Intranet pour les groupes et territoires Déclarer et télé-déclarer les camps

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1 Intranet pour les groupes et territoires Déclarer et télé-déclarer les camps La déclaration de la fiche complémentaire de camp est faite par les groupes sur le dossier de camp dans l intranet. Elle est ensuite validée et transmise par le territoire dans le site TAM de la Jeunesse et des Sports via la télé-déclaration. Rappel : Un dossier de camp est constitué de 2 parties : une partie administrative et une partie pédagogique. La partie administrative (dates et lieu du camp, composition et qualification de la maitrise, nombre d enfants) doit faire l objet d une information des services de l état au moyen d une fiche complémentaire. La partie pédagogique est constituée du dossier pédagogique et de la liste des jeunes participants au camp. Chaque camp (séjour de plus de 4 nuits) doit faire l objet d une déclaration de fiche complémentaire auprès de la Direction Départementale de la Cohésion Sociale (DCCS) 1 mois avant le début du camp. C est le directeur du camp (ou le responsable de groupe) qui enregistre la fiche complémentaire. C est le délégué territorial (ou la personne à qui il a délégué cette mission) qui télé-déclare la fiche complémentaire. La déclaration administrative auprès des services de l Etat ne vaut pas autorisation de départ en camp. Seul le Délégué Territorial est habilité à vous autoriser à partir en camp au vu du dossier pédagogique et des avis du Responsable de groupe et des Accompagnateurs Pédagogiques. Contenu La déclaration administrative du camp Choisir le camp Enregistrer le camp... 2 Rappel sur les types de camps :... 2 Qui a accès au dossier de camp?... 2 Participants au camp : Désignation de l équipe d encadrement... 4 Onglet Maitrise Télédéclarer la fiche complémentaire de camp... 6

2 La déclaration administrative du camp Pour vérifier si le camp n a pas déjà été créé ou pour aller sur un camp déjà créé, Menu «animation» «camp» «suivi des camps» Pour créer un camp, Menu «animation» «camp» «enregistrer un camp» 1. Choisir le camp Les projets de chefs sont assimilés aux camps compagnons, car il n y a pas de maitrise à choisir ni de déclaration de fiche complémentaire à la DDCS. Le choix «autre association» est réservé aux camps de scouts étrangers qui viennent camper en France (dans le cadre d un jumelage par exemple) et pour lequel il faut conserver une trace. Attention : ce choix est irréversible! 2. Enregistrer le camp Rappel sur les types de camps : Autonome : une seule unité Groupé: plusieurs unités campent sous une même déclaration mais chacune fait un projet pédagogique Jumelé: plusieurs unités campent ensemble, mais il y a une seule déclaration et un seul projet pédagogique Qui a accès au dossier de camp? Les personnes adhérentes dans la structure «chargées du dossier» Les responsables de groupe des unités «chargées du dossier» Les équipiers territoriaux des groupes et unités «chargées du dossier» N ont pas accès au dossier de camp : les adhérents d autres structures que celles «chargées du dossier», même s ils font partie de la maîtrise du camp. Dans ce cas, ajoutez la structure de ce chef dans les «structures chargées du dossier», pour qu il ait accès au dossier de camp.

3 Camp autonome : Choisir «camp autonome» Choisir la structure concernée par le camp. Celle qui apparait par défaut est celle de la personne connectée. Pour changer de structure, cliquez sur «modifier». Cliquez sur «ajouter» pour que l unité apparaisse dans les cases «chargée du dossier» et «participante». Camp Groupé : Cocher «camp groupé» Choisir la 1ère structure concernée par le camp. Celle qui apparait par défaut est celle de la personne connectée. Camp Pour changer jumelé : de structure cliquer sur «modifier». Cliquez sur «ajouter» pour que l unité apparaisse dans les cases «chargée du dossier» et «participante». Répéter l opération pour chaque structure participante. Cocher «camp jumelé» Choisir la 1ère structure concernée par le camp, celle qui est responsable de la déclaration administrative. (Celle qui apparait par défaut est celle de la personne connectée. Pour changer de structure cliquer sur «modifier») Cliquez sur «ajouter» pour que l unité apparaisse dans les cases «chargée du dossier» et «participante». Choisir ensuite la structure jumelée, décocher «chargée du dossier» et cliquer sur «ajouter».

4 Choisissez ensuite les dates, et le lieu du camp. Lorsque vous rentrez l adresse du lieu de camp : enregistrez correctement le code postal et le nom de la commune, sélectionnez dans le menu déroulant, le département. Ces informations seront vérifiées par la DDCS. Notez une adresse détaillée pour que la DDCS puisse situer le lieu du camp. Sélectionnez le territoire d accueil (s il y a plusieurs propositions de territoire, prenez contact avec votre RPP ou votre DT), puis le nom du DT du lieu d accueil, pour que ses coordonnées s affichent dans votre dossier pédagogique) Participants au camp : Remplissez avec précision le nombre de jeunes et d animateurs qui partent en camp Enregistrez. Le système ouvre ensuite plusieurs onglets ainsi qu une frise qui reprend l état du dossier et le processus de validation. Si votre camp est itinérant, un onglet supplémentaire «Etapes» est à renseigner précisément. 3. Désignation de l équipe d encadrement Onglet Maitrise Choix du directeur : Deux possibilités : 1. Le directeur fait partie de la maitrise Sélectionner son nom via le menu déroulant. 2. Le directeur est extérieur à la maitrise, indiquer alors son numéro adhérent.

5 Enregistrement des animateurs : Cliquer sur rattacher. Le système ouvre une fenêtre et fait apparaitre la liste des chefs et cheftaines de l unité. S il s agit d un chef «extérieur» rentrer son numéro d adhérent et cliquer sur ajouter Indiquer pour chaque animateur, les dates de présence au camp, s il est stagiaire BAFA, et sa responsabilité. Cocher ensuite la case devant chaque animateur modifié, puis cliquer sur modifier. Si des alertes apparaissent sur la page concernant des absences de qualification, prenez contact avec votre responsable de groupe et le délégué territorial

6 4. Télédéclarer la fiche complémentaire de camp Service aux groupes et aux territoires Mai 2016 C est le directeur de camp ou RGL qui enregistre la fiche complémentaire (n oubliez pas les stages pratiques BAFA) C est le Responsable de Pôle Administratif et Financier qui est en charge de la télédéclaration auprès de la DDCS (et s il y a des modifs une fois télédéclarée) Attention, cette déclaration ne vaut pas autorisation de camper donnée par DT. Cette télédéclaration doit être impérativement validée par la DDCS 1 mois avant le départ en camp 1. Enregistrer la fiche Vous pouvez enregistrer la fiche complémentaire UNIQUEMENT si ces 4 infos ne changent pas : - Le lieu - Les dates - Le nombre de jeunes - Le directeur et les chefs : qualif, stage, diplômes Elle se fait via le dossier de camp, onglet «suivi Jeunesse & sport». Cliquer sur Créer la fiche complémentaire

7 2. Vérifier les informations : - Dates - Civilité - Téléphone pendant le camp - Adresse mail - Effectif - Le(les) lieu(x) - Dates pour les camps itinérants - Civilités - Fonctions (penser à changer le directeur qui est animateur dans l année) - Diplômes - Qualification Dérouler jusqu au dates de présence 3. ENREGISTRER Cliquez sur Enregistrer. La fiche est prête à être envoyée à la DDCS (contactez votre RPAF). Vous pouvez la modifier tant qu elle n est pas télédéclarée Une fois télédéclarée, ce message s affiche : Si vous avez besoin de la modifier après la télédéclaration, contactez votre RPAF et son équipe.