CONSEIL D ADMINISTRATION. Procès-verbal

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1 CONSEIL D ADMINISTRATION Date : 13 avril 2015 Heure : 18 h 30 Lieu : Stade Olympique, salle Mille îles 3 Sont présents : Daniel Aucoin, vp marketing CharlesAntoine LessardTremblay, vp clubs Hubert Blouin, secrétairetrésorier Cédric Alliguié, vp régates Vincent Côté, vp développement via Skype Richard Cabana, vp haute performance Procèsverbal 1. Vérification du quorum et mot de bienvenue du coprésident intérimaire 1.1 HB propose VC comme président de réunion. CALT appuie. unanime 1.2 VC propose DA comme secrétaire de réunion. CA appuie. unanime 2. Adoption de l ordre du jour Aucun ajout. CALT propose, HB appuie. Unanime. 3. Adoption du procèsverbal de la réunion du 9 mars 2015 Aucune correction. DA propose. HB appuie. Unanime 4. Affaires découlant du procèsverbal de la réunion du 9 mars 2015 Actions en suivi du 2 février. 4.1 Le nouveau secrétairetrésorier doit mettre à jour les infos de l AQA auprès du Registre des entreprises du Québec. (suivi du 2 février) HB explique que le travail doit être complété parce que notre profil n était pas à jour en 2006, 2007 et Action : HB doit faire le suivi avec le REQ 4.2 Michel Riendeau doit corriger le mandat du comité Éthique et gouvernance et envoyer les corrections à DA. (suivi du 2 février) EN SUIVI 4.3 Hubert Blouin doit appeler Guylaine Bernier, ou lui écrire, simplement pour l informer qu à titre de secrétairetrésorier de l AQA, il est le nouveau représentant de l AQA auprès du Fonds des Maîtres. (suivi du 2 février) FAIT 4.4 VC doit parler à Catherine Paquin ou Jean Anderson pour régler la situation des memberships des canotiers de glace. (suivi du 2 février) VOIR HB, MR et VC doivent faire l inventaire des bateaux d aviron de mer de l AQA et savoir où ils se trouvent. (suivi du 2 février) VC explique que c est fait, mais que ça a été difficile. Action : VC doit contre vérifier les inventaires pour faire la différence entre les bateaux pleinement loués et les bateaux loués 1$/an via Placements Sports. Action : VC demande à RC de vérifier l inventaire Haute performance. Action : VC divisera les inventaires entre Haute performance, développement et jugesarbitres. Action : VC propose de vendre les bateaux Alden qui ne servent presque jamais. En priorité les offrir à nos clubs à bons prix. VC va préparer un document d offre de vente pour la prochaine réunion. HB : Je suis en train de vérifier les assurances. L AQA paye une assurance pour ces

2 bateauxlà. Je dois savoir quels bateaux assurer. 4.6 VC demandera à Charles Hauss à propos des bateaux, rames, remorque d aviron de mer pour connaître le véritable inventaire de l AQA. (suivi du 2 février) Voir plus haut 4.7 HB doit vérifier si les clubs d Alma et de la Capitale payent pour la location de ces bateaux. (suivi du 2 février) NONFAIT Action : VC fait ce suivi. 4.8 DA et CA doivent travailler pour le cahier de charge et les communicationsmarketing du championnat québécois d aviron en salle. (suivi du 2 février) EN SUIVI Actions du 9 mars 4.9 MR doit corriger le mandat du comité Éthique et gouvernance et envoyer les corrections à DA. EN SUIVI 4.10 DA va écrire à Sid pour qu Hubert devienne administrateur du système en remplacement de PC et en indiquant qu un éventuel employé sera également administrateur. Cette action a été faite. Estce qu Hubert a eu des nouvelles de Sid? Action : HB doit vérifier VC Il faut dire à Catherine Paquin ou Jean Anderson que chaque membre doit absolument être enregistré AVANT d aller sur l eau. FAIT 4.12 VC doit écrire à Capitale pour régler une facture de réparation et s assurer que des contrats de location soient émis, remplis et payés AVANT la saison estivale Pas encore fait. Ce sera selon les besoins VC doit écrire à Alma pour s assurer que des contrats de location soit émis, remplis et payés AVANT la saison estivale Pas encore fait. Ce sera selon les besoins Chaque viceprésident doit faire ses demandes budgétaires auprès d HB À discuter à chacun son point DA va préparer un courriel que HB devra envoyer aux clubs (processus RCA, prix des enregistrements clubs, membres). FAIT 4.16 HB ou CALT devra envoyer ce courriel aux clubs FAIT 4.17 DA va envoyer le plan d orientations aux autres membres du CA. FAIT 4.18 CA va parler à Alain Rochon pour créer ce souscomité. EN SUIVI 4.19 CA va demander à RCA si un comité au lieu de deux est OK. FAIT ET OUI, LE MÊME COMITÉ PEUT FAIRE LES DEUX. EN SUIVI 4.20 RC doit contacter les clubs de l ERA pour proposer le programme des trois événements. VOIR le POINT Mot du président démissionnaire (Michel Riendeau) (ABSENT) 5.1 Commentaires sur le Comité éthique et gouvernance 5.2 Commentaires sur Rôle et responsabilités 6. Mot du SecrétaireTrésorier (Hubert Blouin) 6.1 Commentaires sur Rôle et responsabilités En suivi avec MR 6.2 Commentaires sur le Comité Fonds des Maîtres En suivi avec MR 6.3 États financier 31 mars 2015 et Budget HB J ai maintenant accès aux livres comptables et aux livres de banque. Action : HB doit faire des états financiers du 31 mars 2015 d ici deux semaines. Il faudra ensuite les faire vérifier par un vérificateur externe. Action : HB va préparer un budget prochainement. HB explique que nous avons $ en banque, mais qu en raison d une facture de $ à Actiforme et d une autre de 4000$ à Karol Sauvé, on va vite vider le compte. Action : RC ou VC va envoyer à Hubert les noms des bonnes personnes à contacter au MELS afin que celuici sache quand l AQA recevra quel montant de la part du MELS. DA ajoute : Très important que nous respections les budgets dédiés par le MELS. De l argent haute performance du MELS doit être dépensé en haute performance; de l argent d administration du MELS

3 doit être dépensé en administration et de l argent Placements Sports doit être dépensé en administration, promotion et développement. HB Il nous faudra des revenus au plus vite. VC L AQA recevra bientôt les abonnements des clubs. HB La charte de comptes de l AQA n est pas à jour. Je dois la refaire pour l année fiscale qui vient. RC Ton mandat commence cette année. Pour le passé, on te félicite d essayer de démêler les choses. Si nous sommes en retard, ce n est pas de faute. Action : RC doit collecter tous les participants du camp du CDE le samedi 18 avril. Les montants sont nonremboursables. Il doit envoyer un courriel à tous les participants du CDE. HB : Quels sont les plans de paiements qu on offre aux athlètes? C est nébuleux parce que je reçois des paiements de montants différents. Action : DA va envoyer les budgets (documents.xls) des 45 dernières années à HB. 7. Mot du V.P. Club (CharlesAntoine LessardTremblay) 7.1 Commentaires sur Rôle et responsabilités 7.2 Réunion du comité des présidents Quel est le rôle du président démissionnaire et qui agit à titre de président de l AQA. VC Actuellement, le président démissionnaire travaille sur des dossiers qu il a dû chapeauter l an dernier. Il agit comme consultant bénévole et n a pas droit de vote. Il aide dans des dossiers administratifs. VC et RC agissent comme coprésidents. RC voit surtout les dossiers concernant RCA et le MELS. VC est plus orienté sur le reste. Retour sur l infolettre. Tous les clubs veulent conserver une infolettre générale AQA. Le CAM a fait une belle promotion du livre des 150 ans. 7.3 Mise à jour coordonnées des clubs J ai reçu de DA les coordonnées des clubs et présidents de clubs. Action : DA va vérifier la liste des clubs du Québec dans le site de RCA et faire le suivi. 8. Mot du V.P. HautePerformance (Richard Cabana) 8.1 Commentaires sur Rôle et responsabilités 8.2 Commentaires sur le Comité technique 8.3 Suivi CDE Bonne nouvelle à annoncer. Une fille de 17 ans de l Ouest de l île a passé tous les tests du programme Ramer vers le podium. MELS. Moimême, Gavin MacKay et Karol Sauvé avons rencontré les employés du MELS à Québec. Nous avons été bien reçus. KS et GM avaient rempli un document complet pour le PSDE. Le MELS a apprécié le travail, mais nous a demandé de revoir l ordre de certains chapitres. Nous avons fait le travail de mise à jour. Ils veulent nous aider à mieux utiliser les subventions disponibles. On nous a dit que le MELS était presque sur le point de nous retirer notre subvention parce que le document n avait pas été remis. Mais ils ont apprécié le travail et ne retiendront pas la subvention. Notre dossier est en bonne voie. Nous avons passé cinq heures avec eux. C était très constructif. CDE Il y a une petite baisse de participants. Il faudrait mieux expliquer le CDE aux clubs, spécialement au programme de Dawson College. HB commentaire : ce que j entends à travers les branches est que si tu ne tires pas assez fort, ça ne vaut pas la peine d y aller. RC On a eu des entraîneurs avec une mauvaise attitude au CDE. Mais c est moins le cas maintenant. Les athlètes ont aussi la bonne attitude. On ne veut pas recruter des athlètes pour faire de l argent. On ne veut pas recruter des jeunes qui n ont pas d affaire là. Il faut que les entraîneurs de club comprennent le bien que le CDE peut amener.

4 VC Les camps sont ouverts. Les entraîneurs peuvent venir quand ils veulent. RC Au début on a essayé de faire plaisir à tout le monde, incluant des entraîneurs à l attitude négative. Maintenant, on se concentre sur les athlètes et leur futur. VC demande si l événement ERA du 16 mai sera un camp du CDE ou non. VC Je suggère que le CDE prenne en charge cette journéelà. VC Le 16 mai sera un camp ouvert à tous. Action : VC, RC avec Gavin vont faire l horaire de la journée. Action : DA va envoyer les adresses ERA à VC, RC et GM. 9. Mot du V.P. Développement (Vincent Côté) 9.1 Commentaires sur Rôle et responsabilités 9.2 Commentaires sur le Comité Aviron de mer VC J ai reçu un budget de la part de Charles Hauss. Comme nous n avons pas d argent en banque, on ne peut pas partir un projet négatif financièrement. Action : VC va faire le suivi avec Charles sans budget déficitaire. 9.3 Commentaires sur le comité Aviron de randonnée PierreRémi Fourès veut un budget pour aller visiter des sites d aviron de randonnée. Mais je crois que Michel Tremblay connaît déjà certains sites. Ce que j ai demandé à PRF est de préparer le travail pour rédiger un cahier de charge. Ensuite faire un test avec une activité simple à organiser. Après cet essai, l AQA pourrait offrir un cahier de charge à tous nos clubs pour l année PRF voudrait aussi un budget promotion ou un employé AQA qui fait la promotion. Voir budget annexe. Ce que je propose est une perte de 500$ pour C estàdire une participation à l événement d Ottawa pour comprendre comment organiser un tel événement. Action : VC va faire le suivi avec PRF Parlé à Catherine Paquin. Elle veut une régate autour de l île aux Coudres. Il y aurait une promotion le lendemain du demimarathon de l îleaux Coudres. 23 août. DA explique que le tour sur le Saguenay est une organisation privée d une agent de voyage du Manitoba. VC Michel Tremblay est payé par cette femme pour organiser cet événement. 9.4 Suivi aviron de glace et membership RCA oui ou non??? VC J ai parlé avec Catherine Paquin, qui trouvait la situation bien compliquée. J ai proposé à Catherine que ces rameurslà deviennent membres d un club d aviron du Québec. Il faut que Cédric s assure que les régates respectent les normes. Action : DA doit envoyer à CA les documents d aviron de glace. Action : CA doit contacter RCA pour savoir comment sanctionner les régates. Il faut entretenir de bonnes relations avec CP, elle est une personneclé pour l aviron de glace. 9.5 Embauche d un DG VC Actuellement, Karol Sauvé agit plus ou moins comme directeur général. J aimerais qu on bâtisse un plan pour faire une offre à Karol. Il le fait déjà indirectement. Il a les connaissances pour ça. Notre DG et notre entraîneur marcheraient main dans la main. On pourrait prendre les 15K$ d opérations pour payer Karol. J aimerais qu on aille de l avant. RC Estce que ta suggestion est pour ce qui aurait été l administrateur de l AQA qu on voulait. VC Lui comme directeur, pourrait embaucher un jeune administrateur. VC Vous me confirmer qu il n a pas de contrat. RC D accord avec cette idée. Il faudra bien faire la description de tâches. Ça nous permettrait de prendre l argent. VC : Gavin pourrait participer à l élaboration des tâches à faire par KS. RC : KS est heureux de coacher, ça le rajeunit. Si on lui donne trop de tâches administratives, il sera frustré. VC : Si on enlève des tâches de coaching de base à KS, on pourrait. RC : On doit avoir une liste de tâches du directeur général.

5 VC : Un directeur général doit avoir une vision globale. DA : Faut juste s assurer que Karol ferait le suivi des tâches développement, aviron de mer, aviron de randonnée, etc. Action : DA va envoyer la liste des tâches de l administrateur à VC et RC. RC Ni Gavin ni Karol facturent toutes les heures qu ils font. VC Important de leur dire que si l administration n est pas faite, ils n auront pas de travail. HB : L entente avec le MELS, c est que MELS paye la moitié du salaire de Gavin parce que RCA paye l autre moitié. Si RCA ne paye pas, on ne peut plus payer Gavin. Action : RC doit appeler Chuck MacDiarmid de RCA pour savoir si RCA payera encore la moitié du salaire. RC : Gavin écoute souvent trop de rumeurs Je devrais être le premier informé avec RCA. 10. Mot du V.P. régates (Cédric Alliguié) 10.1 Commentaires sur Rôle et responsabilités 10.2 Commentaires sur le Comité des Jugesarbitres 10.3 Commentaires sur le comité Sanction des régates et de la Sécurité CA : Je suis en contact avec Alain Rochon pour savoir comment monter ce dossier. J Attends aussi le OK final de RCA Enregistrement des membres 10.5 Trois événements ERA. Il est évident que les clubs de l Est approuvent le modèle des trois événements : 16 mai «camp d entraînement»; 4 juillet Finale ERA et 17 octobre Scolaire ou Open ERA. CA On n a pas de comité organisateur pour les régates. 16 mai : VC va faire une demande officielle à PJD pour un camp d entraînement CDE ouvert à tous. Action : DA Va envoyer contrats du CAM à VC. 4 juillet : DA Ce que nous avons dit est que le camp doit être rentable pour éponger les pertes éventuelles du 4 juillet et du 17 octobre. Action : CA va envoyer aux clubs du Québec un appel d offres pour organiser les deux régates ERA 4 juillet et 17 octobre Trois régates de la Coupe du Québec Jeunesse CA va assister aux régates. VC Michel Veillette veut en faire des régates Jeux du Québec Action DA envoyer les échanges de courriels à CA 11. Mot du vp Marketing Communications (Daniel Aucoin) 11.1 Commentaires sur Rôle et responsabilités 11.2 Commentaires sur le Comité Placements Sports Selon moi, on n a plus beaucoup à recevoir de PS. J attends des nouvelles du responsabel du dossier à SportsQUÉBEC Infolettre mensuelle de l AQA ou infolettre mensuelle pour chacun des clubs? DA : Ce sera Infolettre générale AQA. RC demander aux clubs leurs nouvelles. ça va Suivi Le StJude Espace tonus. DA explique que nous avons une dette promotionnelle envers eux. Mais je les ai rencontrés et 11.5 Budget Communications $ DA C est ma demande Budget Tournée scolaire mars $ Action : parler à Claudine Rancourt 11.7 Suivi Placements Sports Voir plus haut.

6 11.8 Assises SportsQuébec Juste VC qui a dit non. 12. Varia 12.1 CA Demande de sanction de régates. CA aimerait connaître la procédure exacte du traitement des demandes de sanction. Action : RC va parler à Dave Derry et CA pour regrouper les comités jugesarbitres et sanctions des régates. 13. Dates des prochaines réunions 13.1 Les prochaines réunions du CA se tiendront les 15 juin, 14 septembre, 12 octobre et 21 novembre AGA. 14. Levée de l assemblée 21h00