Importation / Exportation Dans Sphinx V5

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1 Imprtatin / Exprtatin Dans Sphinx V5 Cette nte va vus dnner tus les détails cncernant les prcédures d exprtatins u d imprtatins de vs dnnées. Il est tut d abrd imprtant de savir quelle actin vus suhaitez réaliser : - Exprtatin de vs dnnées Sphinx - Imprtatin de vs dnnées vers Sphinx et créatin autmatique de l enquête - Imprtatin de vs dnnées dans une enquête Sphinx déjà existante Page 2 Page 3 Page 5-1 -

2 Exprtatin de dnnées : Le Sphinx vus permet d exprter les dnnées brutes dans un fichier (*.Txt, *.Xls u *.Csv) de manière à vus permettre de les reprendre dans d autres lgiciels. Vici la prcédure : - Dans le Sphinx, au stade «Cllecte des répnses», - Cliquez sur le menu «Fichier» puis «Faire une sauvegarde/exprter», - Cliquez sur l ptin «Exprter les dnnées» et validez avec «Ok», - Vus arrivez sur la fenêtre ci-dessus : Détails des ptins prpsées : 1 : Liste des variables à prendre en cmpte pur l exprtatin, 2 : Butn «0» u permettant de désélectinner u de sélectinner tutes les variables de la liste, 3 : Paramétrages du frmat des dnnées à exprter. Pur les questins fermées, vus puvez chisir d exprter : Le nm des mdalités : pur avir vs répnses en tutes lettres, Le numér des mdalités : numér asscié aux mdalités, La valeur numérique assciée : pur récupérer le barème asscié à la mdalité. 4 : Chix du frmat de fichier à créer pur l exprtatin. - Vs chix effectués, cliquez sur le butn «Suivant», - Vus arrivez à l étape 2/2. Ici vus purrez avir un aperçu des dnnées qui vnt être exprtées. Vus purrez aussi chisir d appliquer une strate u un prfil afin de n exprter qu un échantilln de vtre base cmplète. - Cliquez enfin sur «Terminer» et indiquez l emplacement ù vus suhaitez enregistrer vtre nuveau fichier

3 Imprtatin de vs dnnées vers Sphinx et créatin autmatique de l enquête : Il est pssible d imprter des dnnées dans le Sphinx tut en créant une enquête. Pur cela, il est imprtant d avir un fichier de base prpre, bien structuré et au bn frmat. Préparatin du fichier à imprter : - Vici les frmats que nus puvns imprter : Ascii (*.txt) Excel (*.xls u *.csv) - Au niveau de la structure, vus devez avir les questins en clnnes et les répnses en lignes (par exemple si vus avez une enquête avec 10 questins et 100 répnses, vus aurez dnc un fichier avec 10 clnnes et 100 lignes.) - La première ligne dit cntenir l intitulé des clnnes (ces intitulés servirnt à définir les nms de variables lrs de la créatin de l enquête), - IL existe une particularité avec les questins à chix multiple, en effet, vus puvez les présenter sit en 1 clnne sit en plusieurs clnnes. Dans le cas d une présentatin en 1 clnne, il faudra prévir un séparateur entre chacune des répnses dnnées par le répndant, Dans le cas d une présentatin en plusieurs clnnes, vus devrez avir autant de clnne que de répnses pssibles (par exemple, si vus avez une questin avec 20 mdalités mais que vus n autrisez à en ccher que 5, vus aurez alrs 5 clnnes). Tutes ces clnnes devrnt avir le même intitulé. - Si vus avez dans vtre fichier des lignes cmplètement vide, supprimez les. Exemple de fichier Vici ci-dessus un lien vus permettant de télécharger un exemple de fichier Excel de dnnées prêt à être imprté : - Vtre fichier prêt, il ne reste plus qu à l imprter dans le Sphinx

4 - Lancez le Sphinx, - Au niveau de la page d accueil, cliquez sur «Dnnées externes», - Sélectinnez l ptin «Un fichier de dnnées» puis cliquez sur «Ok», - Indiquez ensuite l emplacement du fichier à imprter, et faîtes «Ouvrir», - Vus arrivez à l étape 1/4. Cette première fenêtre vus dnne un aperçu des dnnées que vus suhaitez imprter. Cliquez sur «Suivant», - Etape 2/4, ici vus allez puvir définir la structure de vs dnnées en indiquant les séparateurs utilisés dans vtre fichier ainsi que la méthde utilisée pur la récupératin des questins à chix multiples. Un aperçu est dispnible afin de vus permettre de vérifier que vs réglages snt crrects. - Vs réglages effectués, cliquez sur «Suivant», - Etape 3/4, vus allez puvir valider u mdifier les types des variables chisis par le Sphinx (ce chix est effectué par rapprt aux dnnées présentes de vtre fichier). Vtre vérificatin terminée, cliquez sur «Suivant», - Vus arrivez à l étape 4/4. Cette fenêtre va vus indiquer si des erreurs nt été détectées et si ui, tus les détails vus sernt dnnées pur vus permettre de le crriger. Cliquez enfin sur «Terminer» pur achever l imprtatin. - On va alrs vus demander un emplacement d enregistrement et un nm pur l enquête qui va être créée. L imprtatin est alrs terminée

5 Imprtatin de vs dnnées vers Sphinx dans une enquête déjà existante : Vus pssédez une enquête Sphinx et vus suhaitez imprter dans celle ci des dnnées que vus avez dans un autre fichier. Vici la prcédure çà suivre : Préparatin du fichier à imprter : - Vici les frmats que nus puvns imprter : Ascii (*.txt) Excel (*.xls u *.csv) - Au niveau de la structure, vus devez avir les questins en clnnes et les répnses en lignes (par exemple si vus avez une enquête avec 10 questins et 100 répnses, vus aurez dnc un fichier avec 10 clnnes et 100 lignes.) - La première ligne dit cntenir l intitulé des clnnes, chaque intitulé dit crrespndre au nm de la variable cncernée dans vtre enquête. - IL existe une particularité avec les questins à chix multiple, en effet, vus puvez les présenter sit en 1 clnne sit en plusieurs clnnes. Dans le cas d une présentatin en 1 clnne, il faudra prévir un séparateur entre chacune des répnses dnnées par le répndant, Dans le cas d une présentatin en plusieurs clnnes, vus devrez avir autant de clnne que de répnses pssibles (par exemple, si vus avez une questin avec 20 mdalités mais que vus n autrisez à en ccher que 5, vus aurez alrs 5 clnnes). Tutes ces clnnes devrnt avir le même intitulé. - Si vus avez dans vtre fichier des lignes cmplètement vide, supprimez les. Exemple de fichier Vici ci-dessus un lien vus permettant de télécharger un exemple de fichier Excel de dnnées prêt à être imprté : - Vtre fichier prêt, il ne reste plus qu à l imprter dans le Sphinx

6 - Ouvrez vtre enquête dans le Sphinx, - Au stade «Cllecte des répnses», cliquez sur «Gérer les bservatins», - Cliquez sur l ptin «Imprter des dnnées», - Sélectinnez «Imprter les dnnées», puis «Ok», - Indiquez l emplacement de vtre fichier puis cliquez sur «Ouvrir», - Vus arrivez à l étape 1/5. Cette première fenêtre vus dnne un aperçu des dnnées que vus suhaitez imprter. Sélectinnez «Imprtatin pas à pas» puis cliquez sur «Suivant», - Etape 2/5, ici vus allez puvir définir la structure de vs dnnées en indiquant les séparateurs utilisés dans vtre fichier ainsi que la méthde utilisée pur la récupératin des questins à chix multiples. Un aperçu est dispnible afin de vus permettre de vérifier que vs réglages snt crrects. - Cliquez sur «Suivant», - Etape 3/5, vus allez puvir vérifier que tutes les dnnées de vs fichiers snt bien recnnues et prisent en cmpte pur l imprtatin. Imprtant : Au niveau de l aperçu, vérifiez que tus vs nms d intitulés snt bien présent. Si ce n est pas le cas et si à la place de certains nms vus avez un numér entre crchet (exemple : [1], [2], etc ), cela indique que le Sphinx n a pas retruvé vtre intitulé dans l enquête. (L intitulé dans vtre fichier à imprter ne crrespnd à aucun des nms de variables de vtre enquête Sphinx). Sélectinnez la clnne cncernée, cliquez ensuite sur l ptin «Affecter à» et indiquez à quelle variable cette clnne est assciée via la liste dérulante. Si la liste dérulante ne présente pas les bnnes variables, vus serez dans l bligatin d annuler l imprtatin et de mdifier directement vs nms d intitulés dans vtre fichier de manière à ce qu ils crrespndent à vs nms de variables. Relancez ensuite la prcédure d imprtatin. Les vérificatins terminées, cliquez sur «Suivant», - Etape 4/5, cette étape ne sera visible que dans le cas ù des erreurs aurnt été détectées, si cela arrive, 2 chix vus sernt dnnés : Sit «Rectifier autmatiquement», cette actin aura pur effet d ajuter la mdalité manquante dans la variable cncernée. Sit «Mettre à nn-répnses» afin de ne pas prendre en cmpte la répnse psant prblème. Cliquez sur «Suivant», - Etape 5/5, dans cette fenêtre, vus purrez indiquer si vus suhaitez ajuter de nuvelles répnses, supprimer les répnses actuelles afin de les remplacer par le fichier que vus imprtez u simplement mdifier les bservatins de vtre enquête avec les dnnées que vus imprtez en sélectinnant une variable qui permettra au lgiciel d identifier les répnses et dnc d apprter les mdificatins dans les bnnes fiches. (Il faut bien entendu que cette variable sit présente aussi dans vtre fichier à imprter afin que le Sphinx puisse cmparer vs dnnées et les asscier) - Cliquez sur «Terminer» pur finaliser l imprtatin

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