La demande électronique d examen :

Transcription

1 La demande électronique d examen : un travail collectif au profit du patient M PRAMPART, M PRIOUR, L HABIBI, S NEUENSCHWANDER - INSTITUT CURIE PARIS - FRANCE

2 Les défauts de la demande papier sont bien connus : Mauvaise lisibilité Renseignements parfois incomplets voire absents Absence de traçabilité Nombreuses manipulations Nécessité de classement Et perte possible!

3 La HAS s est saisie du problème

4 et une enquête sur la conformité des demandes d examens d imagerie (CDEI) a eu lieu en 2009 Avec le groupe management

5 Conformité des demandes d imagerie US, CT, IRM : les résultats Pr E.Schouman-Claeys, JFR 2010 Enquête HAS 2009 sur 39 établissements de Santé (130 demandes par site). Collecte prospective sur une semaine et tirage au sort : 61 % de demandes non conformes (dont 6 % absentes) Conformité de la date de la demande : 79% Présence d indication sur la finalité et la question posée : 79% Question théoriquement résolue si demande électronique?

6 L expérience de notre Institut : En 2007, nous avions décidé de passer à la demande électronique. L objectif était de s affranchir des inconvénients de la demande papier sans alourdir le travail des intervenants en répondant aux exigences de qualité et aux obligations réglementaires

7 Le projet a été élaboré par les utilisateurs hospitaliers (radiologues, cliniciens, secrétaires médicales) et les informaticiens. Le cahier des charges spécifiait : - des items obligatoires (donc bloquants) convenus en commun - que la base de demande d examen devait être : liée au dossier médical informatisé accessible par l intranet conçue avec possibilité de contrôle permanent de l état du workflow (demande / validation / RDV)

8 Création de la demande informatique : les items communs obligatoires automatique automatique automatique - N de dossier du patient (identité liée) - Contexte de la demande Histoire clinique automatiquement importée du dossier médical - Identité Médecins demandeur/ destinataire - Date souhaitée

9 Le renseignement des items obligatoires est facilité par : Des menus déroulants : Des choix par cases à cocher :

10 En l absence d un contexte bien identifié la saisie manuelle de la question posée est obligatoire

11 exemples d items obligatoires pour le demandeur spécifiques pour une IRM Région à explorer Confirmation de l absence de contre-indication par des case à cocher

12 Les données indispensables pour examen avec contraste sont importées automatiquement Les données actualisées sur : le poids et la taille la fonction rénale les allergies les infections sont récupérées automatiquement du dossier médical

13 S il le souhaite, le demandeur peut intégrer des schémas explicatifs

14 à la création d une demande il existe une alerte en cas de doublon

15 L obligation de signature médicale de la demande a posé un problème dès l étape de conception du projet : Le clinicien a l obligation de valider toute demande électronique préparée au stade de brouillon par sa secrétaire. En pratique nous nous sommes heurtés à un refus d adhésion des cliniciens pour les clichés «systématiques» comme le contrôle de cathéter, le contrôle de sonde nasooesophagienne. Pour ces cas bien précis, des protocoles ont donc été établis en consensus pour délégation de signature.

16 Délégation de signature : Depuis une base interne «circuit patients» localisant les patients dans l hôpital : des boutons de raccourci génèrent une demande pour le jour même Thorax contrôle après pose de cathéter

17 La validation par les médecins d imagerie : Un planning hebdomadaire répartit entre les médecins spécialisés les validations quotidiennes de demandes de scanner, IRM, TEP, ponctions, sénologie interventionnelle

18 Le médecin d imagerie vérifie la pertinence des demandes indique le protocole technique d examen ajoute les précisions qui lui semblent nécessaires vérifie l absence de doublon

19 Lors de l étape de validation, le médecin d imagerie a plusieurs possibilités : 1) Accord : la demande est accessible pour donner le RDV par les secrétaires de l imagerie 2) Stand by : une demande d explication complémentaire est envoyée par messagerie 3) Refus : le motif (à remplir obligatoirement) est envoyé automatiquement au clinicien par messagerie

20 Au moment de l accord, le médecin d imagerie intègre le protocole technique avec pour avantages : la prise de rendez-vous par les secrétaires médicales avec les ordonnances associées l autonomie des techniciens pour la réalisation de l examen Automatiquement renseigné en fonction du protocole choisi, peut être modifié manuellement

21 Les protocoles techniques intégrés à la demande sont détaillés dans une base des pratiques en vigueur de scanner/irm :

22 Possibilité d indication complémentaire sur schéma pour la sénologie

23 Les différents intervenants et les dates sont tracés :

24 Résumé du circuit : Demande du clinicien DMI Examens antérieurs Validation par le radiologue Planification RDV Réalisation de l examen Protocoles techniques d examens Compte rendu Communication des résultats Archivage

25 La mise en place a consisté en : un test sur un site pilote en pédiatrie dès un déploiement à tout l hôpital en mars 2009, mettant fin aux demandes sur papier. une courte formation du personnel service par service et à la demande en cas de besoin.

26 Difficultés rencontrées : Outre les réticences initiales liées à un nouvel outil informatique, le remplissage systématique d une demande par les services cliniques a été vécu comme une contrainte. L absence de prise en compte du personnel infirmier lors de l élaboration du projet a entraîné son rejet total de l outil (ce sont les médecins des services qui remplissent les demandes). En consultation, il arrive que des demandes préparées par les secrétaires restent à l état de brouillons, non validées (médecins à temps partiel). Comme les demandes électroniques ne sont pas imprimées, les difficultés majeures concernent le brancardage : problème accru d identité du patient au moment de son arrivée dans le service d imagerie du fait du port encore non systématique du bracelet d identité.

27 Les avantages sont malgré tout importants Pour la prise en charge globale du patient : les dates de rendez-vous sont accessibles pour tous les utilisateurs une liste des examens d imagerie des patients hospitalisés est mise à disposition pour les étages le statut de la demande est visible par tous en temps réel :

28 Les avantages Facilité d accès aux informations à tout moment, en tout lieu Demandes lisibles Clarté des informations communiquées Présence des données médicales indispensables (rappel clinique, allergies, infections, créatinémie, poids, taille) Accès par un clic au dossier médical du patient Fluidité du circuit Notion d urgence, enfants identifiés par un logo Lieu d hospitalisation renseigné Diminution des appels téléphoniques et fax Autonomie des équipes médico-techniques (secrétaires et techniciens) après validation du radiologue

29 Les limites Le logiciel a été fabriqué à faibles moyens et fonctionne uniquement en interne. S il a permis de rendre un service immédiat il n est pas exportable dans les autres hôpitaux il ne résout pas le problème des demandes externes et bien sûr la pertinence des informations cliniques reste dépendante des hommes

30 En conclusion Pour peu qu elle soit construite de façon à obtenir systématiquement les renseignements désirés, la demande électronique d examen représente une avancée considérable pour le service d imagerie et la prise en charge du patient : elle améliore de façon spectaculaire la qualité des informations et la fluidité du circuit. Cependant les contraintes pour les utilisateurs des services cliniques doivent être prises en compte. L effort supplémentaire demandé doit être compensé par une amélioration visible du fonctionnement.