DELIBERATION DU CONSEIL REGIONAL

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1 REUNION DU 21 DECEMBRE 2012 DELIBERATION N CR-12/ DELIBERATION DU CONSEIL REGIONAL SCHEMA REGIONAL DES RESSOURCES HUMAINES Stratégie régionale d'appropriation d'une identité collective spécifique Convention de précompte mutuelles LE CONSEIL REGIONAL LANGUEDOC-ROUSSILLON, VU le Code général des collectivités territoriales et notamment sa quatrième partie relative à la région, VU la Loi n du 13 juillet 1983 portant droits et obligations des fonctionnaires, VU la Loi n du 26 janvier 1984 portant statut de la fonction publique territoriale, VU la Loi n du 2 février 2007 de modernisation de la fonction publique, VU le Décret n du 8 novembre 2011 relatif à la participation des collectivités territoriales et de leurs établissements publics au financement de la protection sociale complémentaire de leurs agents, VU la délibération n du 12 octobre 2012 relative à la participation aux frais d adhésion des agents de la Région Languedoc Roussillon aux contrats labellisés de protection complémentaire (santé et prévoyance), VU le projet de convention annéxé, VU le rapport n CR-12/ présenté par Monsieur le Président du Conseil régional Languedoc-Roussillon, 1/9

2 CONSIDERANT : - que les collectivités sont désormais formellement autorisées à participer à la couverture santé et prévoyance de leurs agents, - que dans ce cadre la Région a décidé de participer à la conclusion de contrats santé ou prévoyance sur des offres labellisés, - qu en outre la collectivité opérait dans le dispositif antérieur un précompte sur salaire pour les cotisations mutuelles au profit de deux organismes partenaires, - que dans le cadre de la «labellisation» il convient d étendre ce dispositif à l ensemble des mutuelles remplissant les conditions fixées par le projet de convention annexé au présent rapport, auprès desquels les agents de la collectivité sont susceptibles de contracter des offres labellisées, - qu il convient d organiser dans le cadre d une convention les modalités de ce précompte susceptible d être réalisé au bénéfice d une multiplicité d organismes, - qu il appartient à l assemblée délibérante d autoriser l exécutif à conclure une telle convention, APRES EN AVOIR DELIBERE DECIDE d autoriser le Président à conclure les conventions de précompte mutuelles, établies selon le modèle annexé, avec les organismes auprès desquels les agents de la collectivité auraient conclu des offres labellisés et notamment dans le respect du seuil d effectif d adhérents fixé à 50 agents d autoriser, à titre transitoire, pour la seule année 2013 que les délais fixés dans le projet de convention annexé au présent rapport soient reportés au plus tard au 31 mars 2013 Le Président Christian BOURQUIN 2/9

3 CONVENTION DE PRECOMPTE COTISATIONS MUTUELLES Convention conclue entre : D une part, La Région Languedoc-Roussillon représentée par son Président dûment habilité par Délibération du Conseil Régional n en date du ; ci-après désignée la Région Languedoc- Roussillon, Et D autre part, la Mutuelle représentée par dûment mandaté, ci-après désigné le cocontractant Article 1 Objet La présente convention a pour objet d organiser les modalités de mise en place d un précompte sur salaire visant à assurer le règlement au co-contractant des cotisations mensuelles dues par ses adhérents employés de la Région Languedoc-Roussillon en contrepartie des garanties tant santé que prévoyance consenties par ce premier. Article 2 Champ d application La présente convention est conclue dès que le co-contractant est en mesure de justifier pour les garanties santé et prévoyance de la présence au sein des effectifs de la Région Languedoc-Roussillon d au moins cinquante de ses adhérents à l une ou l autre de ces garanties. En vue de la conclusion de la présente convention, le co-contractant est tenu de présenter au plus tard le 31 décembre de l année précédent la conclusion un état nominatif des adhérents employés par la Région Languedoc-Roussillon. Pour être comptabilisé l adhérent doit occuper un emploi permanent ou non permanent au sein de la collectivité au sens des dispositions de la Loi du 26 janvier En outre, le précompte objet de la présente convention ne peut être opéré que tant que l adhérent est rémunéré par la région Languedoc-Roussillon. Article 3 Limitation du champ du précompte Le précompte objet de la présente convention ne peut porter que sur les seules cotisations mensuelles liées au(x) contrat(s) santé et/ou prévoyance conclus par l adhérent et correspondant au mois de paye. A titre dérogatoire le précompte pourra être réalisé en rappel ou régularisation pour les seules cotisations dues au titre des contrats santé ou prévoyance conclus par l adhérent sur des périodes postérieures à l entrée en fonction de l adhérent au sein de la région Languedoc-Roussillon. La réalisation d une régularisation ou d un rappel de cotisation ne pourra être opéré qu après accord express obtenu par le co-contractant auprès du ou des adhérents. La réalisation d une régularisation ou d un rappel de cotisation devra respecter la procédure définie à l article 9 de la présente convention. Article 4 Durée La présente convention est conclue pour une durée de 1 an renouvelable tacitement. Le renouvellement annuel ne prendra effet que sur production d un état nominatif des adhérents du co-contractant employés par la Région Languedoc-Roussillon transmis au plus tard le 31 décembre de l année précédent la prise d effet et sous réserve que le co-contractant conserve au moins 50 adhérents employés par la Région Languedoc-Roussillon à cette date dans les conditions fixées à l article 2. 3/9

4 Article 5 Autorisation de précompte Il appartient au co-contractant d obtenir auprès de ses adhérents une autorisation de précompte sur salaire. Le précompte individuel ne sera réalisé par la Région Languedoc-Roussillon qu après obtention de l autorisation de précompte et sa réception par la Direction des Ressources Humaines de la Région Languedoc-Roussillon. La transmission de l autorisation de précompte précitée aux services de la Direction des Ressources Humaines de la Région Languedoc-Roussillon relève de la seule responsabilité du co-contractant. Le co-contractant s engage à ce titre à transmettre les autorisations de précompte obtenues en une seule fois mensuellement à l appui du fichier mentionné à l article 9 selon le modèle établi en annexe de la présente convention. Cette transmission pourra s opérer selon une procédure dématérialisée. Dans ce cadre, la transmission des autorisations sera opérée sous la forme d un fichier unique au format «.pdf». L autorisation de précompte est valable pour la durée de présence effective des adhérents au sein des services de la Région Languedoc-Roussillon. Une nouvelle autorisation de précompte devra être établie après toute période d absence de l adhérent de l effectif payé de la Région Languedoc-Roussillon (départ en détachement extérieur, disponibilité.) et en cas de retour de celui-ci en son sein. Article 6 Confidentialité En vu de la réalisation du précompte objet de la présente convention il appartient au co-contractant d obtenir auprès de ses seuls adhérents les informations nécessaires à sa réalisation. Aucune information à caractère individuel ne pourra être sollicitée auprès de la Région Languedoc- Roussillon. Article 7 Seuil de précompte individuel Chaque précompte individuel ne sera opéré que sous réserve que le traitement net devant être servi à l adhérent avant précompte au titre du mois considéré soit supérieur au seuil de saisissabilité tel que défini par l article L du code du travail. Article 8 - Modalités de mise en œuvre du précompte Le co-contractant s engage à transmettre au plus tard le 10 de chaque mois un état mensuel nominatif des précomptes à opérer sous la forme d un fichier informatique au format «.csv». En cas de précompte sollicité à la fois dans le cadre de la conclusion de contrat de prévoyance et de santé, chacune des parts devra être portée sur un fichier dédié identifié dans les conditions définies à l article 13. La Région Languedoc-Roussillon ne s engage à opérer les précomptes objet de la présente convention que sous réserve de la présence minimale sur le ou les fichiers précités des informations individuelles suivantes : - N matricule de l agent - Nom d Usage - Nom Patronymique - Prénom usuel - Mois précompté au format - Mention «R» pour les précomptes effectués en rappel - Montant de l échéance de cotisation Un modèle de fichier est annexé à la présente convention. La Région Languedoc-Roussillon se réserve le droit en l absence de l une quelconque de ces informations de ne pas procéder au précompte individuel. A l issue des opérations de précompte la Région Languedoc Roussillon établit un rapport de réalisation faisant apparaître individuellement les précomptes effectivement opérés qui est transmis au co-contractant avant la fin du mois considéré. 4/9

5 Il appartient au co-contractant d assurer la comparaison des informations entre le ou les fichiers initialement transmis et le précompte réalisé. Dans l éventualité où des précomptes individuels n auraient pas étaient réalisés, il appartient au co-contractant de vérifier auprès de ses adhérents les informations en sa possession afin d assurer la réalisation du précompte et ce dans le respect des dispositions de l article 6 de la présente convention. Article 9 Clause de résiliation La résiliation de la présente convention peut être demandée par l une ou l autre des parties à tout moment d exécution de la présente convention. Cette résiliation prend effet après observation d un délai de préavis de trois mois suivant la demande de résiliation formulée par courrier recommandé avec demande d avis de réception. Article 10 Clause de résiliation particulière La présente convention pourra être résiliée unilatéralement à l initiative de Région Languedoc- Roussillon en cas d inobservation répétée par le co-contractant des modalités de mise en œuvre du précompte objet de la présente convention telles que définies à l article 9. Au sens de la présente convention constitue une inobservation répétée des modalités du précompte le fait notamment pour le co-contractant au cours d une même année civile à deux occasions de ne pas respecter les modalités de transmission du fichier de précompte telles que définies à l article 9 de la présente convention. En cas d inobservation telle que mentionnée à l alinéa précédent la Région Languedoc-Roussillon adresse au co-contractant un courriel d observation à l adresse mentionnée à l article 13 indiquant la ou les anomalies constatées. A l occasion de la transmission du second courriel d observation au cours de la même année civile, la collectivité régionale se réserve le droit d opérer la résiliation unilatérale de la présente convention par lettre recommandée avec accusé de réception. Cette résiliation prend effet dès l appel de cotisation suivant la réception par le co-contractant du courrier de résiliation. En cas de résiliation unilatérale il appartiendra au seul co-contractant d assurer l information de ses adhérents sur l interruption du précompte sur salaire et d assurer toutes les conséquences tant financières que juridiques de cette interruption. Article 11 Domiciliation bancaire Le co-contractant joint à la présente convention un relevé d identité bancaire permettant d identifier l établissement bancaire auprès duquel les cotisations précomptées seront versées mensuellement par la Région Languedoc-Roussillon. En cas de modification des coordonnées bancaires du co-contractant celui-ci transmet à la Région Languedoc-Roussillon un nouveau relevé d identité bancaire pour conclusion d un avenant à la présente convention. La mise en œuvre des nouvelles coordonnées bancaires sera effectuée au plus tard à l occasion du deuxième appel à cotisation suivant la signature par les deux parties de l avenant précité. Article 12 Coordonnées bancaires applicables Le compte bancaire désigné ci-dessous constitue la domiciliation bancaire du co-contractant telle que définie à l article 12 : N SIRET : Adresse postale : Titulaire du Compte : Établissement : Agence : c/ banque c/ guichet Numéro de compte Clé RIB Établissement 5/9

6 IBAN BIC Article 13 Echanges dématérialisés Afin de faciliter les échanges entre les parties elles définissent mutuellement des coordonnées d échange dématérialisé : Toute pièce relative à l exécution de la présente convention pourra être communiquée à la Région Languedoc-Roussillon à l adresse dématérialisée suivante : Toute pièce relative à l exécution de la présente convention pourra être communiquée au cocontractant aux adresses dématérialisées suivantes : Dans le cadre des échanges dématérialisés, le co-contractant s engage à identifier l envoi de ses fichiers de précompte par mention dans l objet du courriel de transmission des informations suivantes : «Organisme» - Mois de précompte au format «MMAAAA» - CRLR Chaque fichier devra être identifié par désignation respective de chaque fichier sous les mentions suivantes : «Organisme» - Mois de précompte au format «MMAAAA» - CRLR - SANTE «Organisme» - Mois de précompte au format «MMAAAA» - CRLR - PREVOYANCE En cas de modification de ces coordonnées d échange dématérialisé, il appartient à chacune des parties d en informer l autre partie par courrier recommandé avec demande d accusé réception. La prise en compte de la modification des coordonnées d échange dématérialisé ne sera effectuée qu après conclusion d un avenant à la présente convention identifiant les nouvelles coordonnées d échange et prendra effet le mois suivant sa conclusion. Article 14 Prise d effet La présente convention prendra effet le premier jour du mois suivant sa conclusion. Pour le co-contractant Pour la Région Languedoc-Roussillon, Le Président Représenté par : Nom et Prénom Christian BOURQUIN Qualité : Organisme : 6/9

7 ANNEXES CONVENTION DE PRECOMPTE COTISATIONS MUTUELLES Annexe 1 Modèle d autorisation individuelle de précompte Annexe 2 Modèle de fichier de précompte 7/9

8 AUTORISATION INDIVIDUELLE DE PRECOMPTE Matricule au sein de la Région Languedoc-Roussillon (figurant en haut à gauche du bulletin de salaire): Nom d Usage : Nom Patronymique : Prénom Usuel : Autorise la Région Languedoc-Roussillon à opérer le précompte de ses cotisations mensuelles d assurance : Santé (remboursements médicaux) Prévoyance (garantie maintien de salaire et/ou prime) Dans le cadre du/des contrat(s) conclu auprès de l organisme ci-dessous désigné organisme émetteur et dans les conditions fixées par la convention de précompte conclue entre ledit organisme et la Région Languedoc-Roussillon. Désignation : Adresse : Organisme émetteur Coordonnées Téléphoniques : Fait à, Le Signature de l Agent L intéressé est informé : CONDITIONS GENERALES DE MISE EN ŒUVRE DE L AUTORISATION que la présente autorisation cessera de produire ses effets en cas de sortie de l effectif rémunéré de la Région Languedoc-Roussillon de son droit à consultation et rectification des fichiers établis en application de la présente autorisation conformément aux dispositions de la loi informatique et liberté que la présente autorisation ne permet pas d opérer sauf autorisation expresse distincte de la présente des rappels de cotisations que la présente autorisation ne peut prendre effet avant la date de conclusion d une convention de précompte entre la Région Languedoc-Roussillon et l organisme auprès duquel ont été conclus les contrats de santé et/ou prévoyance qu en cas d anomalie dans l exécution de la présente autorisation il lui appartient de prendre attache de l organisme auprès duquel il a conclu ses contrats de santé et/ou prévoyance. 8/9

9 MODELE DE FICHIER DE PRECOMPTE (Cf. Article 9) Matricule Nom d'usage Nom patronymique Prénom Mois du précompte Rappel (mettre R si rappel) Montant (AAAAMM) X Y G R 60, X Y G , R L ,90 9/9

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