CAHIER DE GESTION. Les élèves inscrits aux programmes Navigation ou Techniques de génie mécanique de marine. Les entreprises maritimes participantes.

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1 CAHIER DE GESTION RÈGLEMENT RELATIF À L ORGANISATION DES STAGES EN MER (Règlement n ) COTE OBJET Établir les modalités de fonctionnement du programme coopératif des stages en mer pour les programmes Navigation et Techniques de génie mécanique de marine. DESTINATAIRES Les élèves inscrits aux programmes Navigation ou Techniques de génie mécanique de marine. Les entreprises maritimes participantes. DISTRIBUTION Le site Web du Cégep et de l IMQ. Les élèves inscrits aux programmes Navigation ou Techniques de génie mécanique de marine. Les enseignantes et les enseignants des départements concernés. Les entreprises maritimes participantes. CONTENU 1.0 Préambule 2.0 L organisation des stages 3.0 La préparation aux stages 4.0 L admissibilité aux stages 5.0 Le classement des élèves pour le choix de stage 6.0 L attribution et le choix de stage 7.0 Procédures liées à l embarquement 8.0 Procédures liées au débarquement 9.0 Les cahiers de stage et de tâches 10.0 La délivrance des attestations 11.0 L exclusion du programme coopératif des stages 12.0 Le droit de recours 13.0 Cas d urgence 14.0 Les obligations de l IMQ et des entreprises maritimes participantes RESPONSABLES DE L'APPLICATION La Direction de l'institut maritime du Québec et son adjoint, responsable du programme coopératif des stages. RÉFÉRENCES Loi de 2001 sur la marine marchande du Canada et ses règlements STCW et ses amendements Publications de Transport Canada. ADOPTION Le présent règlement a été adopté par le Conseil d'administration du Collège de Rimouski le 23 janvier 2007 (CA ), amendé le 27 novembre 2012 (CA ), le 26 novembre 2013 (CA ) et le 25 novembre 2014 (CA ). Il remplace celui adopté le 13 juin 2000 (CA ). ANNEXES 1. Lettre d'engagement. 2. Contrat d'affiliation Page 1 de 18

2 L emploi du genre masculin a été adopté afin de faciliter la lecture et n a aucune intention discriminatoire. DÉFINITIONS Carnet de marin (carnet de licenciement) Carnet d identification personnelle du marin dans lequel sont consignées les informations concernant les navires sur lesquels le marin a navigué, incluant les dates d embarquement et de débarquement. Convention STCW et ses amendements Convention internationale publiée par l Organisation maritime internationale qui a pour objectif d améliorer la sauvegarde de la vie humaine en mer et la protection du milieu marin en établissant des normes internationales de qualification et de certification des gens de mer et des normes concernant la veille. Cote-stage Unité de mesure établie afin de déterminer le rang de l élève sur la liste de classement pour l attribution des stages. Elle tient compte des résultats scolaires et des unités cumulées. Élève officier Élève inscrit au programme Navigation ou Techniques de génie mécanique de marine qui se destine à la formation pratique en mer dans le cadre du programme des stages en mer. Organisation maritime internationale (O.M.I.) Institution spécialisée des Nations Unies qui vise la collaboration entre les états membres dans le domaine de la réglementation maritime. Programme des stages en mer Partenariat entre l industrie maritime et l Institut maritime du Québec au sein duquel les compagnies participantes s engagent à recevoir des élèves officiers à bord de leurs navires. 1.0 PRÉAMBULE Le programme des stages en mer permet aux élèves inscrits dans les programmes Navigation ou Techniques de génie mécanique de marine de réaliser des stages afin d accumuler le temps de mer nécessaire à l obtention d un premier brevet d officier, et ce, en respect des exigences de Transports Canada et des exigences règlementaires de la convention STCW et de ses amendements. Chaque programme comprend trois stages en mer qui se déroulent à trois périodes distinctes, soit l été, l hiver et l automne, visant un cumulatif de douze mois de temps de mer. La séquence des stages varie selon le programme et se présente comme suit pour l élève dont le cheminement est régulier : Navigation Premier stage (été) : entre les 2 e et 3 e trimestres Deuxième stage (hiver) : après le 3 e trimestre Troisième stage (automne) : après le 5 e trimestre Techniques de génie mécanique de marine Premier stage (été) : entre les 2 e et 3 e trimestres Deuxième stage (hiver) : après le 3 e trimestre Troisième stage (automne) : après le stage d hiver ou avant le 4e trimestre Les stages en mer ne sont pas crédités dans le programme de formation pour l obtention du diplôme d études collégiales décerné par le ministère de l Enseignement supérieur, de la Science et de la Technologie. Par contre, ils sont insérés dans la grille de cours du programme et font l objet d une entente avec Transports Canada. Lorsqu un élève est en stage, il n a pas à s inscrire à l Institut maritime du Québec au trimestre correspondant. Il est toutefois reconnu comme un élève de l institution et peut recevoir une attestation de fréquentation scolaire Page 2 de 18

3 1.1 Objectifs des stages en mer Les stages en mer requis par la règlementation touchant un programme de formation de cadets et prévus dans le programme permettent à l élève de : confirmer son choix de carrière; s initier aux coutumes et aux traditions de la vie en mer et du milieu maritime; mettre en pratique, en milieu réel, les compétences acquises au cours de sa formation; jeter les bases d acquisition de connaissances futures; développer des habiletés et attitudes nécessaires à l exercice de la profession, soit le bon jugement, le sens des responsabilités et le goût du dépassement. 2.0 L ORGANISATION DES STAGES L Institut maritime du Québec s'engage à favoriser le placement des élèves en stage, dans la mesure du possible, sur différents types de navires, et ce, en collaboration avec l industrie maritime au Canada et à l étranger. Cet engagement est toutefois tributaire du nombre de places disponibles, du budget, des exigences des compagnies et de l admissibilité du candidat. 3.0 LA PRÉPARATION AU STAGE 3.1 Informations L élève officier est le premier artisan de la réussite de ses stages. Il doit faire preuve de motivation et assister aux réunions d'information obligatoires prévues. De plus, il doit consulter régulièrement la messagerie interne (MIO), la communauté IMQ Stages en mer sur Omnivox et le journal hebdomadaire Le Reflet afin de recevoir toutes les informations pertinentes en cours d année. L'élève peut également s informer auprès des personnes responsables des stages. Enfin, il peut se référer au site Internet des compagnies maritimes et rencontrer des représentants de compagnies lors du Salon annuel des stages de l IMQ, s il y a lieu. 3.2 Dossier de stage L élève a l obligation de fournir tous les documents requis afin de compléter son dossier de stage en utilisant le site Internet «en mer» prévu à cet effet. L utilisation du site est expliquée lors d une rencontre d information prévue à cet égard. 4.0 L ADMISSIBILITÉ AUX STAGES ET AUX FORMATIONS HORS DEC 4.1 Conditions générales d admissibilité aux stages Pour être admissible aux stages, l élève doit : a) avoir une moyenne générale d au moins 60 %; Page 3 de 18

4 b) avoir soumis au Service aux élèves, avant la date limite prévue, son dossier de stage incluant minimalement une copie des documents suivants, selon les modalités définies lors des rencontres relatives aux stages en mer : passeport valide (valide pour la durée complète de la période de stage prévue + 6 mois); certificat médical valide décerné par un médecin accrédité par Transports Canada (valide pour la durée complète de la période de stage prévue); carnet de vaccination à jour et preuve d attestation de vaccination, selon les exigences du milieu maritime; certificat de formation Secourisme avancé en mer (le certificat de secourisme élémentaire sera accepté, mais la formation n est pas offerte à l IMQ); certificat de formation Sécurité de base STCW; certificat de Sûreté maritime; carnet de marin; preuve d antécédents judiciaires négatifs (valide 6 mois). spécimen de chèque; preuve de protection d assurance maladie pour voyage hors Canada. Le dossier de stage doit être élaboré à partir du site Internet présenté durant les rencontres obligatoires relatives aux stages en mer. 4.2 Conditions spécifiques d admissibilité au 1 er stage Pour être admissible au 1 er stage, l'élève doit : Programme Navigation Avoir au moins 8 cours de la formation spécifique et 6 cours de la formation générale réussis ou en voie de réussite (60 % et plus) Programme Techniques de génie mécanique de marine Avoir au moins 6 cours de la formation spécifique et 5 cours de la formation générale réussis ou en voie de réussite (60 % et plus). 4.3 Conditions spécifiques d admissibilité au 2 e stage Pour être admissible au 2 e stage, l'élève doit avoir complété et réussi son 1 er cahier de stage. De plus, il doit remplir les conditions suivantes : Programme Navigation Avoir au moins 14 cours de la formation spécifique et 9 cours de la formation générale réussis ou en voie de réussite (60 % et plus) Programme Techniques de génie mécanique de marine Avoir au moins 11 cours de la formation spécifique et 8 cours de la formation générale réussis ou en voie de réussite (60 % et plus) Page 4 de 18

5 4.4 Conditions spécifiques d admissibilité au 3 e stage Pour être admissible au 3 e stage, l'élève doit : Programme Navigation a) Avoir complété et réussi son 2 e cahier de stage. b) Avoir au moins 28 cours de la formation spécifique et 12 cours de la formation générale réussis ou en voie de réussite (60 % et plus) Programme Techniques de génie mécanique de marine Puisqu il n y a pas de trimestre scolaire entre les 2 e et 3 e stages, aucune condition additionnelle ne s applique (réf ). 4.5 Formations hors DEC et conditions d admissibilité Entre le moment de son admission et la fin de ses études, l élève officier doit compléter, en plus de son curriculum de cours prévu au programme, des formations obligatoires pour les gens de mer et régies par Transports Canada. Ces formations hors DEC sont organisées et administrées par le Service aux élèves Formations hors DEC obligatoires, première année Au cours de la première année du programme Navigation et Techniques de génie mécanique de marine, l élève doit suivre et réussir le cours Secourisme avancé en mer, une formation en Sûreté maritime et la première formation Fonctions d urgence en mer (FUM), Sécurité de base STCW. Ces formations sont obligatoires pour un départ en mer. Le cours de secourisme est à la charge de l élève, mais est organisé par le Service aux élèves dans les murs de l IMQ. Il est d une durée de 4 jours. L élève a la responsabilité de s inscrire auprès du SAE. Le cours de Fonctions d urgence en mer (FUM) Sécurité de base STCW, est payé par l IMQ. Cette formation se divise en deux parties, l une théorique et l autre pratique. La première partie se donne à l Institut maritime du Québec et la deuxième au Centre de formation aux mesures d urgence (CFMU), situé à Saint-Romuald. L élève doit assumer les frais de déplacement et de subsistance lors de la formation. Pour être admissible à cette formation, l élève doit être inscrit au cours Secourisme avancé en mer ou fournir une preuve de certification. La formation en Sûreté maritime est elle aussi à la charge de l IMQ. Elle est d une durée de 2 jours. Elle est organisée par le Service aux élèves dans les murs de l IMQ. L élève a la responsabilité de s inscrire auprès du SAE au moment désigné Admissibilité aux autres formations hors DEC Lors de la deuxième année, une fois qu il a réussi son premier cahier de stage, l élève est alors admissible à la deuxième formation aux urgences en mer, Aptitudes à l exploitation des bateaux de sauvetage, selon le nombre de places disponibles et le calendrier des formations. Cette formation se donne au Centre de formation aux mesures d urgence de Saint-Romuald et l élève doit assumer les frais de déplacement et de subsistance lors de la formation. Les frais de formation sont assurés par l IMQ. Après avoir soumis deux cahiers de stage qui ont été approuvés, l élève est alors admissible à la troisième formation aux urgences en mer, Techniques avancées de lutte contre l incendie, selon le nombre de places disponibles et le calendrier des formations. Cette formation se donne au Centre de formation aux mesures d urgence de Saint-Romuald et l élève doit assumer les frais de déplacement et de subsistance lors de la formation. Les frais de formation sont assurés par l IMQ Page 5 de 18

6 4.5.3 Absence non motivée à une formation hors DEC L élève qui ne se présente pas à une formation prévue devra défrayer les coûts pour être de nouveau inscrit à la formation. L élève ne sera pas priorisé pour une réinscription via l IMQ et ne pourra être ajouté à un groupe de l école que s il y a des places vacantes Échec d une formation Dans le cas d échec d un cours de formation hors DEC dont les frais d inscription sont normalement assumés par l école, l IMQ s engage à repayer la formation à l élève lors de l année scolaire suivante, sous réserve de la réussite de plus de 75 % des cours inscrits à son horaire pour l année en cours. Dans le cas ou seul un examen de reprise est requis, l élève pourra le faire au cours de la même année mais les frais associés seront à sa charge Échec d une reprise de formation Dans le cas d un deuxième échec d un même cours, l IMQ ne sera plus responsable de payer la formation de l élève. Si l élève désire refaire de nouveau la formation, il devra s adresser directement au Centre de formation aux mesures d urgence. 5.0 LE CLASSEMENT DES ÉLÈVES POUR LE CHOIX DES STAGES 5.1 Cote-stage Les élèves admissibles aux stages sont classés selon leur cote-stage, laquelle tient compte des résultats scolaires et des unités cumulées. 5.2 Cours considérés pour le calcul de la moyenne générale Les cours tenus en compte pour le calcul de la moyenne générale sont ceux inscrits dans la grille des cours du programme d études Cours échoués Pour les cours effectués à plus d une reprise, en raison d un échec, seule la note la plus récente sera considérée pour le calcul Résultats du trimestre en cours Sont également considérés les résultats partiels du trimestre en cours. La saisie des résultats s effectue à la mi-avril pour les stages d été et d automne et à la mi-novembre pour le stage d hiver Cours suivi hors IMQ Les cours suivis dans un autre établissement d enseignement ou ayant fait l objet d une reconnaissance en substitution, en équivalence ou en dispense ne seront pas intégrés dans le calcul. 5.3 Calcul de la moyenne pondérée Le résultat de chaque cours admissible suivi par l élève est pondéré selon la valeur du cours (en fonction du nombre d unités). La moyenne pondérée est donc la moyenne calculée à partir de ces résultats Page 6 de 18

7 5.4 Calcul de la cote-stage La moyenne pondérée obtenue est corrigée afin de tenir compte du nombre d unités cumulées, ou en voie de l être, par l élève. mp = moyenne des résultats pondérés. = charge normale, soit le nombre d unités prévues à la grille des programmes pour les trimestres précédant les périodes de stages. Cette valeur diffère selon le stage et le programme. = charge individuelle, soit le nombre d unités cumulées par l élève ou en voie de l être. 5.5 Liste de classement Une liste de classement est générée au cours de la 12 e ou de la 13 e semaine du trimestre en cours à partir de la cote-stage. La liste est disponible pour consultation et vérification une journée ouvrable avant le début de l attribution. 6.0 L ATTRIBUTION ET LE CHOIX DE STAGE 6.1 Liste des places de stage disponibles Une liste des places de stages disponibles est dressée à chacun des trimestres lors de la période d attribution. Cette liste tenue à jour est affichée sur le babillard situé à l entrée des bureaux du Service aux élèves. 6.2 Rencontre d attribution des stages L horaire des rencontres d attribution est établi selon le rang des élèves sur la liste de classement (selon leur cote-stage) et par programme d études. 6.3 Approbation du stage Le choix du stage se fait lors de la rencontre avec le responsable de l organisation des stages et doit être approuvé par celui-ci. 6.4 Priorité d attribution Stages d été Durant la période estivale, l embarquement des élèves de 1 re année (1 er stage) est prioritaire, à moins qu une compagnie ne demande spécifiquement un élève officier de niveau plus avancé Stages d automne Pour l attribution des stages d automne sont priorisés les élèves finissants de l IMQ n ayant pas complété le temps de mer requis ainsi que les élèves qui suivent le cheminement régulier et qui en sont à leur 3 e stage. En plus d être basée sur les conditions spécifiques d admissibilité au 3 e stage, la priorité d attribution dépend d autres éléments, soit : le choix de compagnies des élèves; le temps de mer restant; le cheminement et le dossier de l élève Page 7 de 18

8 6.5 Cas d exception Élèves non admissibles Exceptionnellement, si le nombre de places de stage est supérieur au nombre d élèves admissibles, des élèves ne répondant pas aux critères d admissibilité académiques (nombre de cours réussis ou en voie de réussite) pourraient se voir proposer un stage. Le responsable de l organisation des stages prend alors la décision Cas d exception L'adjoint à la Direction, responsable de l organisation des stages, peut, dans des cas d'exception tels qu'un délai d'embarquement trop court, un navire refusant des élèves, ou autres motifs raisonnables, modifier l'ordre des offres de stage ou le choix de l élève. Si l élève considère être l objet d une décision injustifiée, il peut se prévaloir du droit de recours (12.0). 6.6 Refus d une place de stage de la part d un élève L'élève qui refuse pour une deuxième fois un stage qui lui est offert sans une raison majeure telle que maladie, décès d'un proche, etc., sera exclu pour cette période de stage. Une lettre sera déposée au dossier de l élève et ce dernier ne pourra revendiquer une priorité lors des stages subséquents. 7.0 PROCÉDURES LIÉES À L EMBARQUEMENT 7.1 Lettre d engagement Avant de partir en stage, l élève officier signe une lettre où il reconnaît avoir pris connaissance du présent règlement et s'engage à le respecter. 7.2 Communication avec l élève Il est de la responsabilité de l élève de fournir au Service aux élèves toutes ses coordonnées : adresse, numéros de téléphone, adresse électronique, etc. Toutes les communications électroniques et téléphoniques seront consignées au dossier de stage de l élève pour référence future. 7.3 Communication avec l IMQ Durant son stage, l élève officier a en sa possession les coordonnées pour joindre en tout temps une personne responsable à l IMQ. L élève officier doit entrer en communication avec l adjoint à la Direction, responsable de l organisation des stages, pour tout problème sérieux. Il devra s identifier et donner clairement les raisons de son appel, de même que les coordonnées permettant de le joindre rapidement. En aucun cas l élève officier ou un tuteur de l élève officier n est autorisé à contacter directement les bureaux d une compagnie afin de régler une situation. 7.4 Documents à apporter À bord du navire, l élève officier doit avoir en sa possession les documents originaux suivants : Tous les documents joints au dossier de stage; la lettre d introduction; le feuillet d appréciation du rendement; le ou les cahiers de stage et de tâches; le formulaire d attestation de service en mer; les résultats d examens médicaux supplémentaires (tests de dépistage, etc.), si requis; le contrat d engagement (si un contrat a été signé); la lettre de douane (embarquement à l international) Page 8 de 18

9 De plus, il est obligatoire de détenir une couverture d assurance maladie personnelle (maladie, médicaments, hospitalisation, évacuation) afin d être couvert en tout temps pour toute situation n étant pas reliée à un accident de travail ou survenant sur les lieux de travail. Les élèves naviguant hors Canada ont l obligation d en fournir une preuve avant leur départ. Il est à noter que l élève officier est protégé par l assurance responsabilité de l IMQ et est couvert par la CSST lorsqu il se trouve à bord du navire ou en transit pour un embarquement/débarquement. 7.5 Moment de l embarquement En règle générale, l embarquement sur les navires se fait au cours des trois à quatre semaines qui suivent la fin du trimestre, excepté pour les stages d automne. 7.6 Disponibilité avant l embarquement Lors de la période prévue pour son embarquement, l élève doit s assurer d être joignable en tout temps, et ce, dans les plus brefs délais. S il est impossible d entrer en communication avec l élève et qu aucun retour n est donné dans les 12 heures suivant un message téléphonique ou l envoi d un courriel, il perd alors sa priorité de stage. 7.7 Frais de voyage Tous les frais de voyage pour un embarquement au Québec sont à la charge de l élève officier. L IMQ possède des ententes concernant les frais de transport aérien international avec certaines entreprises recrutant des stagiaires. L élève peut toutefois avoir à défrayer une partie des coûts associés à son embarquement/débarquement, et ce, même à l international. Un élève qui désire débarquer avant la fin prévue du contrat, pour des raisons personnelles autres que le décès ou la maladie d un parent proche, devra assumer les coûts relatifs à son débarquement (frais de transport, d agence, et d administration). 7.8 Comportement attendu Lors de son embarquement, l élève officier se présente correctement vêtu, à l endroit, à la date et à l heure fixés et selon les dernières instructions reçues. En plus de soigner son apparence physique, il doit se montrer poli et respectueux de l autorité. L élève officier doit avoir une attitude et une conduite dignes d un représentant de l Institut maritime du Québec. Il est à noter que l élève officier est soumis aux règles de vie à bord du navire ainsi qu aux politiques et règlements concernés du Collège. 7.9 Tenue vestimentaire L élève doit prévoir une tenue appropriée pour la salle à manger et la tenue de quart à la passerelle (navigation). Les éléments suivants doivent être apportés par l élève à bord : Chemise blanche (idéalement avec flap à épaulettes); Pantalon noir propre; Souliers noirs. Sauf s il est avisé que la compagnie fournit l équipement de protection individuelle, l élève devra s assurer d apporter à bord les équipements suivants : Bottes à cap d acier; Salopettes de travail (2-3); Gants de travail (adaptés à la saison, 2-3 paires); Vêtements de travail adaptés à la saison et à la zone de navigation; Lunettes de protection Page 9 de 18

10 8.0 PROCÉDURES LIÉES AU DÉBARQUEMENT 8.1 Entente préalable pour le débarquement Autorisation du responsable des stages Le moment du débarquement doit avoir été préalablement convenu avec le responsable du programme des stages Autorisation du Capitaine Avant la fin de sont stage, l élève officier doit aviser le capitaine ou le commandant du navire de son débarquement prochain et, par la suite, obtenir l autorisation de celui-ci avant de quitter le navire. 8.2 Arrivée tardive au début du trimestre Si l élève officier doit obligatoirement poursuivre son stage et que cela occasionne une arrivée tardive pour la rentrée scolaire à l Institut maritime du Québec, il devra prévenir immédiatement le responsable du programme des stages Politique d absence au cours Si l élève officier arrive en retard pour le début des cours, les modalités concernant la présence aux cours de la Politique générale d encadrement et d évaluation des apprentissages de l Institut maritime du Québec (PGEÉA) s appliquent Obligations de l élève 8.3 Cas de force majeure L élève a l obligation de se mettre à jour dans les cours auxquels il est inscrit afin de rattraper son groupe-classe. En cas de force majeure, l élève officier peut demander la permission de quitter le navire avant la fin de son stage. Il doit alors contacter l'adjoint à la Direction, responsable du programme des stages, seule personne autorisée à lui donner une réponse favorable. Tout débarquement non autorisé peut entraîner l exclusion du programme des stages. 8.4 Avis de débarquement Dans les 72 heures suivant le débarquement d un navire, l élève officier doit aviser l adjoint à la Direction, responsable du programme des stages, de son débarquement. 8.5 Documents à remettre après le débarquement Pour être admissible au stage suivant, l élève officier doit, au plus tard la première journée de cours du calendrier scolaire du trimestre suivant le débarquement du navire, remettre au secrétariat du Service aux élèves : les attestations de service en mer qu il aura reçues au cours de son stage; le feuillet d appréciation du rendement; le compte rendu de stage; les cahiers de stage et de tâches dûment complétés Page 10 de 18

11 9.0 LES CAHIERS DE STAGE ET DE TÂCHES 9.1 Signatures En plus de son travail régulier, l élève officier doit obligatoirement remplir son cahier de stage et le faire signer au moment opportun par la personne désignée à bord du navire; il doit aussi compléter son cahier de tâches et le faire signer par les officiers à bord. 9.2 Remise et conformité L obligation pour tous les élèves de soumettre des cahiers de stages à la fin d une période de formation relève d une exigence de Transports Canada. Les cahiers de stage doivent être déposés la première journée de cours du calendrier scolaire du trimestre suivant le débarquement du navire auprès du Service aux élèves. Les cahiers sont par la suite acheminés aux coordonnateurs des départements visés qui assignent les correcteurs. Ils doivent être complétés à la satisfaction du département concerné à l Institut maritime du Québec tel qu expliqué lors de la rencontre de stage portant sur le sujet. Les départements s assurent que ces documents respectent les exigences de l examinateur de Transports Canada, division Sécurité et sûreté maritime, pour que le stage réalisé à titre d élève officier soit officiellement reconnu et que l exemption correspondante de temps de mer soit ainsi accordée Département de Techniques de génie mécanique de marine Une fois le cahier de stage corrigé, le correcteur doit le remettre en personne à l élève et lui faire signer les rapports de correction. Un de ces rapports est remis à l élève qui doit le conserver pour remise ultérieure au bureau de Transports Canada et l autre doit être remis par le correcteur au Service aux élèves pour être joint au dossier de stage de l élève Département de Navigation Une fois le cahier de stage corrigé, le correcteur doit le remettre au coordonnateur qui rapporte ensuite les cahiers au secrétariat du SAE. Le cahier y sera conservé jusqu au prochain départ en mer. Une fois le temps de mer complété, le/les cahiers seront remis à l élève avec le rapport de correction final pour remise ultérieure au bureau de Transports Canada. Une copie sera jointe au dossier de l élève Retour de stage sans dépôt de cahier Un élève qui ne dépose pas son cahier au moment prévu recevra une lettre l avisant qu il n est plus de la responsabilité du Service de placement de stage de lui trouver un navire pour effectuer son temps de mer. Il appartiendra donc à l élève d effectuer ses démarches personnelles pour se trouver un navire sur lequel effectuer son prochain stage. Une fois que l élève aura effectué ce stage et soumis un cahier de stage, la situation pourra être réévaluée et la décision renversée par la personne responsable du Service des stages, sous réserve de l approbation du cahier par le département. Les attestations de temps de mer n étant reliées à aucun stage (attestions déposées sans cahier de stage) ne seront pas entrées au dossier de l élève et donc, ne seront pas reconnues auprès de Transports Canada, à moins que ces attestations soient reliées à la finalisation du temps de mer d un élève ayant déjà soumis tous les cahiers exigés (élèves en Techniques de génie mécanique de marine, peu importe l année d admission et élèves en navigation ayant effectués le 3 e cahier de stage avant janvier 2014). Cette exigence est en vigueur à compter du trimestre d hiver 2014 et touche donc tous les élèves ayant à déposer un cahier de stages pour l année scolaire Mesure transitoire, stages effectués avant janvier 2014 Mis à part les cahiers remis par des élèves finissants à qui il restait du temps de mer à compléter lors de la fin des études et qui sont remis au département concerné, tous les cahiers touchant des stages effectués avant janvier 2014 apportés au Service aux élèves en dehors de la date de remise prévue, seront remis au département concerné à la prochaine date de dépôt prévue au calendrier. Il s agit d une mesure transitoire relative au temps de mer effectué avant janvier Après août 2014, plus aucun cahier de stage antérieur au trimestre de stage précédent ne sera recueilli par le Service aux élèves Page 11 de 18

12 9.3 Échec du cahier de stage Un cahier de stage qui obtient «échec» comme résultat est retenu par le département concerné. L élève est alors réputé n avoir soumis aucun cahier de stage et les attestations de temps de mer ne sont pas inscrites au dossier de l élève. Lors de la production de la liste d admissibilité de stage, l élève dans cette situation sera placé à la fin de la liste, nonobstant sa cote-stage. Il devra, lors d un prochain stage, effectuer de nouveau son cahier. 9.4 Cahier de stage incomplet Un cahier de stage jugé incomplet par le département responsable (selon le programme d étude) est remis à l élève par le correcteur. Lors de son prochain stage, l élève devra terminer le cahier incomplet en plus de remplir le cahier suivant. Deux cahiers devront donc être remis par l élève à la date prévue de dépôt. 9.5 Élèves sortants Délais de remise a) L élève ayant moins de six mois de temps de mer à compléter à la fin de ses études a un (1) an à compter de la graduation pour compléter le temps de mer requis et ainsi remettre le ou les cahiers de stage manquants. b) L élève ayant plus de six mois de temps de mer à compléter à la fin de ses études a dix-huit (18) mois à compter de la graduation pour compléter le temps de mer requis et ainsi remettre le ou les cahiers de stage manquants. c) À l intérieur de ces délais, l élève officier doit remettre ses cahiers de stage complétés au Service aux élèves dans les dix jours suivant la date du débarquement Prolongation de délai Sur étude de dossier par le responsable du programme des stages, des éléments tels que la nondisponibilité de places de stage en temps requis malgré la disponibilité de l élève officier, les délais de douze (12) et dix-huit (18) mois prévus pourraient être augmentés. Une lettre sera alors fournie au département concerné afin de justifier cette extension. Un élève ayant une lettre à son dossier attestant un refus de partir en mer sans motifs valables, lors d une quelconque période de stage prévue, ne pourra se prévaloir d une prolongation de ce délai Correction Au moment du dépôt du dernier cahier de stage par un élève sortant dont le temps de mer n est pas complété lors de la fin de ses études, les départements sont encouragés à compléter la correction du cahier dans les 20 jours ouvrables, selon le calendrier de disponibilité des enseignants, afin de permettre à l élève de pouvoir se présenter aux examens de Transports Canada dans les plus brefs délais. Cet article s applique à tous les élèves finissants à compter de mai LA DÉLIVRANCE DES ATTESTATIONS 10.1 Demande d attestation Pour une demande d attestation touchant les exemptions d examens ou pour une demande d attestation touchant le brevet de matelot de quart et le brevet de matelot de salle des machines, l élève officier doit acheminer le formulaire de demande au secrétariat du Service aux élèves. Ce formulaire est disponible sur Omnivox, dans la section «IMQ stages en mer» et en format papier au secrétariat du Service aux élèves. Pour toute demande, prévoir un délai de deux semaines Page 12 de 18

13 10.2 Admissibilité aux attestations Seuls les élèves officiers dont les stages auront été approuvés par le responsable des stages pourront recevoir les attestations indiquant qu ils ont effectué des stages dans le cadre du programme des stages de l Institut maritime du Québec. Seules les attestations de service en mer reliées à la complétude d un cahier de stage et remises selon les délais requis seront considérées dans le calcul du temps de mer de l élève Validation du temps de mer La validation du temps de mer pour la délivrance des attestations s effectue par le Service aux élèves de l IMQ selon les ententes avec le bureau de Transports Canada, division Sécurité et sûreté maritime L EXCLUSION DU PROGRAMME DES STAGES 11.1 Motifs d exclusion Dans certaines circonstances, un élève peut être exclu du programme des stages : a) Pour tout embarquement ou débarquement non autorisé par l'institut maritime du Québec; b) Lorsqu il est remercié de ses services par une entreprise; c) Lorsque son comportement cause préjudice à l'institut maritime du Québec; d) En cas de non-respect des politiques et règlements de l IMQ et du Collège. e) S il n a pas déposé de cahier de stage selon les modalités prescrites (9.2). L élève exclu en sera avisé par le responsable du programme des stages et une lettre sera placée au dossier de stage de l élève précisant les raisons et les modalités de l exclusion Modalités d application Pour les modalités d application de l exclusion, se référer au Règlement relatif à certaines conditions de vie ( ) du Cahier de gestion du Collège disponible sur le site Internet du Cégep de Rimouski à l adresse suivante : Conséquence de l exclusion L élève qui sera exclu du programme des stages devra se trouver un stage en mer par lui-même, et ce, au sein d une compagnie n étant pas un partenaire de stage affilié à l IMQ. Ainsi, l élève ne pourra bénéficier de la couverture d assurance responsabilité de l IMQ, de la protection de la CSST et non plus de l allocation financière fournie par l IMQ aux compagnies maritimes. Toutefois, sur présentation d un cahier de stage approuvé par le département et de tous les documents usuels, l élève pourra se faire reconnaître son temps de mer tel que prévu au programme de formation LE DROIT DE RECOURS Tout élève officier qui se croit lésé dans ses droits et qui désire contester une décision prise par l adjoint à la Direction, responsable du programme des stages, peut porter sa cause en appel en se prévalant de la Procédure de recours des étudiantes et des étudiants qui se trouve dans le Cahier de gestion du Collège CAS D'URGENCE Dans une situation d'urgence, non prévue dans le présent document, la Direction de l'institut maritime du Québec prendra les décisions qui s'imposent Page 13 de 18

14 14.0 LES OBLIGATIONS DE L'INSTITUT MARITIME DU QUÉBEC ET DES ENTREPRISES MARITIMES PARTICIPANTES 14.1 Obligations de l'institut maritime du Québec La Direction de l'institut maritime du Québec s'engage à : Remettre aux entreprises maritimes participantes la description des objectifs spécifiques des activités d'apprentissage et du mode d'évaluation des stages. Ces informations sont contenues dans les cahiers de stage. Fournir toute l'assistance technique nécessaire aux membres du personnel de l'entreprise responsables de la supervision des élèves officiers en stage. Planifier conjointement avec les entreprises l'ensemble du stage, et plus particulièrement ce qui a trait au nombre de stagiaires, aux modalités d'embarquement, de débarquement et de remplacement des élèves officiers. Verser aux entreprises participantes, conformément au contrat signé, une compensation monétaire en considération de services rendus, entre autres, les coûts d'administration, de supervision, du déroulement des activités pratiques et de l'utilisation des équipements. Déclarer régulièrement les élèves en stage auprès de la CSST (Commission de la santé et de la sécurité du travail) Obligations des entreprises maritimes participantes Durant la période d'apprentissage des élèves officiers de l'institut maritime du Québec, les entreprises participantes s'engagent à : Superviser l'apprentissage des élèves officiers sous leur responsabilité, selon les dispositions prévues et pour la durée du contrat. Respecter les prescriptions contenues dans les cahiers de stage concernant le travail de l élève officier. Informer l élève officier, lors de son embarquement, des règles d'opération du navire et de vie à bord. Permettre, pour la formation, l'utilisation des équipements disponibles à bord et faire participer l élève officier aux diverses tâches d'entretien et d'opération du navire. Posséder les assurances nécessaires à une protection adéquate des élèves officiers et en fournir la confirmation écrite à l'institut maritime du Québec. Contacter le responsable du programme des stages à l'institut maritime du Québec avant d'exclure l élève officier et le prévenir de toute difficulté en cours de stage. Assurer le gîte et le couvert aux élèves officiers durant le stage dans le cas où le stage se déroule entièrement sur le navire Contrat d affiliation Un contrat d affiliation précisant les principales obligations des parties telles que mentionnées plus haut est signé par les entreprises maritimes qui participent au programme des stages et par l Institut maritime du Québec Page 14 de 18

15 ANNEXE 1 LETTRE D ENGAGEMENT DE L ÉLÈVE-OFFICIÈRE OU DE L ÉLÈVE-OFFICIER Rimouski, le. Je,, reconnais avoir pris connaissance du Règlement relatif à l organisation des stages en mer et m engage à le respecter ainsi que les directives contenues dans le Guide de l élève-officière et de l élève-officier. J accepte que tout renseignement personnel me concernant soit transmis à l entreprise qui m accueille comme stagiaire. De plus, je confirme, par la présente, être titulaire des documents suivants et prendre la totale responsabilité des conséquences possibles de toute lacune relative à ces documents. Carnet de marin du Canada (Discharge Book). Passeport valide pour toute la durée du stage. Carnet de vaccination confirmant l immunisation nécessaire pour un embarquement au long cours. Cahiers de stages requis ainsi que les divers documents d évaluation. Certificat d examen médical (par un médecin accrédité par Transports Canada, division Sécurité maritime). Tests de dépistage et certificat d aptitude au travail requis par certaines compagnies. Certificat d antécédents judiciaires négatifs. Signature de l élève Date Signature de la tutrice ou du tuteur Date Signature de la ou du responsable des stages (témoin) Date Page 15 de 18

16 ANNEXE 2 CONTRAT D AFFILIATION STAGES EN MER DES ÉLÈVES-OFFICIÈRES OU DES ÉLÈVES-OFFICIERS ENTRE : L INSTITUT MARITIME DU QUÉBEC (Cégep de Rimouski) situé au 53, rue St-Germain Ouest Rimouski (Québec) Canada G4L 4B4 représenté par* (titre) ci-après appelé «L INSTITUT». ET : (entreprise) dont le siège social est situé au représenté par* (adresse complète) (titre) ci-après appelée «L ENTREPRISE MARITIME». * Une copie de résolution d autorisation de signature doit être jointe par les deux parties Page 16 de 18

17 LES PARTIES CONVIENNENT DE CE QUI SUIT : ENGAGEMENTS DE L INSTITUT (CÉGEP DE RIMOUSKI) La Direction de l'institut s'engage à : - Remettre à l entreprise maritime la description des objectifs spécifiques des activités d'apprentissage et du mode d'évaluation des stages. Ces informations sont contenues dans les cahiers de stage. - Fournir toute l'assistance technique nécessaire aux membres du personnel de l'entreprise maritime chargés de la supervision des élèves-officières ou des élèves-officiers en stage. - Planifier, conjointement avec l entreprise maritime, l'ensemble du stage, plus particulièrement en ce qui a trait au nombre de stagiaires, aux modalités d'embarquement, de débarquement et de remplacement des élèves-officières ou des élèves-officiers. - Verser à l entreprise maritime, conformément au contrat, une compensation monétaire en considération de services rendus, entre autres, les coûts d'administration, de supervision, du déroulement des activités pratiques et de l'utilisation des équipements. Cette compensation s établit comme suit : - Déclarer régulièrement les élèves en stage auprès de la C.S.S.T. (Commission de la santé et de la sécurité du travail). ENGAGEMENTS DE L ENTREPRISE MARITIME Durant la période d'apprentissage des élèves-officières ou des élèves-officiers de l'institut, l entreprise maritime s engage à : - Superviser l'apprentissage d'un certain nombre d élèves-officières ou d élèves-officiers, selon les dispositions et pour la durée du contrat. - Respecter les prescriptions contenues dans les cahiers de stage concernant le travail de l élève-officière ou de l élève-officier. - Informer l élève-officière ou l élève-officier, lors de son embarquement, des règles d'opération du navire et de vie à bord. - Permettre, pour la formation, l'utilisation des équipements disponibles à bord et faire participer l élèveofficière ou l élève-officier aux diverses tâches d'entretien et d'opération du navire. - Posséder les assurances nécessaires à une protection adéquate des élèves-officières ou des élèves-officiers et en fournir la confirmation écrite à l'institut. - Contacter l adjointe ou l adjoint à la Direction, responsable des stages à l'institut, avant d'exclure l élèveofficière ou l élève-officier et la ou le prévenir de toute difficulté en cours de stage. - Assurer le gîte et le couvert aux élèves-officières ou aux élèves-officiers durant le stage s'il se déroule entièrement sur le navire. - Assurer à chaque élève-officière ou élève-officier un milieu de vie et un environnement de travail sains et exempts de toute forme de harcèlement et de discrimination Page 17 de 18

18 DURÉE DU CONTRAT Le présent contrat demeure en vigueur jusqu à ce que l une ou l autre des parties décide d y mettre fin par un avis écrit précisant les motifs de cette décision et expédié par courrier recommandé. Le contrat prendra fin trente (30) jours suivant la réception de l avis. Tous les engagements antérieurs à l avis devront être respectés en ce qui concerne les stages en cours. SIGNATURES [en deux (2) copies] POUR L INSTITUT (Cégep de Rimouski) Signé à Rimouski, le POUR L ENTREPRISE MARITIME Signé à, le Page 18 de 18