Outlook 2007 : la messagerie électronique

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1 Outlook 2007 : la messagerie électronique Sommaire : 1. Présentation de Microsoft Outlook Recevoir un message Ecrire un message Gérer ses contacts Ecrire un message par les Contacts Le Calendrier Outlook Les tâches Damien Pasquier

2 1. Présentation de Microsoft Outlook 2007 Microsoft Outlook 2007 est un programme de gestion de messages électroniques appelé «Client de messagerie». Il est conçu pour envoyer et recevoir les messages d un compte de messagerie, d organiser les messages, de planifier des évènements. Voici comment se présente le programme et ses parties principales : Damien Pasquier

3 1 Colonne de gauche : affiche les thèmes principaux d Outlook, appelés «Volet de navigation» Courrier Calendrier Contacts Tâches Il est possible d adapter le volet de navigation en réglant par exemple le nombre de boutons situés en bas à droite du volet Cliquer sur la flèche de menu du volet puis sur la ligne «Options du volet de navigation» Cette fenêtre permet alors d ajouter ou d enlever des boutons en bas du volet de navigation (cases à cocher) et de les organiser dans un ordre personnalisé : en cliquant sur le bouton «Monter» et «Descendre» après avoir sélectionné un bouton. On affiche enfin les boutons du volet en validant la ligne «Afficher plus de boutons» ou «Afficher moins de boutons» Ici le bouton «Notes» a été ajouté dans le volet de navigation 3 Damien Pasquier

4 Notez enfin que le volet de navigation adapte les boutons sélectionnés via le menu «Options» cité ci-dessus en tirant vers le haut ou vers le bas directement sur la barre du menu par un clic gauche enfoncé. Les icônes présentes en bas du volet disparaissent alors au fur et à mesure que l on monte le volet de navigation. 4 Damien Pasquier

5 2 La deuxième partie affiche les dossiers du bouton sélectionné dans le volet de navigation. Par défaut Outlook présente directement le dossier «Boite de réception» du bouton «Courrier» Les dossiers principaux sont : Boite de réception : affiche les messages reçus Boite d envoi : place les messages prêts à être émis Brouillons : place les messages qui ne sont pas prêts à être envoyés Courriers indésirables : place les messages considérés comme indésirables (publicités, spam) Eléments envoyés : copies des messages envoyés 5 Damien Pasquier

6 3 La troisième partie affiche les courriers reçus, c'est-à-dire les «enveloppes» présentes dans la boite aux lettres. Le bouton «De» (1 clic gauche) classe les messages reçus par ordre alphabétique des émetteurs des messages Le bouton «Reçu» classe les messages reçus par date dans l ordre croissant (du plus récent en haut vers le plus ancien en bas) ou décroissant (du plus ancien en haut vers les plus récents). 4 La quatrième partie affiche le contenu des messages, c'est-à-dire la lettre incluse dans l enveloppe. On prend donc connaissance du message qui nous est envoyé en lisant le contenu de la lettre dans cette partie du programme. On peut afficher cette partie en «colonne», c'est-à-dire à droite de la partie où sont placées les enveloppes en validant la ligne «A droite» du menu «Affichage»+ «Volet de lecture» Le choix «Inactif» de ce menu oblige l utilisateur à ouvrir manuellement l enveloppe du message par un double clic souris sur l enveloppe. 6 Damien Pasquier

7 On remarque vite que Outlook 2007 ne permet pas de recevoir de message ni d en envoyer tant que le(s) compte(s) de messagerie que l on possède n est pas intégré. Voici comment ajouter un compte de messagerie dans Outlook. Cliquer sur le menu «Outils» + «Paramètres du compte» Depuis la fenêtre de Paramètres, choisir «Nouveau» dans l onglet «Messagerie». 7 Damien Pasquier

8 Choisir l option «Microsoft Exchange, POP3, IMAP ou http» (protocoles standards de communication utilisés dans la messagerie électronique) Valider directement l option «Configurer manuellement les paramètres du serveur» puis cliquer sur le bouton suivant. En effet la plupart des comptes de messagerie nécessitent un paramétrage précis seulement disponible en configuration manuelle. Laisser l option suivante cocher sur «Messagerie Internet», puis valider le bouton «Suivant» 8 Damien Pasquier

9 9 Damien Pasquier

10 Voici enfin la page de paramétrages d un compte de messagerie : Saisir le nom et prénom de l utilisateur, puis son adresse électronique complète Saisir ensuite le nom des serveurs «POP3» (Post Office Protocol) et «SMTP» (Simple Mail Transfer Protocol) fournis par le fournisseur de l adresse. Ici le compte de messagerie est gérer par le fournisseur «Free» dont le nom des serveurs pop et smtp est : pop.free.fr et smtp.free.fr Saisir le nom d utilisateur et le mot de passe associé au compte lors de sa création. Penser à cocher l option «Mémoriser le mot de passe» afin d éviter de le saisir à chaque demande de réception des messages. Pour accéder aux paramètres détaillés parfois nécessaires selon les fournisseurs d adresses électroniques cliquer sur le bouton «Paramètres supplémentaires» 10 Damien Pasquier

11 Voici une liste assez large des principaux serveurs POP et SMTP 9 TELECOM * Serveur POP : pop.neuf.fr * Serveur SMTP : smtp.neuf.fr * Serveur IMAP : imap.neuf.fr 9ONLINE * Serveur POP : pop.9online.fr * Serveur SMTP : smtp.9online.fr ALICE ADSL * Serveur POP : pop.alice.fr, pop.aliceadsl.fr * Serveur SMTP : smtp.alice.fr, smtp.aliceadsl.fr * Serveur IMAP : imap.aliceadsl.fr AOL * Serveur POP : pop.aol.com (port=110) * Serveur SMTP : smtp.neuf.fr * Serveur IMAP : imap.fr.aol.com BOUYGUES BBOX * Serveur POP : pop3.bbox.fr * Serveur SMTP : smtp.bbox.fr * Serveur IMAP : imap4.bbox.fr DARTY BOX * Serveur POP : pop.dbmail.com * Serveur SMTP : smtpauth.dbmail.com FREE * Serveur POP : pop.free.fr * Serveur SMTP : smtp.free.fr * Serveur IMAP : imap.free.fr GMAIL * Serveur POP : pop.gmail.com (sur activation de l'option POP de GMail) * Serveur SMTP : smtp.gmail.com * Serveur IMAP : imap.gmail.com HOTMAIL * Serveur POP : pop3.live.com (Port 995 avec connexion SSL) * Serveur SMTP : smtp.live.com (Port 25 avec connexion SSL) * Serveur IMAP : non IFRANCE * Serveur POP : pop.ifrance.com * Serveur SMTP : smtp.ifrance.com * Serveur IMAP : non BOUYGUES TELECOM * Serveur POP : pop.bouygtel.fr * Serveur SMTP : smtp.bouygtel.fr * Serveur IMAP : imap.bouygtel.fr CEGETEL * Serveur POP : pop.cegetel.net * Serveur SMTP : smtp.cegetel.net * Serveur IMAP : imap.cegetel.net CARAMAIL * Serveur POP : pop.lycos.co.uk * Serveur SMTP : smtp.lycos.co.uk * Serveur IMAP : non CLUB INTERNET * Serveur POP : pop3.club-internet.fr * Serveur SMTP : mail.club-internet.fr * Serveur IMAP : imap.club-internet.fr SFR * Serveur POP : pop.sfr.fr * Serveur SMTP : smtp.sfr.fr * Serveur IMAP : imap.sfr.fr LA POSTE * Serveur POP : pop.laposte.net * Serveur SMTP : smtp.laposte.net * Serveur IMAP : imap.laposte.net NOOS * Serveur POP : pop.noos.fr * Serveur SMTP : mail.noos.fr * Serveur IMAP : imap.noos.fr ORANGE * Serveur POP : pop.orange.fr * Serveur SMTP : smtp.orange.fr * Serveur SMTP sécurisé : smtp-msa.orange.fr Port : 587 (activer l'authentification smtp) * Serveur IMAP : imap.orange.fr NUMERICABLE * Serveur POP : pop.numericable.fr * Serveur SMTP : smtp.numericable.fr * Serveur IMAP : imap.numericable.fr VOILA * Serveur POP : non * Serveur SMTP : non * Serveur IMAP : non YAHOO * Serveur POP : pop.mail.yahoo.fr (sur activation de l'option POP3 de Yahoo) Port 995 Avec connexion SSL * Serveur SMTP : smtp.mail.yahoo.fr Port 465 Avec connexion SSL * Serveur IMAP : non Par exemple il est nécessaire d indiquer le nom «smtp.orange.fr» dans le champ «serveur de courrier sortant» pour les personnes équipées d un modem Orange (LiveBox), quelque soit le compte de messagerie. 11 Damien Pasquier

12 Enfin, les paramètres de messagerie permettent de préciser notamment les Ports (les voies d accès) attribués par les fournisseurs depuis l onglet «Options avancées» Ici, l opérateur Free utilise le port «110» pour son serveur POP et le port «25» pour son serveur SMPT. Il est parfois nécessaire de valider l option «Ce serveur nécessite une connexion chiffrée (SSL)) comme Orange ou Gmail par exemple. Pour ce dernier opérateur (Gmail) le port POP est de 995 et le port SMTP est de 587. L onglet «Serveur sortant» permet de valider l authentification du serveur sortant. Le premier compte de messagerie est maintenant paramétré. 12 Damien Pasquier

13 Il suffit de cliquer sur le bouton «Tester les paramètres du compte» pour vérifier la connexion et le bon fonctionnement de la messagerie (pop et smtp) Notez qu Outlook 2007 permet d ajouter d autres comptes de messagerie. Il est ainsi possible de consulter ses messages depuis un compte Orange + un compte Free + un compte Gmail par exemple. Maintenant la consultation et l envoi de messages électroniques via Microsoft Outlook 2007 est possible. 13 Damien Pasquier

14 2. Recevoir un message Le dossier «Boite de réception» est conçu pour accueillir les messages reçus après avoir lancer l action «Envoyer/Recevoir» en cliquant sur le bouton correspondant. Lors de la réception d un nouveau message, la police de caractère de ce dossier passe en «Gras» et un chiffre bleu indique le nombre de message non lus : Ici (1) On retrouve distinctement les parties citées ci-dessus : 3 L enveloppe du message Le champ «De» permet de voir l émetteur du message Le champ «Objet» permet de voir une indication succincte de la nature du message Le champ «Reçu» indique la date et l heure de la réception du message Le champ «Taille» indique le poids (informatique) du courrier En cliquant directement sur le champ (De / Objet/ Reçu/ Taille / etc.), Outlook 2007 modifie le classement des messages. 14 Damien Pasquier

15 4 Le corps du message On observe plusieurs informations intéressantes concernant le message reçu : L objet L émetteur la date Pièce Jointe Le corps du message : la lettre complète. Certain message contiennent «une pièce jointe» / «élément joint». Pour afficher ou lire la pièce jointe d un message, cliquer (1 clic gauche) sur le nom du fichier représentant la pièce jointe. A ce stade il est possible d afficher le contenu du fichier si un programme capable de le lire est présent dans le système d exploitation. 15 Damien Pasquier

16 Pour enregistrer la pièce jointe dans l ordinateur (disque dur par exemple) il suffit de Double cliquer sur le fichier joint. Valider enfin «Enregistrer» Enfin valider un chemin d enregistrement pour ce fichier via la fenêtre de gestion d enregistrement. 16 Damien Pasquier

17 3. Ecrire un message Plusieurs solutions s offre à l utilisateur. Répondre au message : Sélectionner le message et cliquer directement sur le bouton «Répondre» Notez que par la commande Répondre, le champ «A» et «Objet» de la fenêtre d édition sont déjà remplis. (L entête «RE» précède l objet d origine) Il reste à rédiger le message dans le champ de saisi principal. En dessous, il est normal de lire le message d origine puisque l on utilise la commande «Répondre». Enfin cliquer sur le bouton «Envoyer» 17 Damien Pasquier

18 Ecrire un message directement Cliquer sur le bouton «Nouveau» du thème/bouton «Courrier» 18 Damien Pasquier

19 Saisir les adresses mail des destinataires dans le champ «A» et si besoin «Cc» Saisir un «Objet» (Brève indication du message) Puis écrire le message dans le champ principal. «CC» signifie «Copie conforme» (le message est envoyé à la personne indiqué dans ce champ en toute transparence) «Cci» signifie «Copie conforme invisible» (le message est envoyé à la personne indiqué dans ce champ sans que les autres (champ «A» et «CC») en soient informés) 19 Damien Pasquier

20 Pour joindre un fichier (document informatique) au message cliquer sur le menu «Insertion» puis sur le bouton «Joindre un fichier» du ruban. Pointer sur le fichier concerné puis valider en cliquant sur le bouton «Insérer» 20 Damien Pasquier

21 Le message est prêt à être envoyé. Remarquer le document joint au message dans un nouveau champ «Attaché» Cliquer alors sur le bouton «Envoyer» de la fenêtre pour émettre ce message au(x) destinataire(s). Le bouton «Joindre un élément» (à droite du bouton «Joindre un fichier» permet de joindre par exemple un dans le message. Le bouton «Image» permet d intégrer une image au corps du message. (Si l on veut juste joindre une image en tant que fichier joint, utiliser le bouton «Joindre un fichier») Le message se place alors dans le dossier «Boite d envoi». Cliquer enfin sur le bouton «Envoyer / Recevoir» pour émettre le message qui sera alors dans le dossier «Eléments envoyés». 21 Damien Pasquier

22 4. Gérer ses contacts Il est utile d utiliser une fonction de base nommée «Contacts» permettant de garder en mémoire les adresses électronique et coordonnées des personnes et des groupes de personnes afin de les contacter plus facilement. Après avoir cliquer sur le bouton «Contacts» du volet de navigation, cliquer sur le bouton «Nouveau». La fenêtre de création d un nouveau contact apparait. Remplir les champs utiles à cette fiche de contact comme le Nom et Prénom (Nom complet), la Sté, L adresse électronique (indispensable pour écrire un message électronique), les différents numéros de téléphone, etc. L option «Classer sous» permet de classer l ensemble des contacts selon l ordre Prénom / Nom ou Nom / Prénom Utiliser le menu de cette option pour changer cet ordre qui déterminera une bonne lecture future de l ensemble des contacts. 22 Damien Pasquier

23 Lorsque la fiche contact est remplie, ne pas oublier de la valider en cliquant sur le bouton «Enregistrer et fermer» ou bien «Enregistrer et nouveau» si d autres fiches contacts sont prêtes à être remplies. Il existe une autre méthode plus directe pour créer une fiche contact. Elle est plus rapide et permet surtout de récupérer l adresse électronique de la personne sans risque d erreur de saisi. Sélectionner l depuis la fenêtre des Courriers. Dans la partie principale du message cliquer droit (contextuel) sur l adresse de l émetteur du message puis valider la ligne «Ajouter aux contacts Outlook» Voici maintenant comment écrire un message à un des contacts présent dans la liste. 23 Damien Pasquier

24 5. Ecrire un message par les Contacts 1ère solution : Sélectionner la fiche contact (1 clic gauche) puis cliquer sur le bouton de création d un nouveau message : 2ère solution : Ouvrir la fiche contact (Double clic) puis cliquer sur le bouton de création d un nouveau courrier électronique : 24 Damien Pasquier

25 3éme solution : Cliquer sur le bouton «Courrier» du volet de navigation, puis sur le bouton «Nouveau» afin de présenter la fenêtre de création d un nouveau courrier. Cliquer alors directement sur le bouton «A» pour afficher la fenêtre des contacts. Il reste à sélectionner le ou les contacts de la liste des contacts, puis de cliquer sur les boutons «A», ««Cc» ; «Cci» selon les besoins. Valider en cliquant sur le bouton «OK». Notez que dans le cas d envoi d un message à plusieurs personnes présentes dans le champ «A» par exemple, le caractère «;» (Point virgule) est indispensable pour séparer correctement deux adresses électronique. 25 Damien Pasquier

26 Il est parfois utile et plus efficace d écrire à un groupe de personnes directement plutôt que de sélectionner chacune d elles. Cliquer sur le bouton «Contacts» du volet de navigation, puis sur la flèche au bout du bouton «Nouveau» pour faire apparaître le menu. Valider la ligne «Liste de distribution» 26 Damien Pasquier

27 Nommer le groupe en fonction de l activité ou de sa nature, puis cliquer sur le bouton : «Sélectionner les membres» La liste des contacts s affichent dans la fenêtre de sélection. Cliquer sur les membres devant représenter le groupe (sélection par un simple clic gauche de la souris) puis cliquer sur le bouton «Membres». Valider enfin en cliquant sur le bouton «OK». 27 Damien Pasquier

28 La fenêtre du nouveau groupe de contacts (liste de distribution) inclus maintenant les membres de ce groupe. Valider enfin en cliquant sur le bouton «Enregistrer et fermer» Utiliser alors les mêmes techniques de création d un nouveau courrier électronique citées ci-dessus en sélectionnant dorénavant le groupe désormais présent dans la liste des contacts. 28 Damien Pasquier

29 6. Le Calendrier Outlook Cet outil permet de planifier des événements. Il s agit simplement de saisir les informations dans le temps en heures, jours, semaines, mois, années. Cliquer sur le bouton calendrier du volet de navigation. La date du jour actif est présentée dans un cadre orange. Il est aussi possible d afficher le calendrier en Jour / Semaine / Mois Pour changer de mois, cliquer simplement sur la flèche gauche ou droite située à gauche du mois en cours. Il est possible d obtenir le même résultat en utilisant le petit calendrier situé en haut à gauche de la fenêtre. Pour ajouter un événement au calendrier, double cliquer directement dans la case du jour prévu, ou cliquer sur le bouton «Nouveau». 29 Damien Pasquier

30 Saisir les informations utiles dans les différents de champs prévus à cet effet. Objet / Emplacement Date début /fin et horaire (désélectionner l option «Journée entière» pour définir une tranche horaire via le menu.) Il est possible d activer un rappel qui déclenchera un effet sonore avant la date et l heure du rendez vous (ici 15 min avant l hure du rendez vous) A 15h45 (le rendez-vous est prévu à 16h) un message apparaitra automatiquement avec un effet sonore. Il est alors possible de répéter cette alerte 5 min près ou bien la faire disparaitre. 30 Damien Pasquier

31 7. Les tâches Microsoft Outlook permet de mémoriser des événements appelés tâches qui peuvent s apparenter au Post-it que l on colle sur le réfrigérateur. Simple ils s intègrent dans l interface d Outlook par une barre verticale positionnée à droite de la fenêtre que l on consulte ses courriels ou ses contacts. Pour créer une tâche, il suffit de cliquer sur le bouton «Tâche» du volet de navigation puis de saisir directement quelques mots dans le champ de saisi prévu à cet effet. Valider par la touche «Entrée» du clavier ou en cliquant en dehors du champ après la rédaction. Une tâche est apparue. Cliquer sur le drapeau rouge permet de la supprimer directement. 31 Damien Pasquier

32 L autre méthode affiche une fenêtre propre à la rédaction d une tâche en cliquant sur le bouton «Nouveau» de la fenêtre des tâches. Indiquer l objet de la tâche. Il est ici possible de préciser le début et l état d avancement du travail ainsi que son niveau de priorité. 32 Damien Pasquier

33 La barre des tâches étant facilement accessible, on peut donc prendre rapidement connaissance des événements plus ou moins importants à réaliser ou à prendre en compte jour après jour. Pour afficher la barre des tâches il suffit de valider la ligne «barre des tâches»+ «Normal» depuis le menu «Affichage» 33 Damien Pasquier

34 Ou bien cliquer directement sur la flèche de développement de l affichage des tâches. Les tâches précédemment créées s affichent dans la partie développée. 34 Damien Pasquier

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