MA DSN PHASE 3 EN TOUTE SIMPLICITE. Les DSN de signalement

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1 MA DSN PHASE 3 EN TOUTE SIMPLICITE Les DSN de signalement

2 Ca y est! Votre dossier de paie est paramétré, vos premières déclarations envoyées, la DSN phase 3 est lancée. Une première étape de franchie. Malgré tout, vous vous sentez encore un peu perdu, vous n êtes pas toujours certain ni de vos pratiques ni des données véhiculées par la DSNetvousavezlesentimentd avoirperdudel autonomiefaceàune paie dont les imbrications sont de plus en plus nombreuses. Il nous apparait donc nécessaire de mettre en place un transfert de compétences qui vous donnera les moyens de reprendre en main votre paie. L objectif de nos supports thématiques est de vous permettre d appréhender sereinement toutes les étapes nécessaires à l établissement de vos DSN, de la tenue de la fiche du personnel à l envoi des déclarations. Les supports SERVIAL sont là pour vous aider et l équipe paie reste à votre écoute : -par téléphone au par mail à l adresse paie@serival.fr 2

3 Les DSN de signalement : Sommaire DSN signalement arrêt de travail La théorie p. 5 L arrêt initial p. 6 La reprise anticipée p. 8 La prolongation p. 9 L envoi p. 10 Les points de vigilance p. 11 DSN fin de contrat La théorie p. 14 La pratique p. 15 Les points de vigilance p. 17 3

4 DSN SIGNALEMENT ARRETS DE TRAVAIL 4

5 La DSN signalement arrêts de travail : La théorie Dans le contexte de la DSN, la fonction Arrêts de travail du menu «Gestion / Arrêts de travail» devient le point d'entrée de tous les arrêts de travail. Une DSN de signalement «arrêt de travail» est établie par évènement de nature : maladie, maternité, paternité Une DSN de signalement «reprise anticipée» est faite si le salarié reprend son travaille avant la date de reprise normale. Quand doit être envoyé le signalement d'arrêt de travail? Si subrogation : le 5 ou le 15 du mois suivant, avec la DSN mensuelle. Sipasdesubrogation:aucoursdumois(dansles5joursouvréssuivantladate de connaissance de l'évènement). Rappel des règles de substitution L historique nécessaire pour transmettre un signalement arrêt de travail est de 3 DSN mensuelles pour le cas général. Font exception: dans le cas ou sur les 3 derniers mois, le salarié a travaillé moins de 150halorsunhistorique de6moisdedsnmensuellesestdemandé, les VRP, pour lesquels est attendu un historique de 12 mois, les AT-MP, pour lesquels un historique de 12 mois est nécessaire. A noter également qu il est nécessaire pour chaque mois d historique, que le salaire rétabli soit présent. Particularités de l arrêt de travail Paternité Attention, une DSN de signalement «Arrêt de travail de nature Paternité» ne doit pas être envoyée par anticipation. Le signalement arrêt de travail ne doit être transmis qu'à partir du démarrage effectif de l'arrêt paternité. Tout arrêt paternité qui n'est pas pris dans son intégralité (11 ou 18 jours) doit faire l'objet d une DSN"Reprise anticipée". 5

6 La DSN signalement arrêt de travail : l arrêt initial Les arrêts de travail doivent être saisis dans la fonction «Arrêts de travail» du menu gestion, soit en cliquant sur «+» soit en accédant aux fonctions par le clicdroitdelasouris. Tous les arrêts de travail devront être associés à un salarié et à une nature d absence: maladie, maternité Selon le paramétrage de votre dossier, la validation de l arrêt de travail générera directement l absence dans le bulletin du salarié(période, motif et valorisation). L absence reste modifiable dans le bulletin du salarié. La date de reprise ne doit pas systématiquement être alimentée. Elle ne doit l'être que dans le cas où elle est connue et passée au moment de l'envoi du signalement. 6

7 Auparavant, lors de la création d un arrêt subrogé, la Paie proposait une date de fin de subrogation égale à la date de la fin d arrêt. Dorénavant, le champ reste vierge, vous devez l alimenter: - lors de la saisie d un arrêt subrogé, il faut modifier la date de fin de subrogation. Par exemple, si le salarié a droit, conventionnellement, à 3 mois de subrogation, alors que l arrêt ne dure qu une semaine, il faut indiquer les 3 mois dans la période de subrogation portée par le signalement arrêt de travail. - Dans le cas de prolongation d un arrêt déjà envoyé, en signalement, avec une datedefindesubrogationégaleàlafind arrêt,ilfaudraprendrecontactavecla CPAM pour l informer de la situation. 7

8 La DSN signalement arrêt de travail : la reprise anticipée Le seul cas de transmission d un signalement de reprise est la reprise anticipée. Silareprisealieuàladateprévue,iln yapasdedsnàétablir. L utilisateur renseignera, directement dans l arrêt, la date de reprise anticipée. Pour générer cette DSN, il faut retourner sur l'arrêt de travail initial, cocher «Anticipée»etsaisirladateréelledereprise. La DSN mensuelle véhiculera la nouvelle date de reprise réelle. Après modification de l arrêt, il faut l émettre à nouveau en DSN. 8

9 La DSN signalement arrêt de travail : la prolongation En cas de prolongation d arrêt de travail, il ne faut pas transmettre de DSN signalement Arrêt de travail. Il faut simplement prolonger l arrêt initial. La CNAM est informée d une prolongation d'arrêt de travail via: - l arrêt papier du médecin, - la prochaine DSN mensuelle qui véhiculera la nouvelle date de fin prévue de l arrêt de travail. Pouruneprolongationd arrêt,iln yapasdedsndesignalementàproduire. En revanche, la prolongation doit être portée dans la DSN mensuelle. La prolongation devra être déclarée dans la gestion des arrêts de travail. Il faudra se positionner sur l arrêt initial et en demander la prolongation soit par l icone soit en utilisant le clic droit. Automatiquement, un arrêt de travail de type prolongation sera crée. 9

10 La DSN signalement arrêt de travail : l envoi Une fois les arrêts de travail saisis, il convient de procéder à leur transformation en DSN, soit en cliquant sur le bouton «DSN Arrêts de travail», soit par un clic droit dans la liste des arrêts de travail puis «DSN Arrêts de travail» Le module Déclarations Sociales démarre en Mode DSN Arrêt de travail et propose les différentes options de transfert des données. TouslesarrêtsdetravailvalidéssontreprisdanslaDSNmensuelle : - Ladateetlemotifdereprisesontrenseignéssilarepriseaeulieu, - Pour un arrêt sur 2 mois, la date et le motif de reprise seront renseignés surladsnmensuelledu2 ème mois Pour rappel les arrêts de type prolongation ne font pas l objet d une DSN de signalement. Pensez bien à utiliser les outils de contrôle mis à votre disposition. 10

11 La DSN signalement arrêt de travail : les points de vigilance Le salaire rétabli: il correspond au salaire que le salarié aurait dû toucher s il n avait pas été absent durant le mois. Il est alimenté directement par les rubriques de brut du bulletin et doit être systématiquement contrôlé dans la DSN mensuelle. Si vous constatez une anomalie de calcul pour le salaire rétabli, veuillez vous rapprocher du support SERVIAL pour vérification et réajustement. J ai saisi une absence mais je ne suis pas d accord avec le nombre d heures calculées Il ne faut jamais forcer le nombre d heures dans le corps du bulletin. Cela est aussi valable pour les heures supplémentaires. Certains calculs de paie ne s appuient pas sur les éléments visibles dans le corps du bulletin mais sur des constantes. Il faut donc se rendre dans les valeurs de base et ajuster la valorisation horaire à la hausse ou à la baisse en utilisant la colonne «Valeur». 11

12 Le salaire brut de mon salarié est négatif, que dois-je faire? Sans intervention de votre part, un salaire brut négatif aura pour effet de fausser le calcul du plafond de la Sécurité Sociale. Ainsi, toutes les rubriques dont l assiette est la tranche A ne se calculeront pas. Par exemple, la rubrique 2200 «URSSAF Vieillesse plafonnée» sera absente du bulletin car non valorisée. Dans ce cas, il faut se rendre dans les valeurs de base du bulletin salarié et saisir un plancher théorique négatif plus important que son salaire brut. Mettre par exemple

13 DSN SIGNALEMENT FIN DE CONTRAT 13

14 La DSN signalement fin de contrat : La théorie Le signalement de «Fin de contrat» doit être envoyé dans les 5 jours qui suivent le départ du salarié. Lafindecontratdetravailserareportée dansladsnmensuelle. La reconstitution de l AED est réalisée à partir du signalement de fin de contrat et des données de paie mensuelles du salarié sur les 12 derniers mois antérieurs au dernier jour travaillé payé. Attention, le signalement pourra donner lieu à reconstitution de l AED uniquement si les conditions suivantes sont respectées: - LeNIRdoitêtrecorrect, - L historique des DSN mensuelles doit être suffisant, - Pas de chevauchement de périodes de paie, - Pas de cumul négatif des rémunérations ou des durées d absence. Nous attirons votre attention sur le caractère non libératoire à ce jour de la production de signalements de fin de contrat de travail. Vous devez impérativement consulter le tableau de bord de la DSN et récupérer l AER, en retour du signalement, et la remettre au salarié. Si l AER n apparaît pas, cela signifie que la qualité de vos données antérieures n est pas suffisante pour la produire et que vous devez, en conséquence, utiliser l ancienne procédure. 14

15 La DSN signalement fin de contrat : la pratique Les informations relatives à la sortie sont saisies en paie avant établissement du bulletin, dans la fiche du personnel en utilisant exclusivement le bouton«détail contrat» disponible dans l onglet«contrat». Tous les champs doivent être renseignés : date de fin du contrat, dernier jour travaillé payé, motif de rupture, réalisation du préavis. De plus, en cas de licenciement ou de rupture conventionnelle, les dates de notification, d engagement et de signature sont obligatoires. Lors de la validation des changements, il faut enregistrer le changement de situation administrative du salarié. Veillez à bien utiliser les rubriques existantes, sans en modifier la destination, notamment pour les sommes liées à la rupture. Attention à ne pas confondre «indemnité de congés payés» et «indemnités compensatrice de congés». 15

16 Les signalements de fin de contrat de travail sont crées à partir de la liste des salariés,menuclicdroit Etatsadministratifs /DSN findecontratdetravail. Le module DS se lance en mode «DSN fin de contrat» et propose différentes options de transferts des données. Une fois votre DSN établie, pensez bien à utiliser les outils de contrôle mis à votre disposition. 16

17 La DSN signalement fin de contrat : les points de vigilance Contratcourt:salariéavecentréeetsortiedanslemois. Il est impossible d envoyer une DSN de signalement dans le mois (arrêt de travail ou fin de contrat) tant qu aucune DSN mensuelle n a encore été transmise pour ce salarié. Il faut attendre l envoi de la première DSN mensuelle pour signaler un arrêt detravailoularupture ducontratdetravail. Déclarer un bulletin après le départ du salarié (bulletin complémentaire) Pour déclarer un bulletin pour un salarié sorti, il convient de réaliser les manipulations suivantes: - cocher"bulletin complémentaire à réaliser" en page"contrat" de la fiche du personnel, - ne pas supprimer les éléments de l onglet paie, notamment la durée contractuelle du contrat, - enregistrer le changement de situation, - réaliser le bulletin en Gestion/ Bulletin salarié -sur le bulletin, le bouton "Période" reprend par défaut les dates du dernier bulletin clôturé pour ce salarié. Les dates peuvent être modifiées mais toujours pour être rattachées à un bulletin déjà clôturé. Après la clôture mensuelle, il faut revenir sur la fiche du salarié, décocher dans l onglet contrat «bulletin complémentaire à réaliser» et enregistrer le changement de situation. 17

18 Sur le mois d embauche ou de départ, le nombre de jours de congés payés acquis est faux. Les congés payés acquis sont alimentés par une constante de type «valeur». Ce nombre est donc de 2,5 ou 2,08 selon votre méthode de décompte. Lors de l établissement de la première ou de la dernière paie, il convient de proratiser ce nombre. C est l arrondi supérieur qui devra être porté dans le bulletin du salarié dans l onglet«congés/ Absences». 18