape 2 : Constitution du groupe de travail Doit D i être le plus représentatif possible des différents acteurs impliqués dans le domaine objet de la procédure Membres sélectionnés sur des critères de: Expérience Compétence Motivation Capacité de communication et de travail en groupe Choisir un chef de file: direction et coordination du projet

13 Etapes d élaboration at o d une procédure (4/13) 13 Etape 3 : Définition i i des objectifs Objectif général : C est le but ultime à atteindre, il doit être : Clair Précis Réalisable Observable Mesurable Objectifs intermédiaires : correspondent aux différentes étapes de la procédure

14 Etapes d élaboration at o d une procédure (5/13) 14 Etape 4 : Choix du référentiel Avant la rédaction du document: recherche préalable d informations sur le sujet Les différentes sources pour le recueil de ces informations peuvent être: La littérature: articles, ouvrages, recommandations, guides, circulaires, normes, consensus Les experts: certaines personnes peuvent être sollicitées lors de cette étape et ultérieurement

15 Etapes d élaboration at o d une procédure (6/13) Etape 5 : Rédaction du document (1/3) 15 Effectuée par le groupe de travail Les différents chapitres seront répartis entre les membres du groupe Le texte final sera relu, approuvé et/ou modifié par Le texte final sera relu, approuvé et/ou modifié par l ensemble du groupe (en séance plénière)

16 Etapes d élaboration at o d une procédure (7/13) 16 Etape 5 : Rédaction du document (2/3) Le texte t doit être simple, explicite, it direct et systématique Utiliser des mots simples Faire des phrases courtes Eviter les abréviations prêtant à confusion Utiliser des titres significatifs Faire ressortir les informations importantes en les faisant apparaître dans le texte en gras ou en encadré par exemple

17 Etapes d élaboration at o d une procédure (8/13) 17 Etape 5 : Rédaction du document (3/3) On optera pour un modèle standard d (de manière à rendre les procédures facilement utilisables) Le lecteur retrouve ainsi i une séquence identique dans la présentation des informations La conception de la procédure doit être réfléchie de façon à en faciliter la mise à jour

18 Etapes d élaboration at o d une procédure (9/13) 18 Etape 6 : Vérification - approbation Réalisée par un groupe de professionnels concernés par les différents aspects de l activité i et reconnus pour leur compétence dans le domaine Il s agit de s assurer de la validité du document concernant les aspects suivants: Faisabilité de la procédure Respect des référentiels Cohérence et conformité au regard de l ensemble des activités décrites dans le même domaine L approbation signifie que les exigences sont satisfaites et que la procédure est pertinente e te Elle autorise la diffusion et la réalisation des dispositions de la procédure

19 Etapes d élaboration at o d une procédure (10/13) 0/3) 19 Etape 7 : Diffusion L implantation d une nouvelle procédure nécessite: Un accompagnement au changement Un suivi et une mobilisation des utilisateurs La diffusion du document permet d assurer l accès à l information quelque soit le lieu de travail Le mode de diffusion dépendra du support choisi (papier ou informatique) La diffusion doit être précédée par une phase d information et de formation Elle doit être relayée par une phase d intégration dans les pratiques: mettre en évidence quotidiennement l intérêt de la procédure dans les pratiques professionnelles

20 Etapes d élaboration at o d une procédure (11/13) 20 Etape 8 : Gestion des documents Classer la nouvelle procédure parmi toutes les procédures et tous les documents du service et de l établissement Une bonne gestion documentaire permet de: Assurer la traçabilité Sauvegarder le «savoir faire» de l établissement Former les nouveaux personnels S interroger sur la réactualisation de la procédure

21 Etapes d élaboration at o d une procédure (12/13) 21 Etape 9 : Evaluation (1/2) Permet de mesurer l observance de la procédure et l impact de sa mise en place sur la qualité et la sécurité des soins Le délai et la fréquence de l évaluation l doivent être déterminés à l avance L évaluation peut porter sur les ressources, le processus, les résultats séparément ou concomitamment Elle permet de: Dégager les axes sur lesquels doivent porter les efforts d amélioration Décider éventuellement de la révision ou l actualisation (mise à jour) de la procédure

22 Etapes d élaboration at o d une procédure (13/13) 3/3) 22 Etape 9 : Evaluation (2/2) Il existe plusieurs méthodes d évaluation, mais l audit demeure la méthode d évaluation de référence dans le domaine de la pratique professionnelle du geste de soin Il s agit d un outil au service de l amélioration de la qualité et de la sécurité des soins Il vise à évaluer la pratique et non pas la personne

23 La maîtrise documentaire e 23 Elle doit assurer que : Les éditions pertinentes des documents appropriés sont disponibles ibl à tous les endroits où des opérations essentielles au fonctionnement efficace sont effectuées ; Les documents non valables et/ou périmés é sont aussitôt retirés de tous les points de diffusion ou d utilisation ou sinon qu ils ne peuvent pas être utilisés de façon non intentionnelle ; Tout document périmé conservé à des fins légale ou de conservation des connaissances est convenablement identifié.

24 Fonctions o et responsabilités sab Les fonctions des personnes intervenant t dans le cadre de la gestion de la documentation doivent être identifiées. Par exemple, les membres d un projet d élaboration d une procédure ou les personnes d un service peuvent être nanties des fonctions suivantes : 24 Responsable de la documentation ti Producteur d un document Lecteurs/ vérificateur Responsable de validation ou d approbation

25 Le cycle de vie d une procédure (1/6) Le cycle de vie d un document comporte les étapes suivantes: Identification Gestion des versions Vérification Validation Diffusion Circulation Classement Archivage - Destruction 25

26 Le cycle de vie d une procédure (2/6) 26 IDENTIFICATION Il est indispensable de prévoir un mécanisme formalisé d identification des procédures disponibles pour assurer l efficacité du contrôle de la documentation Un «cartouche», figurant sur chaque procédure, contribue à garantir le respect d un format identique

27 Le cycle de vie d une procédure (3/6) 27 GESTION DES VERSIONS La gestion des versions permet de caractériser la nature des évolutions d une procédure Les dispositions à prendre pour assurer la maîtrise des évolutions des procédures sont les suivantes : les modalités d approbation des évolutions l information sur les origines des évolutions et des justificatifs des mises à jour proposées l information aux détenteurs et utilisateurs de procédures en cours d évolution la notification i des décisions i de cessation d applicabilité des procédures à tous les détenteurs.

28 Le cycle de vie d une procédure (4/6) 28 VERIFICATION VALIDATION Il y a lieu d identifier les procédures qui doivent être soumises à validation en assurant que : les validations sont formalisées les traces de vérification sont conservées et leur traçabilité est assurée les traces de vérification précisent les aspects qui ont été vérifiés.

29 Le cycle de vie d une procédure (5/6) 29 DIFFUSION - CIRCULATION Des dispositions sont nécessaires pour assurer que tous les acteurs concernés : soient informés de l existence de la procédure et de ses modalités d accès disposent directement de l information qui leur est nécessaire pour mener à bien leurs tâches et que cette information est mise à jour en cohérence avec leurs besoins. Ces mécanismes de diffusion et de circulation sont ainsi définis pour garantir l utilisation d une même version de la procédure par tous les membres es d une équipe donnée

30 Le cycle de vie d une procédure (6/6) 30 CLASSEMENT Afin d assurer l efficacité de la production et de l utilisation des procédures, il faut définir : les modalités de classement les opérations d exploitation courante la logistique nécessaire à l ensemble de ces actions

31 Conclusion 31 Il ne suffit pas d élaborer soigneusement des procédures, il faut en plus en assurer une bonne gestion Une bonne gestion documentaire des procédures garantit une utilisation adéquate de tels documents

32 Merci pour votre attention 32