GUIDE DE L EXPOSANT. Aide-mémoire p. 11. Contribuez au succès du salon. p PLACE BONAVENTURE DU 6 AU 9 FÉVRIER 2014

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1 GUIDE DE L EXPOSANT PLACE BONAVENTURE DU 6 AU 9 FÉVRIER 2014 Informations générales p. 2-4 Gestion de l événement Heures d ouverture Billets d admission Adresse et dates de livraison Salon en Ligne Billets de courtoisie Billets en pré-vente Carte d identification Sécurité Règlements.. p. 5-7 Utilisation de l espace Assurances Préservation de l intégrité des lieux Bon d entrée et de sortie Incendie Sonorisation Personnel Concours Montage et démontage.. p. 8-9 Horaire d entrée Montage Manutention des marchandises Entreposage Démontage et sortie Aménagement et décoration p.9-10 Aide-mémoire p. 11 Contribuez au succès du salon. p

2 INFORMATIONS GÉNÉRALES La direction du Salon a créé ce guide pour vous assurer une excellente participation au Salon du bateau et des sports nautiques de Montréal Pour toute information supplémentaire, n hésitez pas à communiquer avec l équipe du Salon à l un des numéros ci-après en fonction du besoin. L événement est organisé par : L Association Maritime du Québec 621, rue Stravinski, bureau 200 Brossard (Québec) J4X 1Y7 (T) (F) (C) info@nautismequebec.com La gestion et les ventes de l événement sont confiées à : DEE Global 2665, rue Jean-Désy, suite B Longueuil (Québec) J4G 1G6 Lieu de l événement : Place Bonaventure 800, rue De La Gauchetière O. Montréal (Québec) H5A 1K6 (T) (F) (C) mbibeau@deeglobal.ca ou vtremblay@deeglobal.ca (T) (F) Montage/démontage : SUM Logistik 540, rue Canning Montréal (Québec) H3J 2A1 (T) (F) (C) mdufour@sumlogistik.com Manutention, accrochage d enseigne, raccordement d eau et d évacuation, air comprimé, électricité : GES 2345, rue Lapierre Lasalle (Québec) H8N 1B7 Téléphonie, Internet Incotel Hébergement : Hôtel Hilton Montréal Bonaventure 900, rue De La Gauchetière Ouest Montréal (Québec) H5A 1E4 (T) (F) (C) (T) (T) (F) (C) info@hiltonmontreal.com 2

3 INFORMATIONS GÉNÉRALES HEURES D OUVERTURE ADMISSION Jeudi 6 février 11h à 21h Adulte 13$ Vendredi 7 février 11h à 21h Âge d or / Étudiant 10$ Samedi 8 février 10h à 20h Enfant 12 ans et moins Gratuit Dimanche 9 février 10h à 18h Forfait famille 2 adultes et 2 ados Billets en ligne 30 $ 11 $ ADRESSE ET DATES DE LIVRAISON Le matériel d exposition devra être expédié, franc de port, à l adresse suivante : Nom de l expéditeur (exposant) Numéro de kiosque Salon du Bateau a/s Le Receveur Place Bonaventure Quai de déchargement Montréal (Québec) H5A 1G1 *Bien que toutes les précautions nécessaires seront prises, la direction du Salon n est pas responsable de la perte ou du bris de matériel et d accessoires envoyés à cette adresse. SALON EN LIGNE Tous les formulaires nécessaires pour votre participation au Salon du bateau et des sports nautiques de Montréal se trouvent sur le site Web du Salon, soit dans la section Exposants Accès. Une fois à l intérieur de cette section privée, veuillez cliquer sur Infos Salon Exposants. N hésitez pas à consulter l aide-mémoire, qui se trouve à la fin de ce guide, afin de compléter toutes les étapes nécessaires. Si vous n avez pas encore reçu votre code d accès, veuillez contacter Ariane Demers au ou à info@nautismequebec.com. BILLETS DE COURTOISIE Chaque exposant a droit à des billets de courtoisie et pour déterminer le nombre de billets, nous avons établi le ratio selon les pieds carrés loués par chacun. 100 pi 2 À 500 pi 2 : 2 billets de courtoisie 500 pi 2 additionnel : 1 billet de courtoisie 3

4 INFORMATIONS GÉNÉRALES BILLETS EN PRÉ-VENTE Vous pouvez vous procurer des billets en pré-vente, au coût de 10.50$ chacun en complétant le formulaire de commande, disponible en ligne dans la section privée des exposants, avant le 17 janvier Tous les billets commandés après le 17 janvier devront être récupérés au bureau du promoteur, et ceci jusqu au 6 février à 11h, soit à l ouverture du Salon. *Aucun billet de pré-vente ne sera vendu après l ouverture du Salon le 6 Février 2014 à 11h. CARTE D IDENTIFICATION Le nombre d accréditations accordées aux exposants dépend de la grandeur de l espace loué : 100 pi 2 à 500 pi 2 : 5 badges 501 pi 2 à 1000 pi 2 : 10 badges Plus de 1001 pi 2 : 1 badge/150 pi 2 supplémentaire Maximum de 45 badges Celles-ci devront être portées en permanence tout au long de l événement et toute accréditation additionnelle coûte 15 $ l unité (même en cas de perte, vol ou oubli). Elles seront remises à l entrée au niveau 100 lors du montage, à compter du mardi 5 février. SÉCURITÉ Des agents de sécurité de la Place Bonaventure assurent un service de sécurité de base pendant l événement. Par contre, la direction du Salon ne peut se rendre responsable des vols, bris ou autres incidents et se réserve le droit d intervenir dans tout événement pouvant troubler l ordre ou menacer la sécurité des visiteurs. 4

5 RÈGLEMENTS RÈGLEMENTS UTILISATION DE L ESPACE Seules les unités de l année courante pourront être exposées au salon, sauf sur autorisation spéciale des organisateurs du Salon. Tout concessionnaire travaillant dans le kiosque d un fabricant, doit être membre de l AMQ. Un exposant ne sera pas autorisé à utiliser son espace dans le but d attirer la clientèle vers un autre événement qui soit tenu simultanément avec le salon dont il fait partie. Un exposant ne sera pas autorisé à annoncer, à distribuer ou à posséder des dépliants ou brochures de toute marque dont il n est pas l exposant principal. Il est interdit d exposer des moteurs hors-bords sur des supports au niveau 400. Ils devront être installés sur les tableaux des bateaux. Seuls les moteurs dont la corporation est exposante à titre corporatif seront acceptés dans tout autre kiosque. L accès aux sorties de secours, cabinets d incendie, déclencheurs d alarme et tout autre équipement de sécurité ne doit être obstrué par aucun kiosque, matériaux ou quelques objets possibles. Un espace loué ne peut être utilisé à des fins de promotion ou de publicité pour un autre concessionnaire. Un exposant ne peut en aucun cas céder ou transférer l utilisation de l espace qui lui a été assigné. Pour éviter d obstruer les allées, les exposants doivent installer leurs embarcations dans les limites de leur terrain. Aucun objet ne peut être installé dans les halls d exposition. Toute distribution de matériel à des fins de sollicitation ou de toute autre nature doit se faire dans les limites du kiosque. Les exposants qui ne se conforment pas à ce règlement en seront avisés. L AMQ se réserve le droit d expulser tout exposant qui ne se conforme pas aux règlements du salon. ASSURANCES Toutes les précautions raisonnables seront prises afin de prévenir les pertes et protéger les intérêts des exposants. En aucune circonstance, la Direction de l exposition et ses représentants ne pourront être tenus responsables en cas de pertes et/ou dommages, quelle que soit la façon dont ces pertes et/ou dommages peuvent être causés. De plus, celle-ci décline toute responsabilité pour tout dommage, perte, tort ou blessure causé à la personne ou à la propriété de l exposant, quelle qu en soit la cause. Les exposants sont responsables de se procurer suffisamment d assurance pour protéger leur personnel, les kiosques et le matériel d exposition contre les risques ci-haut mentionnés. Une preuve d assurance responsabilité, avec une limite d au moins $, devra être en votre possession sur place. Cette preuve d assurances devra être fournie à l AMQ avant le 6 décembre

6 RÈGLEMENTS PRÉSERVATION DE L INTÉGRITÉ DES LIEUX L exposant sera tenu responsable des frais occasionnés par lui-même ou l un de ses représentants, pour toute détérioration des cloisons, du plancher, des colonnes ou à la propriété d autrui. L exposant ne peut utiliser ou permettre d utiliser clou, vis, crochet, ni tout autre équipement similaire pour accrocher quoi que ce soit sur les murs, colonnes ou planchers. Il est interdit d utiliser de la peinture sur les planchers ou d y fixer quoi que ce soit sans une protection suffisante qui aura été approuvée par la Direction de l exposition. Aucun matériel adhésif autre que les rubans adhésifs approuvés ne peuvent être utilisés sur le sol. RUBANS AUTORISÉS : Polyken 105c LPDE / Scapa / DC-W002A / DC-W188F BON D ENTRÉE ET DE SORTIE Pour toute entrée ou sortie avant ou après les heures d ouverture du Salon, un bon d entrée ou de sortie est nécessaire. Ces bons seront disponibles au bureau du promoteur tout au long de l événement. Le personnel d entretien engagé par les exposants ne peut accéder au hall d exposition sans un bon d entrée, et aucune marchandise ne peut être transportée à l extérieur sans un bon de sortie. INCENDIE Le service des incendies de la Ville de Montréal exige que tous les matériaux utilisés pour la construction du kiosque et/ou décoration soient à l épreuve du feu. Le coroplast, le foamcore, les plantes et/ou fleurs artificielles sont strictement interdits dans les halls d exposition. Les moteurs actionnés à l essence, au diesel ou au propane ne devront pas fonctionner durant les heures d exposition, à moins d une permission écrite de la direction du Salon. Il est très important que les réservoirs ou cylindres soient remplis à moitié de combustible pour empêcher l accumulation d oxygène. Ces réservoirs ou cylindres doivent être munis de couvercles de sûreté et doivent demeurer scellés pour la durée de l exposition. Les batteries doivent être débranchées. Les décorations constituées d arbres tel que sapin, pin, épinette, bouleau et autre ou encore de branches de ceux-ci, ainsi que les arbres en nitrocellulose sont interdits dans le Hall d exposition. Des inspecteurs peuvent exiger le démantèlement de kiosque ou le retrait d équipement qui serait jugé non conforme à ces normes. Tous les appareils électriques en opération au salon doivent être approuvés par la C.S.A. et porter un sceau d approbation. Pour plus d informations, vous pouvez rejoindre le Service des incendies de la Ville de Montréal au (514) ou Monsieur Martin Ouellet de la Place Bonaventure au (514)

7 RÈGLEMENTS SONORISATION La musique et l information diffusées à l intérieur du kiosque ne doivent pas dépasser 85 décibels à 1.5 mètres de la source. Un expert en acoustique vérifiera l installation et le volume le jour précédant l ouverture officielle du Salon. Ce règlement fera l objet d un contrôle constant pour toute la durée du Salon. Les moniteurs et les télévisions devront être placés à l arrière du kiosque. Il est interdit de faire des démonstrations avec microphone. PERSONNEL L exposant est responsable des faits et gestes de ses employés, agents, fournisseurs et entrepreneurs durant leur présence sur les lieux du Salon. L exposant doit assurer la présence d au moins une personne responsable dans le kiosque durant toutes les heures d ouverture de l exposition. CONCOURS Toute sollicitation commerciale doit être effectuée dans les limites du stand. Ce type d activité est strictement interdit dans les allées, restaurants et corridors. Les réclames commerciales et les concours organisés par les exposants en rapport avec leur participation à l événement n engagent et ne doivent pas engager le promoteur d aucune façon. L exposant ne pourra organiser de concours publicitaires à moins d avoir obtenu l autorisation de la Régie des alcools, des courses et des jeux du Québec et d en avoir fourni la preuve au promoteur. Tout concours doit être approuvé par l Association Maritime du Québec. Régie des alcools, des courses et des jeux du Québec (T) (T) L AMQ se réserve le droit de refuser l admission ou d expulser tout visiteur, exposant ou employé qui ne se respecte pas ces consignes ou qui perturbe le bon fonctionnement des opérations de l événement. 7

8 MONTAGE ET DÉMONTAGE MONTAGE ET DÉMONTAGE HORAIRE D ENTRÉE Un horaire d entrée vous sera transmis avant la tenue de l exposition par SUM Logistik. Pour des questions pertinentes à l horaire, vous pouvez communiquer avec Monique Dufour en composant le (514) , poste 224 ou par courriel à mdufour@sumlogistik.com. Chaque exposant et/ou son transporteur devra avoir en main cet horaire et s y conformer, afin d éviter tout engorgement et des délais d attente. MONTAGE Le montage débutera le lundi 3 février à 00h01 et se terminera le mercredi 5 février à 22h, selon l horaire précis établi par la responsable technique. L accès au débarcadère de la Place Bonaventure est situé à l angle des rues Montfort et St-Jacques. Afin d éviter les embouteillages de l accès aux portes de réception, veuillez suivre ces indications : Le stationnement à l aire de réception est interdit et les camions doivent quitter les lieux aussitôt le déchargement terminé, sinon ils seront remorqués aux frais de l exposant. 20 minutes sont allouées pour décharger la marchandise. Des chariots seront disponibles pour le transport de votre marchandise lourde à votre kiosque. Par contre, nous vous conseillons d apporter votre propre chariot à main, puisque les quantités sont limitées. Les exposants devront engager leur propre personnel pour décharger le matériel. Du 6 au 9 février, il sera possible pour les exposants d apporter du matériel vers leur kiosque durant l heure précédant l ouverture du Salon, en utilisant de l équipement roulant léger. Par contre, durant les heures d ouverture du Salon, le transport de marchandise ne peut se faire que manuellement. MANUTENTION DES MARCHANDISES Des chariots élévateurs ainsi que des grues seront disponibles pour le transport du matériel lourd et ce service est gratuit, cependant tout temps supplémentaire à l'horaire établit avec la responsable technique sera à la charge de l'exposant. Vous devez réserver la durée d utilisation de l un ou l autre des services mentionnés pour l aménagement de vos kiosques auprès de Mme Monique Dufour. Quant aux exposants qui n auront pas fait de réservation, aucun horaire fixe ne leur sera garanti pour la manutention de leur kiosque. Des chariots seront aussi disponibles pour le transport de votre marchandise lourde à votre kiosque. Nous vous offrons aussi, au bas de la rampe, la possibilité de faire nettoyer vos embarcations. 8

9 MONTAGE ET DÉMONTAGE ENTREPOSAGE Les boites, coffres et tout matériel de montage doit être retirés de l aire d exposition avant l ouverture du salon. Une aire d entreposage sera à votre disposition pendant cette période. Avant de les entreposer et afin d éviter la confusion, vous pourrez vous procurer des étiquettes d identification auprès du responsable technique. Placez les étiquettes sur chacune des boites et écrivez (en lettres majuscules) le nom de votre compagnie et le numéro de votre stand. Numérotez vos boites. Informez la personne responsable à la réception sur les quais lorsque votre matériel est prêt pour entreposage. Les boîtes et caisses non-identifiées et laissées dans les allées, seront considérées comme des rebuts. Les remorques non-utilisées doivent être rapportées. DÉMONTAGE ET SORTIE La sortie des marchandises débutera le dimanche 9 février à 18h et se termine le lundi 10 février à 23h. Toute dérogation de cet horaire doit faire l objet d une entente spéciale avec la responsable technique. Aucun démontage ne sera permis avant la fermeture du Salon, soit le dimanche 9 février à 18h. Aucun chariot ne pourra circuler tant et aussi longtemps que les tapis d allées ne soient enlevés. Tout équipement laissé sur place après 23h le 10 février, sera déplacé et entreposé aux frais de l exposant. AMÉNAGEMENT ET DÉCORATION Les stands standards et préfabriqués ne doivent pas dépasser 8 pieds de haut. Un exposant qui compte employer ou construire un mur préfabriqué doit s assurer des détails suivants : Une allocation d un pouce doit être laissée de chaque côté des cloisons du stand. Pour toute dimension non-conforme, vous devez obtenir l autorisation de la direction. Les kiosques doivent être dotés de parois de huit pieds de hauteur à l arrière du kiosque et les murs latéraux doivent avoir trois pieds de hauteur, seulement pour les premiers 2/3 du kiosque. Seuls les kiosques à murs rigides seront acceptés (aucun rideau). Pour des raisons d esthétique et d uniformité, les tapis sont obligatoires et ne doivent excéder les limites du kiosque. L exposant qui a un kiosque de type demi-lune doit fermer les côtés de façon esthétique et avec un matériau rigide. 9

10 AMÉNAGEMENT ET DÉCORATION Les déclencheurs d alarme, les chambres électriques, les panneaux de signalisation et l accès des locaux ne doivent être dissimulés par les kiosques. Toutes les parois des stands doivent être fabriquées de matériaux peints ou recouverts avec bon goût sur toutes les surfaces exposées à la vue du public. Toute demande spéciale concernant l'apparence d'un stand doit être soumise pour approbation à la direction du Salon au plus tard trente (30) jours avant l'ouverture du Salon et être accompagnée d'un plan ou croquis illustrant la demande. La direction du Salon permet l'utilisation de bannières* et d'objets promotionnels, à condition de suivre les règlements suivants : Voir formulaire de demande d autorisation en ligne La superficie louée par l'exposant doit être de 400 pieds carré (minimum). Obtenir l'autorisation préalable de la direction du Salon pour toutes les installations. Laisser un espace minimum de 12 pieds (3,6 m) au-dessus du plancher. Le matériel graphique doit apparaître sur les deux (2) côtés, lorsqu'ils sont visibles. Le français doit y être prédominant. Toute affiche devra avoir un maximum de 16 pieds de large par 8 pieds de haut et ne pas excéder les limites du stand où elle est installée. Toute enseigne non suspendue ne doit pas dépasser la hauteur et la largeur des murs du stand. Aucun accrochage ne peut être fait par l'exposant lui-même. * Les responsables de l accrochage ont reçu la directive de n installer aucune bannière sans qu elle ait été approuvée par la direction du Salon. L AMQ peut exclure du salon ou retirer la permission d exposer à toute compagnie qui ne respecte pas ses règlements ou qui nuit au bon déroulement ou à la réputation du salon. *Nous vous rappelons que tous les formulaires nécessaires pour votre participation au Salon du bateau et des sports nautiques de Montréal se trouvent sur le site Web du Salon, soit dans la section Exposants Accès. 10

11 AIDE-MÉMOIRE SERVICES ET FOURNISSEURS COORDONNÉES DATE LIMITE TRANSPORT DE BATEAUX TRANSPORT LOISIRS PAIEMENT FINAL POUR ESPACE AMQ FORMULAIRE DE CAUTIONNEMENT DU MANUFACTURIER AMQ CERTIFICATION D ASSURANCES AMQ STAND MODULAIRE, CLÉ EN MAIN, TAPIS, LOCATION MEUBLES, ACCESSOIRES ET BADGES DEE GLOBAL BILLETS PRÉ-VENTE AMQ RÉSERVATION HÔTEL ÉLECTRICITÉ /ACCROCHAGE GES TÉLÉPHONIE / INTERNET INCOTEL CONFIRMATION DES PRIX DONNÉS POUR LA ROUE DE FORTUNE AMQ MONTAGE / DÉMONTAGE SUM LOGISTIK TRANSPORT DE MARCHANDISES / COURTIER EN DOUANES NORTH AMERICAN LOGISTIC SERVICES AUDIOVISUEL SONORISATION RANGER Dominique Hébert ou dominique@transportloisirs.com Association Maritime du Québec ou info@nautismequebec.com Association Maritime du Québec ou info@nautismequebec.com Association Maritime du Québec ou info@nautismequebec.com Véronique Tremblay vtremblay@deeglobal.ca Association Maritime du Québec ou info@nautismequebec.com Hôtel Hilton Montréal Bonaventure info@hiltonmontreal.com Claire Morin Association Maritime du Québec ou info@nautismequebec.com Monique Dufour contact@sumlogistik.com Fernando Vera/Andres Valdes fvera@nalsi.com avaldes@nalsi.com 514-MON-SHOW info@sonorisationranger.com Le plus rapidement possible 15 octobre 6 décembre 6 décembre 15 janvier 17 janvier 20 janvier 17 janvier 24 janvier 24 janvier 31 janvier 31 janvier

12 Contribuez au succès du Salon Ce que vous pouvez faire pour donner de la visibilité au Salon du Bateau et des Sports Nautiques OPTIMISEZ VOTRE PRÉSENCE AU SALON Vous souhaitez optimiser votre présence au Salon? Bannières, affichage sur les sacs offerts aux visiteurs, visibilité dans le Guide du Salon Affichez-vous sur des outils de communication puissants! Voici quelques exemples : Affichage : Bannière 7 x 7 à l entrée du Salon (6 positions disponibles). 695 $ Autoportants 2 x 6 plancher (12 positions disponibles) $ * Le nombre de places étant limité, premier arrivé, premier servi. Le commanditaire doit acquitter en sus les frais d'impression et d installation de la bannière, qui lui est remise au terme du Salon. Guide du Salon - tirage de exemplaires offerts gratuitement aux visiteurs pleine page $ ½ page 995 $ ¼ de page 595 $ couverture arrière $ *Précisions fournies sur demande Pour obtenir des tarifs, renseignez-vous auprès de Miche Bibeau chez DEE Global Téléphone : Télécopieur : courriel : mbibeau@deeglobal.ca PROMOUVOIR LE SALON Nous comptons sur votre appui afin d augmenter la notoriété à du Salon du bateau et des sports nautiques de Montréal. En lien, voici de simples gestes que vous pouvez faire pour contribuer à nos efforts de relations publiques : - Parlez de votre présence au Salon sur votre site Internet 12

13 - Téléchargez les bannières et boutons Web que vous trouverez prochainement sur le site du salon dans le but de les intégrer à votre site Web ou à votre infolettre (n oubliez pas les liens hypertextes) - Intégrez la publicité télévisée et/ou radio à votre site Web et partagez-la dans vos réseaux sociaux - Partagez l information du Salon dans vos réseaux sociaux - Rappelez à vos clients les dates du Salon sur votre boîte vocale, inscrivez-les sur vos coupons de caisse, vos factures et dans votre entête de courriel - Faites un envoi courriel auprès de vos clients et les membres de vos réseaux pour annoncer la venue et les dates du Salon. - Et pourquoi ne pas en parler dans vos cartes de souhaits du temps des Fêtes Merci à l'avance pour votre participation et par conséquent, de faire du Salon un franc succès. Nous en profitons également pour vous remercier de votre implication au sein de l'association Maritime du Québec. 13